Circolare 31 ottobre 1997 - Applicazione transitoria del T. U. in materia di casellario giudiziale e vigilanza del Procuratore della Repubblica
31 ottobre 1997
DIPARTIMENTO PER GLI AFFARI DI GIUSTIZIA
Ai Sigg. Presidenti delle Corti di Appello
Ai Sigg. Procuratori Generali presso le Corti di Appello
LORO SEDI
OGGETTO: Applicazione transitoria del Testo unico in materia di casellario giudiziale. Vigilanza del Procuratore della Repubblica di cui alla previgente normativa. Rilevazione dati riguardanti il funzionamento del servizio. Rettificazioni ed eliminazioni delle iscrizioni
Con riferimento ai quesiti posti da diversi uffici locali riguardanti l'espletamento delle attività indicate in oggetto, si partecipa quanto segue.
La vigilanza specifica sul servizio del casellario giudiziale che il Procuratore della Repubblica esercitava in vigenza della precedente normativa (R.D. n. 778/1931) non è prevista in alcuna disposizione del testo unico in materia di casellario giudiziale contenuto nel d.P.R. n. 313/2002.
Stante la suddetta assenza e considerata l'abrogazione di norme operata espressamente dalla nuova disciplina (art. 52 t.u.), non sono più applicabili le disposizioni della normativa previgente che indicavano in maniera circostanziata le modalità con cui il Procuratore della Repubblica esercitava la vigilanza sul funzionamento del servizio (art. 19 del regolamento R.D. n. 778/1931 e connesse istruzioni d.m. 6 ottobre 1931).
Tale vigilanza veniva praticata, principalmente, attraverso:
- le verifiche e le relazioni in base alle quali il Procuratore della Repubblica svolgeva accertamenti mensili sull'andamento dell'ufficio locale e comunicava, con cadenza semestrale, al casellario centrale una serie di dati riguardanti l'espletamento dell'intero servizio del casellario giudiziale, ivi compresa la compilazione delle schede e dei fogli complementari da parte degli uffici giudiziari preposti a tale attività
- l'emissione di provvedimenti di rettificazione di errori incorsi sulle schede ovvero nelle decisioni: ne ordinava senz'altro la correzione, previa acquisizione della documentazione necessaria, ove si trattasse di manifesto errore materiale incorso nella formazione delle schede, ovvero, nel caso di errori incorsi nelle decisioni, disponeva la rettificazione delle schede stesse sulla base del provvedimento di correzione richiesto all'organo giurisdizionale.
Il compito di vigilare sull'attività degli uffici e di adottare le iniziative necessarie e di promuovere gli interventi opportuni per garantire il pieno svolgimento delle funzioni del casellario (art. 19, comma 1, lettera f e lettera g t.u.) resta attribuito dal d.P.R. n. 313/2002, entrato in vigore nel marzo scorso, all'ufficio centrale.
Questo, per tale finalità deve conoscere, attraverso il sistema informativo automatizzato (art. 41, comma 2 t.u.), una serie di dati significativi per monitorare l'andamento del servizio. Allo stato, assolvono a tale funzione le procedure informatizzate (sottosistemi) RCS, RAC e RELSEM, presenti sul S.I.C. e già da qualche tempo utilizzate dai casellari locali (cfr. circolari prot. n. 2893 del 28/6 e prot. n. 3470 del 2/8/2002).
Permane, pertanto, la validità della loro utilizzazione quali strumenti di rilevazione di dati, da affinare nel tempo con interventi di adeguamento alla normativa, ma tuttavia già sufficientemente idonei per l'esercizio di controllo da parte dei responsabili degli uffici locali e di vigilanza da parte dell'ufficio centrale sul funzionamento del casellario.
Nell'ambito delle dette procedure, particolare rilevanza assume, ai fini del monitoraggio sull'andamento del servizio, il sottosistema RELSEM.
Infatti, i responsabili degli Uffici locali, due volte l'anno, nel mese di gennaio e nel mese di luglio, daranno assicurazione all'Ufficio centrale relativamente alla presenza sul S.I.C. dei dati che vengono gestiti con la procedura RELSEM, sia quelli che il Sistema acquisisce in maniera automatizzata (dati sulla certificazione), sia quelli che vengono immessi nel sistema (compilazione e pendenza di schede e di fogli complementari), riferiti al semestre precedente.
