Ministero della Giustizia

Circolare 27 ottobre 2011 - Avvio in esercizio a livello nazionale del sistema di interconnessione SIC e SIES

27 ottobre 2011

DIPARTIMENTO PER GLI AFFARI DI GIUSTIZIA
Direzione generale della giustizia penale

DIPARTIMENTO DELL'ORGANIZZAZIONE GIUDIZIARIA, DEL PERSONALE E DEI SERVIZI
Direzione generale per i sistemi informativi automatizzati

Prot. m_dg.DAG143076 27.10.2011

Ai Sigg. Presidenti delle Corti di appello
Ai Sigg. Procuratori Generali presso le Corti di appello
Ai Sigg. Dirigenti delle Corti di appello
Ai Sigg. Dirigenti delle Procure generali presso le Corti di appello
Ai Sigg. Dirigenti CISIA
LORO SEDI

OGGETTO: Avvio in esercizio a livello nazionale del sistema di interconnessione tra il Sistema Informativo del Casellario (SIC) e il Sistema Integrato dell’Esecuzione e della Sorveglianza (SIES – sottosistema SIEP Sistema Informativi Esecuzione Penale). Circolari n. 70345 del 20/5/2011 e n. 84778 del 20/6/2011

Con la presente circolare si comunica che è stata portata a termine la sperimentazione relativa al sistema di interconnessione tra il SIC e il SIES (sottosistema SIEP), iniziata il 23 maggio 2011 presso la Procura generale di Milano e le Procure della repubblica di Roma e Torino e continuata successivamente con le altre procure appartenenti ai distretti di Milano, Roma e Torino.

Contestualmente si dispone, a partire dal 7 novembre 2011, l’avvio in esercizio a livello nazionale del citato sistema di interconnessione. A questo fine i CISIA dovranno compiere una serie di attività che sono necessarie per l'installazione dei certificati digitali e per la configurazione di tutti i server SIES e di tutti i client (PC) degli utenti dislocati sui vari distretti che utilizzano il sistema SIES.

Attualmente hanno richiesto l’attivazione 21 Procure generali e 129 Procure della repubblica. Nell’allegato 1 si riporta, suddiviso per distretto, il numero delle Procure che hanno richiesto l’attivazione e l’elenco dettagliato di quelle che ancora non l’hanno richiesta. Pertanto, questi ultimi uffici sono pregati di trasmettere all’ufficio del casellario centrale (mail casellario.centrale@giustizia.it o per fax al n.ro 06-68807558 o per) i moduli allegati alla circolare n. 70345 del 20/5/2011: il modulo A/SIES per i dati dell’Ufficio e il Modulo B/SIES per i dati relativi al Responsabile.

I compiti assegnati agli uffici sono indicati in dettaglio nella circolare n. 70345 del 20/5/2011. A tale riguardo si ricorda l’importanza dei compiti assegnati agli uffici iscrizione, in relazione soprattutto alla tempestività negli inserimenti dei provvedimenti (comma 5 dell’articolo 18 del d.d. 25/1/2007 ¹). Tale tempestività dovrà essere adottata in particolare riferimento alle sentenze di condanna per le quali l’ufficio ha provveduto a trasmettere l’estratto al pubblico ministero ai sensi dell’art. 28 D.M. 334/1989, prestando una particolare attenzione a quelle iscrivibili in classe I ² e tutto ciò anche al fine di garantire l’attendibilità delle funzioni certificative del SIC.

Nell’allegato 2) è nuovamente riportata una scheda sintetica dei principali compiti.

In tale ambito, si ricorda agli uffici iscrizione di porre una particolare attenzione alla problematica degli inserimenti sul SIC dei soggetti stranieri, soprattutto quando il provvedimento giudiziario (sentenza o decreto penale) viene iscritto o trasferito sotto altro soggetto (con generalità diverse ma riconducibile alla stessa persona fisica in base agli accertamenti effettuati). In questi casi, l’ufficio iscrizione deve verificare e provvedere eventualmente ad iscrivere un ulteriore soggetto (c.d. alias) avente gli stessi dati anagrafici presenti nel provvedimento giudiziario. A tali fini si informa che l’Ufficio del casellario centrale sta realizzando un intervento evolutivo sul modulo WEB (il cui rilascio è previsto per il mese di novembre) che consentirà all’ufficio della procura (sottosistema SIEP) di acquisire il titolo esecutivo con riferimento al c.d. alias e quindi con gli stessi dati anagrafici presenti in sentenza.

Di seguito si riportano gli interventi che sono stati realizzati successivamente all’avvio della sperimentazione al fine di migliorare e rendere più efficiente il sistema di interconnessione.

