Direttiva 6 giugno 2002 - Linee guida per una prima applicazione della direttiva 7 febbraio 2002 del Ministro della Funzione Pubblica.
6 giugno 2002
Ai Sigg.ri Presidenti delle Corti di Appello
Ai Sigg.ri Procuratori Generali della Repubblica presso le Corti di Appello
L'entrata in vigore della legge del 7 giugno 2000 n. 150 e l'emanazione della direttiva 7 febbraio 2002 del Ministro della Funzione Pubblica sulle attività di comunicazione delle pubbliche amministrazioni sollecitano un impegno sempre più incisivo da parte delle amministrazioni nella ricerca di mezzi e strumenti diretti al raggiungimento di una comunicazione efficace e di qualità.
A questo scopo il Dipartimento, avvalendosi delle idonee competenze e professionalità di cui dispone, sta istituendo un gruppo di studio che dovrà individuare i criteri e le modalità per la realizzazione a livello territoriale di uffici relazioni con il pubblico che possano svolgere in pieno tutte le attività che la legge 150/2000, in particolare all'art. 8, ha previsto.
Il gruppo di studio dovrà realizzare un progetto standard che, ferma restando la possibilità di adattamento alle diverse realtà locali, costituirà un modello unico per tutti gli uffici. La necessità di attuare una rete di comunicazione tra gli U.R.P. impone infatti che questi abbiano caratteristiche omogenee.
Nel frattempo, in considerazione dei tempi richiesti per la realizzazione e dell'esigenza di operare in un'ottica di economia di scala e di ottimizzazione delle risorse disponibili, si invita, ove non si sia già provveduto, ad intervenire con adeguate misure organizzative e di natura logistica per facilitare l'accesso e l'orientamento del cittadino negli uffici giudiziari.
Gli interventi dovranno sostanzialmente essere diretti:
- alla creazione o al potenziamento degli uffici informazioni
- alla dotazione della struttura di una segnaletica chiara e visibile
A tal fine il Dipartimento della Organizzazione Giudiziaria, del personale e dei servizi, si impegna a sostenere i costi per l'allestimento degli Uffici Informazioni, per la formazione del personale ad essi adibiti, per l'acquisto e l'istallazione della segnaletica.
Gli Uffici Informazioni
Uffici informazioni efficienti rappresentano, in attesa della costituzione degli U.R.P. nei quali potranno successivamente confluire, una prima risposta alle esigenze dell'utenza.
Queste strutture, seppure presenti già in gran parte degli uffici giudiziari, erogano tuttavia prestazioni di diverso livello e dovranno essere valorizzate e potenziate in considerazione dell'importante funzione che assolvono di porsi come primo punto di contatto dell'utente con l'Amministrazione.
Tutti gli uffici informazioni dovranno essere in grado di fornire al cittadino:
- precise indicazioni sulla dislocazione dei diversi uffici;
- moduli e fogli informativi chiari e privi di tecnicismi, tradotti anche nelle principali lingue straniere;
- informazioni di primo livello sull'attività dell'ufficio giudiziario;
- apertura al pubblico anche nel pomeriggio.
Il personale, da selezionare tenendo conto anche delle caratteristiche individuali e della capacità di relazionarsi con il pubblico, dovrà ricevere una adeguata formazione teorico-pratica e, ove necessario, anche linguistica.
Gli interventi formativi dovranno mirare a promuovere operatori dell'informazione competenti e motivati e dovranno essere realizzati avvalendosi dei formatori e delle strutture già presenti a livello distrettuale.
La segnaletica
Per quanto concerne la segnaletica già in uso, si dovrà verificarne l'attualità e la fruibilità da parte dell'utente evitando gli acronimi e le inutili duplicazioni.
Nel caso si dovesse predisporre ex novo, la segnaletica dovrà rispecchiare criteri grafici di omogeneità e, per quanto possibile, le indicazioni dovranno essere fornite anche in lingua inglese e/o francese.
Si suggerisce inoltre l'adozione di una segnaletica tecnicamente duttile, capace cioè di essere agevolmente modificata in ragione degli eventuali cambiamenti.
Il Servizio relazioni con il pubblico (06/68853176 - fax 06/68853135) e l'Ufficio II - Formazione - della Direzione Generale del Personale e della Formazione (06/68852362 - fax 06/68897353) sono a disposizione per ogni ulteriore chiarimento.
Le SS.LL. sono invitate a dare diffusione della presente direttiva agli uffici giudiziari dei distretti di rispettiva competenza.
Roma, 6 giugno 2002
Nicola Cerrato