Circolare 6 novembre 2008 - Ufficio gare e contratti, acquisti per il ministero. Regolamentazione
6 novembre 2008
A seguito dell’istituzione dell’Ufficio gare e contratti in seno a questo Dipartimento e del verificarsi di alcune problematiche interpretative sui compiti relativi all’acquisto di beni e servizi per la sede centrale, si ritiene opportuno fornire alcuni chiarimenti in ordine alle procedure da osservare per l’acquisto di beni e servizi nella sede centrale.
Normative e regolamenti di riferimento.
Direttive 2004/17/CE, 2004/18/CE e 2007/66/CE.
Decreto legislativo 14/4/2006 n. 163 (codice dei contratti) e successive modifiche.
Decreto Presidente della Repubblica 4/9/2002 n. 254.
Regolamento per il funzionamento dell’Autorità per la vigilanza sui contratti pubblici del 7/2/2007.
Circolare della Presidenza del Consiglio dei Ministri 1/3/2007.
Decreto del Capo del Dipartimento dell’Organizzazione giudiziaria, dei beni e dei servizi del
18/5/2007.
Il d.lvo 163/06 (codice dei contratti pubblici) ha regolamentato, recependo le direttive europee in materia, in modo molto dettagliato le procedure attraverso le quali è possibile l’approvvigionamento dei beni e servizi da parte delle Pubbliche Amministrazioni.
L’entrata in vigore del regolamento per il funzionamento dell’Autorità per la vigilanza sui contratti pubblici ha previsto, poi, ulteriori adempimenti, in aggiunta a quelli previsti dal D.vo 163/06, la cui inosservanza comporta la nullità della gara con le possibili conseguenze di natura contabile.
Al fine di poter esperire in modo corretto le procedure previste dal codice dei contratti citato, il Capo del Dipartimento dell’organizzazione giudiziaria, con decreto del 18/5/2007 ha istituito un apposito reparto – reparto gare e contratti – del Dipartimento ed ubicato presso la Direzione Generale delle risorse materiali dello stesso Dipartimento. A tale ufficio è stato preposto personale in possesso di specifiche competenze e di provata esperienza in tema di appalti pubblici e
contabilità di Stato.
Il predetto reparto, come indicato nell’art. 3 del decreto del Capo Dipartimento citato, è competente a svolgere tutte le attività necessarie per la scelta del contraente fra quelle previste dal D.vo 163/06 indipendentemente dal valore dell’appalto e della tipologia di procedura individuata dall’Amministrazione ivi comprese le acquisizioni in economia di cui all’art. 125 del D.vo 163/06.
In particolare il reparto cura la stesura dei bandi di gara, delle lettere di invito e dei contratti offrendo, ove richiesto, una collaborazione per la redazione dei capitolati di gara.
Tuttavia, anche se è esclusa l’attività inerente la stesura del capitolato di gara, che resta esclusivo compito dell’Ufficio che richiede la gara, il reparto può elaborare i capitolati ove possegga le necessarie competenze e fornire, ove richiesto, la sua collaborazione alla stesura degli altri capitolati.
Premesse tali brevi note specificative dell’attività del reparto si ritiene necessario, al fine di fare chiarezza sulle modalità di intervento del reparto, anche al fine di non creare inutili duplicazioni di attività o confusione nell’espletamento delle stesse, chiarire quanto segue.
L'art. 11del d.vo 163/06 prevede obbligatoriamente che ogni Amministrazione, prima dell'avvio delle procedure di affidamento dei contratti pubblici, si determini a contrarre, in conformità ai propri ordinamenti, individuando gli elementi essenziali del contratto e i criteri di selezione degli operatori e delle offerte.
L’art. 3 del decreto istitutivo del reparto prevede che l’espletamento delle attività di gara, da parte del reparto stesso, avverrà in base al contenuto dell’atto di determina di cui al citato art. 11.
Dal combinato disposto degli articoli citati emerge, inequivocabilmente, che il reparto assume l’obbligo di procedere all’espletamento della gara nel momento in cui l’Ufficio richiedente, emette l’atto di determina, redige il capitolato in base al contenuto dello stesso e lo rende noto al reparto con missiva protocollata.
E’ evidente che ogni richiesta avanzata in modo difforme da quanto sopra indicato non consentirebbe il regolare inizio della procedura di gara e, pertanto, deve ritenersi priva di ogni effetto giuridico.
A tal proposito si sottolinea che il seguire la procedura indicata risponde a precisi obblighi di legge a cui sono collegate anche le relative responsabilità.
E’ infatti chiaro che il Reparto gare e contratti assolve un compito prettamente tecnico e non può, in alcun modo, assumere competenze che, per legge, appartengono ad altre articolazioni.
Si sottolinea, in particolare, che l’atto di determina, necessario ed indispensabile perché si possa iniziare una procedura di gara, è un atto formale e solenne nel quale l’Ufficio richiedente esternalizza la propria volontà di procedere ad un acquisto dopo aver effettuato le valutazioni, al proprio interno, relativamente alla necessità ed indispensabilità della spesa nonché alla verifica della consistenza economica del capitolo sul quale la spesa deve gravare.
