Avviso di consultazione preliminare di mercato ex art. 77 del D.lgs. 36/2023 per l’aggiornamento del software LIMS - Dipartimento amministrazione penitenziaria - Laboratorio DNA - ROMA - Avviso Consultazione preliminare di mercato prot. 28269.ID
17 settembre 2025
Dipartimento dell’Amministrazione Penitenziaria
Direzione generale per la gestione dei beni, dei servizi e
degli interventi di edilizia penitenziaria
UFFICIO II - Gare e Contratti
Prot. n. 28269.ID del 16 settembre 2025
Avviso di consultazione preliminare di mercato ex art. 77 del D.lgs. 36/2023 per l’aggiornamento del software LIMS (Laboratory Information Management System) per la gestione delle attività di laboratorio, inclusivo della sua personalizzazione, manutenzione e assistenza
1. Premessa
Il Laboratorio centrale per la Banca Dati nazionale del DNA è l’unico istituto italiano, previsto dalla Legge n. 85/2009, designato a svolgere, per tutto il territorio nazionale, le analisi genetiche del materiale biologico prelevato ai soggetti di cui all’art. 9 della stessa Legge, necessarie all’estrapolazione di un profilo del DNA utile all’identificazione personale.
L’attività svolta dal Laboratorio permette di fornire uno strumento essenziale, a potenziare l’efficacia dell’attività di indagine finalizzata alla lotta alla criminalità ed al terrorismo, sia a livello nazionale che nell’ambito della cooperazione internazionale tra Forze di polizia.
Il Laboratorio è obbligato ad operare attenendosi a stringenti prescrizioni normative, dettate dal DPR 87/2016 e dai decreti correlati, mirate ad assicurare nel tempo elevati standard tecnici di laboratorio e di sicurezza informatica.
Al fine di tracciare tutte le attività di analisi e movimentazione dei campioni, come previsto dal D.M. Giustizia e Interno 8 novembre 2016, il Laboratorio Centrale si è dovuto dotare di un Sistema informativo, Laboratory Information Management System (LIMS).
Il sistema acquistato circa una decade addietro è di proprietà intellettuale della società Labvantage ed è stato negli anni fortemente personalizzato per rispondere alle esigenze del Laboratorio. La pila software, ormai fuori supporto di manutenzione per alcune componenti tecnologiche, necessita di un aggiornamento che consentirà di godere nuovamente appieno di un supporto specialistico, di rispondere efficacemente alle innovazioni tecnologiche ed essere resiliente alle minacce o attacchi cibernetici e ad incidenti di varia natura. Si evidenzia che un eventuale problema di continuità operativa del LIMS potrebbe causare un’interruzione delle attività analitiche o una limitazione dei livelli di servizio che il Laboratorio Centrale, vista la sua mission e la sua importanza nel contrasto alla criminalità e nella lotta al terrorismo, non può in alcun modo permettersi.
Le componenti tecnologiche interessate dall’aggiornamento includono in via non esclusiva il Sistema Operativo, l’Application Server, il DBMS, e la versione del software. Il necessario aggiornamento consentirà inoltre di poter usufruire di nuove feature e di una migliorata usabilità.
Si esperirà un’indagine di mercato volta a capire l’eventuale presenza di un Operatore economico in grado di soddisfare le esigenze del Laboratorio Centrale con una soluzione che non comporti rallentamenti o pregiudizi all’attività operativa.
2. Dettaglio tecnico richiesto
L’appalto ha per oggetto la fornitura di un software LIMS (Laboratory Information Management System) per la gestione delle attività analitiche del Laboratorio Centrale, così come meglio specificato di seguito, dei servizi relativi a configurazione, personalizzazione del software e avviamento del sistema, dei servizi di formazione iniziale del personale e dei servizi di manutenzione e assistenza del prodotto fino almeno al 31/12/2026.
Il software, in tutte le sue componenti, dovrà essere concesso all’Amministrazione in licenza d’uso e dovrà essere fornita l’ultima versione software aggiornata al momento della prima installazione. Inoltre, dovranno essere previsti e inclusi tutti i futuri aggiornamenti per l’intera durata del contratto.
3. Fornitura del software LIMS
Il software deve permettere l’accesso all’applicativo ad almeno 30 utenti concorrenti collegati contemporaneamente.
Al momento della prima installazione dovrà essere fornita l’ultima versione software aggiornata e l’application server con le relative licenze. Il software dovrà utilizzare, per la memorizzazione dei dati, un database relazionale sul quale dovranno essere implementati gli opportuni vincoli di integrità referenziale atti a garantire la consistenza dei dati. Si precisa che il Ministero della Giustizia dispone di licenze per DBMS Oracle.
Il Fornitore dovrà consegnare il manuale d’uso del software e la documentazione relativa al database, ovvero il modello E-R e la descrizione delle tabelle, dei campi con i relativi domini di valori e dei vincoli di integrità referenziale.
Il Fornitore dovrà fornire al Laboratorio Centrale la possibilità di accedere al database dell’applicativo, al fine di poter effettuare in autonomia interrogazioni sull’intero insieme dei dati e poterne esportare i risultati.
Il Laboratorio Centrale ha, per esigenze di continuità operativa, la necessità di poter effettuare backup giornalieri di tutti i dati e di tutti i documenti gestiti dal software LIMS.
Il fornitore installerà on premise il software. Al termine del periodo di durata dell’appalto, le licenze d’uso perpetue saranno cedute, a titolo gratuito, al Laboratorio Centrale.
4. Installazione in ambiente test e produzione
Il software deve essere reso disponibile in ambiente di test, di preproduzione e di produzione.
