Ministero della Giustizia

Circolare 21 dicembre 2023 - Secondo monitoraggio integrato quali-quantitativo sull’Ufficio per il Processo al 30 giugno 2023. Restituzione dell’analisi nazionale dei risultati.

21 dicembre 2023

prot. m_dg.DOG.21/12/2023.0271983.U
 

Ministero della Giustizia

Dipartimento dell’Organizzazione Giudiziaria, del Personale e dei Servizi
Dipartimento per la transizione digitale, l’analisi statistica e le politiche di coesione
Ai Sig.ri Presidenti delle Corti di Appello
Ai Sig.ri Presidenti dei Tribunali
Ai Sig.ri Dirigenti amministrativi degli uffici in indirizzo

e, p.c.

Al Sig. Primo Presidente della Corte di Cassazione
Al Sig. Procuratore Generale presso la Corte Suprema di Cassazione
Ai Sig.ri Procuratori Generali della Repubblica presso le Corti di Appello
Ai Sig.ri Procuratori della Repubblica presso i Tribunali
Ai Sig.ri Dirigenti amministrativi degli uffici in indirizzo

e, p.c.

Alla Segreteria dell’On. Signor Ministro
Al Sig. Capo di Gabinetto del Sig. Ministro

Oggetto: Secondo monitoraggio integrato quali-quantitativo sull’Ufficio per il Processo al 30 giugno 2023. Restituzione dell’analisi nazionale dei risultati.

Premessa

Come è noto, con circolare del 1° agosto 2023 prot. n. 179135.U “Piano Nazionale di Ripresa e Resilienza: componente M1C1 - Capitale Umano e Ufficio per il Processo e Digitalizzazione del Ministero della Giustizia. Avvio del secondo monitoraggio integrato quali-quantitativo sull’Ufficio per il Processo e rilevazione digitalizzazione dei fascicoli”, il Dipartimento dell’Organizzazione giudiziaria, del personale e dei servizi, unitamente al Dipartimento per la transizione digitale, l’analisi statistica e le politiche di coesione, ha avviato il secondo monitoraggio quali-quantitativo sull’Ufficio per il Processo.

Rispetto al primo monitoraggio integrato sull’Ufficio per il Processo, questa seconda edizione ha introdotto degli elementi di novità, frutto dell’attività di analisi dei dati raccolti - e restituiti con circolare prot. DOG n. 304758.U del 28 dicembre 2022 - e del confronto costruttivo avuto con gli Uffici Giudiziari in occasione degli incontri distrettuali del febbraio/marzo 2023.

Tale percorso ha costituito la base per un lavoro di perfezionamento dell’impianto tecnico-informatico e contenutistico del primo monitoraggio, in un’ottica di sempre maggiore risalto ed evidenza delle informazioni chiave necessarie per comprendere la struttura organizzativa dell’Ufficio per il Processo e per coglierne l’evoluzione nell’orizzonte di piano del Piano Nazionale di Ripresa e Resilienza, con particolare attenzione alla raccolta di dati e informazioni concernenti l’investimento in Capitale umano e Ufficio per il Processo.

Dal punto di vista tecnico, nell’ottica di facilitare la compilazione da parte degli Uffici Giudiziari, nonché di consentire una migliore integrazione delle diverse parti che compongono il questionario, è stata implementata una struttura informatica unitaria nella quale sono confluite le due sezioni della precedente edizione.

L’impianto del rinnovato questionario ha previsto, pertanto, la rilevazione delle informazioni aggregate relative al numero di UPP istituiti, al totale delle risorse ad essi assegnate, distinte in profili professionali, alla distribuzione delle stesse nei settori civili, penali e trasversali (espressa in percentuale), al numero di giudici togati supportati dagli UPP e al totale delle risorse PNRR non assegnate agli UPP.

Agli Uffici Giudiziari è stato quindi richiesto, per ciascun UPP istituito, di fornire un quadro della struttura organizzativa implementata, con indicazione delle materie supportate e dei modelli organizzativi adottati, tenuto conto di quelli individuati da analisi comparative europee ed italiane, quali lo studio “Judicial Assistants in Europe – A Comparative Analysis” della ricercatrice Anne Sanders e il monitoraggio dell’Ufficio per il Processo effettuato presso la Corte di Appello di Milano, in collaborazione con il Politecnico di Milano.