Tutti gli uffici presso le autorità giudiziarie (ivi comprese i giudici di pace), preposti alla comunicazione dei provvedimenti giudiziari oggetto di iscrizione nel casellario giudiziale, avranno cura di inviare due volte l'anno, entro il 5 gennaio e 5 luglio agli uffici locali del casellario giudiziale il prospetto delle schede e dei fogli complementari compilati, nonché delle schede e fogli complementari rimasti da compilare, riferito, rispettivamente al I ed al II semestre, nella modalità cartacea, fino a quando non saranno attivati i collegamenti che consentiranno la comunicazione telematica anche di dette notizie.
Una nota a parte indicherà agli uffici locali, in maniera dettagliata, i dati dei quali è necessario assicurare la rilevazione dal sistema per le finalità sopra indicate.
Per quanto concerne l'attività inerente la rettificazione degli errori, a questa provvede direttamente il responsabile dell'ufficio locale.
Relativamente agli errori incorsi nelle schede, procede alle correzioni dei dati sulle stesse ed al relativo aggiornamento dell'iscrizione nel S.I.C., secondo le risultanze della documentazione che viene in detti casi ordinariamente acquisita (copia delle decisioni di cui la scheda costituisce l'estratto, le certificazioni del Comune relative alle notizie anagrafiche e quanto altro si ritenga opportuno).
Relativamente agli errori incorsi nelle decisioni, richiede, con le modalità indicate nell'art. 15, comma 6 del testo unico contenuto nel d.P.R. n. 313/2002, i provvedimenti giurisdizionali alle autorità competenti e procede, successivamente, alle attività di annotazione ed aggiornamento dei dati sulla base di quanto disposto negli stessi.
In ordine alle questioni concernenti le iscrizioni e i certificati, richiede le decisioni secondo le modalità indicate nell'art. 40 t.u..
L'ufficio locale avrà cura, altresì, di annotare sul registro cartaceo delle rettificazioni, già in uso nei casellari locali (Modello n. 32), i dati salienti relativi alle attività compiute, adeguando il modello alle nuove modalità intervenute.
La sezione del registro originariamente destinata alla "Decisione del Procuratore della Repubblica" verrà utilizzata per le annotazioni riguardanti le correzioni degli errori materiali incorsi nella formazione delle schede e gli errori incorsi nelle decisioni.
La sezione "In caso di incidente" riguarderà le rettificazioni intervenute a seguito di provvedimenti emessi ai sensi dell'art. 40 del testo unico.
L'opportunità o l'esigenza di informatizzare il registro delle rettificazioni verrà valutata in sede di interventi di adeguamento dell'attuale S.I.C. alla nuova disciplina o di realizzazione del Nuovo Sistema Casellario (N.S.C.).
Relativamente alle attività di eliminazione delle iscrizioni, si richiamano le direttive (note nn. 1888 e 2016, rispettivamente del 26 e del 31 marzo 2003 della Direzione Generale della Giustizia Penale e decreto dirigenziale 1° aprile 2003 previsto dall'art. 46 del testo unico), riguardanti la competenza alla eliminazione attribuita transitoriamente agli uffici locali.
Detti uffici, fino a quando non saranno attivate – sul S.I.C. ovvero sul realizzando N.S.C. – ulteriori funzioni di automazione che assicurino una corretta attività di eliminazione, continueranno a trasmettere per il controllo all'Ufficio centrale del casellario le schede contenenti le iscrizioni eliminabili dal sistema, secondo le modalità osservate prima dell'entrata in vigore della nuova disciplina: invio delle schede corredate di doppia nota di trasmissione e contenenti in calce le necessarie annotazioni che indicano il motivo della eliminazione. L'ufficio centrale, compiute le attività di controllo, provvederà alla eliminazione definitiva del materiale cartaceo ovvero restituirà lo stesso all'ufficio locale mittente con le indicazioni del caso.
Si pregano le SS.LL. di disporre che la presente nota abbia capillare diffusione, autorizzandone la trasmissione a mezzo fax e con ogni altro mezzo telematico, e sia data assicurazione a quest'Ufficio centrale del casellario (Piazza Firenze, 27 – 00186 Roma) dell'avvenuta ricezione della stessa da parte di tutti gli uffici interessati.
Roma, 23 maggio 2003
IL DIRETTORE DELL'UFFICIO
Emilia De Bellis