5. Analisi, configurazione e personalizzazione ambiente applicativo e reportistico
Una volta completata l’installazione del prodotto in ambiente di test, la ditta aggiudicataria, in accordo con il personale tecnico del Laboratorio Centrale, dovrà implementare tutte le richieste di configurazione ovvero di personalizzazione secondo quanto contemplato nel presente capitolato nelle varie funzionalità di cui ai successivi articoli del presente documento. Nell’ambito del supporto tecnico potranno, inoltre, essere richieste modifiche a seguito di specifiche esigenze emerse in ambiente di produzione.
6. Formazione specialistica al personale tecnico interno
La formazione sarà rivolta a tutto il personale con le modalità descritte nei successivi articoli del presente Capitolato.
7. Manutenzione
Il Fornitore dovrà garantire un servizio di manutenzione ed assistenza tecnica fino ad almeno il 31/12/2026 e dovrà rendere disponibile almeno 70 giorni/uomo per tutta la durata del contratto di una figura Analista tecnico specialista del prodotto LIMS a supporto del personale tecnico interno del Laboratorio Centrale, anche nell’ottica della migliore integrazione del prodotto con gli applicativi esistenti.
L’attività dello specialista potrà essere anche richiesta on site se dovesse ritenersi necessario. Eventuali spese di trasferte saranno a carico dell’operatore aggiudicatario
Il Fornitore dovrà garantire l’accesso ad un sistema di help desk limitato al solo personale tecnico del Laboratorio Centrale, i cui nominativi saranno comunicati alla ditta aggiudicataria al momento dell’attivazione del servizio di manutenzione.
Per manutenzione si intende sia la manutenzione correttiva (bug) che la manutenzione derivante dalla necessità adeguare il software a sopravvenute disposizioni di legge o regolamentari di riferimento.
In qualunque momento l’aggiudicataria dovrà garantire, come per legge, l’estraibilità di tutti i dati inseriti ed elaborati dal Laboratorio Centrale, in formato aperto ed esportabile su altre piattaforme. I dati esportati devono essere leggibili secondo logica; non deve trattarsi in buona sostanza di una estrazione inutilizzabile, in quanto precipuamente mirata alla migrazione ad altro sistema. L’estrazione sarà condizione per lo svincolo della cauzione definitiva.
8. Migrazione dei dati attualmente in esercizio
La ditta aggiudicataria dovrà migrare tutte le informazioni e i dati, definiti dal committente, presenti nell’attuale sistema LIMS, al fine di popolare i database, nel sistema in ambiente di test, al fine di verificare la funzionalità del software. A seguito dell’esito positivo della verifica, le configurazioni verranno esportate nel sistema LIMS in produzione. La ditta aggiudicataria dovrà farsi carico di importare i dati attualmente presenti nell’attuale LIMS. Indipendentemente dalla modalità con cui verranno popolati i database, è necessario raccordarsi con il personale del Laboratorio Centrale al fine di selezionare le informazioni che dovranno essere inserite nel nuovo sistema informativo LIMS. Pertanto, la ditta aggiudicataria dovrà garantire la continuità del servizio e consentire la gestione di un regime transitorio attraverso l’elaborazione di un piano di gestione/importazione dei dati storici definito e concordato col Laboratorio Centrale. Dovrà garantire inoltre la formazione agli utenti del sistema.
9. Organizzazione del Laboratorio Centrale
Il Laboratorio Centrale per la Banca Dati Nazionale del DNA opera nel contesto dell'approfondimento della cooperazione transfrontaliera allo scopo di contrastare il terrorismo, la criminalità transfrontaliera e la migrazione illegale così come sancito dal Trattato di Priim a cui l'Italia ha aderito con Legge n. 85 del 30 giugno 2009.
I compiti istituzionali del Laboratorio Centrale comprendono:
la custodia in Biobanca, per un periodo di 8 anni, dei campioni biologici prelevati ai soggetti di cui all'art. 9 della Legge 85/09, negli istituti penitenziari dalla Polizia Penitenziaria e sul territorio nazionale dalle altre Forze di Polizia;
la distruzione delle card nei casi previsti dalla normativa vigente;
l'ottenimento di profili genetici mediante processamento e analisi dei suddetti campioni biologici, secondo i criteri indicati nel DPR 87/16;
l'inserimento dei profili genetici ottenuti nella Banca Dati Nazionale del DNA.
Il Laboratorio Centrale ha attualmente in dotazione un software di gestione delle attività di laboratorio, tuttora in uso, che con l’evolversi della struttura organizzativa, è risultato essere non più aderente alle esigenze sia da un punto di vista tecnologico sia per quanto riguarda il supporto alle attività.
Il Laboratorio Centrale ha un’unica sede con un proprio sportello “Accettazione campioni” e garantisce l’attività di analisi dei campioni raccolti sull’intero territorio nazionale e trasportati tramite personale di Polizia.
Il Laboratorio Centrale presidia le diverse fasi del processo analitico, dall’accettazione del campione fino all’emissione del rapporto di prova, operando nel rispetto delle norme tecniche di settore e in conformità alla norma UNI CEI EN ISO/IEC 17025; infatti, il Laboratorio Centrale è accreditato da ACCREDIA.
10. Requisiti del sistema LIMS
Il software LIMS dovrà essere realizzato in architettura web, sia nella componente di amministrazione e di configurazione, che nella componente di utilizzo da parte degli utenti finali.
Dovrà essere utilizzabile in tutte le funzionalità attraverso i browser maggiormente diffusi, in particolare Microsoft Edge, Google Chrome.
