Ministero della Giustizia

Circolare 9 dicembre 2013 - Sistema informativo del casellario - Avvio in esercizio della procedura giornaliera di acquisizione automatica del codice fiscale attraverso l’interconnessione con il sistema dell’Agenzia delle Entrate - Art. 42 del D.P.R. 313/2002, (T.U. del casellario) - Compiti assegnati agli uffici iscrizione, agli uffici locali in sede di iscrizione e all'ufficio centrale ai fini della risoluzione dei casi di mancata validazione del codice fiscale

9 dicembre 2013

Dipartimento per gli Affari di Giustizia
Direzione Generale della Giustizia Penale
Ufficio III

Ai Sigg. Presidenti delle Corti di appello
Ai Sigg. Procuratori Generali presso le Corti di appello
Ai Sigg. Dirigenti delle Corti di appello
Ai Sigg. Dirigenti delle Procure Generali presso le Corti di appello
Loro Sedi

Oggetto: Sistema informativo del casellario - Avvio in esercizio della procedura giornaliera di acquisizione automatica del codice fiscale attraverso l’interconnessione con il sistema dell’Agenzia delle Entrate - Art. 42 del D.P.R. 14 novembre 2002, n. 313 (T.U. del casellario) - Compiti assegnati agli uffici iscrizione, agli uffici locali in sede di iscrizione e all'ufficio centrale ai fini della risoluzione dei casi di mancata validazione del codice fiscale

Facendo seguito alla circolare prot. DAG.102986.U del 23.7.2012, concernente le regole tecniche per l'acquisizione del codice fiscale nella banca dati del casellario giudiziale¹, si comunica che l'ufficio del casellario centrale ha ultimato le attività di bonifica della banca dati, così come previsto nella richiamata nota.
La bonifica, effettuata sul totale dei soggetti presenti in banca dati, ha fornito i seguenti risultati:

A partire dall'8 gennaio 2014 entrerà in esercizio, con cadenza giornaliera, la procedura di acquisizione del codice fiscale nella banca dati del casellario giudiziale (d'ora in poi “procedura giornaliera”). La presente circolare definisce i compiti degli uffici iscrizione, degli uffici locali in sede di iscrizione e dell'ufficio del casellario centrale ai fini della risoluzione dei casi di mancata validazione del codice fiscale evidenziati dalla procedura giornaliera. Disposizioni apposite verranno fornite successivamente per la gestione dei casi di mancata validazione, evidenziati a seguito della bonifica. 

1. AVVIO DELLA PROCEDURA GIORNALIERA
   La procedura - completamente automatica - di acquisizione del codice fiscale consente quotidianamente:
   1. di trasmettere all’Agenzia delle Entrate un file contenente i dati anagrafici di tutti i soggetti che vengono iscritti per la prima volta nella banca dati del casellario giudiziale oppure dei soggetti per i quali risulta effettuata una modifica sui dati anagrafici. La trasmissione sarà effettuata solo per i soggetti e provvedimenti che risultano validati;
   2. di ricevere il file elaborato dall’Agenzia delle Entrate, contenente per ciascun soggetto il codice fiscale validato, che verrà aggiornato per il soggetto corrispondente nella banca dati del casellario giudiziale. Al soggetto è assegnato lo stato “CODICE FISCALE VALIDATO”². Nel caso in cui il codice fiscale inserito dall'ufficio iscrizione risulti errato, si provvederà ad aggiornarlo con quello indicato dall'Agenzia delle Entrate e verrà inviata all’ufficio la seguente comunicazione: “a seguito della verifica presso il sistema dell’Agenzia delle Entrate si comunica che il codice fiscale relativo al soggetto - cognome, nome, data e luogo nascita - in relazione al provvedimento (data, sede e autorità giudiziaria) è stato corretto”;
   3. di gestire i casi di mancata validazione del codice fiscale. La risoluzione di questi casi è demandata agli uffici iscrizione (cfr. paragrafo 2), salvo quelli di competenza del casellario centrale (cfr. paragrafo 3);
   4. limitatamente ai soggetti nati in Italia, di creare in automatico un'anagrafica di richiamo³ quando il soggetto trasmesso risulta essere presente nella banca dati dell'Agenzia delle Entrate con un nome differente (ad esempio, con il doppio nome).
       
