Provvedimento 28 febbraio 2021 - Adozione dell'elenco delle Aree Organizzative Omogenee e del Manuale della Gestione Documentale ministeriale
28 febbraio 2021
prot. 1768.I
Dipartimento dell’Organizzazione Giudiziaria, del Personale e dei Servizi
Direzione Generale per i Sistemi Informativi Automatizzati
IL DIRETTORE GENERALE
VISTO il decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445 recante «Testo Unico sulla documentazione amministrative» (di seguito, TUDA) ed in particolare gli artt. 50 e ss;
VISTO il decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82 e s.m.i., recante «Codice dell’Amministrazione digitale» (di seguito, CAD);
VISTO il decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 3 dicembre 2013, recante «Regole tecniche per il protocollo informatico ai sensi degli articoli 40-bis, 41, 47, 57-bis e 71, del Codice dell'amministrazione digitale di cui al decreto legislativo n. 82 del 2005», pubblicato nel supplemento ordinario n. 20 alla Gazzetta Ufficiale - serie generale - 12 marzo 2014, n. 59;
VISTO il Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 13 novembre 2014 recante «Regole tecniche in materia di formazione, trasmissione, copia, duplicazione, riproduzione e validazione temporale dei documenti informatici nonché di formazione e conservazione dei documenti informatici delle pubbliche amministrazioni ai sensi degli articoli 20, 22, 23-bis, 23-ter, 40, comma 1, 41, e 71, comma 1, del Codice dell'amministrazione digitale di cui al decreto legislativo n. 82 del 2005»;
DATO ATTO CHE con il Codice dell'Amministrazione Digitale è stato tracciato il quadro legislativo entro cui deve attuarsi la digitalizzazione dell'azione amministrativa attraverso l'uso privilegiato di tecnologie informatiche e telematiche, stabilendo un nuovo rapporto sia tra enti che tra enti e cittadini;
CHE ai sensi dell'art. 2 comma 2 del CAD “le disposizioni si applicano alle pubbliche amministrazioni di cui all'articolo 1, comma 2, del decreto legislativo 30 marzo 2001, n. 165, nel rispetto del riparto di competenza di cui all'articolo 117 della Costituzione”;
CHE l'art. 50 del TUDA e l'art. 3 del DPCM 31.10.2000 n. 428 pongono l'obbligo per le Pubbliche Amministrazioni di individuare, nell'ambito del proprio ordinamento, gli uffici da considerare ai fini della gestione unica o coordinata dei documenti per grandi aree organizzative omogenee, assicurando criteri uniformi di classificazione e archiviazione, nonché di comunicazione interna tra le aree stesse;
CHE il successivo DPCM del 3 dicembre 2013 all'art. 3 comma 1 lett. a) ribadisce che le Pubbliche Amministrazioni provvedono ad individuare le aree organizzative omogenee e i relativi uffici di riferimento ai sensi dell'art. 50 del TUDA;
VISTO il Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 15 giugno 2015, n. 84 - Regolamento di riorganizzazione del Ministero della giustizia e riduzione degli uffici dirigenziali e delle dotazioni organiche;
VISTO il Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri n. 99 del 19 giugno 2019 con il quale, all’art 4 co. 1 lett. b) sono attribuiti a questa Direzione i compiti di cui all'articolo 17 del decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82, quale ufficio unico responsabile per la transizione digitale;
RITENUTO di dover coordinare, in attuazione delle funzioni e dei compiti come sopra attribuiti a questa Direzione generale, il processo di diffusione all’interno dell’amministrazione, dei sistemi di posta elettronica, protocollo informatico, firma, digitale e di ogni eventuale altro strumento d’informatizzazione e/o dematerializzazione;
CHE con nota 7229.ID del 23.08.2018, in accordo con il DPCM 3 dicembre 2013 “Regole tecniche per il protocollo informatico” pubblicato in G.U. n. 59 del 12 marzo 2014 sono stati designati il Responsabile della gestione documentale di Ente ed un suo vicario in possesso di idonei requisiti professionali, l’Amministratore di Ente ed un suo vicario, con compiti fissati nel manuale di Ente;
CHE presso la Direzione Generale per i Sistemi Informativi Automatizzati è attivo il Referente per l’Indice dei domicili digitali della Pubblica amministrazione e dei gestori di pubblici servizi (IPA);
CHE in seguito alla recente riorganizzazione del Ministero della Giustizia, la consistenza dei Dipartimenti è stata ridefinita istituendo nuovi uffici ed imponendo in conseguenza l’attribuzione di nuovi codici identificativi IPA validi come contrassegno di segnatura dei documenti;
CONSIDERATA la necessità per l’Ente di individuare tante AOO quante sono le articolazioni ministeriali definite nel DPCM 15 giugno 2015 n. 84 e nei successivi decreti inerenti alla riorganizzazione del Ministero della Giustizia;
RITENUTO altresì opportuno che ciascuna AOO individui il Responsabile della gestione documentale ed un suo vicario; il Referente per la gestione delle PEC e PEO istituzionali; i custodi delle credenziali di accesso alla PEC ed alla PEO istituzionali;
DATO ATTO che i compiti attribuiti alle suddette figure di sistema saranno dettagliati e fissati con il manuale di Ente e/o di AOO in corso di redazione;
ESAMINATO l’elenco delle AOO del Ministero della Giustizia in allegato, e preso atto che considerate le attività di ulteriore diffusione in corso di svolgimento, di modifica o di chiusura di AOO e delle relative istanze di protocollo, il predetto elenco è stato rilasciato in versione ß permanente in quanto lo stesso è suscettibile di modifiche;
RECEPITE con nota prot. m_dg.DOG07.03/11/2019.27177.U le osservazioni dell’Ufficio di Gabinetto dell’On.le Ministro comunicate con nota prot. m_dg.GAB.24/09/2019.0036840.U, a prot. DGSIA m_dg.DOG07.24/09/2019.25988.E,
DISPONE
- l’adozione dell’elenco delle AOO di cui in allegato;
- l’inserimento del presente atto nel redigendo Manuale della Gestione Documentale ministeriale anche ai fini della pubblicazione e diffusione che avverrà congiuntamente.
Romam 28 febbraio 2021
Il Direttore Generale
Alessandra Cataldi