Ministero della Giustizia

Circolare 14 gennaio 2006 - Tenuta informatizzata dei registri nei settori esecuzione penale e sorveglianza

14 gennaio 2006

PREMESSA

La presente circolare viene emanata al fine di chiarire la portata e l'ambito di applicazione del regolamento per la tenuta informatizzata dei registri (d.m. 264/2000) in relazione al nuovo sistema informativo dell'esecuzione e della sorveglianza (SIES).

1. IL SISTEMA INFORMATIVO DELL'ESECUZIONE E DELLA SORVEGLIANZA

Il sistema informativo dell'esecuzione e della sorveglianza (SIES) rappresenta, in applicazione dell'art. 3 del regolamento 264/2000, un registro informatizzato che contiene e aggrega i dati di cui ai modelli previsti dal d.m. 30 settembre 1989, nonché ogni altro elemento utile per lo svolgimento dell'attività degli uffici, relativamente alla fase di esecuzione delle sentenze irrevocabili, come di seguito indicato, anche al fine di garantire lo scambio di informazioni con altri sistemi informativi, in primis con il sistema informativo del Casellario Giudiziale Centrale.

La titolarità dei dati è di competenza dell'ufficio nel quale si originano e dal quale devono essere annotati nel registro informatico. Qualora uno stesso dato interessi più uffici, il sistema consente l'accesso al medesimo con il rispetto delle regole di proprietà delle annotazioni.

Con l'adozione di SIES non è più consentita la tenuta dei diversi registri cartacei previsti dal d.m. 30 settembre 1989 e delle relative rubriche, compresa la rubrica alfabetica, in quanto integralmente sostituiti dalla gestione informatizzata nei modi previsti dalla presente circolare. Conseguentemente, ai fini dell'iscrizione e della tenuta dei dati, non si deve più fare riferimento ai predetti registri o modelli, mentre, ai fini ispettivi e/o di monitoraggio, sarà previsto un sistema di estrazione e aggregazione in relazione alla classe di interesse. Infine, non si provvederà alla stampa del registro salva la necessità di verifiche mirate.
Al fine di garantire la corretta tenuta e l'allineamento tra i diversi registri informatizzati è obbligatorio che per ogni provvedimento emesso si proceda alla sua registrazione nel sistema e alla trasmissione elettronica ai destinatari di legge.

Preliminarmente all'installazione del sistema SIES, in adempimento a quanto previsto dall'art. 7 del regolamento sulla tenuta informatica dei registri adottato con decreto 27 marzo 2000 n. 264 (pubblicato in G.U. 26 settembre 2000 n. 225), il dirigente amministrativo dell'Ufficio deve designare con formale provvedimento le persone autorizzate alle operazioni di immissione, cancellazione, variazione ed esibizione dei dati nel sistema informatico. L'identificazione di colui che effettua dette operazioni, con l'indicazione della relativa data ed ora, è conservata nel sistema informatico, ai sensi del secondo comma del predetto articolo.

E' cura del dirigente amministrativo dell'Ufficio vigilare sulla corretta tenuta dei registri informatizzati da parte del personale, anche attivandosi per la necessaria formazione.
La conduzione operativa del SIES è assicurata dall'amministratore di sistema designato, con le modalità previste dall'art. 4 del d.m. 24 maggio 2001 dalla Direzione Generale dei Sistemi Informativi Automatizzati del Ministero della Giustizia.

Si richiamano, per il resto, le disposizioni di cui ai capi I e II del regolamento 264/2000 e le regole procedurali previste dal d.m. 24 maggio 2001.

1.1. REDAZIONE DELL'ESTRATTO ESECUTIVO

L'estratto esecutivo da comunicare alla Procura competente per l'esecuzione, da parte della cancelleria del Giudice di cognizione presso il quale la sentenza diventa esecutiva, dovrà contenere, obbligatoriamente, come previsto dalla normativa, i seguenti dati attinenti alla sentenza o decreto penale:

1. Numero R.G.N.R. (numero registro generale notizie di reato del Pubblico Ministero) ricavabile da REGE e coincidente con il nr. REGE PM modello noti (o modello 21)
2. Numero Reg.Gen. Autorità che ha emesso la sentenza divenuta esecutiva ricavabile da REGE
3. Data della sentenza
4. Numero sentenza (numero del registro generale delle sentenze dell'autorità che ha emesso la sentenza divenuta esecutiva) oppure numero decreto penale
5. Autorità Emittente la sentenza divenuta esecutiva (con precisazione della eventuale sezione e sede distaccata)
6. Data irrevocabilità della sentenza

2. L'ATTIVITÀ DELL'UFFICIO DI PROCURA

2.1. ISCRIZIONE DEI PROCEDIMENTI DI COMPETENZA DELLA PROCURA

Con l'operatività del sistema SIES è superata, attraverso l'adozione di un unico registro informatizzato dell'esecuzione, la logica di iscrizione dell'esecuzione della pena su diversi registri cartacei, utilizzando le potenzialità offerte dal sistema informatico che consente l'estrazione e l'aggregazione, secondo diversi criteri, dei dati immessi. La tenuta di un'unica banca dati informatizzata permette, inoltre, di superare le problematiche relative alla corretta individuazione del registro di riferimento e di soddisfare tutte le esigenze di estrazione dei dati (soprattutto in sede ispettiva).

 Il sistema consente di iscrivere il procedimento di esecuzione in maniera uniforme fin dal titolo esecutivo, fornendo una visione unitaria delle varie tipologie di pena in esecuzione nei confronti dello stesso soggetto e derivanti dal medesimo titolo esecutivo, anche in considerazione della continuità logico-giuridica che contraddistingue l'attività di esecuzione delle diverse pene.

 Al fine di garantire un'equa distribuzione del carico di lavoro per ogni magistrato, è stata adottata la scelta di individuare all'interno del registro informatizzato le seguenti classi di numerazione ciascuna facente univoco riferimento a specifiche tipologie di dati:

• I classe (dal numero 1 al 19.999):
  • tutte le pene detentive da eseguire (sole o congiunte a pena pecuniaria ovvero a pene accessorie o sanzioni amministrative o misure di sicurezza);
  • sanzioni sostitutive da eseguire (sole o congiunte a pene accessorie e sanzioni amministrative);
  • tutte le pene accessorie da eseguire (sole o congiunte a pena pecuniaria, sanzione amministrativa);
     
• II classe (dal numero 20.000 al 29.999):
  • tutte le pene pecuniarie da eseguire (sole o congiunte a sanzioni amministrative);
     
• III classe (dal numero 30.000 al 39.999):
  • tutte le pene sospese, nonché le sanzioni amministrative non conseguenti a condanna;
     
• IV classe (dal numero 40.000 al 49.999):
  • tutte le misure di sicurezza non ricomprese nella I classe perché non conseguenti a condanna nonché le misure di sicurezza congiunte a pena detentiva nel caso in cui in sentenza venga ordinata l'esecuzione prima della misura di sicurezza e poi della pena detentiva;
     
• V classe (dal numero 50.000 al 59.999):
  • tutte le sanzioni emesse nei confronti di una persona giuridica;
     
• VI classe (dal numero 60.000 al 69.999):
  • tutte le sanzioni di competenza del giudice di pace (anche se emesse da altro giudice in regime transitorio).
     
• VII classe (dal numero 70.000 al numero 80.000):
  • tutti i procedimenti acquisiti da altra Procura per competenza (sia trasmessi elettronicamente o inseriti manualmente) ai fini della emissione del provvedimento di unificazione di pene concorrenti (il numero viene provvisoriamente assegnato al procedimento fino a che il cumulo non è stato redatto e il procedimento quindi assorbito nel fascicolo cumulante, in modo da permettere all'ufficio ricevente, in tale fase temporanea, di gestire eventuali atti urgenti).

 L'inserimento in una classe deriva dal riconoscimento dell'elemento prevalente rispetto agli altri che possono connotare la medesima sentenza. Così ad esempio, le pene pecuniarie verranno inserite nella seconda classe solo se non comminate congiuntamente ad una pena detentiva, mentre, in tale ultimo caso, se la pena è stata sospesa verrà ricompresa nella terza classe, se invece è da eseguire, ricadrà nella prima classe.