Per quanto attiene, infine, alla valutazione d’impatto sui processi chiave di funzionamento dell’Ufficio Giudiziario - elemento di novità già introdotto nella prima edizione del monitoraggio, in affiancamento alla ormai tradizionale rilevazione statistica annuale realizzata dalla DGSTAT e rivista in relazione alla nuova strutturazione dell’UPP - si è introdotta una nuova area di impatto denominata “Processi organizzativo-gestionali” che, al fianco delle due aree preesistenti dei “Tempi della giurisdizione” e dei “Tempi amministrativi”, mira a cogliere al meglio l’evoluzione organizzativa dell’Ufficio per il Processo e, più in generale, dell’intero Ufficio Giudiziario, a seguito delle assunzioni di scopo e dell’ormai piena operatività degli addetti all’Ufficio per il Processo e del personale c.d. tecnico a supporto delle linee progettuali del PNRR Giustizia.

Realizzazione del monitoraggio: aspetti tecnici e metodologia di analisi

Preme qui accennare brevemente alle modalità di svolgimento del secondo monitoraggio integrato.

Si evidenzia innanzitutto che – alla data di redazione della presente circolare – 168 Uffici Giudiziari di primo e di secondo grado (su 169), destinatari di addetti all’Ufficio per il Processo e di personale c.d. tecnico, hanno compilato il questionario consentendo di definire un quadro di risultati ampio che coinvolge la pressocché totalità delle sedi.

Come ormai consuetudine, il Gruppo interdipartimentale DOG-DDSC sul monitoraggio integrato dell’Ufficio per il Processo ha fornito agli Uffici Giudiziari un supporto costante nella compilazione del questionario, sia mediante l’elaborazione di FAQ che fornendo riscontro tempestivo ai quesiti pervenuti dagli Uffici via e-mail, tramite l’applicativo Teams e telefonicamente.

Al fine di agevolare ulteriormente gli Uffici nella compilazione del questionario, è stata introdotta infine la novità delle “video-pillole”, contenenti approfondimenti su contenuti selezionati del questionario online, nonché simulazioni mirate su alcune funzionalità del nuovo strumento di rilevazione.

Rese disponibili sulla piattaforma e-learning Giustizia con circolare DOG prot. n. 199629.U del 12 settembre 2023, le video-pillole, della durata di circa 1’30” ciascuna, hanno riguardato 9 argomenti suddivisi in tre ambiti di approfondimento: 1. Funzionalità Sistema; 2. Approfondimento Sezioni; 3. Approfondimento Domande.

Al termine della fase di compilazione e prima di procedere all’analisi dei dati è stata effettuata un’attività di controllo ed è stata data la possibilità agli Uffici Giudiziari di apportare modifiche laddove siano state riscontrate informazioni non coerenti.

Risultati maggiormente significativi del monitoraggio

Si intende ora rappresentare sinteticamente le risultanze più significative emerse dall’analisi dei questionari, rinviando alla lettura degli allegati alla presente per una rappresentazione più di dettaglio dei risultati distinti per Corti di Appello e Tribunali.

I dati acquisiti attraverso le sezioni 1 e 2 del questionario, maggiormente dettagliati nelle appendici allegate, evidenziano come l’Ufficio per il Processo sia ormai una struttura organizzativa stabilmente inserita negli UU.GG, in particolare nel settore civile circa il 93% dei giudici togati è infatti supportato dagli Uffici per il Processo e dal personale ad essi assegnato. Rispetto all’ultima rilevazione (30.06.2022), si è avuto un incremento di Uffici per il Processo istituiti presso i Tribunali, mentre è rimasto sostanzialmente invariato il numero di quelli presenti nelle Corti di Appello.

Riguardo al personale PNRR, nonostante la flessione registrata nell’ultimo anno, al 30.06.2023 negli Uffici Giudiziari erano presenti 9.032 unità, di cui 6.035 addetti all’Ufficio per il Processo (AUPP) e 2.997 profili c.d. tecnici. Tale personale è collocato per il 22% nelle Corti di Appello e per il 78% nei Tribunali. La distribuzione per figure professionali risulta piuttosto omogenea tra le due tipologie di Uffici rilevati, ad eccezione dei tecnici contabili, statistici e IT, professionalità più presenti negli Uffici di Corte di Appello per le funzioni che caratterizzano il loro profilo.

Gli AUPP sono assegnati per oltre il 50% al settore civile, per circa il 40 % al settore penale e per la parte rimanente al settore trasversale. Le attività svolte sono per oltre il 60% di supporto al giudice, per circa il 25% di supporto alle cancellerie e il restante di supporto ad attività organizzativo-gestionali.

In un’ottica comparativa con quanto rilevato in occasione del primo monitoraggio integrato, in questa seconda edizione si ritiene utile evidenziare alcuni aspetti organizzativi di particolare interesse, emersi dalla lettura delle risposte fornite nella sezione 3 del questionario, relativa alla valutazione dei processi chiave di funzionamento dell’Ufficio Giudiziario.