1. Per gli utenti SIEP è stata realizzata una nuova funzionalità denominata “Agenda titoli esecutivi (art. 28 D.M. 334/1989)”, che consente di ricercare tutti i titoli esecutivi iscritti sul SIC in un determinato periodo (per data passaggio in giudicato o per data trasmissione dell’estratto al pubblico ministero ai sensi dell’art. 28 D.M. 334/1989). I titoli esecutivi in questione sono identificabili solo se l’ufficio iscrizione indica i dati relativi alla procura competente e alla data di trasmissione dell’estratto. A tali fini è stato previsto sul SIC - a livello dati provvedimento - per l’ufficio iscrizione la possibilità di indicare tali dati, pur non essendo attualmente obbligatori. In relazione alle sentenze di condanna con pena detentiva da eseguire, si è inoltre ravvisata l’opportunità, di avvisare (errore non bloccante) l’utente del SIC della necessità di inserire dette informazioni.
2. In relazione ai titoli esecutivi acquisiti dal SIC e per i quali viene trasmesso al SIEP anche il relativo certificato del casellario giudiziale, si è provveduto alla realizzazione sul SIC di una nuova funzionalità che consente di avvisare gli utenti SIEP di eventuali aggiornamenti compiuti sul certificato trasmesso (ad esempio un nuovo titolo esecutivo, aggiunta di fogli complementari, eventuali modifiche dei provvedimenti riportati sul certificato). Gli utenti SIEP tramite un’apposita funzione disponibile sul “modulo WEB” ³ potranno stampare il certificato aggiornato.
3. Per gli utenti SIEP l’inserimento delle date sul “modulo WEB” è stato uniformato alle modalità utilizzate sull’applicativo SIEP (ovvero con il salto automatico dei campi senza uso del tabulatore).
4. Sull'elenco dei provvedimenti provvisori ⁴ da sollecitare (funzione disponibile sul “modulo WEB”) viene reso disponibile il certificato di controllo del casellario giudiziale.
5. E’ stata prevista la Cancellazione dei provvedimenti provvisori direttamente dal “modulo WEB” nei casi in cui questi siano stati inviati per errore al SIC o "rifiutati" dall’ufficio iscrizione.
6. L’ufficio iscrizione attraverso una nuova funzionalità, attivabile col pulsante “Rifiuta Provvisorio e Sollecita" può rifiutare il sollecito ricevuto e sollecitare direttamente a sua volta l'ufficio iscrizione competente.
7. Sempre per gli utenti SIEP è reso disponibile alla fine di ciascuna pagina del modulo web un nuovo link manuale utente, contenente il manuale di utilizzo del sistema di interconnessione, oltre a quello Aiuto che invece contiene le istruzioni e le modalità per gestire i dati sulla pagina web che in quel momento sta utilizzando.

Eventuali chiarimenti sulle modalità di avvio in esercizio del sistema di interconnessione e di assistenza nell’utilizzo del “modulo web” utilizzato per accedere al SIC possono essere richiesti al servizio di help desk attivo presso l’ufficio del casellario centrale (tel. 06/97996200), dal lunedì al venerdì dalle 8:00 alle 18:00 e il sabato dalle 8:00 alle 14:00. Invece, per l’assistenza nell’uso dell’applicativo realizzato sul SIES si dovrà ricorrere sempre al servizio di help desk di SIES (tel. 011-4329290).

Si pregano le SS.LL. di disporre che la presente circolare sia portata a conoscenza agli Uffici Giudiziari del distretto, utilizzando ogni mezzo di trasmissione telematica.

La presente circolare e quelle citate sono reperibili sul sito del Ministero della Giustizia (www.giustizia.it) e sul sito intranet del Casellario (portal.casellario.giustizia.it).

IL DIRETTORE GENERALE DELLA GIUSTIZIA PENALE
Luigi Frunzio

IL DIRETTORE GENERALE PER I SISTEMI INFORMATIVI AUTOMATIZZATI
Stefano Aprile

ALLEGATO 1

Elenco degli uffici che ancora non hanno richiesto l’attivazione

1. PROCURE GENERALI: Ancona , Bari, L'aquila, Reggio Calabria, Roma, Taranto, Trento, Venezia (totale n.ro 8)
2. PROCURE DELLA REPUBBLICA