 In altri termini, l'iscrizione nella classe prima riguarda le sanzioni (o, comunque, misure di sicurezza) cui deve essere data esecuzione, con eccezione delle pene pecuniarie (previste in classe seconda), delle sanzioni nei confronti delle persone giuridiche (previste in classe quinta) e delle sanzioni di competenza del giudice di pace.

 Quanto alle pene sostitutive, potendo risultare superfluo, e per certi versi fuorviante, ipotizzare una ulteriore classe, si è ritenuto avere riguardo alla pena detentiva da sostituire: pertanto tali ipotesi ricadranno nella I classe.

 Infine, qualora sia stata concessa la sospensione condizionale, qualunque sanzione deve essere iscritta nella classe terza, mentre per misure di sicurezza non ricomprese nella prima classe (prevista nella classe quarta) si devono intendere quelle comminate a seguito di assoluzione o proscioglimento.

2.1.1. IPOTESI PARTICOLARI DI ISCRIZIONE

2.1.1.1. Pene sospese

Le difficoltà segnalate da alcuni uffici, soprattutto di grandi dimensioni, di caricare ed annotare tutte le segnalazioni che pervengono sulle pene sospese, hanno indotto a prevedere l'iscrizione di tali pene con modalità semplificate (limitata cioè ai dati del titolo esecutivo, del soggetto e della quantificazione della pena irrogata). E' stata esclusa la possibilità di eliminare tale iscrizione poiché la stessa è propedeutica alla eventuale richiesta al giudice dell'esecuzione di revoca della sospensione condizionale.

Nel caso di accoglimento della richiesta di revoca della sospensione condizionale occorre procedere al cambiamento della classe di iscrizione, dalla classe terza a quella di riferimento.

Qualora si debbano iscrivere sentenze pregresse per le quali è già intervenuta una revoca della sospensione condizionale si provvede direttamente all'iscrizione in classe prima.

2.1.1.2. Pene sospese subordinate ad una condizione

Le pene con sospensione condizionale subordinata vanno gestite nel registro SIES ed iscritte nella classe terza. L'iscrizione avviene con la comunicazione della sentenza passata in giudicato. In caso di revoca della sospensione condizionale da parte del giudice dell'esecuzione occorre procedere al cambiamento della classe di iscrizione, dalla terza a quella di riferimento.

2.1.1.3. Pene pecuniarie

Nel caso in cui il medesimo titolo esecutivo preveda congiuntamente pena detentiva e pecuniaria si iscriverà il procedimento in classe prima e si procederà alla gestione della pena pecuniaria solo nel caso di conversione della stessa senza modificare la classe di iscrizione originaria. L'avvio della gestione della pena pecuniaria prenderà avvio con la registrazione della comunicazione di mancato pagamento.

 Nel caso in cui, invece, il titolo esecutivo riporti unicamente una pena pecuniaria si procederà all'iscrizione in classe seconda solo al momento della richiesta di conversione della pena a seguito di comunicazione di mancato pagamento. Fino a tale momento si effettuerà una mera raccolta materiale delle sentenze o decreti penali.

 L'attività conseguente alla conversione della pena pecuniaria verrà effettuata mantenendo il titolo in classe seconda. Qualora la pena della libertà controllata (o lavoro sostitutivo), in cui è stata convertita la pena pecuniaria, sia a sua volta convertita, con ordinanza del giudice di sorveglianza, in pena detentiva, il titolo esecutivo dovrà essere trasferito in classe prima.

2.1.1.4. Espulsione (art. 16 d.l.vo 286/1998)

La sanzione dell'espulsione, comminata ai sensi dell'art. 16 del d.l.vo 286/1998 si iscrive nella classe prima (in quanto sanzione sostitutiva di pena detentiva) e si annota l'invio in archivio con la comunicazione dell'avvenuta espulsione.

2.1.1.5. Misure di sicurezza

I procedimenti con misura di sicurezza connessa a pena detentiva vengono iscritti in classe prima. La fase preliminare di istruttoria della misura di sicurezza, che si svolge in pendenza della pena detentiva (negli ultimi 6 mesi) viene gestita lasciando il fascicolo in classe prima. Al momento dell'inizio dell'esecuzione della misura di sicurezza (sia nel caso che sia competente la stessa Procura che ha eseguito la pena detentiva che nel caso in cui sia competente altra Procura) si provvede all'iscrizione in classe quarta. Nel caso di trasmissione per competenza da una Procura all'altra il cambiamento di classe viene effettuato al momento della nuova iscrizione presso la Procura di destinazione.

2.1.1.6. Unificazione di pene concorrenti

Nel caso di cumulo di pene detentive il fascicolo cumulante è di norma già iscritto in classe prima. Tuttavia, nel caso in cui il fascicolo cumulante sia iscritto in altra classe, si provvederà al cambiamento di classe (dal quella di origine alla classe prima) solo al momento della redazione del provvedimento di unificazione di pene concorrenti (anche nel caso di anticipazione degli effetti del cumulo).

2.1.2. MODALITÀ DI ISCRIZIONE DEL PROCEDIMENTO

La procedura di iscrizione si articola nelle seguenti fasi:

1. l'annotazione del soggetto, del titolo esecutivo e la selezione della classe di iscrizione, cui consegue l'attribuzione automatica del numero di procedimento;
2. l'annotazione della pena e delle eventuali misure di sicurezza, del reato ritenuto in sentenza, degli eventuali benefici e misure cautelari presofferte, del difensore e di altri dati necessari per l'inizio dell'esecuzione.

Terminata l'iscrizione si procede alla "validazione del procedimento". A tale operazione consegue l'immodificabilità dei dati principali e, contestualmente, la disponibilità informatica del procedimento per gli altri uffici che accedono al sistema.

 L'iscrizione di un titolo esecutivo contro più soggetti deve essere effettuata assegnando a ciascuno di essi un diverso numero di procedimento ed, eventualmente, anche di classi diverse.

Pertanto, in questo caso, non deve essere annotata alcuna sottonumerazione per soggetto. Il sistema permette in ogni momento di conoscere quali procedimenti di esecuzione sono stati originati da una stessa sentenza e consente di riutilizzare i dati già inseriti nei confronti di un soggetto per effettuare altre iscrizioni.

2.1.3. MODALITÀ DI ISCRIZIONE DELLE MISURE CAUTELARI E DEL PERIODO DETENTIVO PRESOFFERTO

L'Ufficio dovrà indicare i periodi di presofferto computabili (che il sistema utilizzerà ai fini del calcolo della pena residua da espiare) e potrà facoltativamente annotare i periodi non computabili indicandone il motivo (ad es. periodo interrotto per ordine di esecuzione, periodo dichiarato fungibile etc.). A tali fini sarà preliminarmente necessario per l'inserimento nel sistema valutare quali periodi siano stati interrotti da altri ordini di esecuzione o utilizzati in altre fungibilità e quali invece non lo siano stati.

2.1.4. STANDARD NORMATIVI

Al fine di rendere omogenea l'iscrizione sul territorio e favorire il trasferimento dei dati tra i diversi archivi informatizzati che compongono il sistema informatico occorre procedere all'iscrizione secondo il seguente standard:

• Fonte (es. cp; l (=legge); etc)
• Descrizione della fonte (cp = codice penale): automatica
• Anno fonte (per le leggi)
• Numero fonte
• Articolo
• Iterazione (Bis/ter/&)
• Comma / Lettera /Numero
• Iterazione (Comma bis)
• Parte prima /parte seconda

A corollario degli standard normativi enunciati occorre utilizzare le seguenti ulteriori impostazioni:

1. Ordinariamente la fonte legislativa va indicata riportando l'anno e il numero della legge con esclusione di tutte le altre formule esemplificative in uso nella prassi (ad es. C. d. S.; l. stup.) Fanno eccezione a questa regola le fonti già espressamente qualificate dalla legge con un proprio titolo (ad es,: codice penale, codice delle navigazione etc.) Ove nella sentenza sia indicato il capoverso dovrà essere tradotto in comma 2.
2. E' stata altresì prevista la annotazione della distinzione tra delitto e contravvenzione al fine di introdurre un controllo sulla compatibilità tra la natura della pena e il tipo di reato e un controllo sulla prescrizione della pena.
3. La successione dei capi di imputazione deve essere numerica e progressiva.
4. Poiché lo standard del sistema prevede la gestione solo numerica del capo d'imputazione non è necessario riportare nel registro informatico le formule letterali spesso utilizzate nei capi d'imputazione quali "in relazione a" "in riferimento a" essendo sufficiente l'elenco delle norme.
5. Le indicazioni esemplificativi del capo d'imputazione che non trovano rispondenza negli standard normativi non dovranno essere inserite, salve successive modifiche evolutive del sistema che si rendessero necessarie.
6. Per le sentenze straniere si dovrà utilizzare il campo a testo libero previsto nel sistema per annotare sia l'autorità straniera che le eventuali fonti normative straniere.
7. Per quanto attiene al periodo di consumazione del reato si dovrà utilizzare l'apposita tabella.

