Ministero della Giustizia

Vademecum relativo agli obblighi di gestione e rendicontazione dei programmi e dei progetti finanziati dalla Cassa delle ammende (maggio 2021)

aggiornamento: 20 luglio 2021

Documentazione da produrre ed obblighi del responsabile ai fini della regolarità amministrativo-contabile, della rendicontazione e del controllo

• Procedure varie relative all’affidamento ed alla stipula di contratti di lavori, servizi e forniture, consulenze e prestazioni varie - adempimenti
• Gestione del conto corrente dedicato al finanziamento ed all’attuazione del progetto
• Retribuzioni
• Rendicontazione e controllo della cassa delle ammende
• Adempimenti relativi alla conclusione del progetto

LINEE GUIDA RELATIVE AGLI OBBLIGHI DI GESTIONE E RENDICONTAZIONE DEI PROGRAMMI E DEI PROGETTI FINANZIATI DALLA CASSA DELLE AMMENDE

La Cassa delle Ammende effettua il controllo sull’utilizzo delle risorse erogate per la realizzazione di programmi o progetti rientranti tra le finalità dell’Ente ai sensi di quanto previsto nel D.P.C.M. 10 aprile 2017 n. 102.

Il Responsabile di progetto è il titolare dell’organo ovvero il rappresentante legale dell’ente pubblico o privato beneficiario del finanziamento, ai sensi del D.P.C.M. 102/2017, titolare e diretto responsabile dell’attuazione del progetto o del programma presentato e dell’attuazione delle disposizioni statuite nella convenzione di finanziamento.

Ai sensi di quanto disposto dal D.P.C.M. 102/2017 recante lo Statuto dell’ente, dal Regolamento per l'amministrazione e la contabilità della Cassa delle Ammende approvato con delibera del Consiglio di Amministrazione dell’ente in data 24/07/2019, nonché dalle varie deliberazioni dello stesso Consiglio di Amministrazione concernenti  le linee guida, i modelli di presentazione di proposte progettuali e di convenzione di finanziamento, le modalità procedurali ed i criteri per la valutazione e la verifica della congruità e dell’utilità dei programmi e progetti che la Cassa delle Ammende finanzia, il Responsabile di progetto beneficiario del finanziamento:

1. provvede a richiedere e comunicare tempestivamente il Codice unico di progetto-CUP all’atto dell’invio della convenzione di finanziamento a seguito della ricezione della comunicazione di avvenuta approvazione del progetto, assicurando i relativi adempimenti rispetto agli obblighi di cui alla correlata disciplina normativa (Legge 16 gennaio 2003, n. 3 e ss.mm.ii.);
2. provvede, ai sensi dell’art. 9,comma 2 del Regolamento per l'amministrazione e la contabilità della Cassa delle Ammende, all'indicazione di un conto corrente bancario, postale o di tesoreria, intestato all'ente o all'organo che ha presentato la domanda, ove verranno accreditati i fondi finanziati dalla Cassa delle Ammende; la concessione del finanziamento agli organi del Ministero della Giustizia può avvenire con trasferimento dei fondi ai pertinenti capitoli di entrata del Bilancio dello Stato;
3. si impegna ad avviare le attività progettuali sin dalla data indicata nella convenzione di finanziamento sottoscritta dalle parti, comunicando la sede di svolgimento delle azioni previste dal progetto e assumendo i relativi impegni compatibilmente con le condizioni e le tempistiche di accreditamento delle quote di finanziamento da parte della Cassa delle Ammende;
4. si impegna a gestire e realizzare tutte le attività nel pieno rispetto di quanto previsto nel progetto approvato e nella convenzione di finanziamento sottoscritta dalle parti;
5. è responsabile dell’esecuzione esatta ed integrale del progetto approvato nei tempi indicati nel cronoprogramma ed entro la durata del progetto;
6. è responsabile della corretta gestione, per quanto di competenza, degli oneri finanziari imputati al progetto o dallo stesso derivanti;
7. è il referente unico della Cassa delle Ammende per tutte le comunicazioni ufficiali;
8. comunica immediatamente alla Cassa delle Ammende l’eventuale mutamento della figura del Responsabile di progetto, assicurando la trasmissione del relativo modello compilato e firmato digitalmente a cura del Responsabile di progetto subentrante;
9. sottopone alla Cassa delle Ammende, ai fini della necessaria valutazione, le eventuali modifiche da apportare al progetto e/o al budget di progetto, fornendo le relative motivazioni nonché la documentazione di supporto;
10. comunica immediatamente ogni proposta di variazione delle modalità di esecuzione del progetto, ivi compresa ogni proposta di variazione del cronoprogramma di progetto, ai fini della preventiva valutazione da parte della Cassa delle Ammende;
11. trasmette, entro il 15° giorno del mese successivo a ciascun trimestre dell’anno solare, alla Cassa delle Ammende: un rapporto sullo stato di realizzazione delle attività di progetto, con particolare riferimento al rispetto del cronoprogramma e delle condizioni previste nella convenzione di finanziamento sottoscritta dalle parti; la scheda di monitoraggio di progetto, utilizzando il modello inviato e pubblicato dalla Cassa;
12. trasmette alla Cassa delle Ammende, ogni sei mesi salvo diversa indicazione riportata nella convenzione di finanziamento sottoscritta dalle parti, un rapporto sull’impiego dei fondi ricevuti, inviando la documentazione di rendiconto e la documentazione giustificativa delle spese sostenute, con firma digitale e tramite posta elettronica certificata; dovrà utilizzare, a tal fine, i modelli per la rendicontazione approvati e pubblicati dalla Cassa delle Ammende;
13. è tenuto a trasmettere, tramite posta elettronica certificata e con firma digitale, alla Cassa delle Ammende una relazione finale sulle attività realizzate, sui risultati raggiunti e sulla regolare esecuzione degli interventi previsti nel progetto approvato;
14. ha l’obbligo di far accedere le persone delegate dalla Cassa delle Ammende al controllo sull’attività finanziaria e sulla relativa documentazione;
15. è responsabile della predisposizione, della raccolta, della corretta conservazione e dell’invio degli atti, dei documenti e delle informazioni richieste;
16. è tenuto ad adempiere regolarmente rispetto agli obblighi del datore di lavoro e del sostituto di imposta, manlevando la Cassa delle Ammende da ogni obbligo o responsabilità per eventuali inadempienze o inosservanze dei relativi obblighi di legge;
17. si impegna a gestire tutte le attività nel pieno rispetto delle norme di Contabilità Generale dello Stato, della normativa in materia di pagamenti della Pubblica Amministrazione, delle normative di settore e di ogni normativa applicabile;