Il Fornitore dovrà garantire il funzionamento del software LIMS, per tutto il periodo di durata del contratto, sulle versioni più recenti dei suddetti browser.
L’accesso al LIMS dovrà avvenire tramite un meccanismo di autenticazione che garantisca adeguate misure di protezione e sicurezza.
Il sistema di autenticazione del software LIMS dovrà essere integrato con il sistema di autenticazione del Laboratorio Centrale (Microsoft Active Directory) e tale integrazione dovrà essere garantita per tutto il periodo di durata del contratto, anche a fronte di aggiornamenti o modifiche del sistema utilizzato dal Laboratorio Centrale.
Il software dovrà consentire la gestione degli utenti abilitati a utilizzare l’applicativo e le relative autorizzazioni (di visibilità e di operatività) mediante la definizione di gruppi, ruoli e funzioni operative.
Se un operatore agisce con ruoli o privilegi differenti, il LIMS dovrà consentire al suo interno la scelta del ruolo nel quale operare.
Ogni operatore del Laboratorio Centrale dovrà accedere al sistema con un account unico; non è consentito allo stesso operatore l’accesso con account differenti. Nell’ambito della stessa sessione ciascun utente dovrà poter eseguire uno o più task per i quali risulti abilitato.
Il LIMS dovrà consentire l’assegnazione di ruoli e funzioni operative sulla base di gruppi configurabili.
Il sistema LIMS dovrà garantire, in ogni fase del flusso di lavoro, la tracciabilità delle operazioni effettuate e dei relativi operatori, nonché delle modifiche apportate. I dati dovranno essere storicizzati e dovranno essere previste procedure di auditing automatizzato.
Le operazioni e gli accessi dovranno essere esportabili in appositi file.
Inoltre, il sistema LIMS dovrà essere sviluppato secondo quanto di seguito descritto:
Essere personalizzabile dal personale del Laboratorio Centrale senza la necessità di richiedere un intervento da parte della ditta aggiudicatrice, relativamente ai seguenti aspetti:
Possibilità di aggiungere nuove maschere per almeno due utenti del Laboratorio centrale;
Personalizzazione di tutte le maschere presenti nel sistema, avendo la possibilità di aggiunta o modifica di campi (a titolo di esempio non esaustivo: modifica delle maschere di accettazione con possibilità di inserimento nuovi campi o eliminazione di campi presenti indicandone l’obbligatorietà o meno della loro compilazione);
Creazione e modifica di report che si possano aggiungere in qualsiasi maschera presente nel LIMS;
Estrazione totale dei dati dalle maschere/moduli presenti nel sistema;
Permettere di associare file prodotti esternamente (fogli excel, pdf, foto, etc..) alle maschere, onde permetterne l’archiviazione digitale. Tali file potranno essere storicizzati e dovranno essere reperibili in qualsiasi momento;
Permettere, attraverso apposite funzioni, l’importazione di dati da file, nonché l’esportazione su file (CSV, XLS, XML, etc.);
Essere in grado di definire la costruzione di interrogazioni del database con possibilità di memorizzazione delle interrogazioni medesime; inoltre, dovrà consentire la consultazione dello stato di attività della lavorazione dei singoli campioni e/o aliquote da parte di tutti gli utenti coinvolti (attraverso l’utilizzo di filtri si dovranno poter definire, ad esempio, la percentuale di analisi eseguite, i tempi massimi di consegna dei campioni, il numero di campioni in analisi, il numero di campioni per i quali è stata eseguita la convalida, etc).
11. Caratteristiche tecniche minime
I requisiti di seguito specificati identificano le caratteristiche tecniche minime. Il software LIMS deve poter gestire le seguenti attività:
Accettazione dei campioni biologici;
Esecuzione prove e analisi;
Refertazione e preparazione rapporti di prova;
Gestione strumentazione, inclusa la programmazione degli interventi di manutenzione;
Gestione magazzino;
Gestione dei contenitori di stoccaggio dei campioni;
Statistiche sulle attività svolte e dati analitici;
Generazione di report predefiniti;
Predisposizione di query e report customizzati;
Stampe parametrizzate di dati archiviati e/o storicizzati.
Deve inoltre consentire la registrazione delle date e delle ore di avvio e di conclusione delle fasi del processo, a partire dal campionamento sino alla trasmissione del rapporto di prova.
Le caratteristiche tecniche minime sono definite per ciascuna delle fasi sopra riportate.
12. Accettazione dei campioni biologici
Dovrà essere prevista una maschera di accettazione tale da garantire la possibilità di registrare tutte le informazioni presenti sull’etichetta che contraddistingue il plico assegnando, per ogni campione accettato, una numerazione univoca.
Inoltre, dovrà essere possibile registrare eventuali scostamenti delle condizioni di trasporto o eventuali non conformità del campione, con la possibilità di effettuare una “non accettazione”, condizione che deve essere tracciata nel LIMS.
In questo caso, il sistema deve prevedere la possibilità di registrare i dati di ingresso nel Laboratorio Centrale (a titolo di esempio, data e ora di consegna, messo trasportatore, causale di non accettazione, etc.), e dovrà permettere la stampa di nota di respingimento.
L’amministratore deve avere la possibilità di definire dei campi obbligatori, la cui mancata compilazione non consente di accettare il campione.
Dovrà essere possibile modificare le maschere di accettazione mediante l’utilizzo di format di accettazione (campione/campione di Audit/LED) da utilizzare per l’accettazione di campioni routinari. Tali format dovranno essere liberamente impostabili dal laboratorio.