Preliminarmente, si osserva una maggiore consapevolezza degli Uffici nell’organizzazione dell’Ufficio per il Processo, sempre più struttura organizzativa cardine dell’Ufficio Giudiziario, elemento di congiunzione tra le varie articolazioni dell’Ufficio nonché funzionale al raggiungimento dei target PNRR.

In generale, sebbene il modello prevalente sia ancora quello “One to One”, che prevede l’assegnazione dell’addetto in maniera esclusiva e continuativa ad un singolo magistrato, si rileva sia una crescente ricerca di modelli organizzativi ritenuti più efficaci in relazione alle specificità di ogni Ufficio, sia l’introduzione di azioni organizzative complesse, anche sotto il profilo informatico.

Sotto il profilo organizzativo, agli Uffici è stato richiesto di esprimersi rispetto alle ormai note tre aree di impatto: 1. “Processi organizzativo- gestionali”; 2. “Tempi della giurisdizione”; 3. “Tempi amministrativi”.

Rispetto ai “Processi organizzativo- gestionali”, si evidenzia quanto segue:

• gli Uffici hanno ulteriormente incrementato servizi dedicati alla “programmazione e monitoraggio”, sviluppando attività di controllo e verifica dello stato di avanzamento degli obiettivi PNRR. Circa il 77% degli Uffici monitora le sopravvenienze e l’arretrato al fine di operare eventuali variazioni tabellari e il 37% effettua una perequazione dei ruoli per i procedimenti in obiettivo PNRR;
• in tema di “formazione e gestione delle risorse umane”, circa il 57% degli Uffici effettua formazione integrativa e aggiuntiva rispetto a quella fornita dal Ministero della Giustizia, anche con focus su materie specifiche quali, ad esempio, le modifiche processuali introdotte dal Dlgs n.149/22 (44%);
• a differenza di quanto emerso nel primo monitoraggio integrato, si registra un rafforzamento del fattore “Digitalizzazione” all’interno dell’Ufficio per il Processo, anche grazie all’immissione in servizio dei profili c.d. tecnici che, in molti Uffici, ha consentito di esplorare nuovi ambiti e di adottare innovazioni nei processi e nei servizi. Circa il 70 % degli Uffici utilizza gli strumenti informatici in dotazione (es. SharePoint, OneDrive, Teams ecc.) come repository documentale per archiviazione e condivisione della documentazione all’interno dell’Ufficio e dell’Ufficio per il Processo. Il 51% degli UU.GG. ha istituito un servizio di staff appositamente dedicato all’innovazione organizzativa e alla digitalizzazione;
• in continuità con i risultati della precedente survey, si riscontra ancora una ridotta attenzione per le attività riconducibili al Processo “Comunicazione, informazione e trasparenza” (scarso coinvolgimento del COA, delle OO.SS., comunicazione ridotta sui siti istituzionali) seppure con alcune significative eccezioni a livello locale, dove le nuove competenze, come quelle del personale c.d. tecnico, sono state utilizzate per implementare nuovi servizi digitali a favore dell’utenza.

Per quanto attiene all’area di impatto “Tempi della giurisdizione”, questa si conferma essere l’area di maggior coinvolgimento degli addetti all’Ufficio per il Processo, sempre più valutati in termini positivi dagli Uffici e ormai ritenuti come una risorsa preziosa, organica ed imprescindibile all’interno dello staff del magistrato. In particolare:

• con riguardo allo “studio del fascicolo”, gli addetti sono principalmente impiegati nell’analisi preventiva della documentazione, al fine di rilevare, prima che l’udienza abbia luogo, eventuali elementi critici che possano ritardare o inficiare il corretto svolgimento del procedimento. In molti casi gli addetti effettuano una sintesi del fascicolo in formato digitale e, sulla base dei rilievi evidenziati, consentono una più efficace calendarizzazione dei processi in obiettivo PNRR, delle cause seriali e delle udienze tematiche (“Organizzazione fascicoli di udienza”);
• rispetto al “Supporto all’attività istruttoria”, oltre la metà degli Uffici, grazie all’apporto degli addetti, ha potuto porre in essere azioni volte all’incremento del numero dei provvedimenti resi in udienza, con conseguente riduzione dei tempi di rinvio e dei rinvii d’udienza. Seppure in misura residuale, una parte degli Uffici ha predisposto sistemi di verifica e monitoraggio a livello sezionale dei procedimenti in obiettivo PNRR per i quali non risulti fissata udienza di precisazione o discussione;
• In quasi tutti gli Uffici, gli addetti UPP predispongono schemi decisori per cause ricorrenti e modelli di motivazione sintetica. A dimostrazione di quanto siano cresciuti ruolo e competenze degli addetti UPP, si osservi che il 64 % degli Uffici ha dichiarato il coinvolgimento degli stessi nella predisposizione di modelli contenenti punti di motivazione in diritto dello schema decisorio (“Supporto all’attività decisoria”).