Per quanto attiene all'indicazione della continuazione o concorso formale si evidenzia che:

1. Nel caso di continuazione interna allo stesso titolo di reato (o di concorso formale) si procede ad indicare l'art. 81 cp. per ciascun reato.
2. Nel caso in cui la continuazione riguardi più reati dovrà essere inserita all'esito dell'iscrizione dei vari reati attraverso apposita funzione che permette di indicare il reato base e quali reati sono in continuazione o concorso formale con tale reato.
3. In tale modo potrà essere riportata sia la continuazione tra tutti i reati della sentenza che eventuali continuazioni parziali tra singoli reati.
4. Nel caso di continuazione parziale potrà essere annotata la pena base per ciascuna continuazione e le eventuali pene dei reati satellite.
5. Laddove però la sentenza non indichi la misura dell'aumento per ciascun reato in continuazione andrà riportata la pena complessiva dei vari reati in riferimento al reato base.
6. La pena complessiva dovrà comunque essere riportata.
7. Nel caso di continuazione con reati giudicati con altra sentenza,andrà precisato se si tratta di continuazione rispetto alla pena comminata con l'altra sentenza ovvero se si tratta di rideterminazione della pena a seguito di continuazione con precedente condanna.

 La corretta individuazione dei reati oggetto di iscrizione è soggetta alla supervisione del magistrato.

 Va evidenziato che la codificazione dei dati così come adottata permette di creare degli standard anche per le ricerche del singolo reato a fini di monitoraggio.

2.1.5. MODALITÀ DI ISCRIZIONE DEL SOGGETTO

Ai fini dell'iscrizione del soggetto è obbligatorio indicare cognome, nome, data e luogo di nascita salvo che la sentenza non indichi tale dati.

 L'indicazione della paternità e maternità non è obbligatoria e può essere utilizzata solo in via residuale laddove tali elementi siano necessari per l'esatta individuazione del soggetto in presenza di omonimie.

 Dovrà essere inserito il codice fiscale ovvero il codice univoco individuo come previsto all'art. 43 D.PR. 14 novembre 2002 n. 313 in materia di casellario giudiziale, di anagrafe delle sanzioni amministrative dipendenti da reato e dei relativi carichi pendenti. Infatti, ai sensi dell'art. 7 del citato testo normativo, per rendere univoca l'individuazione del soggetto occorre procedere all'inserimento del codice identificativo, rappresentato dal codice fiscale o dal codice identificativo previsto dall'indicato art. 43. Infatti, in base a tale ultima disposizione, al fine di consentire la sicura riferibilità di un procedimento ad un cittadino di Stato appartenente all'Unione europea, che non abbia il codice fiscale, o ad un cittadino di Stato non appartenente all'Unione europea, è prevista l'adozione di un codice identificativo attraverso l'utilizzazione del sistema di riconoscimento delle impronte digitali esistente presso il Ministero dell'interno, Casellario di identità, secondo la normativa di attuazione prevista dall'art. 34 della legge 30 luglio 2002, n. 189, e successive modificazioni.

 Il codice associato alle impronte digitali (denominato CUI: codice univoco di identità che identifica tutte le segnalazioni a carico di un medesimo soggetto) dovrà essere richiesto alla Questura competente per territorio. A tale fine dovranno essere comunicati alla Questura i dati del procedimento di esecuzione, la data e il luogo di commissione del reato e gli estremi della notizia di reato se conosciuti. Attraverso gli estremi della notizia di reato o quantomeno attraverso la data e il luogo di commissione di reato la Questura dovrà provvedere ad individuare il fotosegnalamento relativo al condannato. Invero ciascun cartellino fotosegnaletico contiene un proprio numero identificativo riportato nel casellario centrale di identità. Una volta identificato il cartellino fotosegnaletico la Questura dovrà provvedere a individuare il CUI mediante interrogazione del Casellario Centrale di Identità e a comunicarlo alla Procura. Il Cui dovrà quindi essere inserito nella banca dati provvedendo alla contestuale ricerca sul sistema dell'esistenza di altre iscrizioni connotate dallo stesso CUI.

 Si evidenzia che nel sistema informativo dell'esecuzione non dovrà essere invece riportato il codice proprio di ciascun cartellino fotosegnaletico (che riguarda solo il singolo cartellino e non permette di effettuare collegamenti con altre iscrizioni).

 Il CUI da riportare nel sistema informativo dell'esecuzione va ricavato dal certificato del casellario centrale di identità che riporta un numero alfanumerico immediatamente all'inizio del certificato medesimo.

Con l'adozione del CUI è superata l'utilizzazione dei cc.dd. alias quale sistema di identificazione del condannato. Invero l'adozione degli alias non costituisce una fonte certa di identificazione in quanto, in assenza di una corrispondenza biunivoca tra persona ed alias (ricavabile solo dal confronto delle impronte digitali) non vi è certezza che lo stesso alias non sia stato utilizzato, in occasioni diverse, da persone differenti: con la conseguenza che, ove tale alias venga introdotto nel sistema SIES potrebbe dare origine a falsi positivi (risposte positive ma false in fase di ricerca). E' noto peraltro che gli uffici riportano gli alias nei titoli esecutivi per agevolare le ricerche della polizia giudiziaria in sede di esecuzione dell'ordine di carcerazione: tale finalità sarà peraltro pienamente sopperita dall'utilizzo del CUI. Invero indicando il CUI qualunque forza di polizia è in grado, mediante interrogazione della banca dati nazionale di identità, di acquisire l'elenco di tutte le segnalazioni riferibili a quel soggetto (certificato del casellario centrale di identità) e quindi di avviare con correttezza le dovute ricerche.

2.2. ANNOTAZIONI NEL CORSO DELLA ESECUZIONE E MODALITÀ DI DEFINIZIONE DEI PROCEDIMENTI

2.2.1. PROCEDIMENTI PENDENTI, IN CORSO DI ESECUZIONE E DEFINITI

Completata la procedura di iscrizione con la validazione, si definiscono pendenti i procedimenti iscritti nel registro per i quali non è stato ancora emesso l'ordine di esecuzione. All'interno del gruppo occorre distinguere tra quelli per i quali non è stato compiuto nessun atto da quelli per i quali è in corso un'istruttoria.

 Successivamente all'emissione dell'ordine di esecuzione i procedimenti vengono definiti come "in corso di esecuzione". In questo gruppo vanno ricompresi anche i procedimenti contro soggetti dichiarati latitanti o irreperibili.

 La terza categoria è costituita dai procedimenti definiti per i quali è stata disposta, dal pubblico ministero, la trasmissione degli atti all'archivio.

 Si è ritenuto infatti che, per consentire comunque il controllo da parte del magistrato sull'avvenuto esaurimento della fase esecutiva, a conclusione della gestione del procedimento in questa fase dovrà essere apposto un "visto" da parte del pubblico ministero per la trasmissione degli atti all'archivio. Il relativo evento viene annotato nel registro informatizzato.

