Ministero della Giustizia

Circolare 20 ottobre 2020 - Modulo standard multilingue e certificato relativo all’assenza di precedenti penali

20 ottobre 2020

DIPARTIMENTO PER GLI AFFARI DI GIUSTIZIA
Direzione Generale Degli Affari Interni
Ufficio III — Reparto I
Grazie, Casellario e Registri

 

Ai Signori
Procuratori Generali presso le Corti di Appello

Loro Sedi

e p. c.

Al Signor Capo di Gabinetto
Al Signor Capo del Dipartimento
Al Signor Capo dell’Ispettorato Generale
Al Signor Capo del Dipartimento dell’Organizzazione Giudiziaria

Loro Sedi

Oggetto: Modulo standard multilingue e certificato relativo all’assenza di precedenti penali. Regolamento (UE) 2016/ll91 che promuove la libera circolazione dei cittadini semplificando i requisiti per la presentazione di alcuni documenti pubblici nell’Unione europea e che modifica i1 Regolamento (UE) n. 1024/2012 (pubblicato sulla G. U. dell’Unione Europea L.200/1 in data 26 luglio 2016 e sulla G.U. della Repubblica Italiana in data 19 settembre 2016 — 2^ Serie Speciale n. 71).

1. Il Regolamento (UE) 2016/1191 del Parlamento europeo e del Consiglio del 6 luglio 2016 (d'ora in poi Regolamento) promuove la libera circolazione dei cittadini degli Stati membri de1l'Unione e prevede la semplificazione dei requisiti e delle formalità amministrative per la circolazione di alcuni documenti pubblici e delle relative copie autentiche, rilasciati da un'autorità di uno Stato membro ai fini della presentazione in un altro Stato membro.

   Viene, dunque, istituito un sistema di esenzione da ogni forma di legalizzazione e formalità analoghe (vedi Convenzione del1’Aja del 1961 sulla “apostille”) e di semplificazione delle altre formalità relative all’obb1igo di produrre copie autentiche e traduzioni di documenti pubblici, quando siano richieste dalle autorità del Paese de1l’UE ricevente, fatta salva la possibilità a richiesta “ di utilizzare altri sistemi applicabili in uno Stato membro relativamente alla legalizzazione o formalità  analoghe”.

   Ai sensi dell’art. 2 par. 1, il Regolamento si applica ai documenti pubblici rilasciati dalle autorità di uno Stato membro, in base alla propria legislazione nazionale, che devono essere presentati alle autorità di un altro Stato membro e i1 cui obiettivo principale é accertare uno o più dei seguenti fatti:

   1. nascita;
   2. esistenza in vita;
   3. decesso;
   4. nome;
   5. matrimonio, compresi la capacità di contrarre matrimonio e lo stato civile;
   6. divorzio, separazione personale o annullamento del matrimonio;
   7. unione registrata, compresa la capacità di sottoscrivere un'unione registrata e lo stato di unione registrata;
   8. scioglimento di un'unione registrata, separazione personale o annullamento di un'unione registrata;
   9. filiazione;
   10. adozione;
   11. domicilio e/o residenza;
   12. cittadinanza;
   13. assenza di precedenti penali, a condizione che i documenti pubblici riguardanti tale fatto siano rilasciati a un cittadino del1'Unione dalle autorità del suo Stato membro di cittadinanza.
        

   Il Regolamento non si applica ai documenti pubblici rilasciati dalle autorità di un Paese terzo o alle copie autentiche di tali documenti prodotte dalle autorità di uno Stato membro (art. 2, par. 3), né a1 riconoscimento in uno Stato membro degli effetti giuridici relativi a1 contenuto dei documenti pubblici, rilasciati dalle autorità di un altro Stato membro (art. 2, par. 4).

2. Al fine di superare le barriere linguistiche e, in ta1 modo, agevolare ulteriormente la circolazione di documenti tra gli Stati membri, l’art. 1, par. 2 del Regolamento istituisce “... moduli standard multilingue da utilizzare come supporto per la traduzione e allegati ai documenti pubblici nazionali” indicati.