Dovrà essere possibile stampare un modulo di accettazione nel quale devono essere contenute tutte le informazioni relative sia al campione che ai tempi di consegna. Successivamente all’accettazione, dovrà essere stampata una etichetta adesiva, nella quale saranno riepilogati i dati salienti del campione e la numerazione assegnata.
Il LIMS dovrà dare la possibilità di organizzare le prove assegnate ad ogni campione secondo un ordine definito dagli utenti del sistema.
Il software dovrà poter leggere e/o acquisire attributi del campione espressi con barcode o altri sistemi di codifica a lettura ottica, anche se generati esternamente al LIMS.
Il LIMS dovrà consentire di registrare le informazioni relative alla catena di custodia del campione e tutte le operazioni di laboratorio utili a garantirne l’integrità prima dell’inizio delle analisi. Risulta necessario che per ogni campione si sappia sempre dove sia ubicato o chi ne sia il custode.
Il LIMS dovrà consentire la stampa di etichette tramite stampanti Zebra già in dotazione del Laboratorio centrale, permettendo l’utilizzo in contemporanea di almeno 15 stampanti.
13. Gestione dei campioni
Il sistema LIMS dovrà prevedere la visualizzazione dell’elenco di tutti i campioni assegnati a ciascun operatore in unica pagina a scorrimento. L’elenco deve riportare almeno le seguenti colonne:
Codice prelievo;
Data di prelievo;
Data di arrivo.
14. Supervisione
Il LIMS dovrà prevedere, per ogni campione, la supervisione e quindi la chiusura del processo analitico.
La supervisione deve avvenire solo dopo che tutte le analisi presenti sul campione sono state convalidate.
Il LIMS deve segnalare, nella stessa maschera, la presenza di valori non conformi.
Il personale abilitato alla supervisione dovrà poter interrogare il sistema in base alla priorità dei campioni da analizzare.
Dovrà essere possibile ricercare qualsiasi campione.
Dovrà essere possibile visualizzare un’anteprima di stampa.
Il LIMS dovrà consentire l’invio segnalazioni tramite mail nel caso di campioni in scadenza rispetto ai tempi di conservazione previsti dalla Legge.
15. Interrogazione del sistema e reportistica in altro formato
Il LIMS dovrà permettere di:
Effettuare ricerche mediante l’utilizzo di filtri durante tutto il processo di laboratorio, in modo da esportare in formato excel tutti i dati presenti a sistema;
Memorizzare i report di maggior utilizzo in modo da poter svolgere rapidamente analisi statistiche effettuate frequentemente;
Esportare in formato elettronico (Excel, csv, XML, etc.) i dati presenti nei report costruiti, in modo da consentire eventuali elaborazioni esterne al sistema;
Il LIMS dovrà permettere l’importazione da file e l’esportazione su file dei dati mediante funzioni liberamente utilizzabili e configurabili da operatori e amministratori dell’applicativo secondo regole specifiche aggiornabili autonomamente.
16. Gestione delle prove
Il LIMS dovrà prevedere la configurazione delle prove in modo tale da poter registrare i dati grezzi, calcolare l’incertezza di misura e definire il campo di accreditamento della prova.
Dovrà essere prevista la presenza di menu a tendina predisposti dall’amministratore di sistema, con i quali selezionare la denominazione delle prove, dei metodi, delle unità di misura e dei codici interni stabiliti dal Laboratorio Centrale, in modo tale da avere una nomenclatura unica.
Il sistema dovrà essere configurabile in modo tale da associare ad ogni prova:
Metodo di analisi;
Unità di misura;
Limite di quantificazione in funzione delle matrici analizzate;
Accreditamento per prodotto;
Campo di misura dell’accreditamento;
Campo di misura del metodo, con indicazione del limite inferiore e limite superiore;
Incertezza di misura;
Dati grezzi per la determinazione del risultato finale;
Apparecchiature utilizzate per l’esecuzione della prova, inclusa l’eventuale preparativa.
Il sistema deve poter segnalare eventuali errori nell’inserimento dei risultati, nel caso in cui il dato inserito non rientri nel campo di misura del metodo. Inoltre, deve essere possibile impostare:
Il formato del risultato (numerico, alfanumerico, logaritmico);
La conferma del risultato da parte dell’operatore che ha inserito il dato.
I risultati delle prove e del calcolo dell’incertezza dovranno essere configurabili per cifre decimali e cifre significative e dovrà essere garantita la possibilità dell’utilizzo della seguente regola: il risultato finale di una prova deve essere espresso con le stesse cifre decimali dell’incertezza e questa deve essere espressa con una o due cifre significative.
Inoltre, deve essere possibile inserire le formule relative alle regole decisionali utilizzate per la valutazione di conformità ai limiti di legge ed il sistema deve segnalare gli eventuali superamenti.
L’accreditamento di una prova deve prevedere un periodo di validità e di sospensione dell’accreditamento.
Deve essere garantita la possibilità di inserimento di variabili, al fine di poter eseguire calcoli matematici, statistici e logici.
Altresì, dovrà essere possibile verificare le revisioni delle prove attribuendo un numero progressivo. Dovrà essere possibile identificare l’accreditamento della prova per uno o più prodotti in contemporanea.
Inoltre, dovrà essere possibile deselezionare l’accreditamento di una prova su più prodotti in contemporanea.
L’aggiornamento di un metodo di analisi associato ad una prova non dovrà comportare necessariamente una nuova configurazione della prova (ad esempio, riconfigurazione di limiti di legge, pacchetti di prova, prove cumulative e nuova associazione della prova a campioni già accettati).
L’aggiornamento del metodo dovrà garantire comunque la rintracciabilità dei campioni la cui analisi è stata eseguita con tutte le precedenti versioni del metodo.