 In via generale, sono stati individuati i seguenti casi di definizione:

1. archiviazione d'ufficio (non luogo a provvedere) a seguito dei seguenti eventi:
    
   1. avvenuta espulsione dal territorio dello stato ex art. 16 c.1 d.lvo 286/1998
   2. pena definita con provvedimento di fungibilità
   3. pena espiata in presofferto (in tale caso si dovrà provvedere a notificare al condannato apposita comunicazione dell'avvenuta espiazione della pena a seguito del computo del presofferto)
   4. pena interamente condonata
   5. pena sospesa: non luogo ad attività di esecuzione

1. archiviazione a seguito di fine espiazione pena (nei casi di espiazione in regime carcerario, detenzione domiciliare, semilibertà, pena espiata in regime di sospensione della parte finale della pena, pena residua sostituita con espulsione dal territorio dello stato (art. 16 c. 5 d.lvo 286/1998)
    
2. archiviazione a seguito di provvedimento di altra autorità (Giudice dell'Esecuzione, Tribunale di Sorveglianza o altra Autorità);
    
3. trasmissione degli atti ad altra Procura per intervenuta irrevocabilità di una successiva sentenza che determini una diversa competenza al provvedimento di cumulo (in questo caso gli atti potranno essere trasmessi all'archivio essendo venuta meno la competenza a provvedere da parte dell'originario pubblico ministero);
    
4. nei casi di affidamento in prova ex artt. 47, 47 quater, O.P. e 94 d.p.r. 309/90 nonché nel caso di liberazione condizionale la trasmissione degli atti all'archivio può essere disposta solo dopo la pronuncia del Tribunale di Sorveglianza circa l'esito positivo della misura. Nel registro SIES è prevista la possibilità di annotare lo stato di tali fascicoli come "in attesa ordinanza T.S.";
    
5. nel caso di espulsione (ai sensi degli artt. 15 o 16 del d.l.vo 286/1998) si provvede all'archiviazione con la registrazione della data di avvenuta espulsione. Nel caso dell'art. 16 decorre comunque lo scadenzario per 10 anni;
    
6. qualora il titolo esecutivo contenga, oltre alla pena già espiata, anche una pena pecuniaria (di cui spesso non si conosce l'avvenuto pagamento) l'ufficio provvederà all'archiviazione in base al certificato di avvenuta scarcerazione. Nell'ipotesi in cui pervenga notizia del mancato pagamento, l'ufficio provvederà a riaprire l'esecuzione utilizzando lo stesso numero per l'invio degli atti al Tribunale di Sorveglianza.

Nel caso in cui un procedimento venga iscritto per errore (ad esempio perché è stato duplicato un altro procedimento ovvero sono stati utilizzati dati errati) si procederà alla archiviazione annotando che è stato iscritto per errore. Quest'ipotesi è sotto la supervisione della Dirigenza amministrativa dell'Ufficio, responsabile della tenuta dei registri informatizzati.

 Tali procedimenti non verranno computati né negli iscritti né negli archiviati.

2.2.2. I PROVVEDIMENTI DI UNIFICAZIONE DI PENE CONCORRENTI

Poiché il provvedimento di unificazione di pene concorrenti non modifica la natura delle sentenze in esecuzione ma opera solo una unificazione della pena, secondo i criteri del cumulo materiale e, se ne ricorrono i requisiti, del cumulo giuridico, non è stata prevista una autonoma numerazione dei provvedimenti di cumulo.

 Conseguentemente tali provvedimenti vanno adottati in relazione al titolo esecutivo passato in giudicato per ultimo: tale titolo, iscritto nel registro SIES con propria specifica numerazione, diventa a tutti gli effetti il titolo esecutivo in cui vengono di fatto assorbiti gli altri titoli esecutivi.

 Conseguentemente, al fine di assicurare sia il rispetto delle regole di procedura (previste dal cpp. (secondo cui è competente ad emettere il provvedimento di unificazione delle pene concorrenti l'ufficio che ha iscritto il titolo esecutivo passato in giudicato per ultimo) sia l'omogeneità della gestione dei procedimenti di cumulo sul territorio, si ribadisce che il titolo assorbente gli altri titoli dovrà essere sempre quello passato in giudicato per ultimo.

 Pertanto l'ufficio dovrà provvedere prima alla iscrizione del nuovo titolo esecutivo e poi alla redazione del provvedimento di pene concorrenti utilizzando la numerazione del procedimento appena iscritto.

 E' quindi da escludersi, in quanto totalmente errata, la prassi di redigere il cumulo in relazione al procedimento già in esecuzione assorbendo in quest'ultimo i titoli esecutivi passati in giudicato successivamente.

 Con l'adozione omogenea sul territorio nazionale di tale regola si otterrà altresì omogeneità nei criteri di ricerca: invero, nel caso di cumulo, il titolo esecutivo che il sistema proporrà come in esecuzione sarà sempre l'ultimo passato in giudicato.

 Nel caso che in relazione al proprio titolo vadano unificate le pene poste in esecuzione con titoli esecutivi gestiti da uffici diversi l'ufficio competente a redigere il cumulo acquisisce i titoli esecutivi degli altri uffici giudiziari, tramite il sistema SIES, ed ad importarli sulla propria BD per procedere all'emissione del provvedimento di cumulo.

 Per assicurare la coerenza dei dati del sistema, è necessario inviare sempre una comunicazione all'ufficio che perde la competenza anche al fine di sollecitare eventuali aggiornamenti al sistema e/o la trasmissione di atti cartacei ove necessaria.

 Ricevuta detta comunicazione l'ufficio a quo provvederà all'annotazione della definizione (per perdita di competenza in quanto titolo assorbito in un cumulo) nel momento in cui riceverà formale notizia dell'avvenuta emissione del provvedimento di cumulo.

 Eventuali provvedimenti giudiziari (del TDS/MDS, del giudice dell'esecuzione etc.) emessi dopo l'annotazione della predetta comunicazione e prima della emissione del cumulo , dovranno essere gestiti dall'ufficio competente per il provvedimento di cumulo.

 La procedura descritta per procedere al cumulo richiede che i titoli esecutivi per i quali emettere un provvedimento di unificazione delle pene siano presenti sulla stessa BD distrettuale e siano identificati con un numero identificativo dello stesso ufficio.

 Conseguentemente:

1. Ove i titoli siano già iscritti nel medesimo ufficio si può procedere direttamente alla predisposizione del cumulo;
2. Ove i titoli siano iscritti sulla stessa BDI ma con numerazione di altro ufficio del distretto occorre, attraverso apposita funzione di importazione, attribuirgli un numero provvisorio (classe da 70.000 ed oltre);
3. Ove i titoli siano iscritti in altre BDI con la stessa funzione di cui sopra vanno importati sulla BDI e numerati provvisoriamente;
4. La numerazione provvisoria non si sovrappone alla precedente numerazione che rimane attribuita al titolo esecutivo.

Il provvedimento di unificazione di pene concorrenti determina la nascita di un collegamento (associazione) tra diversi titoli esecutivi iscritti nella stessa BDI. Ciascun titolo esecutivo mantiene le originarie caratteristiche ed attributi come notizia storica. Anche nel caso di più titoli, già unificati con provvedimento di cumulo, che siano assorbiti da un nuovo titolo (cumulo di cumulo) si crea una nuova associazione tra i precedenti titoli e l'ultimo titolo cumulante.

 Nel caso di nuovo titolo esecutivo nei confronti di soggetto già in misura alternativa il sistema SIES indicherà il fine pena complessivo indipendentemente dalla scelta adottata in sede di esecuzione in conseguenza delle diverse prassi riscontrate nelle Procure (cumulo con parziale sospensione in attesa della decisione del Magistrato di Sorveglianza ovvero immediata emissione dell'ordine di esecuzione).

3. L'ATTIVITÀ DELLA MAGISTRATURA DI SORVEGLIANZA

PREMESSA

E' noto che la specificità che caratterizza l'attività dei tribunali e degli uffici di sorveglianza, resa più complessa dai numerosi interventi legislativi di settore succedutisi negli ultimi anni, in assenza di un sistema di tenuta dei registri che tenga conto di tale complessità, ha determinato l'affermarsi di prassi notevolmente disomogenee tra i diversi distretti.

