Ministero della Giustizia

Circolare 14 aprile 2016 - Modalità di formulazione dei quesiti in materia di servizi di cancelleria e di spese di giustizia

14 aprile 2016

prot. m_dg.DAG.14/04/2016.0067455.U

Ministero della Giustizia
Dipartimento per gli affari di giustizia
Direzione generale della giustizia civile
Via Arenula, 70 – 00186 Roma – Tel. 0668851
Ufficio I

Al Sig. Presidente della Corte di cassazione
Sede
Al Sig. Procuratore Generale presso la Corte di cassazione
Sede
Ai Sig.ri Presidenti delle Corti di appello
Loro Sedi
Ai Sig.ri Procuratori Generali presso le Corti di appello
Loro Sedi

Oggetto: Modalità di formulazione dei quesiti in materia di servizi di cancelleria e di spese di giustizia.

Come noto, tra le funzioni di questa Direzione generale, ed in particolare del suo Ufficio I, rientra l’esame delle questioni concernenti l’applicazione di leggi e regolamenti nel settore civile e nei relativi servizi di cancelleria e di quelle relative alle spese di giustizia di cui al d.P.R. 30 maggio 2002, n. 115, recante il testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di spese di giustizia.

In particolare, a fronte delle numerose questioni interpretative poste su tali materie dagli uffici giudiziari, questa Direzione generale provvede a rispondere con nota diretta al singolo ufficio richiedente, ovvero, con apposita circolare diretta a tutti gli uffici giudiziari nei casi di maggior rilevanza o quando è presumibile che la problematica possa interessare la generalità degli stessi.

Peraltro, il Dipartimento per gli affari di giustizia, al fine di assicurare il miglioramento dei livelli di efficienza ed efficacia della propria azione amministrativa, ha assunto come obiettivo strategico anche l’accelerazione dei tempi di risposta ai quesiti sollevati dagli uffici giudiziari.

Nel perseguimento di tale obiettivo, si è quindi preliminarmente provveduto ad eliminare sensibilmente l’arretrato, in modo da garantire, per il futuro, un riscontro in tempi ragionevoli ed utili agli uffici giudiziari.

Va, tuttavia, segnalato che l’efficienza del servizio di supporto erogato da questa Direzione generale passa anche attraverso il ruolo collaborativo degli uffici giudiziari che, per primi, riscontrano sul territorio le varie problematiche.

In proposito, deve infatti essere rilevato che, nella formulazione dei quesiti da parte degli uffici, si riscontrano diverse criticità che non consentono a questa Direzione generale di assolvere sempre tempestivamente alle proprie funzioni.

Si rende a tal fine opportuno fornire al riguardo talune indicazioni operative la cui osservanza da parte degli uffici consentirà un miglioramento del servizio offerto da questa amministrazione.

