Ministero della Giustizia

Le copie degli atti notarili sono rilasciate dal notaio presso il quale l’atto è stato stipulato.
Quando però il notaio ha cessato l'attività, oppure si è trasferito in altro distretto notarile, le copie possono essere rilasciate solo dall'archivio notarile del distretto ove il notaio operava all'epoca della stipula.
Per conoscere presso quale archivio notarile è stato depositato l’atto si può consultare ARCHINOTA.
La copia di un atto depositato presso un archivio notarile può essere richiesta:

• recandosi presso la sede dell'archivio, esclusi gli orari in cui non si effettua il servizio di cassa (se il servizio cassa non è disponibile non si può richiedere neppure la ricerca e la lettura di un atto, né gli altri servizi che richiedano il pagamento di diritti);
• per posta ordinaria;
• a mezzo fax;
• in via telematica. 

Se il richiedente vuole richiedere la copia autentica per corrispondenza, a mezzo fax o in via telematica, deve preliminarmente contattare l'Archivio per conoscere il costo della copia, poiché il rilascio è subordinato al pagamento del costo della ricerca dell'atto e della copia e al rimborso delle eventuali spese di spedizione.

Se il richiedente conosce il nome del notaio che ha ricevuto l'atto e gli estremi dell'atto stesso (data e numero di repertorio o di raccolta) può chiedere per telefono o via e-mail o pec - utilizzando l'apposito modello - all'archivio notarile ove l'atto è depositato il costo della copia, precisando:

• se la copia deve essere rilasciata su supporto cartaceo o informatico;
• se la copia deve essere in bollo o in carta libera (in questo caso deve essere indicato l'uso cui la copia è destinata, uso che preveda il rilascio di copia in esenzione dal bollo);
• le modalità di consegna della copia. La copia può essere ritirata presso l'ufficio ovvero trasmessa per corrispondenza; in quest'ultimo caso l'utente specificherà il tipo di servizio postale che vuole sia utilizzato dall'amministrazione (si consiglia la scelta della raccomandata che offre la certificazione legale dell’avvenuta spedizione). Le copie rilasciate su supporto informatico possono essere consegnate per posta elettronica.

L'archivio comunica per e-mail al richiedente l'importo dovuto per il rilascio della copia (costo della copia ed eventuali spese di spedizione) e le modalità di pagamento.

Se il richiedente non dispone degli estremi dell'atto può chiedere, sulla base dei dati di cui dispone, per corrispondenza, a mezzo fax o via e-mail o pec (utilizzando l'apposito modello) all'archivio notarile nel quale l'atto è depositato di ricercare l'atto che interessa.
La richiesta in questo caso deve essere accompagnata:

• dal versamento/bonifico bancario o postale sul conto corrente postale dell'archivio notarile della somma di euro 6,00 (costo della ricerca);
• copia dell'attestazione del versamento/bonifico deve essere trasmessa all'Archivio, anche per e-mail.

Anche in questo caso, il richiedente deve precisare se:

• la copia deve essere su supporto cartaceo o informatico;
• la copia deve essere in bollo o in carta libera (in questo caso deve essere indicato l'uso cui la copia è destinata, uso che preveda il rilascio di copia in esenzione dal bollo);
• le modalità di consegna della copia.
   

L'archivio effettua la ricerca e ne comunica per e-mail i risultati al richiedente; nel caso in cui trovi l'atto, comunica l'importo dovuto per il rilascio della copia (costo della copia ed eventuali spese di spedizione) e le modalità di pagamento.
Si riportano gli importi (fissi e proporzionali) da versare all’Archivio in corrispondenza alle operazioni maggiormente richieste dall’utenza, secondo quanto stabilito agli artt. 8 e 11 del Regolamento recante la determinazione dei parametri per oneri e contribuzioni dovuti alle Casse professionali e agli Archivi, approvato con Decreto Ministeriale 27 novembre 2012, n. 265 (pubblicato nella G.U. n. 51 dell’1-3-2013), in vigore dal 1° aprile 2013.
Per ogni richiesta è dovuto il diritto di Euro 1,00.
Per la ricerca di un atto è dovuto all'Archivio il  diritto  complessivo di Euro 6,00.
Per la lettura e l'ispezione di un atto, quando di esso  non è richiesta la copia, l'estratto o il certificato, è dovuto il diritto complessivo di Euro 10,00. Lo stesso diritto è dovuto per la collazione con l'originale di una copia già rilasciata.
Per la scritturazione di originali, di estratti e di certificati e per la scritturazione o riproduzione di copie, è dovuto il diritto di Euro 1,50 per ogni facciata di 25 righe. Nei casi di urgenza tale diritto è aumentato ad Euro 3,00.
Sono dovuti agli archivi, per il rilascio di copie autentiche eseguite  su supporto  informatico  o  cartaceo di  atto redatto su originale cartaceo, il diritto fisso di Euro 18,00 per  il  rilascio  della  copia autentica e di Euro 27,00 per il  rilascio  della  copia  esecutiva, oltre Euro 6,00 (per la richiesta e la ricerca) e i diritti di scritturazione e l’eventuale imposta di bollo. A titolo esemplificativo, per una copia autentica, da rilasciarsi in carta libera, di un atto composto da quattro facciate è dovuta la somma complessiva di Euro 30,00 (€ 18,00 + € 6,00 + € 1,50 x 4).
Per il rilascio di copia su supporto cartaceo di atto redatto su supporto informatico sono dovuti all'Archivio gli stessi  importi.
Per il rilascio di copia informatica di atto redatto su originale informatico sono dovuti all'Archivio gli stessi importi ma non sono dovuti i diritti di scritturazione.
Per l'estratto o il certificato di un atto, sono dovuti Euro 10,00, oltre Euro 6,00 (per la richiesta e la ricerca) e i diritti di scritturazione. Se  l'estratto o il certificato  si  riferisce  al  contenuto essenziale di una convenzione è dovuto il diritto di Euro 18,00, oltre Euro 6,00 (per la richiesta e la ricerca) e i diritti di scritturazione.

Si precisa che, ai sensi del D.P.R. n. 642 del 1972, l’imposta di bollo per la copia cartacea è di € 16,00 ogni 100 righe; nel caso di copia rilasciata su supporto informatico per via telematica è prevista l’imposta di bollo nella misura forfettaria di € 16,00.

Una volta conosciuto l'importo da pagare, il richiedente deve versare la somma dovuta per il rilascio della copia sul conto corrente postale intestato all'archivio mediante versamento con bollettino di conto corrente postale/bonifico bancario o postale e può inviare per corrispondenza, a mezzo fax o via e-mail o pec (utilizzando l'apposito modello) la richiesta di copia, allegando la copia dell'attestazione del versamento.
 

Ogni pagamento dovrà essere eseguito esclusivamente in Euro e non in altre valute.
Per pagamenti effettuati mediante bonifici in Euro provenienti da conti correnti esteri l’importo versato dovrà essere in alcuni casi maggiorato, come indicato nella seguente tabella, a causa di corrispondenti costi aggiuntivi addebitati all’Archivio Notarile.

L'archivio notarile, accertato che il versamento/bonifico è stato eseguito, consegna o trasmette la copia e la quietanza del versamento con le modalità indicate dal richiedente.