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Convenzione tra Ministero della Giustizia e l’Associazione Italiana Editori relativa all’accesso da parte degli editori alla Banca dati di Merito: modalità di utilizzo per finalità editoriali dei provvedimenti giudiziari di merito - 30 gennaio 2025

30 gennaio 2025

Tutti gli editori, anche non associati ad AIE, potranno aderire al contenuto della Convenzione, sottoscrivendo apposito documento, da trasmettere al Dipartimento per l'innovazione tecnologica della giustizia, nel quale devono essere espressamente accettate, tra le altre, le obbligazioni previste dagli articoli ai punti 1.6, 2.1, 4.1, 5, 7.2, 7.3. e 8.1 della Convenzione

Emblema del Ministero della giustizia e logo Associazione Italiana Editori

 

CONVENZIONE

Tra

Ministero della Giustizia
(di seguito MINISTERO)

e

l’Associazione Italiana Editori
(di seguito AIE)

“Convenzione relativa all’accesso da parte degli editori alla Banca dati di Merito: modalità di utilizzo per finalità editoriali dei provvedimenti giudiziari di merito”

PREMESSO

Il quadro normativo e regolamentare europeo e nazionale e in particolare:

CONSIDERATO CHE

  • il Ministero della Giustizia, nel piano di attuazione del PNRR, ha ottenuto il conseguimento della milestone M1C1-38 (Riforma 1.8: Digitalizzazione della Giustizia), che include la realizzazione – entro il quarto trimestre 2023 – «di una banca dati gratuita, pienamente accessibile e consultabile delle decisioni civili, conformemente alla legislazione»;
  • Al fine del perseguimento del suddetto intervento PNRR la Direzione generale sistemi informativi automatizzati (in acronimo DGSIA) del Dipartimento per l’innovazione tecnologica della giustizia del Ministero della Giustizia (in acronimo DIT), ha realizzato, in forza del finanziamento PON Governance 2014-2020 (React Eu), la nuova banca dati di merito pubblica (in acronimo BDP), che è accessibile online al pubblico dal 14 dicembre 2023;
  • la BDP ha sostituito il precedente Archivio Giurisprudenziale Nazionale (in acronimo AGN) e raccoglie tutti i provvedimenti civili (sentenze, decreti e ordinanze), pubblicati – dal 1° gennaio 2016 e fino all’attualità – nei tribunali e nelle corti d’appello italiane, provenienti dal Sistema Informatico del settore Civile (in acronimo SICI);
  • i provvedimenti della BDP sono resi disponibili all’utenza attraverso lo scarico del singolo documento e con i dati personali pseudonimizzati;
  • la fruibilità online dei provvedimenti giudiziari di merito si pone in coerenza con le politiche europee e nazionali ed è in grado di accrescere la trasparenza dei sistemi giudiziari, aiutando i cittadini e gli imprenditori a comprendere i propri diritti e al contempo aumentando la fiducia nella giustizia, consentendo inoltre agli operatori legal tech percepiti come opportunità per la condivisione degli indirizzi giurisprudenziali;
  • i dati prodotti dal sistema giudiziario, nondimeno, sono regolati dalla normativa UE sugli open data e sul riuso delle informazioni del settore pubblico: per tale ragione la nuova Banca dati di Merito pubblica è stata n. 196; fondamentale, in questo quadro, è altresì il ruolo degli editori che utilizzano le medesime informazioni come base per fornire, poi, agli operatori della giustizia contenuti originali e servizi dedicati;
  • l’AIE è l’associazione di categoria, aderente a Confindustria, degli editori di libri, riviste scientifiche e prodotti, banche dati e servizi digitali di natura editoriale; con i suoi 321 associati che editano tramite 635 marchi editoriali, rappresenta oltre il 90% del fatturato dell’editoria italiana e più del 95% del segmento dell’editoria specializzata in materie giuridiche;
  •  il MINISTERO e l’AIE condividono la necessità di garantire la continuità dei servizi degli editori, anche non associati ad AIE (di seguito gli “Editori”), in questo ambito finalizzato a diffondere la conoscenza della giurisprudenza e, per questi specifici fini, appare utile fornire agli Editori l'accesso ad un servizio di download massivo dei dati delle sentenze in modo che essi possano utilizzare i contenuti dei provvedimenti giudiziari di merito nella loro interezza, ovverosia non anonimizzati, salvo che nelle materie elencate nell’articolo 52 del d.lgs. 30 giugno 2003, n. 196;
  • la Convenzione del 4 luglio 2024 tra il MINISTERO e AIE ha previsto una fase sperimentale per il periodo intercorrente tra la data di sottoscrizione e il 31 dicembre 2024, volto a garantire un accesso ai provvedimenti datati 2024 presenti nella Banca dati Pubblica (di seguito BDP), definire le più efficienti modalità per il loro download massivo, rilevare le eventuali esigenze di editori all’accesso a un numero limitato di provvedimento, nonché stimare i costi marginali per il MINISTERO per garantire tali servizi;
  • le Parti confermano l’impegno assunto di addivenire a un accordo che consenta di raggiungere gli obiettivi sopra elencati;
  • la fase sperimentale ha fornito risposte alle problematiche sopra evidenziate, in particolare relativamente alle criticità tecniche, alla varietà di esigenze degli editori e ai costi marginali per il MINISTERO;
  • le parti convengono che tali risultanze possano essere utilizzate come base di una Convenzione di durata biennale, rinnovabile;