ALLEGATO 2

PRINCIPALI COMPITI ASSEGNATI AGLI UFFICI

1. UFFICIO DELLA PROCURA E DELLA PROCURA GENERALE DELLA REPUBBLICA COLLEGATO AL SIEP
   • ricercare, attraverso il “modulo WEB” reso disponibile sul SIC, i provvedimenti giudiziari (titoli esecutivi) sul sistema SIC e una volta individuato il titolo trasferirlo automaticamente al sistema SIES. Il SIES provvede automaticamente a iscrivere i dati del titolo esecutivo (dati soggetto e provvedimento giudiziario) sul registro informatizzato dell’esecuzione e ad assegnare il relativo numero di registro. Il trasferimento allo stato è possibile solo per le classi I e III ⁵;
   • trasferire al SIC, nell’ipotesi in cui il titolo esecutivo non sia presente nel SIC, un provvedimento c.d. “provvisorio” e sollecitare, senza ritardo per via telematica, l’ufficio iscrizione competente. Inoltre, appena ricevuta la comunicazione inviata dal SIC dell’avvenuta validazione, l’utente SIEP potrà verificare attraverso il modulo WEB eventuali discordanze tra il provvedimento trasferito e quello validato.
2. UFFICIO ISCRIZIONE DEL SIC
   • iscrivere i provvedimenti giudiziari nel SIC, senza ritardo e, comunque, entro dieci giorni dalla data in cui il provvedimento è divenuto irrevocabile (comma 5 dell’articolo 18 del d.d. 25/1/2007 ⁶. Tale tempestività dovrà essere adottata soprattutto in relazione alle sentenze di condanna per le quali si è provveduto a trasmettere l’estratto al pubblico ministero (art. 28 D.M. 334/1989 – norme di attuazione del C.P.P), rivolgendo particolare attenzione a quelle iscrivibili in classe I;
   • verificare, con cadenza giornaliera, attraverso l’apposita funzione disponibile sul SIC, dell’esistenza di comunicazioni o solleciti ai fini degli adempimenti previsti (articolo 15, comma 4, d.d. 25/1/2007). I provvedimenti sollecitati da SIES sono visibili in apposito tabulatore e quindi distinti da quelli sollecitati dagli uffici iscrizione del SIC;
   • provvedere, senza ritardo e comunque entro e non oltre 10 giorni dal ricevimento del relativo sollecito, ad iscrivere il provvedimento sollecitato oppure a comunicare per via telematica all’ufficio iscrizione (in questo caso l’ufficio della Procura o Procura generale collegata al SIEP) che ha effettuato il sollecito i motivi del rifiuto dell’iscrizione (art. 15, comma 2, d.d. 25/1/2007). L’iscrizione definitiva del provvedimento provvisorio, come detto in precedenza, dovrà essere effettuata attraverso il salvataggio di tutti i suoi elementi (a livello provvedimento, reato, dispositivo, pene accessorie, misure di sicurezza ecc.) e solo successivamente si potrà procedere alle fasi di verifica e validazione, compresa quella del soggetto c.d. provvisorio.

¹ i provvedimenti di cui agli articoli 3 e 9 del T.U. sono iscritti nel sistema dall’ufficio competente, senza ritardo e, comunque, entro dieci giorni dalla data in cui il provvedimento è divenuto definitivo ovvero, nel caso di provvedimenti non definitivi, dalla data in cui il provvedimento è pubblicato nelle forme di legge

2 gestione dei registri nel sottosistema SIEP: in I classe (dal numero 1 al 19.999): tutte le pene detentive da eseguire (sole o congiunte a pena pecuniaria); in III classe (dal numero 30.000 al 39.999): tutte le pene sospese;

3 il “modulo WEB” è l’insieme delle componenti applicative realizzate sul SIC che consentono all’utente del sottosistema SIEP di acquisire automaticamente i dati del titolo esecutivo (sentenza o decreto penale) presente sul SIC e contestualmente, se richiesto, il relativo certificato del casellario giudiziale (in formato PDF).

4 “provvedimento provvisorio” ovvero il provvedimento che l’utente SIEP in assenza del titolo esecutivo sul SIC provvede a trasferire il titolo esecutivo da SIEP a SIC.

5 I classe (dal numero 1 al 19.999): tutte le pene detentive da eseguire (sole o congiunte a pena pecuniaria); III classe (dal numero 30.000 al 39.999): tutte le pene sospese;

6 Comma 5 articolo 18: i provvedimenti di cui agli articoli 3 e 9 del T.U. sono iscritti nel sistema dall’ufficio competente, senza ritardo e, comunque, entro dieci giorni dalla data in cui il provvedimento è divenuto definitivo ovvero, nel caso di provvedimenti non definitivi, dalla data in cui il provvedimento è pubblicato nelle forme di legge.