18. è tenuto ad adottare procedure ad evidenza pubblica per tutti gli affidamenti di forniture, lavori, servizi, incarichi professionali, nonché in caso di selezione di soggetti attuatori degli interventi finanziati, (con particolare riferimento al Codice dei Contratti di cui al D.lgs. n. 50/2016 e ss.mm.ii., al D.lgs. n. 165/2001 e ss.mm.ii., alla Legge n. 241/90 e ss.mm.ii., al D.lgs. n. 117/17 e ss.mm.ii. ecc.), nel pieno rispetto della normativa vigente, della normativa in materia di tutela della salute e della sicurezza sui luoghi di lavoro, nonché delle varie normative di settore;
19. si impegna a provvedere agli adempimenti obbligatori di cui alla Legge n. 190/2012 ed al D.lgs. n. 33/2013, come modificati ed integrati dal Decreto Legislativo 97 del 25 maggio 2016 recante la “Revisione delle disposizioni in materia di prevenzione della corruzione, pubblicità e trasparenza” e ss.mm.ii.;
20. si impegna a rispettare le norme sulla protezione dei dati personali come previsto dal decreto legislativo 10 agosto 2018, n. 101 e del Regolamento UE 2016/679 del 27 aprile 2016 e ss.mm.ii.;
21. assume tutti gli obblighi di tracciabilità dei flussi finanziari di cui all’articolo 3 della legge 13 agosto 2010, n. 136 e ss.mm.ii.; la convenzione di finanziamento potrà essere risolta di diritto in tutti i casi in cui le transazioni siano state eseguite senza avvalersi del/dei conto/i corrente/i dedicato/i alle attività di progetto, nonché in caso di mancato utilizzo del bonifico bancario o postale ovvero degli altri strumenti idonei a consentire la piena tracciabilità delle operazioni; ogni modifica dei suddetti dati dovrà essere tempestivamente comunicata alla Cassa delle Ammende; nel caso di accredito dei fondi di progetto su conto di tesoreria intestato all'ente o all'organo che ha presentato la domanda, tutte le attività finanziarie dovranno essere gestite tramite operazioni su tale conto di tesoreria;
22. si impegna a non far gravare sul finanziamento della Cassa delle Ammende i costi relativi alla progettazione di vario livello (progetto di fattibilità tecnica ed economica, progetto definitivo, progetto esecutivo) ed ai vari studi ed indagini necessari per lavori e realizzazione di opere, ove previsti; in caso di approvazione di programmi e progetti avvenuta in pendenza della presentazione del progetto esecutivo, saranno a carico del soggetto proponente i costi derivanti da eventuali varianti necessarie per la realizzazione delle opere, apportate a seguito della elaborazione dello stesso, come da deliberazione del Consiglio di Amministrazione della Cassa del 22 luglio 2020 pubblicata nello spazio web dell’ente;
23. si impegna a non far gravare sul finanziamento della Cassa delle Ammende i costi per risorse umane e strumentali di cui può o deve disporre il soggetto che ha presentato la domanda di finanziamento o di cui possono o devono disporre eventuali partner ed enti coinvolti, limitando il ricorso all’affidamento esterno ai soli casi di effettiva carenza e comunque previa approvazione della Cassa delle Ammende;
24. ha l’obbligo di contenere i costi relativi al personale, che presta a vario titolo la propria attività nell’ambito della realizzazione degli interventi di progetto, nei limiti definiti dai Decreti Direttoriali della Direzione Generale per la lotta alla povertà e per la programmazione sociale n. 406 del 01/08/2018 e n. 319 del 17/09/2019 (Unità di Costo Standard-U.C.S.), nonché dalla circolare n. 2 del 02/02/2009 del Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali per la sola parte riguardante le voci di costo del personale; per quanto concerne il costo dei professionisti esterni non indicati nei suddetti decreti e circolari, il massimale del costo orario ammissibile è individuato in € 35,00, comprensivo di ogni voce di costo, fatta salva l’espressa indicazione di diversi massimali di costo da parte della Cassa delle Ammende per specifici programmi e progetti; i costi della formazione finanziati dalla Cassa delle Ammende dovranno attenere esclusivamente alla formazione diretta per i destinatari degli interventi (formazione diretta alle persone in esecuzione penale) e non alla formazione del personale; la spesa per la formazione dovrà essere contenuta nei limiti dei costi indicati ed approvati dalla Cassa delle Ammende, debitamente documentati sulla base dei parametri di riferimento previsti;
25. ha l’obbligo di fornire idonea documentazione giustificativa per la rendicontazione delle varie voci di costo non ricomprese nelle tipologie di spesa indicate ai punti precedenti, facendo riferimento ai costi reali sostenuti, nel rispetto della normativa vigente in materia;
26. si impegna a non far gravare sul finanziamento di progetto gli oneri o le voci di spesa che non siano stati preventivamente ed espressamente approvati dal Consiglio di Amministrazione della Cassa delle Ammende, anche nel caso in cui tali oneri risultino derivanti dalla realizzazione di attività di progetto o allo stesso correlati;