 In occasione della prima adozione di un unico registro informatizzato Esecuzione e Sorveglianza è quindi emersa con evidenza la necessità di superare le disomogeneità riscontrate adottando criteri uniformi di tenuta dei registri, anche al fine di consentire l'estrazione di dati comparabili tra i diversi distretti. Infatti, la comparabilità del dato è condizione indispensabile per rendere significativo qualunque sistema di monitoraggio volto a determinare l'attività e l'effettivo carico di lavoro dell'ufficio.

Si rivela quindi indispensabile stabilire i seguenti principi generali che dovranno presiedere all'iscrizione dei fascicoli e all'estrazioni dei dati:

1. l'iscrizione, la numerazione e la creazione di un autonomo fascicolo procederanno sulla base della singola istanza (proveniente dal detenuto, dal difensore o, in ipotesi astratta, da un terzo interessato), ma il monitoraggio (sopravvenienze e definizioni) dell'attività verrà effettuato con riferimento all'unità minima decisionale rappresentata dagli "oggetti";
2. con il termine "oggetto" s'intende la specifica richiesta che viene proposta nell'istanza (ad es. misura alternativa, permesso o altro). Poiché spesso nelle istanze vengono proposte più richieste (ad es. liberazione anticipata e semilibertà o affidamento in prova), ad una singola istanza potranno corrispondere molteplici oggetti. L'oggetto diviene l'unità minima decisionale e il riferimento ad esso nella valutazione del carico di lavoro semplifica l'attività di iscrizione poiché verranno meno eventuali esigenze di molteplici iscrizioni che tengano conto delle diverse richieste contenute in un'istanza, atteso che il carico di lavoro sarà collegato agli oggetti.

E' stata quindi elaborata una tabella degli oggetti del Tribunale e del Magistrato di Sorveglianza allegata alla presente circolare alla quale si dovrà fare obbligatoriamente riferimento al momento dell'iscrizione, ovvero, nei casi di incertezza, almeno al momento della fissazione dell'udienza.

3.1. L'ISCRIZIONE DA PARTE DEL TRIBUNALE E DELL'UFFICIO DI SORVEGLIANZA

L'iscrizione da parte del Tribunale e dell'Ufficio di Sorveglianza va effettuata sempre dopo aver individuato il titolo esecutivo di riferimento.

 Tale regola, peraltro, offre il vantaggio di usufruire dell'automatica acquisizione dei dati che sono stati iscritti dalla Procura competente per l'esecuzione, funzione prevista nel sistema, con ciò escludendo la necessità di rinnovare pesanti iscrizioni dei dati.

 Ovviamente, al fine di poter beneficiare di tale vantaggio ed al fine di assicurare la completezza della base dati relativa al titolo esecutivo anche con le decisioni della sorveglianza è necessario che il Tribunale e l'Ufficio di Sorveglianza procedano alla iscrizione delle diverse istanze solo dopo aver individuato il titolo esecutivo di riferimento. Ciò comporta la necessità per l'operatore di effettuare, prima dell'iscrizione, una attività di interrogazione e di ricerca nel sistema a livello nazionale. Il maggior aggravio di lavoro derivante da tale attività è però compensato dalla successiva importazione automatica dei dati di riferimento nonché dalla diretta ed immediata disponibilità degli stessi dati, a livello nazionale, sullo stato dell'esecuzione.

3.1.1. PROBLEMI PARTICOLARI NELL'ISCRIZIONE DEL TRIBUNALE DI SORVEGLIANZA

1. Necessità di individuare gli oggetti sin dall'iscrizione.
   E' opportuno individuare, sin dal momento dell'iscrizione, gli oggetti, posto che, differendo tale incombente a un momento successivo, residuerebbe un lasso di tempo in cui l'attività dell'ufficio potrebbe essere monitorata solo con riferimento al contenuto dell'istanza e non con riferimento agli oggetti. In ogni caso è obbligatoria l'individuazione degli oggetti e la loro iscrizione dal momento dell'emissione del decreto di citazione.
    
2. Iscrizione di più istanze provenienti dallo stesso soggetto.
   Allorchè un soggetto presenti più istanze occorre distinguere tre ipotesi:
   1. se si tratta di mera copia di istanza già pervenuta (es. perviene istanza sia via fax che successivamente per posta), la stessa si inserirà agli atti senza nessuna ulteriore annotazione;
   2. se si tratta di istanza di uguale contenuto ad una già iscritta non ancora decisa dal tribunale, l'istanza non andrà iscritta autonomamente e sarà inserita nello stesso fascicolo; andranno solo inseriti eventuali oggetti ulteriori rispetto a quelli della precedente istanza. E' obbligatorio dare conto dell'allegazione al fascicolo di nuove istanze ripetitive attraverso la funzione "ulteriori istanze". Tale soluzione evita il proliferare di nuovi fascicoli con contenuto identico e, anzi, spinge l'ufficio alla ricerca del precedente ed alla riunione di attività, evitando la dispersione di energie con le duplicazioni di attività. Ove sia già intervenuto il decreto di fissazione, dovrà valutarsi l'eventuale riemissione del decreto di fissazione in relazione alla seconda istanza. L'emissione di un nuovo decreto di citazione sarà comunque necessario nel caso di istanza con ulteriori oggetti rispetto alla precedente. La nuova istanza, inserita nello stesso fascicolo e recante lo stesso numero di iscrizione della precedente, verrà annotata nello storico del procedimento;
   3. se l'istanza di eguale contenuto, con o senza eventuali ulteriori oggetti, perverrà dopo l'emissione del decreto di citazione a giudizio, dovrà essere operata una nuova iscrizione;
   4. se si tratta di istanza di diverso contenuto, si procederà a nuova iscrizione ed eventuale riunione.

3.1.2. PROBLEMI PARTICOLARI NELL'ISCRIZIONE DELL'UFFICIO DI SORVEGLIANZA

1. Iscrizione della comunicazione da parte del Tribunale di Sorveglianza della concessione misura alternativa.
   L'iscrizione è dovuta alla necessità per l'Ufficio di Sorveglianza di prendere in carico la misura, in ordine alla quale la sua competenza è dichiarata dal Tribunale di Sorveglianza, anche se non sono ancora pervenute istanze e anche nell'ipotesi in cui esse non dovessero mai pervenire e, conseguentemente, non dovessero mai essere emessi provvedimenti. L'iscrizione non determina, ovviamente, una declaratoria di competenza da parte del Magistrato di Sorveglianza, soprattutto nei casi in cui la misura dovesse essere dichiarata inefficace dal Tribunale di Sorveglianza per mancata sottoscrizione degli obblighi o non avesse mai avuto inizio di esecuzione per altro motivo. L'iscrizione è finalizzata a permettere il completo monitoraggio delle vicende processuali che caratterizzano ogni misura alternativa concessa dal Tribunale di Sorveglianza, permettendo di conoscere in tempo reale quali misure abbiano avuto inizio e quale sia l'effettivo carico di lavoro dell'ufficio.
    
2. Iscrizioni delle istanze relative alla medesima misura alternativa
   Sulla base della impostazione adottata, secondo cui, a fini di monitoraggio, si deve tenere conto unicamente degli oggetti, appare preferibile ricondurre tutte le istanze alla unicità della iscrizione relativa alla misura alternativa, che sarà considerata unitariamente dall'Ufficio. Pertanto andrà quindi iscritta autonomamente ogni istanza presentata dal soggetto in misura alternativa attribuendo un numero di procedimento registrato sul sistema: tale registrazione andrà però subito collegata al numero di procedimento che caratterizza la misura alternativa.
    
3. Iscrizioni delle istanze provenienti dai detenuti
   E' stata adottata un'impostazione diversa dalla precedente per le istanze che provengono dai detenuti. Le stesse infatti vengono iscritte e trattate singolarmente: in questo caso non si apprezza la necessità di considerarle unitariamente poiché non s'inseriscono in una gestione complessiva ma ognuna di esse va valutata autonomamente, avuto soprattutto riguardo alla frequenza dei trasferimenti dei detenuti. E' comunque possibile utilizzare le funzioni di ricerca per accertare il numero e l'esito delle istanze avanzate da uno stesso detenuto.
    