Va da se che tali attività rientrano nella competenza di ciascun ufficio richiedente e non del reparto gare e contratti.
Anche la stesura del capitolato da parte dell’Ufficio richiedente, risponde alle medesime esigenze. Infatti con il capitolato l’Ufficio richiedente manifesta al reparto le proprie scelte discrezionali in ordine al contenuto del bene da acquistare o alla tipologia di servizio richiesto, scelte che devono obbligatoriamente rispecchiare le esigenze interne di ciascun ufficio e che non possono essere demandate al Reparto gare e contratti. Esso, in base al capitolato, potrà allora predisporre tutti gli atti di gara necessari per perfezionare l’acquisto.
Per quanto attiene agli acquisti di beni e servizi della sede centrale e che servono al soddisfacimento di più articolazioni ministeriali (precedentemente operati dal Consegnatario) deve precisarsi che il DPR 4/9/2002 n. 254, e la successiva circolare n.2 del 16/1/2003 del Ministero dell’economia e delle finanze (MEF), hanno regolamentato in modo preciso la materia.
In particolare si sottolinea che il DPR 254/02 citato individua i compiti del consegnatario in modo analitico ed esclude che tale figura possa procedere ad acquisti di beni o servizi.
Tale compito, infatti, è individuato dall’art. 13 dello stesso DPR che prevede che tutte le richieste di beni mobili, debbano essere rivolte al Dirigente responsabile degli acquisti, come individuato dall’art. 7 dello stesso DPR, per il tramite del consegnatario.
La circolare n. 2 del MEF citata, nel ribadire tale concetto, richiama l’attenzione sulla circostanza che il dirigente preposto agli acquisti non può delegare il consegnatario agli acquisiti in quanto le due figure si pongono in contraddittorio fra loro e, quindi, di incompatibilità.
Dalla lettura del combinato disposto degli articoli citati appare del tutto evidente che non può essere demandata al Consegnatario la funzione di procedere ad acquisti di alcun genere in quanto tale prerogativa ricade in capo al dirigente responsabile degli acquisti.
Tuttavia tale rigorosa interpretazione è stata attenuata per quanto riguarda le spese di lieve entità.
Precisa, infatti la richiamata circolare del MEF, che detti acquisti, a causa della loro peculiarità, possono essere effettuati dal Consegnatario entro il limite da determinarsi da ciascuna Amministrazione nel rispetto, comunque, dei principi generali.
Tale limite, coerentemente con quello indicato in via non esclusiva dal DPR 254/02 (4.000 euro), viene fissato per questo Ministero in 7.000 euro.
Tale interpretazione estensiva, fra l’altro, risponde a criteri di praticità ed economicità dell’intervento di spesa da effettuare.
Pertanto è opportuno che tutte le richieste inferiori a tale somma siano fatte pervenire direttamente al Consegnatario che procederà al loro soddisfacimento previa comunicazione al Dirigente responsabile della spesa.
Tutte le spese superiori a tale somma rientrano nelle competenze del Reparto Gare e contratti secondo le modalità più sopra individuate.
Infine va precisato che il decreto istitutivo del reparto gare e contratti non ha previsto che lo stesso provveda a quegli acquisti da eseguirsi a mezzo del mercato elettronico o di adesione a convenzioni CONSIP. Ciò in quanto tali procedure non prevedono una gara articolata ma, una forma molto semplificata di acquisizione che, per ragioni di praticità non appare opportuno siano demandate al reparto gare e contratti.
Pertanto per gli acquisti da effettuarsi secondo le modalità di cui sopra (mercato elettronico-CONSIP) gli Uffici potranno rivolgersi al Consegnatario ove non ritengono di provvedere autonomamente.
Per l’espletamento di tali procedure, tuttavia, appare opportuno non fissare un limite di spesa entro il quale è competente il Consegnatario tenuto conto che con il mercato elettronico non sono necessarie particolari modalità di scelta del contraente in quanto tale scelta è stata già effettuata dalla centrale di committenza CONSIP e l’operatore deve solo verificare che il bene sia presente su tale mercato.
Inoltre si renderebbe più veloce e pratico il sistema di acquisizione di beni di facile consumo per la sede ministeriale.
Deve da ultimo precisarsi che, in relazione alle modalità di richiesta di intervento del Reparto gare, l’Ufficio richiedente, sempre in considerazione che nell’atto di determina debbono essere obbligatoriamente indicati i criteri di scelta del contraente,dovrà verificare antecedentemente, attestandolo nell’atto di determina, che il bene o il servizio richiesto non è fra quelli la cui acquisizione sia obbligatoriamente prevista a mezzo del mercato elettronico o delle convenzioni CONSIP nel qual caso provvederà secondo quanto più sopra previsto per tali procedure.
Nel ringraziare per la collaborazione le SS.LL. si richiama, al fine di una migliore razionalizzazione delle attività tese al miglior soddisfacimento delle esigenze di ciascun ufficio, la necessità di attenersi a quanto indicato nella presente circolare.
Il reparto gare e contratti resta comunque a disposizione per ogni ulteriore chiarimento ai seguenti recapiti telefonici: 0668852253, 0668852690 fax 0668852058
Il Capo del Dipartimento
Luigi Birritteri