     aa)ha l’obbligo di contenere le spese di comunicazione, pubblicità, progettazione, amministrazione, segreteria, gestione e coordinamento, ove previste nella progettualità approvata dal Consiglio di Amministrazione, nel limite         massimo del 7% dell’importo ammesso al finanziamento della Cassa delle Ammende e comunque per un importo non superiore complessivamente ad € 5.000,00; sono fatti salvi i casi nei quali la Cassa delle Ammende         abbia espressamente disposto l’ammissione al finanziamento di alcune tipologie di costo assimilabili alle suddette spese, sulla base delle esigenze dettate dalle diverse finalità perseguite, nonché in considerazione delle         peculiarità delle singole progettualità ammesse al finanziamento, nel pieno rispetto di quanto previsto dallo Statuto della Cassa delle Ammende, dal Regolamento per l'amministrazione e la contabilità dello stesso ente e dalla         normativa vigente;

    bb)ha l’obbligo di provvedere alla cessione gratuita di tutti i beni, delle opere realizzate e di tutte le attrezzature aventi carattere durevole, acquistati nell’ambito della realizzazione delle attività del programma o progetto, a favore         dell’Istituto Penitenziario ove tali attività si sono realizzate o a favore dell’Istituto Penitenziario designato dal Provveditorato Regionale dell'Amministrazione Penitenziaria competente per territorio in caso di progetti realizzati al         di fuori degli Istituti Penitenziari; sono fatti salvi i casi nei quali la Cassa delle Ammende abbia espressamente disposto la diversa destinazione dei beni e delle opere realizzate, sulla base delle esigenze dettate dalle diverse         finalità perseguite, nonché in considerazione delle peculiarità delle singole progettualità ammesse al finanziamento, nel pieno rispetto di quanto previsto dallo Statuto della Cassa delle Ammende, dal Regolamento per         l'amministrazione e la contabilità dello stesso ente e dalla normativa vigente;

    cc)si impegna a garantire l’adeguata pubblicità concernente il finanziamento del programma o progetto da parte della Cassa delle Ammende; tutti gli atti, i documenti e le comunicazioni istituzionali afferenti alle attività di         progetto dovranno recare il logo della Cassa delle Ammende, il nome del programma o progetto e la dicitura “Progetto finanziato dalla Cassa delle Ammende”;

    dd)ha l’obbligo di provvedere all’atto della conclusione del programma o progetto, fatti salvi i casi di diversa autorizzazione da parte della Cassa delle Ammende, alla chiusura del conto corrente bancario o postale di progetto ed         al versamento delle eventuali disponibilità residue alla Cassa delle Ammende sul conto IBAN IT66H0100003245350200020134 intestato a “20134 DL 269/03 INCASSI E PAGAMENTI TESORERIA CENTRALE“; nel caso di         accredito dei fondi di progetto su conto di tesoreria intestato all'ente o all'organo che ha presentato la domanda o tramite trasferimento dei fondi ai pertinenti capitoli di entrata per gli organi del Ministero della Giustizia, non         sarà prevista la chiusura del conto corrente di progetto ed il Responsabile di progetto provvederà al solo versamento delle disponibilità residue, ove esistenti;

    ee)ha l’obbligo di non utilizzare le somme relative agli interessi attivi maturati sul conto corrente bancario o postale di progetto e di versare tali somme sul conto IBAN IT66H0100003245350200020134 intestato a “20134 DL         269/03 INCASSI E PAGAMENTI TESORERIA CENTRALE“;

    ff)ha l’obbligo di utilizzare gli introiti che si dovessero verificare a qualunque titolo nell’esecuzione del progetto secondo la destinazione espressamente indicata ed approvata dalla Cassa delle Ammende, sulla base delle         esigenze dettate dalle diverse finalità perseguite, nonché in considerazione delle peculiarità delle singole progettualità ammesse al finanziamento, nel pieno rispetto di quanto previsto dallo Statuto della Cassa delle         Ammende, dal Regolamento per l'amministrazione e la contabilità dello stesso ente e dalla normativa vigente.

►DOCUMENTAZIONE da PRODURRE ed OBBLIGHI del RESPONSABILE
ai FINI della REGOLARITÀ AMMINISTRATIVO-CONTABILE, della RENDICONTAZIONE e del CONTROLLO

PROCEDURE VARIE DI PROGETTO E PROCEDURE PER L’AFFIDAMENTO E LA STIPULA DI CONTRATTI DI LAVORI, SERVIZI E FORNITURE, INCARICHI, CONSULENZE E PRESTAZIONI VARIE – ADEMPIMENTI