2. CASI DI MANCATA VALIDAZIONE DEL CODICE FISCALE. ADEMPIMENTI PER GLI UFFICI ISCRIZIONE E GLI UFFICI LOCALI IN SEDE DI ISCRIZIONE
   Le ipotesi di mancata validazione del codice fiscale dal parte dell’Agenzia delle Entrate sono due.
   1. La prima ipotesi si verifica quando il soggetto iscritto nel SIC non risulta essere presente nella banca dati dell'Agenzia delle Entrate e causa l'errore “CODICE FISCALE NON VALIDATO”. In questo caso il sistema trasmette all’ufficio iscrizione le comunicazioni di seguito indicate:
      • se il soggetto è stato iscritto sul SIC senza il codice fiscale, la comunicazione sarà: “a seguito della verifica presso il sistema dell’Agenzia delle Entrate, si comunica che i dati anagrafici del soggetto - cognome, nome, data e luogo nascita, in relazione al provvedimento (data, sede e autorità giudiziaria) NON risultano corretti”;
      • se il soggetto è stato iscritto sul SIC con il codice fiscale, la comunicazione sarà: “a seguito della verifica presso il sistema dell’Agenzia delle Entrate, si comunica che i dati anagrafici del soggetto - cognome, nome, data e luogo nascita, in relazione al provvedimento (data provvedimento, sede e autorità giudiziaria) NON risultano coerenti con il codice fiscale indicato”.
   2. La seconda ipotesi si verifica, invece, quando il soggetto è presente nella banca dati dell'Agenzia delle Entrate ma differisce, rispetto a quello iscritto nel SIC, per uno o più dati anagrafici. La procedura prevede la seguente casistica e ciascun soggetto può assumere uno dei seguenti stati:
      1. INCONGRUENZA PER NOME
      2. INCONGRUENZA PER COGNOME
      3. INCONGRUENZA PER DATA DI NASCITA
      4. INCONGRUENZA PER SESSO
      5. INCONGRUENZA PER LUOGO DI NASCITA
      6. INCONGRUENZA SU DIVERSI CAMPI DELL'ANAGRAFICA

   Limitatamente alle ipotesi “INCONGRUENZA PER NOME” e “INCONGRUENZA PER COGNOME”, si fa presente che per i soggetti per i quali non è stato possibile creare il richiamo in automatico (cfr. par.1 punto d) l'ufficio ha la possibilità di creare il richiamo manualmente.
   Per il dettaglio delle tipologie di errore sopra indicate e le modalità di risoluzione si rinvia al manuale operativo, pubblicato sul sito intranet del casellario centrale (portal.casellario.giustizia.it).
   Tutte le comunicazioni previste dalla procedura saranno inviate quotidianamente all'ufficio iscrizione competente, cioè all’ufficio che ha iscritto il provvedimento giudiziario a carico del soggetto per il quale è stata riscontrata la mancata validazione.
   Gli utenti degli uffici iscrizione dovranno, semprequotidianamente, verificare attraverso un'apposita funzionalità denominata “Verifica Errori per Ufficio” tutti i soggetti non validati dall'Agenzia delle Entrate. La possibilità di creare il richiamo in modalità manuale sarà riservata ai responsabili degli uffici iscrizione e degli uffici locali e agli utenti aventi il ruolo “validatore”. Per l'utilizzo della funzionalità si rimanda al manuale utente disponibile on line e al manuale operativo.
   L’ufficio iscrizione dovrà a questo punto attivarsi tempestivamente per i necessari controlli (riscontro della corrispondenza dei dati anagrafici presenti nel provvedimento con quelli inseriti nel SIC, verifica dei certificati anagrafici, accesso al sistema “Punto Fisco”, ecc.) e per le successive correzioni, eventualmente segnalando all’autorità giudiziaria che ha emesso il provvedimento l’opportunità di procedere alla correzione di errori materiali, ai sensi dell’articolo 130 c.p.p.