quanto sopra premesso e considerato, si conviene e stipula quanto segue:

Articolo 1

1.1 La presente convenzione ha quale oggetto l’utilizzo da parte degli Editori del servizio di trasmissione telematica dei provvedimenti giudiziari archiviati nella BDP a decorrere dal 1° gennaio 2025 fino al 31 dicembre 2026. Ai fini della normativa in tema di trattamento e protezione dei dati personali, le Parti si danno atto che l’attività dedotta in Convenzione ricade nel campo della informazione giuridica ai sensi degli artt. 51-52 d.lgs. 196/2003 e dei principi applicabili nella materia.

1.2 Il servizio verrà reso mediante procedura di trasmissione dei dati, concordata tra il Ministero della Giustizia e l’AIE, attraverso il rilascio di uno specifico identificativo univoco per ogni editore finalizzato alla fruizione del servizio, a seguito di approvazione della Direzione generale per i sistemi informativi automatizzati del Dipartimento per l’innovazione tecnologica della giustizia del MINISTERO.

1.3 Il MINISTERO si impegna ad attivare, entro 60 giorni dalla data di sottoscrizione della convenzione, la procedura di cui al paragrafo 1.2 di trasmissione dei provvedimenti giudiziari di merito non anonimizzati, accompagnati dai relativi metadati di cui all’Allegato 1, archiviati nella BDP a decorrere dal 1° gennaio 2025. Si impegna altresì a garantire la continuità dell’accesso ai provvedimenti secondo le modalità adottate nella fase sperimentale fino all’attivazione della nuova procedura. Si precisa che i provvedimenti concernenti minorenni, stato delle persone e famiglia saranno messi a disposizione solo previo oscuramento integrale da parte del Ministero della giustizia dei dati personali, in conformità con quanto prescritto dall’articolo 52 del d.lgs. 30 giugno 2003, n. 196. Gli editori, prima dell’utilizzo, verificano la correttezza dell’oscuramento dei dati personali e, fermi gli obblighi di riservatezza assunti con la presente Convenzione, si impegnano a segnalare tempestivamente ogni anomalia in vista dei necessari correttivi, per la definitiva corretta trasmissione a cura del Ministero. I provvedimenti potranno essere utilizzati in forma non anonimizzata solo per le procedure interne degli Editori, precedenti al loro utilizzo all’interno dei servizi accessibili ai propri clienti.

1.4 L’accesso alla BDP avverrà secondo due distinte modalità:

  1. il download massivo dei provvedimenti;
  2. l’accesso a singoli provvedimenti selezionati dall’utente;

Relativamente alla modalità di cui al punto a) il MINISTERO garantisce la possibilità per gli editori di accedere, senza limiti quantitativi, ai provvedimenti costantemente aggiornati a seguito delle registrazioni nella BDP, attraverso sistemi il più possibile automatizzabili, basati su API (Application Programming Interface), al fine di minimizzare gli interventi manuali sia da parte degli editori sia da parte del MINISTERO.