1. Il quesito deve riguardare problematiche di carattere generale e attuali.
   In proposito, va infatti rilevato come in diversi casi vengono poste all’attenzione di questa Direzione generale questioni interpretative relative ad ipotesi non ancora sorte nella pratica e per le quali si chiede di dare una riposta nell’eventualità che queste si verifichino. Tale condotta determina un inutile appesantimento dell’attività svolta da questo ufficio che si trova ad affrontare e risolvere questioni del tutto ipotetiche che potrebbero anche non verificarsi, sottraendo tempo e risorse da dedicare all’esame di problematiche invece attuali ed urgenti sollevate da altri uffici giudiziari.
2. Il quesito deve essere sollevato in relazione a problemi interpretativi che in sede distrettuale non abbiano trovato idonea soluzione.
   Al riguardo, si osserva che ai sensi degli artt. 101 e 102 della legge 23 ottobre 1960, n. 1196, recante l’Ordinamento del personale delle cancellerie e segreterie giudiziarie e dei dattilografi, spetta al Presidente della Corte d’appello o del Tribunale la sorveglianza e la direzione delle cancellerie ed al Procuratore Generale ed al Procuratore della Repubblica la sorveglianza e la direzione delle segreterie giudiziarie.
   In particolare, a norma del citato art. 101 “I capi degli uffici giudiziari esercitano la sorveglianza sul personale del proprio ufficio e degli uffici dipendenti”, mentre, a norma del citato art. 102: “I capi delle cancellerie hanno la direzione dei rispettivi uffici, provvedono ad assicurare il normale funzionamento dei servizi e ne rispondono al capo dell’ufficio giudiziario, dal quale sono sentiti in ordine a qualsiasi provvedimento che abbia attinenza con i servizi di cancelleria e segreteria.”
   Dal combinato disposto di tali norme deriva, dunque, che anche la risoluzione dei quesiti rientra tra i compiti istituzionali del Capo dell’ufficio giudiziario, a meno che la questione non rivesta portata generale.
   Pertanto, diversamente da quanto avviene nella prassi, prima di inoltrare il quesito a questa amministrazione, il Capo dell’ufficio giudiziario presso il quale è sorta la problematica dovrà sottoporre la stessa al Capo dell’ufficio sovraordinato, formulando le necessarie osservazioni e rappresentando l’impossibilità di trovare una soluzione in sede locale.
   Quindi, il Capo dell’ufficio sovraordinato dovrà verificare se la questione in parola sia stata già affrontata e risolta da altri uffici del medesimo distretto con una soluzione dallo stesso ritenuta condivisibile. In tal caso, appare evidente come sia del tutto superfluo investire anche questa Direzione generale.
   In caso contrario, ovvero qualora detta soluzione non sia condivisa dal Capo dell’ufficio sovraordinato, quest’ultimo provvederà a trasmettere il quesito a questa Direzione generale esprimendo un motivato parere utile alla risoluzione del quesito proposto sulla base della relazione dell’ufficio richiedente, in modo da fornire in maniera esaustiva l’esatta rappresentazione del caso prospettato e favorire, al contempo, la formulazione di risposte più organiche e tempestive e, ove necessario, l’adozione di determinazioni di carattere generale trasfuse in apposite circolari.
   Ai criteri sopra indicati, potrà derogarsi esclusivamente per la trasmissione di quesiti inerenti l’applicazione di norme di nuova emanazione, per i quali sorga la necessità di una sollecita risposta e non vi sia l’esigenza di una previa istruttoria.
3. Il quesito deve essere inviato con nota indirizzata a questa Direzione generale (Ministero della Giustizia – Dipartimento degli affari di giustizia – Direzione generale della giustizia civile) tramite interoperabilità all’indirizzo prot.dag@giustiziacert.it.

Sul punto, si riscontra che alcuni uffici giudiziari trasmettono i quesiti nelle materie di cui all’oggetto direttamente all’Ufficio I di questa Direzione generale senza rispettare la via gerarchica e talvolta anche soltanto via e-mail non certificata.
Sebbene detto ufficio sia quello competente alla trattazione di tali quesiti, gli stessi devono invece essere inviati a questa Direzione generale che poi provvederà all’assegnazione al competente ufficio, poiché soltanto in tal modo potrà essere esercitata la stessa sorveglianza e direzione svolta dagli uffici superiori anche in relazione alla conoscenza della problematica ed alla tempestività della relativa risposta.

In sintesi, il procedimento per la formulazione e proposizione dei quesiti nelle materie di cui all’oggetto, dovrà avvenire con le seguenti modalità:

• il quesito dovrà essere relativo ad una problematica di interesse concreto ed attuale;
• la formulazione del quesito dovrà essere preceduta da un confronto tra il dirigente della cancelleria o della segreteria ed il Capo dell’ufficio giudiziario interessato sul tema in oggetto e sulla possibilità di soluzioni in sede locale;
• in caso di mancata soluzione e fatta salva la generalità della questione posta, il quesito, accompagnato da una relazione illustrativa, dovrà essere trasmesso, a seconda dell’ufficio richiedente, al Presidente della Corte d’appello o al Procuratore Generale presso la Corte d’appello;
• dovrà essere verificata presso il distretto l’esistenza di precedenti casi analoghi, già risolti da altri uffici giudiziari del medesimo distretto con soluzioni ritenute condivisibili dal Capo dell’ufficio sovraordinato;
• in caso di mancata soluzione in sede distrettuale o di precedente soluzione non condivisa, il quesito dovrà essere trasmesso a questa Direzione generale, accompagnato da un motivato parere del Capo dell’ufficio sovraordinato sulle possibili risoluzioni della problematica.

Si pregano le SS.LL. di voler diramare la presente circolare a tutti gli uffici dei distretti di rispettiva competenza propiziando l’osservanza dei criteri sopra indicati, anche al fine di evitare di avviare interlocuzioni superflue con gli uffici giudiziari, circostanza che non contribuisce alla celerità nel riscontro ai quesiti da parte di questa amministrazione.

Roma, lì 11 aprile 2016.

Il Direttore generale reggente    
Vittoria ORLANDO