Circolare 2 agosto 2021 - Adozione di Linee guida per la razionalizzazione e ottimizzazione dell’attività ispettiva ordinaria sull’attività notarile
2 agosto 2021
Ministero della Giustizia
Ufficio Centrale degli Archivi Notarili
Circolare n. 3/2021
Ai Capi degli Archivi Notarili Distrettuali
Ai Capi delle Circoscrizioni Ispettive degli Archivi Notarili
LORO SEDI
Oggetto: “Linee guida per la razionalizzazione e ottimizzazione dell’attività ispettiva ordinaria sull’attività notarile”.
L'ispezione notarile costituisce uno dei principali compiti istituzionali degli Archivi notarili. Ne consegue che l’attività ispettiva ordinaria rientra tra gli obiettivi strategici dell’Amministrazione, oggetto di particolare attenzione nel Ciclo della Performance.
Essendo un’attività amministrativa che incide sulla sfera organizzativa e giuridica di altri soggetti, deve svolgersi nel rispetto dei principi di imparzialità, trasparenza ed obiettività dell’azione amministrativa. Per tale attività sono previste misure specifiche, oltre quelle generali, nel Piano Triennale di prevenzione della corruzione e della trasparenza del Ministero della Giustizia (da ultimo in quello per il triennio 2021-2023, adottato con D.M. 31 marzo 2021). Tra le misure specifiche è prevista l’emanazione di Linee guida sull’attività ispettiva.
Si è quindi ritenuto di procedere, anche in considerazione della esigenza di disporre di un ulteriore strumento, alla predisposizione delle prime “Linee guida”, che si allegano, per assicurare una maggiore omogeneità dell’attività ispettiva sul territorio nazionale, per orientare e coordinare con più incisività il controllo ispettivo degli Archivi notarili e dei capi delle circoscrizioni ispettive, tenuto conto delle modifiche nel tempo intervenute nel contesto esterno ed interno, dei principi e valori propri della legislazione costituzionale e primaria, dei principi della trasparenza, dell’anticorruzione e della tutela della privacy, che sempre più trovano espressione all’interno delle amministrazioni pubbliche.
Il coordinamento dell’attività degli Archivi notarili e l’obiettivo di dare puntuale attuazione all’inserimento dell’attività ispettiva in vari contesti, prima esemplificati (trasparenza, anticorruzione, performance, etc.), sono stati perseguiti mediante la definizione di principi uniformi, di indicazioni procedurali e comportamentali, in ordine alle varie attività collegate allo svolgimento delle ispezioni.
Particolare attenzione è stata assicurata ai rapporti con i presidenti dei Consigli notarili e i notai, la cui attività è soggetta alle ispezioni, e gli organi vigilanti.
L’argomento della trasparenza interna negli uffici, della condivisione della pianificazione e preparazione delle ispezioni e degli esiti delle stesse, ha avuto un significativo spazio nelle Linee guida.
Si segnalano le indicazioni – di carattere generale - che sono state inserite circa i “controlli a campione”, nell’ottica di assicurarne comunque l’efficacia e di renderli maggiormente trasparenti (nei criteri e nelle scelte operative), in una materia in cui appare complesso fissare analitici standard operativi predefiniti.
Per gli approfondimenti riguardanti le modalità operative dei controlli ispettivi, l’analisi delle concrete operazioni e degli atti da porre in essere, circa le priorità da assicurare negli accertamenti, si è rinviato alle periodiche iniziative di coordinamento e di aggiornamento che saranno poste in essere dall’Ufficio centrale, anche per favorire una consapevole attuazione delle stesse Linee guida.
Questo Ufficio provvederà, nel corso del 2021, a predisporre una check list per monitorare lo stato di attuazione delle Linee guida, a partire dall’anno in corso.
Si invitano i Capi degli Archivi notarili a portare le Linee guida a conoscenza del personale dell’ufficio ed a comunicare le stesse ai Consigli notarili e alle Procure della Repubblica competenti per il distretto.
Roma, 2 agosto 2021
IL DIRETTORE GENERALE
Renato Romano