Nel caso in cui si debba associare ad una prova un nuovo metodo, dovrà essere possibile poter scegliere le informazioni associate alla prova da clonare (ad esempio, tutta la prova, l’unità di misura, le categorie, i prodotti, l’incertezza l’accreditamento, i limiti di legge, l’inserimento in pacchetti prova).
Ogni prova dovrà prevedere campi specifici per le analisi e campi specifici utili alla rintracciabilità dei dati.
Dovrà essere possibile configurare prove definite come controlli di qualità che non necessitano della stampa dei rapporti di prova.
Il sistema LIMS dovrà prevedere la possibilità di selezionare più campioni ai quali associare le medesime prove o gruppi di prove previste dalla normativa applicabile.
17. Gestione abilitazioni utenti
Il LIMS dovrà prevedere la configurazione delle abilitazioni degli utenti per le attività di laboratorio.
Dovrà essere possibile associare ad ogni operatore documentazione in qualsiasi formato.
Le abilitazioni all’utilizzo del LIMS dovranno essere configurabili in modo tale da abilitare o disabilitare il personale all’uso di specifiche funzioni (ad esempio, abilitazione di utente all’accettazione dei campioni ma non alla esecuzione delle analisi).
Ancora, dovrà essere possibile stabilire il ruolo dell’utente nell’interno della struttura del sistema attraverso l’assegnazione del personale a Unità Operative con l’individuazione di un responsabile dell’Unità Operativa ed un responsabile del laboratorio con la possibilità di acquisire, mediante stampa, un organigramma funzionale.
18. Gestione magazzino
Il sistema LIMS dovrà prevedere:
Un magazzino che consenta sia l’associazione dei prodotti alle prove che la gestione dei prodotti acquistati;
Lo scarico totale o parziale dei prodotti a seguito del consumo degli stessi;
La gestione delle scadenze dei prodotti non ancora utilizzati e la scadenza dei prodotti dopo apertura;
La scorta minima, al fine di attenzionare l’utente sulla necessità di acquisto dei prodotti.
Per ogni prodotto dovrà essere prevista, almeno, la registrazione di:
Codice prodotto;
Descrizione del prodotto;
Modalità di conservazione e ubicazione.
Inoltre, dovrà essere possibile visualizzare la giacenza dei prodotti e l’esportazione in formato office.
Tutte le fasi della gestione dell’ordine dovranno poter essere rintracciate attraverso filtri ed estrazioni in formato Excel.
L’aggiudicataria dovrà garantire che il LIMS offerto sia capace della gestione delle anagrafiche dei prodotti, dei contratti, degli ordini, dei carichi e scarichi di magazzino, garantendo la produzione di report informativi relativamente almeno a:
fornitori;
contratti;
CIG;
anagrafiche prodotti (descrizione, codice prodotto, ecc.);
lotto di produzione;
scadenza;
giacenze;
carichi;
scarichi.
19. Gestione Apparecchiature
Il LIMS deve consentire la gestione degli strumenti e delle apparecchiature utilizzate all’interno del Laboratorio Centrale.
Per ciascuno strumento/apparecchiatura deve essere possibile inserire le informazioni principali (a titolo esemplificativo non esaustivo: codice dello strumento, collocazione dello strumento, data di ultima taratura, intervallo di taratura/scadenze della manutenzione programmata, stato dello strumento, software utilizzato, firmware) con possibilità di ampliare, senza l’intervento dell’impresa fornitrice, il numero e la tipologia di campi descrittivi.
A ciascuno strumento inserito deve essere possibile collegare uno o più documenti esterni (certificati/rapporti di taratura, rapporti di manutenzione, carte di controllo, etc.).
Per ciascuno strumento configurato deve essere possibile registrare le informazioni relative alle manutenzioni programmate, alle tarature, ai controlli intermedi tra tarature ed agli interventi di manutenzione correttiva e l’esito associato con possibilità di consultare la storia dello strumento. Ogni strumento deve avere associato uno stato di operatività che ne segnali la possibilità di utilizzo o meno in modo che tale dato sia evidente agli operatori in fase di programmazione del lavoro.
Deve essere possibile definire, per ogni strumento, un piano di manutenzione programmata e taratura. A ciascun evento programmato deve poter corrispondere una segnalazione via mail:
Che informi l’operatore della scadenza, con un preavviso determinabile a piacere, prima della data prevista per l’esecuzione dell’attività programmata;
Nel caso in cui la data prevista per manutenzione preventiva, verifica funzionale, taratura o controlli intermedi tra tarature sia stata superata.
20. Funzionalità di ricerca ed interrogazione dati
Il software LIMS dovrà consentire la costruzione di interrogazioni complete e contemporanee di tutti i dati presenti nella banca dati. Dovrà consentire a tutti gli operatori abilitati, la costruzione di interrogazioni della banca dati, configurabili per il perimetro di propria competenza.
Dovrà consentire l’esportazione dei risultati delle interrogazioni nei più comuni formati elettronici, quali XML, Open Document, CSV, XLS.
Dovrà consentire la memorizzazione delle interrogazioni effettuate, al fine di poterle archiviare e richiamare in sessioni successive.
In particolare, dovrà garantire la consultazione dello stato di avanzamento dei singoli campioni e relative aliquote da parte di tutti gli utenti coinvolti nel processo.