4. Sospensione provvisoria da parte dell'Ufficio di Sorveglianza per nuovo titolo sopravvenuto
   In questo caso l'Ufficio, per salvaguardare la continuità delle iscrizioni, dovrà annotare la decisione su entrambi i procedimenti iscritti (nati dal titolo esecutivo sopravvenuto e dal titolo esecutivo originario). Tale doppia annotazione, tuttavia, è dovuta alla molteplicità di titoli esecutivi. Nel caso in cui, come normativamente previsto, l'Ufficio di Procura proceda al cumulo rimarrà invariato il principio generale della iscrizione relativa al titolo esecutivo di riferimento. Nel caso in cui il titolo esecutivo in relazione al quale è stata emessa la misura alternativa venga assorbito in un cumulo (previo provvedimento di estensione ex art. 51 bis op) si provvederà a sostituire il titolo esecutivo di riferimento.
    
5. Gestione degli arresti domiciliari ex art. 656/10 cpp.
   In analogia con quanto previsto per le misure alternative gli arresti domiciliari vanno gestiti provvedendo all'iscrizione di apposito oggetto che apre una posizione di gestione degli arresti domiciliari. Invero, anche se gli arresti domiciliari ex art. 656/10 cpp. non possono essere assimilati ad una misura alternativa, la gestione delle istanze e delle autorizzazioni che pervengono durante tale fase provvisoria appare del tutto assimilabile alla gestione delle misure alternative. La gestione di tale posizione va poi estinta mediante annotazione della cessazione degli arresti domiciliari a seguito di concessione o rigetto di misura alternativa ovvero di estinzione della pena.

3.2. REGOLE ULTERIORI PER LA TENUTA DEI REGISTRI DELLA SORVEGLIANZA

3.2.1. PROFILI GENERALI

Per assicurare la corretta tenuta dei registri è altresì necessario provvedere a:

1. trasmettere regolarmente alla Procura generale la Relazione trimestrale sull'andamento dei permessi, così come disposto dall'art. 30 bis c.9 L. 354/75; l'obbligo potrà essere assolto giovandosi delle funzioni del sistema e quindi con trasmissione per via informatica e non cartacea;
    
2. ottemperare alla disposizione di cui all'art. 5 D.M. 30 settembre 1989 dalla quale discende l'obbligo di sottoporre alla firma del capo dell'ufficio, preposto alla vigilanza sull'osservanza delle norme che disciplinano la tenuta dei registri, i riepiloghi numerici dei procedimenti pendenti alla fine di ciascun anno da redigersi a norma dell'art. 4 dello stesso D.M.. Tale adempimento, inoltre, non deve risolversi in una elencazione astratta di quei numeri che risultano ancora aperti a fine anno, ma deve costituire piuttosto un momento sia di verifica del carico effettivo dell'ufficio, che deve trovare corrispondenza con la realtà processuale costituita dai fascicoli, sia di controllo della tenuta del registro stesso, non corretta qualora siano accertate discordanze tra le annotazioni ivi riportate e lo stato di trattazione dei fascicoli;
    
3. indicare nell'annotazione del provvedimento il nominativo del giudice autore dello stesso, prima della registrazione dell'ordinanza o del decreto;
    
4. annotare su ogni provvedimento, anche diverso dall'ordinanza, la data del deposito in cancelleria e non quella, eventualmente diversa, di decisione apposta dal magistrato sul provvedimento stesso. Il sistema provvederà a numerare automaticamente le ordinanze al momento del deposito di esse e quindi dovrà prestarsi particolare attenzione alla tempestività dell'operazione di deposito. In quel momento il numero viene attribuito in modo automatico senza possibilità di modifica. Dalla numerazione progressiva potranno trarsi gli elementi utili prima estratti dal registro cartaceo delle ordinanze che, al pari degli altri registri cartacei indicati nella presente circolare, non dovrà più essere utilizzato. Questo principio vale sia per il Tribunale di Sorveglianza che per il Magistrato di Sorveglianza. In particolare, per il Magistrato di sorveglianza dovrà essere modificata l'attuale prassi che non prevede alcuna numerazione dei decreti e dovrà essere utilizzata la funzione di deposito e numerazione dei decreti prevista dal sistema;
    
5. costituire, per ogni procedura, un fascicolo con gli atti inseriti in ordine logico - cronologico (art. 3 lettera a disp. reg. c.p.p.). Qualora, nell'ambito di un procedimento siano iscritti più oggetti, il fascicolo sarà unico in quanto unico il numero della procedura.

3.2.2. ASPETTI PARTICOLARI NELLA TENUTA DEL REGISTRO DA PARTE DEL TRIBUNALE DI SORVEGLIANZA

Dopo l'iscrizione del procedimento, nel sistema, attraverso la apposita funzione di fissazione delle udienze, vanno riportati i seguenti dati:

• composizione del collegio
• ora di inizio e di chiusura di ciascuna udienza
• luogo dell'udienzIn luogo della sottoscrizione dell'ausiliario, prevista sul registro cartaceo, varrà la registrazione informatica della login dell'ausiliario che scarica l'udienza (e che sarà accertabile tramite interrogazione del sistema).

Nel ruolo di udienza verranno stampati sia i procedimenti per i quali è stata fissata udienza e notificato il decreto di citazione, sia quelli senza previa emissione del decreto di citazione.

Tali procedimenti verranno indicati in fondo al ruolo.

Il Presidente non dovrà più sottoscrivere il ruolo di udienza.

I rinvii dell'udienza vanno obbligatoriamente annotati attraverso l'apposita funzione che permette di gestire le date di udienza. In tal modo sarà possibile verificare i diversi rinvii attraverso un'interrogazione "storica" del procedimento.

Gli uffici dovranno evidentemente annotare anche la data dell'udienza di riserva, tramite la funzione indicata al punto precedente. In tal modo, la data in cui il Tribunale ha riservato la decisione coincide con quella dell'ultima udienza annotata nel sistema. Si raccomanda agli uffici di tenere aggiornata quest'ultima data annotando eventuali rinvii.

Nella registrazione delle ordinanze sarà possibile distinguere le ordinanze emesse a seguito di decreto di citazione e fissazione di udienza dalle ordinanze emesse senza decreto di citazione. Evidentemente l'iscrizione corretta di tali modalità consentirà, in sede di estrazione dati, di distinguere le due tipologie.

Il sistema prevede, in via generale, tutti i possibili adempimenti conseguenti al deposito delle ordinanze: invio all'autorità di P.S., agli istituti penitenziari ed agli altri organi interessati, nelle ipotesi previste dall'art. 58 O.P. e dall'art. 26 reg. esec. O.P.; invio al P.M. per l'esecuzione ai sensi dell'art. 189 disp. att. c.p.p.; notifica del provvedimento, nel termine di cui all'art. 71 bis O.P., all'interessato ed al difensore, comunicazione al P.M.). Gli adempmenti effettuati nel caso concreto andranno quindi annotati nel sistema.

Nell'ipotesi di invio del provvedimento al P.G. per l'esecuzione provvisoria, nei casi di urgenza di cui al comma 1 dell'art. 659 c.p.p., si dovrà utilizzare l'apposita funzione per annotare l'avvenuta trasmissione all'autorità indicata. Si tratta evidentemente di un'ipotesi di trasmissione diversa da quella effettuata all'organo del P.M. competente per l'esecuzione della sentenza di condanna).

Le impugnazioni andranno obbligatoriamente annotate nel sistema che, anche sotto questo aspetto, è sostitutivo del precedente registro.

Trattandosi di tenuta informatizzata non sarà necessaria la chiusura giornaliera del registro

(art. 4 D.M. 30 settembre 1989) in quanto la data e ora di registrazione viene tracciata nel sistema informatico in maniera immodificabile e verificabile in ogni momento

mediante specifica interrogazione.

Ai fini indicati l'ufficio dovrà registrare:

• data di presentazione dell'impugnazione presso l'ufficio medesimo
  ovvero:
• data di arrivo in cancelleria dell'impugnazione depositata in altro ufficio.