Per quanto concerne infine l’area relativa ai “Tempi amministrativi”, si osserva:

• l’impiego costante degli addetti UPP nell’attività di raccordo con le cancellerie, nelle attività di gestione e transito del fascicolo e nel controllo dei registri;
• una maggiore interazione e sinergia tra tutte le articolazioni dell’Ufficio, con una crescente pianificazione di incontri periodici di coordinamento tra addetti UPP, Magistrati e direttori di cancelleria;
• l’istituzione di gruppi di lavoro, costituiti da addetti UPP e personale c.d. tecnico, dedicati alla liquidazione delle spese di giustizia e al patrocinio a spese dello Stato.

In conclusione, il secondo monitoraggio integrato ha consegnato un quadro complessivo nettamente positivo in termini di dimensione qualitativa dell’Ufficio per il Processo che, dall’avvio dell’investimento PNRR in capitale umano, si presenta sempre più come una importante occasione per ripensare e riorganizzare i processi gestionali ed informatici degli Uffici, supportati dall’inserimento di nuovi profili professionali (addetti UPP e profili c.d. tecnici) con competenze eterogenee prima non sempre disponibili nel panorama delle risorse umane impiegate.

A conferma di quanto precede, si consideri il dato significativo rilevabile dalle valutazioni espresse dagli Uffici sulle scale Likert che, rispetto a quanto evidenziato nel primo monitoraggio integrato, registrano una consistente riduzione delle valutazioni negative (valutazioni 1 e 2) nei riguardi dell’UPP e delle risorse PNRR coinvolte, con un grado di soddisfazione alto e medio-alto su tutte le tre aree di impatto. Emerge altresì la piena consapevolezza degli Uffici Giudiziari del nuovo modello di staff dell’Ufficio per il Processo, in cui l’addetto contribuisce e supporta, unitamente al personale di cancelleria, l’attività giurisdizionale dei giudici professionali. E il monitoraggio quali-quantitativo del Gruppo interdipartimentale rappresenta l’unico strumento di rendicontazione e verifica del “quomodo” relativo all’utilizzo degli addetti UPP all’interno degli Uffici Giudiziari.

Prossimi passi

Rinviando alla lettura degli allegati documenti per gli opportuni approfondimenti, si è qui inteso offrire agli Uffici un feedback dei risultati della lettura del monitoraggio integrato, che continuerà ad essere la modalità privilegiata di verifica dell’evoluzione migliorativa sotto il profilo della qualità dell’amministrazione della giustizia per effetto dello strumento messo a disposizione con il PNRR.

L’intenzione dell’Amministrazione è pertanto quella di integrare lo strumento del monitoraggio integrato con la fase più prettamente di programmazione delle attività, che risale, nel tempo, ai progetti organizzativi ex art. 12 comma 3 d.l. 80/2021, così come convertito, presentati dagli Uffici nel dicembre 2021 e che ora necessitano di un aggiornamento all’esito del consolidamento dei risultati ottenuti dal presente monitoraggio.

Seguiranno, dunque, nei prossimi mesi, ulteriori momenti di confronto su questi temi da parte del Ministero con gli Uffici Giudiziari, anche attraverso incontri online e offerta di materiale di analisi, in modo da giungere nei mesi di febbraio/marzo 2024 all’avvio della terza edizione del monitoraggio integrato che affiancherà, alla rilevazione statistica dell’Ufficio per il Processo, una programmazione delle attività degli Uffici Giudiziari ai fini del raggiungimento degli obiettivi PNRR di riduzione dell’arretrato civile e del Disposition Time civile e penale.

Il Capo Dipartimento dell’organizzazione giudiziaria,
del personale e dei servizi
Gaetano Campo

Il Capo Dipartimento per la transizione digitale,
l’analisi statistica e le politiche di coesione
Ettore Sala

Allegati:

1. Presentazione analisi monitoraggio integrato al 30 giugno 2023 - Corti di Appello
2. Presentazione analisi monitoraggio integrato al 30 giugno 2023 - Tribunali
3. Appendice sezioni 1 e 2 Corti di Appello
4. Appendice sezioni 1 e 2 Tribunali