3. COMPITI ASSEGNATI ALL'UFFICIO DEL CASELLARIO CENTRALE
   L’ufficio del casellario centrale effettua periodicamente il monitoraggio dell’esito delle trasmissioni dirette all’Agenzia delle Entrate e delle elaborazioni effettuate nel SIC, con particolare riguardo al corretto svolgimento dei compiti affidati agli uffici, secondo quanto previsto dall'art. 19, lett. f) e g) del T.U. del casellario.
   Inoltre, procede ad effettuare gli opportuni interventi nella banca dati necessari alla risoluzione di eventuali problematiche emerse in sede di bonifica o a seguito dell'avvio della procedura giornaliera o segnalate direttamente dagli uffici. In particolare provvede a:
   • unificare gli omonimi con paternità diversa o con sesso diverso che risultano essere lo stesso soggetto per l'Agenzia delle Entrate;
   • cambiare il dato del sesso;
   • gestire le segnalazioni di mancato aggiornamento per omocodia (soggetti che hanno gli stessi dati anagrafici e per i quali l'Agenzia delle Entrate non è in grado di validare il codice fiscale) oppure perché il codice fiscale validato è già presente in altro soggetto;
   • gestire le problematiche derivanti dalle anagrafiche di richiamo create dal casellario centrale (punto d del paragrafo 1);
   • gestire particolari tipologie di errore legate alla duplicazione dei soggetti in banca dati che, pur essendo riconducibili alla stessa persona fisica, hanno dati anagrafici diversi;
   • inserire il c.d. CUI (Codice Unico Identificativo).

   Degli interventi elencati, quelli derivanti dalla segnalazione degli uffici saranno limitati ai casi in cui i soggetti hanno più di un provvedimento a proprio carico ed i provvedimenti sono stati iscritti da uffici diversi. In tale ipotesi, infatti, non avendo il singolo ufficio la proprietà esclusiva dei dati, non è in grado di risolvere autonomamente la problematica.
   Per segnalare le problematiche gli uffici dovranno inoltrare la richiesta all'help desk, acquisire il numero di ticket ed inviare il modulo A-SIC/AE, allegato alla circolare, completo della documentazione di riferimento all'indirizzo di posta elettronica del casellario centrale casellario.centrale@giustizia.it, inserendo nell'oggetto del messaggio il seguente testo: “Interconnessione Agenzia delle Entrate - n. di ticket”.
   Eventuali segnalazioni di anomalie o richieste di chiarimenti dovranno essere comunicate al servizio di help desk, al numero telefonico 06/97996200, attivo presso l’ufficio del casellario centrale dal lunedì al venerdì dalle 8 alle 18 e il sabato dalle 8 alle 14.

Si pregano le SS.LL. di disporre che la presente circolare sia portata a conoscenza degli uffici giudiziari dei rispettivi distretti, utilizzando ogni mezzo di trasmissione telematica.

La presente circolare sarà pubblicata sui siti intranet del Ministero della giustizia e del casellario centrale (portal.casellario.giustizia.it).

Roma, 9 dicembre 2013

IL DIRETTORE GENERALE
Luigi Frunzio

¹ Il Ministero della Giustizia – Direzione Generale per i sistemi informativi automatizzati (DGSIA) - e l’Agenzia delle Entrate hanno stipulato in data 15 febbraio 2011 una convenzione, con la quale sono state disciplinate le modalità di accesso e di consultazione delle banche dati del sistema dell’Agenzia delle Entrate. Tale convenzione è stata integrata di recente con riferimento allo scambio di dati con il casellario centrale.

² Tale dicitura è visualizzabile sul SIC a livello soggetto, dove oltre ai dati anagrafici viene ora indicato se il soggetto risulti validato o non validato e la data in cui è stata effettuata l'elaborazione.

³ L'anagrafica di richiamo è iscritta sul SIC con i dati anagrafici forniti dall'Agenzia delle Entrate. Il codice fiscale fornito è aggiornato sul soggetto c.d. principale se i suoi dati anagrafici sono coerenti con il codice fiscale (stato “CREATO RICHIAMO AUTOMATICO–VALIDATO IL C.F. SU SOGGETTO PRINCIPALE”). Altrimenti il codice fiscale è aggiornato solo sull'anagrafica di richiamo (stato “CREATO RICHIAMO E VALIDATO CON IL CODICE FISCALE”)

Allegati

• Validazione codice fiscale SIC (formato pdf, 22 Kb)