La rinuncia all'impugnazione non deve essere registrata ma unicamente acclusa agli atti da inviare per la successiva declaratoria di inammissibilità che l'art. 591 c.p.p. riserva al giudice del gravame.

Oltre alla registrazione dell'impugnazione dovrà essere registrato l'esito del giudizio di Cassazione.

Al fine di rendere omogeneo il metodo di iscrizione su tutto il territorio nazionale si evidenzia che, in caso di annullamento con rinvio da parte della Cassazione, l'ufficio ricevente (Tribunale di Sorveglianza, Magistrato di Sorveglianza, Giudice dell'Esecuzione) dovrà annotare l'esito del ricorso sul procedimento oggetto di impugnazione e procedere a una nuova iscrizione per la fase di rinvio.

Si ribadisce che non possono essere ricevuti atti di impugnazione di provvedimenti non emessi dall'ufficio. Tali impugnazioni potranno essere depositate presso il Tribunale ordinario o l'ufficio del Giudice di pace le cui cancellerie hanno l'obbligo di tenere l'apposito registro mod. 24, non previsto per gli uffici di sorveglianza (d.m. 30 settembre 1989 e d.m. 17 dicembre 1999).

In calce alle ordinanze che decidono sulle istanze di riabilitazione nel sistema informativo è essenziale sia attestata la irrevocabilità in quanto l'art. 683 c.3 c.p.p. prescrive che l'istanza non possa essere riprodotta prima che siano decorsi due anni dal giorno in cui è divenuto irrevocabile il provvedimento.

Uguali annotazioni dovranno essere effettuate anche per le ordinanze in tema di liberazione condizionale, per effetto di quanto dispone l'art. 682 c.p.p. .

Deve essere inviato al carcere con il preciso invito a prenderne nota nella cartella biografica non solo il provvedimento di rigetto della richiesta di liberazione anticipata, ma anche quello con il quale viene respinta l'istanza di liberazione condizionale (art. 32 D.M. 30 settembre 1989 n. 334).

3.2.3. ASPETTI PARTICOLARI NELLA TENUTA DEL REGISTRO DA PARTE DEL MAGISTRATO DI SORVEGLIANZA

1. L'Ufficio di sorveglianza dovrà
   • iscrivere un nuovo fascicolo per ogni scomputo e per ogni revoca;
   • provvedere al deposito di ogni decreto del Magistrato di sorveglianza con conseguente attribuzione automatica del numero progressivo per anno;
   • eseguire la trasmissione elettronica delle informazioni relative ai provvedimenti depositati per garantire l'alimentazione e l'allineamento del sistema informativo della Procura.
   Il sistema consente l'estrazione del riepilogo dei permessi concessi per ciascun soggetto con conseguente superamento della prassi di istituire registri di comodo a tale fine.
   
   Si richiama quanto sopra specificato circa le modalità di trasmissione al Procuratore Generale della Repubblica della relazione trimestrale prevista dall'art. 30 bis u.c. dell'ordinamento penitenziario.
    
2. Rinvii provvisori dell'esecuzione
   In fase di registrazione del provvedimento provvisorio, provvedere ad inviare in formato elettronico i dati alla Procura e al Tribunale di Sorveglianza.
   Il Tribunale di Sorveglianza dovrà ugualmente inviare in formato elettronico i dati alla Procura all'esito della propria decisione.
   Poiché il sistema consente l'immediata visibilità delle decisioni emesse dal Tribunale di Sorveglianza non si dovrà più procedere alla l'annotazione della decisione da parte dell'ufficio del magistrato di sorveglianza.
    
3. Richieste di sospensione provvisoria dell'esecuzione della pena ai fini dell'affidamento in prova al servizio sociale ex art. 47 comma 4° O.P. o della semilibertà ex art. 50 comma 1° O.P. (art. 2)
   Annotare tale decisione nel sistema e attendere la decisione del TDS sulla evenutale concessione definitiva. Solo dopo tale decisione (se favorevole) l'ufficio provvederà a aprire una gestione della misura alternativa.
   Le funzioni assolte dai registri di comodo sono svolte dal sistema informatico.
    
4. Richieste di ammissione provvisoria alla detenzione domiciliare ex art. 47 ter comma 1 O.P. e 47 ter comma 1 bis O.P. (art. 4).
   Annotare tale decisione nel sistema ed attendere la decisione del TDS sulla concessione definitiva. Solo dopo tale decisione (se favorevole) l'ufficio provvederà a chiudere la decisione provvisoria ed aprirà una gestione della misura alternativa .
   Dovranno quindi essere adottate una gestione della misura alternativa provvisoria (a seguito del provvedimento del magistrato) e una gestione della misura alternativa a seguito della ordinanza del TDS.
   Le funzioni assolte dai registri di comodo sono svolte dal sistema informatico.
    
5. Ricoveri in luoghi esterni di cura.
   Registrare:
   • le richieste di ratifica dei provvedimenti urgenti di ricovero adottati dalla direzione carceraria ex art. 17 u.c. D.P.R. 431/76, (prevista nel sistema come oggetto specifico);
   • le richieste di ricovero senza urgenza;
   • le richieste di visita ambulatoriale ex art. 11, 2° c. L. 354/75. 
   Deve essere indicato nel sistema se il ricovero è senza o con piantonamento.
   Va indicato nel sistema se, nel corso del ricovero, è avvenuta una evasione.
    
6. Licenze ai semiliberi ed internati.
   Annotare il provvedimento e il numero di giorni di licenza concessi.
   Il mancato rientro deve essere annotato e, contemporaneamente, iscritto un nuovo fascicolo per gestire la sospensione della misura. 
    
7. Programmi di trattamento ed ammissione al lavoro esterno.
   Annotare la approvazione (o non approvazione) dei programmi di trattamento e l'ammissione al lavoro esterno con l'apposito oggetto.
   Occorre, altresì, annotare nel sistema se, nel corso dell'ammissione al lavoro esterno, è avvenuta una evasione.
   
    
8. Controlli sulla corrispondenza e autorizzazioni alla corrispondenza telefonica.
   Annotare, tramite i relativi oggetti, i seguenti provvedimenti:
   • le istanze dei detenuti per l'ammissione a colloquio telefonico;
   • le richieste di controllo sulla corrispondenza dei detenuti;
   • i conseguenti provvedimenti del MDS;
   • le richieste di conversazioni premiali (art. 2 D.P.R. 421/85).
      
9. Reclami generici e provvedimenti atipici.
   Le istanze o i reclami generici (art. 35 dell'ordinamento penitenziario) vanno iscritte con l'apposito oggetto (reclamo generico art. 35) sia che provengano da condannati definitivi sia che provengano da condannati che temporaneamente proseguono l'espiazione della pena in regime di arresti domiciliari (art. 656 comma 10 c.p.p.).
   Va poi annotato il provvedimento motivato del Magistrato di Sorveglianza adottato su tali istanze, come previsto dall'art. 70 ultimo comma del regolamento d'esecuzione - ora art. 75 D.P.R. 230/2000.

12. Espulsione dei detenuti extracomunitari (legge n. 189/02).
    Il provvedimento di espulsione emesso a conclusione del procedimento va comunicato dalla cancelleria all'interessato, ai fini del decorso del termine per l'esecuzione dello stesso, e, per opportuna conoscenza, copia di esso stesso va trasmessa al P.M. incaricato di eseguire la pena detentiva. 
     
13. Liberazione anticipata (legge 19 dicembre 2002 n. 277).
    Oltre all'annotazione del provvedimento è necessario annotare sul sistema anche l'avvenuta acquisizione del parere del Pubblico Ministero.
     
14. Sospensione condizionata dell'esecuzione della pena detentiva (legge 1 agosto 2003 n. 207).
    In modo analogo a quanto previsto per le altre misure alternative il sistema prevede una "gestione" della sospensione condizionata dell'esecuzione della pena detentiva.
    Tale gestione va attivata dopo l'annotazione del provvedimento di concessione.
    In tale modo si originerà un nuovo numero di procedimento nell'ambito del quale gestire tutti gli ulteriori eventi relativi alla misura stessa. 
     