1. Il Responsabile di progetto deve richiedere e comunicare tempestivamente il Codice unico di progetto-CUP all’atto dell’invio della convenzione di finanziamento a seguito della ricezione della comunicazione di avvenuta approvazione del progetto, assicurando i relativi adempimenti rispetto agli obblighi previsti dalla correlata disciplina normativa (Legge 16 gennaio 2003, n. 3 e ss.mm.ii.);
2. il Responsabile di progetto è tenuto a documentare l’utilizzo delle convenzioni CONSIP o dello strumento del Mercato Elettronico della Pubblica Amministrazione (MEPA), fatti salvi i casi in cui non vi sia obbligo di legge;
3. il Responsabile di progetto dovrà rispettare gli obblighi di comunicazione con l’ANAC- ex AVCP;
4. per tutti gli affidamenti di forniture, lavori, servizi, incarichi professionali, ovvero in caso di individuazione di soggetti attuatori degli interventi finanziati, il Responsabile di progetto è tenuto ad adottare procedure ad evidenza pubblica (Codice dei Contratti di cui al D.lgs. n. 50/2016 e ss.mm.ii., D.lgs. n. 165/2001 e ss.mm.ii., Legge n. 241/90 e ss.mm.ii., al D.lgs. n. 117/17 e ss.mm.ii. ecc.), nel pieno rispetto della normativa vigente, della normativa in materia di tutela della salute e della sicurezza sui luoghi di lavoro, nonché delle varie normative di settore, dando assicurazione alla Cassa delle Ammende, in occasione della presentazione dei rendiconti, dell’avvenuto adempimento rispetto agli obblighi di legge, nonché rispetto agli obblighi di comunicazione, pubblicità e trasparenza previsti;
5. il Responsabile di progetto dovrà assicurare la corretta richiesta, l’indicazione e l’associazione dei codici CIG e CUP rispetto a tutti gli atti e le procedure afferenti alle attività di progetto; a tal proposito si chiarisce che le richieste del CIG - codice identificativo gara, così come del CUP – codice unico di progetto, devono essere effettuate da parte del Responsabile di progetto prima di iniziare le procedure cui pertengono; i codici CIG e CUP, ove previsti, vanno richiesti per l’affidamento di lavori, forniture, servizi o incarichi (e devono essere correttamente riportati nella fattura elettronica o nei documenti di debito); il Responsabile di progetto dovrà produrre la documentazione attestante l’avvenuta richiesta dei suddetti codici;
6. il Responsabile di progetto è tenuto rispettare la normativa in materia di tracciabilità dei flussi finanziari (art. 3 della legge 13 agosto 2010, n. 136 modificato dalla legge n. 217 /2010 di conversione del decreto legge n. 187/2010, art. 6 della stessa legge 136 in tema di sanzioni e successive modificazioni ed integrazioni);
7. è obbligatorio richiedere il Documento unico di regolarità contributiva (DURC) secondo la normativa vigente e produrne copia; si ricorda che il DURC deve essere:

•        richiesto prima di procedere ad affidamenti e pagamenti;
•        intestato alla Pubblica Amministrazione-stazione appaltante;
•        in corso di validità (attualmente gg. 120);

8. il Responsabile di progetto è tenuto a procedere all’accertamento tramite servizio di verifica inadempimenti ex art. 48-bis del D.P.R. 602/73 c/o portale Agenzia delle Entrate-Riscossione: si dovrà produrre copia del rapporto di esito/liberatoria rilasciato/a a seguito della procedura di verifica per pagamenti superiori ad euro 5.000,00 IVA esclusa;
9. il Responsabile di progetto è tenuto al pagamento delle sole fatture presentate secondo la normativa vigente in materia di fattura elettronica della Pubblica Amministrazione, fatti salvi in cui non vi sia obbligo di legge; è tenuto altresì, fatti salvi in cui non vi sia obbligo di legge, ad applicare la normativa sul c.d. “Split payment” di cui all’articolo 1, comma 629, lettera b), della legge 23 dicembre 2014, n. 190 (legge di stabilità 2015) e ss.mm.ii. ;
10. i contratti stipulati dal Responsabile di progetto o dal soggetto attuatore devono avvenire con procedure ad evidenza pubblica; a tal fine si dovrà produrre la determina a contrarre e/o le delibere concernenti le procedure ed il contratto relativo all’affidamento di forniture, lavori, servizi, incarichi professionali, ovvero di incarichi ai soggetti attuatori degli interventi finanziati, dando assicurazione a questa Cassa dell’avvenuto rispetto di ogni obbligo di legge, con particolare riferimento al Codice dei Contratti di cui al D.lgs. n. 50/2016 e ss.mm.ii., al D.lgs. n. 165/2001 e ss.mm.ii., alla Legge n. 241/90 e ss.mm.ii., al D.lgs. n. 117/17 e ss.mm.ii., alla normativa in materia di tutela della salute e della sicurezza sui luoghi di lavoro, alle normative di settore;
11. i contratti devono essere assoggettati, ove previsto, ad imposta di bollo ai sensi del D.P.R. 642/1972; l’imposta di bollo deve essere a carico del fornitore/affidatario del contratto;
12. le voci di spesa di progetto dovranno essere contenute nei limiti dei costi indicati ed approvati dalla Cassa delle Ammende, debitamente documentati, sulla base degli obblighi di cui alle sopra riportate lettere v), w), x), y), z), aa);
13. le fatture, le note di debito, le ricevute fiscali, le parcelle ecc. devono essere intestate all’ente beneficiario del finanziamento e dovranno riportare la corretta indicazione dei codici e dei dati di cui alla normativa vigente in materia di fatturazioni e pagamenti della Pubblica Amministrazione;
14. il pagamento delle forniture di beni deve avvenire a seguito di presa in carico del bene secondo normativa vigente, previo collaudo e/o certificazione che attestino la regolarità della fornitura, nonché a seguito di liquidazione ed ordinazione della spesa, a cura del Responsabile di progetto;
15. il pagamento per servizi, prestazioni professionali e per lavori effettuati deve avvenire previa acquisizione della documentazione necessaria a dimostrare, rispettivamente, l’avvenuta regolare erogazione dei servizi, la regolare prestazione e la regolare realizzazione dell’opera, integrata dall’attestato di regolare esecuzione della stessa, rilasciato dal Responsabile di progetto e dagli organi competenti per quanto concerne i lavori, nonché a seguito di liquidazione ed ordinazione della spesa a cura del Responsabile di progetto;
16. tutti i pagamenti, dovranno essere effettuati mediante bonifico tratto sul conto corrente dedicato al finanziamento ed all’attuazione del progetto, nel rispetto delle norme sulla tracciabilità dei flussi finanziari; sono fatti salvi i limitati casi in cui sia impossibile provvedere ai pagamenti a mezzo bonifico per i quali si potrà provvedere all’emissione di assegni, bonifici domiciliati o vaglia, intestati al beneficiario, che dovranno essere tratti sul conto corrente di progetto e dovranno recare la clausola di non trasferibilità (ad esempio: somme da corrispondere a persone scarcerate o assegni per il nucleo familiare di persone in esecuzione penale, casi nei quali, sovente, non si può provvedere a mezzo bonifico).