Relativamente alle modalità di cui al punto b) gli editori potranno accedere attraverso interfacce web dedicate sviluppate dal MINISTERO.

1.5 AIE al momento della firma della presente convenzione comunica la lista degli Editori da abilitare secondo le modalità di cui all’articolo 1.4, lettera a). AIE si impegna altresì a fornire i nominativi di tecnici qualificati degli Editori per contribuire, nel confronto con il MINISTERO, alla migliore definizione delle specifiche tecniche secondo le finalità di cui al paragrafo 1.4 e a promuovere la convenzione secondo quanto previsto all’articolo 5 e a comunicare i riferimenti degli Editori che dovessero segnalare il loro interesse al servizio di cui all’articolo 1.4 in un tempo successivo alla sottoscrizione della convenzione, ferma restando la facoltà di ciascun Editore di contattare direttamente il Ministero.

1.6 Ciascuno degli Editori abilitati al trasferimento dei provvedimenti giudiziari deve assumere l’impegno nei confronti del MINISTERO a non cedere ad alcun altro editore o a soggetti operanti nel settore dell’informatica giuridica, anche stranieri, a nessun titolo neppure gratuitamente, i dati e contenuti trasmessi dal MINISTERO in forza della presente convenzione.

1.7 Il MINISTERO sospende la fruizione del servizio da parte di un editore qualora vengano riscontrate possibili anomalie nell’utilizzo del servizio.

Articolo 2

2.1 È consentito agli Editori di accedere al servizio indicato nell’articolo 1 e di utilizzare le informazioni ivi contenute soltanto per uso di ricerca, studio e informazione giuridica. Ciascun editore si impegna a mettere in atto tutti gli accorgimenti che consentano la diffusione dei provvedimenti scaricati dalla BDP compatibilmente con le cautele e i principi di protezione dati applicabili nella materia dell’informazione giuridica come contemplati, in particolare, dagli articoli 51 e 52 del d.lgs. 30 giugno 2003, n. 196.

2.2 Il MINISTERO ha facoltà di modificare le modalità di fruizione del servizio di trasmissione, garantendo la continuità del servizio stesso, compatibilmente con le tempistiche manutentive e di quelle necessarie per le modifiche tecniche, comunicate nell’apposita sezione del PST.

2.3 Il MINISTERO è esonerato da ogni responsabilità per danni di qualsiasi natura, diretti o indiretti, ed in particolare per i danni derivanti da eventuali inesattezze o incompletezze dei dati contenuti negli archivi BDP, nonché per le eventuali sospensioni del servizio dovute a caso fortuito, forza maggiore, fatto e colpa di terzi ovvero manutenzioni tecniche.

2.4 Gli Editori abilitati al servizio assumono piena responsabilità in relazione alla conservazione e alla custodia a norma dei dati a partire dal momento della disponibilità dei dati della BDP.

Articolo 3

3.1 Gli effetti della presente convenzione decorrono dal 1° gennaio 2025 e cessano alla data del 31 dicembre 2026.

3.2 Eventuali rinnovi della convenzione devono formare oggetto di specifica contrattazione, che le Parti si impegnano a condurre in tempi tali da consentire la non interruzione del servizio.

3.3 È escluso il rinnovo tacito della presente convenzione.

Articolo 4

4.1 Quale corrispettivo per recuperare i costi marginali sostenuti dal Ministero per assicurare l'accesso al servizio, attraverso la trasmissione dei dati da parte degli uffici tecnici del DIT, ciascun Editore:

  • se aderente alla convenzione sottoscritta da AIE secondo le modalità di cui all’articolo 1.4, lettera a), si obbliga a versare al Ministero della Giustizia un importo in misura forfettaria annua di euro 30.000,00 (trentamila/00);
  • se aderente alla convenzione sottoscritta da AIE secondo le modalità di cui all’articolo 1.4, lettere b), si obbliga a versare al Ministero della Giustizia un importo pari a euro 0,05 (zero, zerocinque) moltiplicato per il numero di provvedimenti scaricati.