Dovrà consentire agli operatori abilitati, di effettuare ricerche su tutti i campioni consultabili in base alle proprie abilitazioni, ai propri ruoli e/o privilegi. La ricerca dovrà essere configurabile in base alle esigenze di specifici utenti e/o gruppi di utenti con esigenze comuni. Le ricerche dovranno poter essere eseguite almeno secondo i seguenti criteri:
Attraverso gli attributi caratterizzanti i campioni eventualmente combinabili tra loro per dar vita a ricerche complesse;
Attraverso il codice a barre (o altro sistema di codifica a lettura ottica) che identifica univocamente un campione all’interno del Laboratorio Centrale;
Attraverso il codice univoco di identificazione dei campioni.
Il software LIMS dovrà consentire la ricerca e la visualizzazione dei campioni ai quali non siano ancora stati associati set analitici e consentire l’assegnazione di uno o più set oppure di una o più singole determinazioni analitiche configurate nel sistema.
Nei risultati delle ricerche effettuate sulla banca dati, il software LIMS dovrà dare modo di evidenziare eventuali priorità assegnate ai campioni in fase di accettazione, in modo da agevolare l’individuazione del grado di urgenza dei lavori da compiere.
21. Integrazione e interoperatività
Il prodotto dovrà essere integrato con il domain controller di Microsoft Active Directory in uso nel Laboratorio Centrale.
Il software LIMS si dovrà interfacciare con altri sistemi, software e banche dati utilizzati nel Laboratorio Centrale. L’integrazione dovrà avvenire tramite webservices appositamente sviluppati dal fornitore.
Il fornitore potrà comunque suggerire metodologie alternative di integrazione, che saranno soggette all’approvazione nel Laboratorio Centrale.
Nello specifico, le integrazioni richieste sono:
Integrazione con il Sistema Informativo di Gestione della Qualità in uso nel Laboratorio Centrale (SIGQ);
Integrazione con il sistema di gestione delle biobanche (SpyDoc, NuovaBiobanca);
Integrazione con il software di gestione dei rapporti di prova (DNA2DOC).
Il sistema LIMS dovrà prevedere una parte di configurazione, a disposizione degli utenti abilitati con specifico profilo, che consenta di specificare i dati relativi a tale integrazione in relazione ai metodi scelti all’interno dei servizi descritti.
22. Prestazioni
Il software LIMS dovrà mantenere prestazioni adeguate con il crescere del numero di utenti attivi sul sistema e con l’aumentare della quantità di dati presenti nel database.
Il LIMS dovrà essere un sistema scalabile che all’aumentare del carico di lavoro garantisca l’allocazione delle risorse necessarie a mantenere tempi di risposta adeguati. Nello specifico, l’applicazione dovrà tollerare un aumento del 100% del numero di utenti connessi con un degrado prestazionale inferiore al 10% misurato sui tempi di risposta.
23. Prestazioni ricomprese nella commessa
Il Fornitore dovrà garantire, almeno fino al 31/12/2026, i seguenti servizi compresi nel canone di utilizzo del software:
Manutenzione del software;
Assistenza tecnica al personale del Laboratorio Centrale in caso di malfunzionamenti del LIMS;
Assistenza specialistica per attività di configurazione o personalizzazione del software.
24. Manutenzione del software
Il fornitore dovrà garantire l’aggiornamento del software all’ultima versione disponibile e dovrà garantire il rilascio di aggiornamenti che si rendessero necessari per soddisfare:
Adeguamenti normativi;
Adeguamenti agli standard di qualità (ad es. modifiche della norma UNI EN ISO/IEC 17025 o dei documenti ACCREDIA RT-08 e RG-09);
Eventuali richieste da parte di ACCREDIA ad esito delle visite di sorveglianza o per il rinnovo dell’accreditamento.
La modalità di aggiornamento del sistema deve tenere conto della necessità di rispettare le personalizzazioni introdotte dal Laboratorio Centrale a livello di database ed a livello di interfaccia mediante gli strumenti di modifica messi a disposizione nel LIMS stesso.
In modo particolare, deve essere garantita la salvaguardia di viste, viste materializzate, tabelle, procedure create dal Laboratorio Centrale anche a seguito di aggiornamento (senza la necessità di procedere ogni volta alla loro ridefinizione).
25. Assistenza tecnica e servizio di Helpdesk
Il Fornitore dovrà garantire i seguenti servizi:
Supporto agli utenti nell’utilizzo delle funzionalità del LIMS;
Assistenza al personale del Laboratorio Centrale in caso di guasti o malfunzionamenti;
Risoluzione e correzione dei malfunzionamenti e ripristino del sistema in caso di guasti, secondo i livelli di servizio indicati successivamente.
Al fine di consentire un rapporto agevole ed efficiente nelle comunicazioni con il personale del Laboratorio Centrale, il Fornitore dovrà rendere disponibile un servizio di Help Desk (compreso nel canone per l’uso del software) i cui servizi descritti saranno erogati tramite assistenza telefonica, e-mail e chat.
Il servizio di Help Desk dovrà essere attivo nei giorni lavorativi dal lunedì al venerdì, dalle ore 08:00 alle ore 18:00 e dovrà essere erogato attraverso un sistema di “trouble ticketing”, per la raccolta e gestione delle segnalazioni, che dovrà garantire almeno:
L’inserimento della segnalazione corredata di informazioni quali: data e ora, segnalatore, applicazione software, dispositivo hardware, sistema operativo utilizzato, note, ecc.;
La possibilità di allegare documenti, immagini, video alla segnalazione;
La possibilità di tracciare le repliche degli operatori del servizio di Help Desk e dell’utente;
La possibilità di tracciare la data e ora degli aggiornamenti della segnalazione;
La possibilità di generare report, anche grafici, di analisi delle segnalazioni inserite, con la possibilità di creare query personalizzate;
Il calcolo delle SLA della fornitura tramite report e grafici.