   I moduli standard multilingue sono rilasciati su richiesta e sono redatti in ciascuna delle lingue ufficiali delle istituzioni de11’Unione, all’unico scopo di facilitare la traduzione dei documenti pubblici cui sono allegati. Pertanto, tali moduli non debbono circolare come documenti autonomi fra gli Stati Membri.

   Ciascun modulo contiene una parte standard ed una parte non standardizzata, costituita da voci specifiche per Paese che rispecchiano il contenuto del documento pubblico cui i1 modulo sarà allegato e dai rispettivi codici numerici di tali voci.

   Comprende, inoltre, un glossario multilingue sia delle voci standard che delle voci specifiche per Paese, in tutte le lingue ufficiali delle istituzioni dell’Unione (art. 9).

3. Attualmente, il portale europeo della giustizia elettronica - https://e-justice.europa.eu/home.do - alla voce Moduli dinamici - Documenti pubblici contiene, per ciascuno Stato Membro, modelli di moduli standard multilingue.

   Il modulo relativo all’assenza di precedenti penali nello Stato membro di cittadinanza della persona interessata si rinviene ne1l’allegato XI.

   Nello specifico, gli Uffici competenti al rilascio, dovranno scaricare i moduli standard multilingue, contenenti le voci specifiche per Paese, al seguente link del portale europeo della giustizia elettronica:

   https://beta.e-justice.europa.eu/35981/IT/public_documents_forms
   raggiungibile anche cliccando sul link https://beta.e-justice.europa.eu

   Sezione: I tuoi diritti. Documenti pubblici
   e
   Sezione: Ricorso alle vie legali. Moduli online. Documenti pubblici

4. Nell’ambito del più ampio progetto di rifacimento ed ammodernamento dei Sistemi Informativi del Casellario, è stata inoltrata richiesta alla competente Direzione Generale per i Sistemi Informativi Automatizzati (DGSIA) di questo Ministero per l’automazione della produzione del modulo in oggetto, in cui dovranno essere già popolati i campi acquisiti dalla base dati del SIC, almeno quelli presenti, contestualmente alla produzione del modulo multilingue in cui viene attestata l’assenza di precedenti penali.

   Nelle more della realizzazione della predetta procedura di automazione e, dunque, delle opportune modifiche al SIC richieste alla DGSIA, occorre procedere alla compilazione manuale del modulo, scaricabile dal portale in modalità editabile.

   L’Ufficio, in sede di compilazione, deve selezionare le voci specifiche per Paese pertinenti al relativo documento pubblico, al fine di garantire che il modulo standard multilingue contenga solo le informazioni figuranti nel documento pubblico al quale il modulo deve essere allegato.

   Il modulo reca la data del rilascio, la firma del funzionario ed il timbro dell'autorità di rilascio.

   Si precisa infine che il Regno Unito potrà essere selezionato nei moduli standard multilingue fino al termine del periodo di transizione (31.12.2020) nonostante non sia più uno Stato membro dell’UE dal 1 febbraio 2020.

   Si comunica, infine, che sono in corso le attività per rendere disponibile una scheda pratica informativa sul sito internet del Ministero della Giustizia alla voce “come fare per”.

   Le SS.LL. vorranno disporre che la presente circolare sia portata a conoscenza degli uffici giudiziari del distretto di competenza.

   Eventuali richieste di informazioni e chiarimenti potranno essere rivolte al servizio di help desk del casellario centrale, al numero 06-97996200, dal lunedì al venerdì dalle ore 8.00 alle ore 18.00 ed i1 sabato dalle ore 8.00 alle ore 14.00 o, in alternativa, a questo Ufficio, tramite posta elettronica, all’indirizzo casellario.centrale@giustizia.it.

   La presente circolare è reperibile sui siti intranet del Ministero della Giustizia (www.giustizia.it) e del casellario centrale (portal.casellario.giustizia.it).

IL DIRETTORE GENERALE
Giovanni Mimmo