15. Esecuzione delle misure alternative.
    Le misure alternative saranno gestite con le modalità di seguito elencate.
    Come già esposto nella parte relativa all'iscrizione, dopo la concessione della misura occorrerà procedere all'iscrizione di essa a seguito della ricezione dell'ordinanza dal Tribunale della Sorveglianza o dal Magistrato di Sorveglianza. L'iscrizione avrà come oggetto: gestione misura alternativa.
    Dovrà poi essere annotata la data di inizio misura mediante l'apposita funzione.
    Le varie attività connesse alla misura andranno quindi iscritte utilizzando gli appositi oggetti e dando origine ad altrettanti procedimenti. Ciascuna attività sarà collegata all'originario numero di iscrizione in modo che, dalla lettura del suddetto numero di procedimento, sarà possibile ricostruire la vita di tutta la misura.
    I sottofascicoli relativi a ciascuna attività svolta andranno tenuti insieme a quello risultante dall'originaria iscrizione.
    Nel caso di revoca della misura ex art. 51 ter L. 354/75 il procedimento dovrà essere trasmesso anche in forma elettronica al Tribunale di Sorveglianza.
    Nel caso di nuovo titolo esecutivo inviato dalla Procura ai sensi dell'art. artt. 51 bis l'ufficio dovrà iscrivere il procedimento sul nuovo titolo esecutivo e provvedere ad aggiungere, quale titolo ulteriore, il titolo esecutivo già in corso.
    L'eventuale revoca della misura dovrà essere annotata, oltre che sul nuovo procedimento anche sul vecchio titolo esecutivo già in corso. 
     
16. Definizione delle misure alternative.
    Per gli stessi scopi già evidenziati per la gestione del procedimento da parte della Procura in sede di esecuzione, si rivela necessario definire la chiusura del procedimento dinanzi all'Ufficio di sorveglianza con riferimento alla gestione della misura alternativa, con un provvedimento di trasmissione all'archivio. In tal modo effettuata l'iscrizione a seguito della comunicazione di concessione della misura da parte del TDS ed operate le diverse attività eventaulmente resesi necessarie nel caso concreto, occorre, ai fini della regolare tenuta del registro prevedere la chiusura dell'iscrizione.
    
    Tale chiusura si realizzerà con la trasmissione di atti all'archivio 'per l'avvenuta esecuzione delle misure alternative da parte dell'Ufficio di Sorveglianza con uno dei seguenti eventi:
    1. emissione di ordinanza di estinzione della pena a seguito di accertamento di valida espiazione della stessa (affidamento in prova);
    2. certificato di scarcerazione (detenzione domiciliare, indultino, semilibertà);
    3. ordinanza di revoca della misura alternativa per violazioni o per sopravvenienza di nuovo titolo;
    4. declaratoria di cessazione della misura per venir meno dei presupposti;
    5. declaratoria di inefficacia ordinanza TDS concessiva misura alternativa;
    6. provvedimento del giudice dell'esecuzione che dichiara estinta la pena;
    7. provvedimento del giudice dell'esecuzione che dichiara cessata l'esecuzione. 
        
17. Impugnazioni.
    Si richiama quanto previsto per il Tribunale di Sorveglianza.
    Gli esiti dei procedimenti del Tribunale di Sorveglianza originati da un provvedimento del Magistrato di Sorveglianza (ad esempio la decisione sulla prosecuzione provvisoria di una misura alternativa) non andranno più registrati dal Magistrato di Sorveglianza in quanto, con lo scarico dell'ordinanza da parte del Tribunale di Sorveglianza, risulteranno già visibili anche dall'ufficio.

UTILITA' CONSENTITE DAL SISTEMA NELLA GESTIONE DEI REGISTRI CARTACEI NON SOSTITUITI O DELLE ATTIVITA' COMUNQUE NECESSARIE.

1. Registro di comunicazioni di atti
   Le attuali modalità di tenuta del registro delle comunicazioni di atti sono sostituite con la stampa di elenchi contenenti tutti i dati dei fascicoli per i quali viene operata la comunicazione. Gli elenchi verranno stampati in doppia copia e verranno utilizzati quali note di accompagnamento agli atti da comunicare. L'ufficio ricevente controfirmerà uno degli elenchi che verrà conservato agli atti dell'ufficio mittente in luogo del registro delle comunicazioni.
    
2. Registro di passaggio degli atti per le notifiche
   Le attuali modalità di tenuta del registro in esame, permetterà la stampa di elenchi contenenti tutti i dati dei fascicoli per i quali deve essere operata la notifica.
   Questi elenchi verranno stampati in doppia copia e utilizzati quali note di accompagnamento agli atti da trasmettere. L'ufficio ricevente controfirmerà uno degli elenchi che verrà conservato agli atti dell'ufficio mittente in luogo del registro delle comunicazioni.
   Gli elenchi verranno poi conservati agli atti dell'ufficio sostituendo il registro di passaggio. Potranno essere stampati più elenchi per la stessa giornata contenenti gli atti da trasmettere in base all'organizzazione dell'ufficio (ad esempio atti da trasmettere per la notifica al locale ufficio NEP, atti da notificarsi a cura di uffici NEP diversi).

4. FASE TRANSITORIA

REGISTRI DI CUI NELLA VERSIONE ATTUALMENTE RILASCIATA NON È ANCORA PREVISTA LA GESTIONE INFORMATIZZATA

L'attuale versione di Sies (1.1.5) non gestisce informaticamente le procedure relative a misure di sicurezza, conversione delle pene pecuniarie, sanzioni sostitutive.

Inoltre non sono ancora gestite le remissioni del debito, le rogatorie e l'annotazione delle dichiarazioni rese dal contumace, le istanze di grazia e l'annotazione delle autorizzazioni all'ingresso negli istituti e delle proposte di nomina ad assistente volontario.

Infine il sistema non gestisce ancora il giudice di pace.

Conseguentemente fino al rilascio della versione che informatizzerà tali procedure dovranno essere gestiti i seguenti registri in forma cartacea:

• Registro relativo all'esecuzione delle pene pecuniarie (mod. 36)
• Registo relativo all'esecuzione dei provvedimenti irrevocabili del giudice di pace (mod. 36 bis)
• Registro relativo alla esecuzione delle misure di sicurezza (mod. 38 e mod. 51)
• Registro di deposito delle ordinanze (solo ufficio sorveglianza) (mod. s17)
• Registro delle udienze camerali (solo ufficio sorveglianza) (mod. s4)
• Registro di passaggio degli atti per le notifiche (mod. s5)
• Registro generale dei procedimenti per le misure di sicurezza (mod. s8)
• Registro dell'esecuzione delle misure di sicurezza (mod. s9)
• Registro dei procedimenti di rateizzazione e conversione delle pene pecuniarie (mod. s10)
• Registro dei procedimenti delle sanzioni sostitutive (mod. s11)
• Registro dell'esecuzione delle sanzioni sostitutive (mod. s12)
• Registro dei ricoveri per infermità psichica (solo in relazione ai procedimenti ex art. 148 c.p.) (mod. s13)
• Registro delle remissioni del debito (mod. s14)
• Registro dei reclami in materia di lavoro e di provvedimenti disciplinari (mod. s15)
• Registro delle licenze a semiliberi e internati - solo per gli internati (mod. s23)
• Registro degli atti da assumere su richiesta di altre autorità e delle dichiarazioni del condannato contumace (mod. s16)
• Registro delle istanze di grazia (mod. s20)
• Registro delle autorizzazioni ad ingresso negli istituti e delle proposte di nomina ad assistente volontario (mod. s26)

Allegato 1: tabella contenuti-oggetti-magistrato
Allegato 2: tabella contenuto-oggetto-tipologia decisioni

Roma, 14 gennaio 2006

IL CAPO DEL DIPARTIMENTO DELL'ORGANIZZAZIONE GIUDIZIARIA
DEL PERSONALE E DEI SERVIZI
Nicola Cerrato

IL CAPO DEL DIPARTIMENTO PER GLI AFFARI DI GIUSTIZIA
Augusta Iannini