Di seguito si dettagliano i tempi di risposta richiesti (SLA) per la risoluzione di segnalazioni di assistenza:
Tempo massimo di valutazione: indica il tempo massimo entro il quale il Fornitore dovrà fornire una stima dei tempi e della modalità di intervento o una eventuale proposta motivata di derubricazione/riclassificazione della segnalazione. Il tempo massimo di valutazione avrà inizio dall’invio della segnalazione da parte del personale del Laboratorio Centrale e terminerà con la ricezione da parte del Laboratorio Centrale della stima dei tempi e della modalità di intervento inviate dal Fornitore.
Tempo massimo di riattivazione e ripristino: indica il tempo massimo di soluzioni, anche “temporanee, che riattivino comunque i servizi bloccati ripristinando l’ambiente operativo al momento dell’interruzione. Tali soluzioni, se temporanee, dovranno essere sostituite da soluzioni definitive. Nei tempi indicati è prevista anche la comunicazione di chiusura, definitiva o temporanea.
Tempo massimo di risoluzione definitiva: indica il tempo massimo entro il quale il Fornitore dovrà risolvere definitivamente il problema e darne comunicazione all’utente. Il tempo massimo di risoluzione definitiva avrà inizio dall’invio della segnalazione da parte del personale del Laboratorio Centrale e si concluderà con la risoluzione completa dell’anomalia e la ricezione della comunicazione di avvenuta risoluzione da parte del Laboratorio Centrale.
La conclusione degli interventi deve comunque essere formalizzata e resa evidente al personale del Laboratorio Centrale. Le segnalazioni saranno suddivise in tre livelli di priorità:
Segnalazioni critiche: blocco del sistema o impossibilità ad eseguire funzionalità fondamentali per l’operatività
Segnalazioni importanti: errori non vincolanti o bloccanti ma che agiscono in modo influente sull’operatività dell’utente
Segnalazioni minore priorità: tutte le altre casistiche.
I tempi si intendono espressi in ore lavorative, secondo l’orario previsto per il sistema di HelpDesk (giorni lavorativi dal lunedì al venerdì, dalle ore 08:00 alle ore 18:00).
Nella tabella seguente vengono individuati i tempi di risposta attesi suddivisi in base alle tre diverse fasce di priorità:
| Gruppo/ evento | Tempi massimi di valutazione | Tempi massimi di riattivazione e ripristino | Tempi massimi di risoluzione definitiva | Soglia* |
| Segnalazioni critiche | 2 ore | 4 ore | 8 ore | 90% |
| Segnalazioni importanti | 2 ore | 8 ore | 16 ore | 90% |
| Segnalazioni minore priorità | 2 ore | 16 ore | 32 ore | 90% |
* Il valore di soglia indica la percentuale minima di interventi che dovranno rispettare i livelli di servizio indicati su base trimestrale sui primi 12 mesi e su base semestrale per il resto della fornitura. La restante percentuale degli interventi che non dovesse rispettare i livelli di servizio, dovrà comunque essere conclusa entro un valore triplo dei Tempi massimi indicati
Gli interventi richiesti richieste durante l’appalto non devono essere soggetti a limitazioni da parte del fornitore.
26. Formazione
La formazione dovrà essere rivolta a tutto il personale distinto in base alle diverse funzionalità del sistema, ovvero:
una formazione specialistica rivolta a 10 utenti informatici con profilo configurativo per le funzionalità globali del sistema, in modo da renderlo edotto circa le funzionalità del nuovo sistema informativo, e le modalità di gestione/aggiornamento/integrazione delle stesse.
I discenti, alla fine della formazione, dovranno saper operare in completa autonomia e acquisire anche le competenze necessarie per l’addestramento del personale operativo sul LIMS.
Tutte le attività di formazione dovranno essere preventivamente concordate e approvate dal DEC, organizzandole in modo adeguato rispetto alle esigenze organizzative del Laboratorio Centrale. A termine di ciascuna lezione dovrà essere fornito il materiale formativo, anche sotto forma di video.
A tal fine è necessario che il piano di formazione sia erogato a partire dalle fasi testing e si concluda entro due mesi dalla messa in produzione del software LIMS fornito.
Nella proposta progettuale, le ditte concorrenti dovranno esplicitare la tipologia di figure professionali coinvolte e le modalità di erogazione della formazione.
In particolare, si ritiene necessario il seguente piano di formazione minimo, da svolgersi presso la sede del Laboratorio Centrale:
Almeno 6 giornate formative per gli amministratori;
Almeno 2 gg di formazione per la reportistica
Pertanto, i concorrenti dovranno garantire la presenza fisica di uno o più collaboratori presso la sede del Laboratorio Centrale. Eventuali proposte migliorative saranno oggetto di valutazione.
27. Divieto di modifiche introdotte dalla aggiudicataria
Nessuna variazione o modifica al contratto può essere introdotta dalla aggiudicataria, se non è disposta dal Direttore dell’Esecuzione del contratto e preventivamente approvata dalla Stazione Appaltante. Ad ogni modo, qualsiasi modifica deve essere proposta ed approvata in forma scritta. Le modifiche non previamente autorizzate non danno titolo a pagamenti o rimborsi di sorta.
28. Ambito di applicazione
Il presente avviso è da intendersi come mera consultazione preliminare di mercato, non vincolante per l'Amministrazione, con la quale si intende perseguire le finalità di cui all'art. 77 comma 1, del D.lgs. 36/2023:
per la preparazione dell'appalto e per lo svolgimento della relativa procedura;
informare gli operatori economici degli appalti programmati e dei requisiti.