GESTIONE DEL CONTO CORRENTE DEDICATO AL FINANZIAMENTO ED ALL’ATTUAZIONE DEL PROGETTO

17. Ai sensi dell’art. 9,comma 2 del Regolamento per l'amministrazione e la contabilità della Cassa delle Ammende approvato con delibera del Consiglio di Amministrazione dell’ente in data 24/07/2019, la concessione del finanziamento di progetto è condizionata all'indicazione di un conto corrente bancario, postale o di tesoreria, intestato all'ente o all'organo che ha presentato la domanda; la concessione del finanziamento agli organi del Ministero della Giustizia può avvenire con trasferimento dei fondi ai pertinenti capitoli di entrata del Bilancio dello Stato;
18. in caso di accredito dei fondi di progetto su conto corrente bancario o postale, dedicato all’attuazione del progetto ed all’uopo acceso, intestato all’ente o all'organo che ha presentato la domanda, su tale conto affluiranno esclusivamente i finanziamenti della Cassa delle Ammende; tutte le attività finanziarie dovranno essere gestite tramite operazioni su tale conto e tutte le relative movimentazioni dovranno interessare esclusivamente operazioni inerenti al progetto o al programma autorizzato;
19. non sono consentiti prelievi di somme generiche e tutti i pagamenti devono essere effettuati direttamente dal conto corrente dedicato al finanziamento ed all’attuazione del progetto;
20. in caso di accredito dei fondi di progetto su conto di tesoreria intestato all'ente o all'organo che ha presentato la domanda, tutte le attività finanziarie dovranno essere gestite tramite operazioni su tale conto di tesoreria, pur non essendo tale conto dedicato esclusivamente alle attività progettuali;
21. nel caso di accredito dei fondi di progetto ad organi del Ministero della Giustizia mediante trasferimento dei fondi ai pertinenti capitoli di entrata del Bilancio dello Stato ed assegnazione sui Capitoli di spesa del Bilancio dello Stato, tutte le attività finanziarie dovranno essere gestite secondo la normativa in materia di Finanza e Contabilità Pubblica;
22. in caso di finanziamenti elargiti da parte di soggetti terzi nei progetti cofinanziati, salvo diversa previsione nella convenzione di finanziamento stipulata dalle parti e fatti salvi i casi nei quali sia previsto ed approvato il cofinanziamento mediante apporto di risorse umane e strumentali ovvero tramite spese sostenute direttamente dal soggetto co-finanziatore per acquisti, compensi vari, retribuzioni ecc.., i fondi dovranno obbligatoriamente essere versati alla Cassa delle Ammende sul conto IBAN IT66H0100003245350200020134 intestato a “20134 DL 269/03 INCASSI E PAGAMENTI TESORERIA CENTRALE“, indicando nella causale la denominazione dell’ente versante e la dicitura “per conto della Cassa delle Ammende-cofinanziamento progetto n. ____” ;
23. sul suddetto conto corrente dovranno essere versate, altresì, le somme relative agli interessi attivi maturati sul conto corrente bancario o postale di progetto, indicando nella causale la denominazione dell’ente versante e la dicitura “per conto della Cassa delle Ammende -interessi maturati-progetto n. _______”;
24. ha l’obbligo di utilizzare gli introiti che si dovessero verificare a qualunque titolo nell’esecuzione del progetto secondo la destinazione espressamente indicata ed approvata dalla Cassa delle Ammende, sulla base delle esigenze dettate dalle diverse finalità perseguite, nonché in considerazione delle peculiarità delle singole progettualità ammesse al finanziamento, nel pieno rispetto di quanto previsto dallo Statuto della Cassa delle Ammende, dal Regolamento per l'amministrazione e la contabilità dello stesso ente e dalla normativa vigente.