4.2 Il corrispettivo versato sarà imputato al capo XI – Ministero della Giustizia – capitolo 2413/28 dello stato di previsione delle entrate del bilancio dello Stato, ai fini della successiva riassegnazione ad uno o più capitoli del DIT, per il finanziamento delle spese di investimento e sviluppo dell'informatica giuridica.

4.3 L’importo dovuto per l’accesso dovrà essere versato esclusivamente tramite PagoPA, utilizzando l’apposito modulo di pagamento generato dal Ministero della Giustizia.

4.4 Il corrispettivo fissato al paragrafo 4.1 è omnicomprensivo di ogni onere dovuto dall’editore, al netto delle imposte eventualmente dovute.

4.5 Le spese di copia, stampa, bollo, registrazione e tutte le altre necessarie alla stipula della presente convenzione sono a carico esclusivamente dell’AIE.

Articolo 5

5.1 L’AIE si impegna a informare i propri associati e, in generale, gli Editori sui contenuti della presente convenzione, sulle modalità di adesione al servizio, sulle caratteristiche del servizio attivato, e sugli impegni che gli Editori dovranno assumere per accedervi.

5.2 L’AIE si impegna a collaborare al monitoraggio sull’andamento della convenzione e favorendo la risoluzione di problematiche che dovessero sorgere nei rapporti con propri editori fruitori del servizio.

5.3 Le Parti individuano, per le rispettive competenze, un proprio Responsabile per attivare la collaborazione e il monitoraggio degli aspetti operativi della convenzione.

Articolo 6

6.1 Le Parti e gli Editori si impegnano a mantenere la più assoluta riservatezza su dati, notizie e informazioni comunque ricevute nell'adempimento degli obblighi derivanti dal presente atto e si impegnano a far sì che i propri iscritti e collaboratori rispettino tale obbligo, mediante l’adozione di apposite istruzioni e misure di sicurezza. In conformità a quanto previsto dal Regolamento 2016/679/EU (c.d. GDPR), dal d.lgs. 30 giugno 2003, n. 196, nonché dal d.lgs. 10 agosto 2018, n. 101, tutti i dati personali che verranno scambiati fra le parti saranno trattati, per le sole finalità di esecuzione connesse alla presente convenzione in modo strumentale all’espletamento dei relativi procedimenti, nonché per adempiere eventuali obblighi di legge e di regolamento della normativa comunitaria e/o derivanti da prescrizioni del Garante per la protezione dei dati personali.

6.2 Gli Editori si impegnano a trattare i dati personali in osservanza dei principi dell’art. 5 GDPR, con particolare riguardo alla puntuale applicazione del principio di minimizzazione nell'utilizzo dei dati che prevede il trattamento dei soli dati necessari, adeguati e pertinenti al raggiungimento delle finalità di cui alla presente convenzione, nonché al rispetto dei principi di lealtà, correttezza, trasparenza, limitazione della finalità, esattezza, limitazione della conservazione, integrità e riservatezza in conformità alla vigente normativa di settore. In particolare, gli Editori che aderiranno al servizio dovranno impegnarsi ad osservare le vigenti disposizioni in materia di sicurezza e riservatezza e a farle osservare ai relativi dipendenti e collaboratori, anche quali persone autorizzate al trattamento dei dati personali. Il personale incaricato per le operazioni che implichino processamenti di dati personali rilevanti ai fini del GDPR verrà designato ai fini della relativa attuazione, nei limiti della qualifica e delle mansioni di competenza ricevendo apposite istruzioni ed impegnandosi al rispetto delle prescrizioni vigenti per la protezione dei dati personali inclusa la segnalazione tempestiva di eventuali rischi incombenti sulla sicurezza del trattamento e la comunicazione senza ritardo di eventuali violazioni dei dati ai fini delle notificazioni previste dal GDPR. Per il ministero della Giustizia il trattamento dei dati personali è lecito ai sensi dell’art. 6, par. 1, lett. e del GDPR, in quanto necessario per l'esecuzione di un compito di interesse pubblico o connesso all'esercizio di pubblici poteri di cui è investito il titolare del trattamento.