Inoltre, la consultazione preliminare di mercato de quo, invitando gli operatori economici a proporre le soluzioni effettivamente disponibili per soddisfare l'interesse pubblico per il quale si procede, è finalizzata a verificare l'infungibilità del suddetto servizio, ed in particolare:
se siano presenti sul mercato altri fornitori in grado di fornire un sistema informatico con requisiti funzionali e non funzionali idonei a soddisfare le predette esigenze, migrando i dati presenti sull’attuale LIMS sul nuovo sistema al fine di favorire la continuità operativa e non costituire pregiudizi alle attività del Laboratorio centrale considerati anche gli obiettivi sfidanti che non consentano di avere rallentamenti;
oppure,
se ricorrano i presupposti di cui all'art. 76, comma 2 lett. b) n. 2 del D.lgs. n. 36/2023, e, pertanto, risulti verificata una condizione di assenza di concorrenza per motivi tecnici.
29. Procedimento di consultazione
Il procedimento di consultazione preliminare de quo si svolge nel rispetto degli articoli 77 e 78 del D.lgs. 36/2023, nonché dei principi di non discriminazione e trasparenza, così come di seguito declinati:
i soggetti che partecipano alla consultazione forniscono consulenze, relazioni, dati, informazioni e altri documenti tecnici idonei a prestare il migliore apporto conoscitivo e informativo alla stazione appaltante procedente, relativamente all'individuazione del fabbisogno o delle soluzioni tecniche e/o organizzative idonee a soddisfare le esigenze funzionali indicate dalle stazioni appaltanti;
i soggetti che partecipano alla consultazione indicano se i contributi forniti contengono informazioni, dati o documenti protetti da diritti di privativa o comunque rivelatori di segreti aziendali, commerciali o industriali, nonché ogni altra informazione utile a ricostruire la posizione del soggetto nel mercato e la competenza del soggetto nel campo di attività di cui alla consultazione. I partecipanti precisano altresì se la divulgazione dei contributi forniti dovrà avvenire in forma anonima.
30. Modalità di partecipazione
Gli operatori del mercato che ritengano di poter fornire i dispositivi in argomento dovranno far pervenire - entro le ore 14.00 del 6 ottobre 2025 - a mezzo PEC all'indirizzo ufficio2.dgrisorse.dap@giustiziacert.it, un elaborato, in formato pdf, contenente una relazione tecnica, nonché eventuale ulteriore documentazione a corredo e quant'altro ritenuto utile a descrivere nel dettaglio il prodotto proposto, sottoscritto con firma digitale del legale rappresentante o da altro soggetto autorizzato, dal quale si dovranno evincere anche i dati dell'operatore economico con i relativi contatti.
La PEC dovrà riportare nell'oggetto la dicitura: "Aggiornamento del LIMS (Laboratory Information Management System) in uso presso il Laboratorio centrale per la gestione delle attività di laboratorio, inclusivo della sua personalizzazione, manutenzione e assistenza". Gli elaborati presentati oltre il suddetto termine non saranno presi in considerazione ai fini della presente consultazione di mercato.
Si precisa, altresì, che la presente consultazione di mercato non costituisce obbligo di procedere alle successive fasi di affidamento e, pertanto, non vincola in alcun modo l'Amministrazione penitenziaria verso gli operatori che presentino i propri progetti, non trattandosi di avviso di gara o procedura di gara.
La valutazione in ordine alla scelta dello strumento contrattuale da adottare spetta esclusivamente all'Amministrazione in rapporto alle proprie esigenze.
Il presente avviso non costituisce un invito ad offrire né un'offerta al pubblico ai sensi dell'art. 1336 c.c. né una promessa al pubblico ai sensi dell'art. 1989 c.c.
La partecipazione alla presente consultazione non dà diritto a ricevere e/o a pretendere, a qualsiasi titolo, compensi e/o rimborsi e/o indennizzi di sorta.
L'Amministrazione si riserva di interrompere, sospendere o revocare la presente consultazione in qualsiasi momento, senza incorrere in alcun tipo di responsabilità.
I dati forniti dai soggetti proponenti verranno trattati, in conformità del Regolamento 2016/679/UE (GDPR), esclusivamente per le finalità connesse all'espletamento della presente consultazione. L'Amministrazione penitenziaria, salvo quanto di seguito previsto in materia di trattamento dei dati personali, si impegna a non divulgare a terzi le informazioni raccolte con la documentazione richiesta.
31. Richieste di chiarimenti
Eventuali richieste di chiarimento relative agli aspetti tecnici della presente consultazione dovranno essere indirizzate a mezzo PEC all'indirizzo ufficio2.dgrisorse.dap@giustiziacert.it, indicando nell'oggetto l’evoluzione del software LIMS (Laboratory Information Management System) per la gestione delle attività di laboratorio, inclusiva della sua personalizzazione, manutenzione e assistenza ", entro le ore 14:00 del 29 settembre 2025.
Eventuali chiarimenti di carattere amministrativo in ordine alla presentazione degli elaborati possono essere richiesti a:
Dirigente di Polizia Penitenziaria Massimo Milana tel. 06.66591442; e-mail: massimo.milana@giustizia.it
32. Pubblicazione avviso
Il presente avviso sia pubblicato sulla Gazzetta Ufficiale dell’Unione Europea (GUUE) nonché sul sito istituzionale del Ministero della Giustizia (www.giustizia.it).
33. Allegati
Si allega:
Modello domanda di partecipazione
IL DIRETTORE GENERALE
Antonio Bianco