RETRIBUZIONI

25. il Responsabile di progetto dovrà produrre la documentazione attestante l’importo erogato per il pagamento delle retribuzioni e l’effettivo impiego delle persone che hanno prestato attività lavorativa per la realizzazione degli interventi di progetto, nel rispetto del fabbisogno previsto; si dovrà allegare la dichiarazione sottoscritta dal Responsabile di progetto, attestante l’importo dovuto e l’avvenuta corresponsione di quanto dovuto ai beneficiari/lavoratori, producendo la documentazione attestante i pagamenti e gli accrediti effettuati, nonché la documentazione di versamento delle imposte e dei contributi; nel caso di retribuzione di persone detenute dovrà essere allegata la documentazione attestante:

• l'avvenuto accredito / pagamento della retribuzione a favore del lavoratore;
• l’avvenuto adempimento rispetto agli obblighi contributivi e previdenziali del datore di lavoro, ivi compresi gli adempimenti relativi agli assegni per il nucleo familiare (ove dovuti);
• l’avvenuto adempimento rispetto agli obblighi fiscali e del sostituto di imposta ai fini IRAP ed IRPEF.  

Il Responsabile di progetto è tenuto ad adempiere regolarmente rispetto agli obblighi del datore di lavoro e del sostituto di imposta, manlevando la Cassa delle Ammende da ogni obbligo o responsabilità per eventuali inadempienze o inosservanze dei relativi obblighi di legge

RENDICONTAZIONE E CONTROLLO DELLA CASSA DELLE AMMENDE

26. Il rendiconto deve essere reso semestralmente, salvo diversa previsione nella convenzione di finanziamento stipulata dalle parti, completo di tutta la documentazione indicata ai vari punti del presente vademecum, firmato digitalmente ed inviato tramite posta elettronica certificata all’indirizzo cassa.ammende.dap entro i 30 giorni successivi alla scadenza del periodo di rendicontazione; il periodo di rendicontazione decorre dalla data di avvio della attività progettuali individuata nella convenzione di finanziamento sottoscritta dalle parti.
27. la rendicontazione dovrà essere resa, con l’utilizzo della modulistica predisposta in formato EXCEL o PDF generato sulla base della stessa modulistica reperibile sul sito www.giustizia.it nella sezione dedicata alla “Cassa delle Ammende”, da inviare con firma digitale;
28. al rendiconto dovrà essere allegata una relazione sullo stato di avanzamento delle attività progettuali e sulle attività realizzate durante il periodo di rendicontazione, debitamente sottoscritta dal Responsabile di progetto;
29. qualora la disponibilità finanziaria sia in fase di esaurimento prima della scadenza del periodo di rendicontazione indicato nella convenzione di finanziamento, il Responsabile di progetto potrà inviare il rendiconto per un periodo inferiore, al fine di richiedere anticipatamente l’assegnazione della restante parte di finanziamento; si evidenzia, ad ogni buon fine, che l’accredito della restante quota del finanziamento sarà subordinato all’accertamento del regolare andamento delle attività progettuali ed alla regolarità della rendicontazione presentata dal Responsabile di progetto; la Cassa delle Ammende non risponderà di eventuali ritardi per pagamenti dovuti a fronte di impegni assunti dal Responsabile di progetto non compatibilmente con le tempistiche di accreditamento delle quote di finanziamento;
30. ad ogni buon fine si evidenzia che al rendiconto devono essere allegati:

• documenti giustificativi di spesa (fatture, ricevute fiscali, note di debito, parcelle, documenti di versamento ritenute, prospetti liquidazione retribuzioni, versamenti contributivi, quietanze e documenti attestanti gli avvenuti pagamenti con i dati relativi ai beneficiari degli stessi, ecc.);
• documentazione sopra descritta al punto 8, relativa alle procedure espletate per l’acquisizione di forniture, servizi o per l’espletamento dei lavori;
• relazione sullo stato di avanzamento del progetto;
• estratto/i conto originali o in copia conforme all’originale attestanti i saldi iniziali e finali, nonché ogni singola movimentazione del conto corrente, afferenti al periodo di rendicontazione;
• documentazione descrittiva dei pagamenti riportante i dati, le coordinate bancarie e l’intestazione dei beneficiari, con relative causali; in caso di emissione di assegni, bonifici domiciliati o vaglia, che dovranno essere tratti sul conto corrente di progetto e dovranno recare la clausola di non trasferibilità, per i limitati casi previsti (ad esempio: somme da corrispondere a soggetti scarcerati o assegni per il nucleo familiare di soggetti in esecuzione penale, casi nei quali, sovente, non si può provvedere a mezzo bonifico), si dovrà fornire copia conforme all’originale del titolo emesso o della documentazione attestante l’emissione del titolo, l’avvenuta consegna e la corresponsione di quanto dovuto al legittimo beneficiario;

31. il Responsabile di progetto sarà tenuto a fornire la documentazione integrativa che la Cassa delle Ammende riterrà necessario richiedere nell’ambito dei controlli di regolarità amministrativo-contabile sulla rendicontazione.

ADEMPIMENTI RELATIVI ALLA CONCLUSIONE DEL PROGETTO

32. Al termine del progetto il Responsabile di progetto dovrà:

• comunicare alla Cassa delle Ammende l’avvenuta conclusione del progetto, producendo la relazione finale degli obiettivi raggiunti nonché la dichiarazione e la documentazione attestanti la regolare esecuzione di tutte le attività progettuali, da inviare con firma digitale tramite posta elettronica certificata;
• provvedere, fatti salvi i casi di diversa autorizzazione da parte della Cassa delle Ammende, alla chiusura del conto corrente di progetto e versare le disponibilità residue, ove esistenti, e gli interessi maturati sul conto corrente dedicato al finanziamento ed all’attuazione del progetto, sul conto IBAN IT66H0100003245350200020134 intestato a “20134 DL 269/03 INCASSI E PAGAMENTI TESORERIA CENTRALE“, indicando nella causale la denominazione dell’ente versante e la dicitura “per conto della Cassa delle Ammende-saldo conclusione progetto n. ___________”; nel caso di accredito dei fondi di progetto su conto di tesoreria intestato all'ente o all'organo che ha presentato la domanda o tramite trasferimento dei fondi ai pertinenti capitoli di entrata del Bilancio dello Stato per gli organi del Ministero della Giustizia, non sarà prevista la chiusura del conto corrente di progetto ed il Responsabile di progetto provvederà al solo versamento delle disponibilità residue, ove esistenti;
• provvedere alla cessione gratuita di tutti i beni, delle opere realizzate e di tutte le attrezzature aventi carattere durevole, acquistati nell’ambito della realizzazione delle attività del programma o progetto, a favore dell’Istituto Penitenziario ove tali attività si sono realizzate o a favore dell’Istituto Penitenziario designato dal Provveditorato Regionale dell'Amministrazione  Penitenziaria competente per territorio in caso di progetti realizzati al di fuori degli Istituti Penitenziari; sono fatti salvi i casi nei quali la Cassa delle Ammende abbia espressamente disposto la diversa destinazione dei beni e delle opere realizzate, sulla base delle esigenze dettate dalle diverse finalità perseguite, nonché in considerazione delle peculiarità delle singole progettualità ammesse al finanziamento, nel pieno rispetto di quanto previsto dallo Statuto della Cassa delle Ammende, dal Regolamento per l'amministrazione e la contabilità dello stesso ente e dalla normativa vigente.