6.3 Alla luce della normativa rilevante in materia (Codice della privacy e GDPR), le Parti si danno atto della circostanza per cui, in relazione alle attività di cui all’articolo 1.2 e articolo 2.2, il MINISTERO è qualificato come Titolare del trattamento dei dati personali. Per le attività ulteriori e successive alla trasmissione dei provvedimenti giudiziari da parte del Ministero agli Editori aderenti ai sensi dell’art. 2, questi ultimi assumono la qualifica di ulteriori Titolari del trattamento, restando perciò esclusivi responsabili delle finalità e dei mezzi in ordine agli ambiti ed operazioni che comportino trattamento di dati personali.

6.4 Ciascuna Parte e gli Editori, si impegnano sin d'ora, nel caso in cui per l'esecuzione del presente accordo essa sia tenuta a trattare dati personali di terzi per conto dell'altra parte, a farsi designare da quest'ultima senza alcun onere aggiunto per alcuna parte quale responsabile del trattamento a norma dell'articolo 28 GDPR, con apposito atto da allegarsi al presente accordo, contenente altresì la disciplina di dettaglio degli elementi ivi prescritti, con particolare riferimento agli obblighi del Responsabile, alla natura e finalità del trattamento, al tipo di dati personali e categorie di soggetti interessati, agli obblighi e i diritti del Titolare del trattamento.

Articolo 7

7.1 Ciascun Editore assume in proprio ogni responsabilità in caso di violazioni delle politiche di sicurezza definite, secondo le leggi in vigore e in particolar modo dal Regolamento 2016/679 dell’Unione Europea e le linee guida dell'Agenzia per la Cybersicurezza Nazionale (ACN).

7.2 Ciascuno degli editori abilitati al trasferimento dei provvedimenti giudiziari si impegna a non utilizzare i provvedimenti forniti per effettuare alcun tipo di attività di profilatura di alcun ente o soggetto ed in particolare degli uffici giudiziari e dei singoli giudici, né per addestrare strumenti di intelligenza artificiale, salvo che per la ricerca giurisprudenziale e dottrinale.

7.3 La conservazione dei dati del Ministero della giustizia, per ciascun editore iscritto all’AIE, deve avvenire su infrastrutture presenti sul territorio dell’Unione europea.

7.4 Le Parti si danno atto e adottano le misure necessarie affinché tutti i soggetti comunque coinvolti nel trattamento di dati personali implicati nell’esecuzione della Convenzione – anche quali ulteriori titolari del trattamento di dati personali – segnalino al Ministero della Giustizia, quale gestore della procedura di trasmissione dei dati di cui all’art. 1 della presente Convenzione, le violazioni anche potenziali dei dati di cui siano venuti a conoscenza, sulla base di quanto disposto dall’art. 33 del Regolamento (UE) 2016/679 in modo da consentire la tempestività delle verifiche e degli adempimenti di cui agli artt. 33- 34 GDPR e le iniziative occorrenti per porvi rimedio e/o per attenuare i possibili effetti negativi dell’evento. Con separato protocollo operativo potranno essere dettagliati il flusso delle informazioni, le tempistiche, le qualifiche degli operatori coinvolti ed altri obblighi concernenti la gestione degli incidenti di sicurezza, ivi inclusa la registrazione degli eventi occorsi con annotazione delle relative caratteristiche, delle conseguenze e degli eventuali provvedimenti adottati, e la tenuta ed aggiornamento della pertinente documentazione.

Articolo 8

8.1 Per qualsiasi controversia che dovesse insorgere in ordine all’interpretazione, all’esecuzione, alla risoluzione, allo scioglimento ed alla invalidità e/o all’inefficacia della presente convenzione, le parti stabiliscono la competenza esclusiva del foro di Roma.

Roma, 30 gennaio 2025


MINISTERO DELLA GIUSTIZIA
Il Capo di Gabinetto
Giusi Bartolozzi
firmato digitalmente

ASSOCIAZIONE ITALIANA EDITORI
Il Presidente
Innocenzo Cipolletta
firmato digitalmente