Ministero della Giustizia

Circolare 31 luglio 2014 - Monitoraggio dei provvedimenti denominati provvisori

31 luglio 2014

Ministero della Giustizia
Dipartimento per gli Affari di Giustizia
Direzione Generale della Giustizia Penale
Ufficio III

Ai Sigg. Presidenti delle Corti di appello
Ai Sigg. Procuratori Generali presso le Corti di appello

Ai Sigg. Dirigenti delle Corti di appello
Ai Sigg. Dirigenti delle Procure generali presso le Corti di appello

Ai Sigg. Presidenti dei Tribunali di sorveglianza
Ai Sigg. Dirigenti dei Tribunali di sorveglianza

e p.c. All'Ispettorato generale
LORO SEDI

Oggetto: Sistema Informativo del Casellario (SIC). Monitoraggio dei provvedimenti denominati "provvisori ", dei provvedimenti che risultano ancora in lavorazione, verificati con errore, da validare e da eliminare. Rilevazione riferita ai dati 2014.

Facendo seguito alla circolare prot. “m_dg. DAG. 02/02/2010.0015793.U” del 2/2/2010, avente per oggetto le problematiche sorte a causa dell'incompleta applicazione delle disposizioni in materia di iscrizione dei provvedimenti, dettate dal decreto dirigenziale del 25 gennaio 2007, si comunica l’esito del monitoraggio, effettuato nel mese di giugno 2014, sui provvedimenti denominati "provvisori", sui provvedimenti che risultano ancora in lavorazione, verificati con errore, da validare o da eliminare definitivamente.

Di seguito si riporta la rilevazione effettuata dall'Ufficio del Casellario centrale sulla banca dati del SIC.

1. MONITORAGGIO DEI PROVVEDIMENTI “PROVVISORI”
   L’elaborazione effettuata a livello nazionale ha rilevato nella banca dati del SIC un totale di 44.808 provvedimenti “provvisori”. In particolare:

   Di seguito la comparazione con la rilevazione effettuata nell'anno 2013.

   Monitoraggio dei provvedimenti "provvisori"
   anno 2013 - 2014

   Stato "provvedimenti provvisori"	Rilevazione 2013	Rilevazione 2014
   Non risulta effettuato alcun sollecito	8.726	7.255
   Provvedimenti provvisori rifiutati a seguito del sollecito	NON RILEVATO	4.591
   Sono stati effettuati i relativi solleciti, ma il competente ufficio iscrizione non ha provveduto all'iscrizione definitiva	26.303	32.962
   TOTALE	35.029	44.808

   Con la presente nota viene trasmessa a ciascuna Corte d’Appello e Procura Generale la situazione dettagliata degli uffici iscrizione e degli uffici locali del relativo distretto:
   A) Negli allegati A) e A1), il totale dei provvedimenti provvisori per i quali non risulta effettuato alcun sollecito (1) e il totale dei provvedimenti rifiutati a seguito del sollecito.
   B) Nell’allegato B), il totale dei provvedimenti provvisori per i quali il competente ufficio iscrizione, pur essendo stato sollecitato, non ha provveduto all'iscrizione definitiva (2).
   
   Nell'allegato A1), in particolare, è riportato il dettaglio riferito agli uffici iscrizioni che sono stati istituiti presso le procure della repubblica (c.d. ufficio iscrizione SIEP) e la magistratura della sorveglianza (c.d. ufficio iscrizione SIUS). Attualmente gli uffici iscrizione SIEP provvedono ad aggiornare la banca dati del SIC trasmettendo, come provvedimento provvisorio, il titolo esecutivo iscritto sul sistema SIES (sottosistema SIEP) quando lo stesso non risulti iscritto sul SIC. Gli uffici iscrizione SIUS hanno invece il compito di trasmettere le ordinanze della magistratura di sorveglianza direttamente dal sistema SIES (sottosistema SIUS) e di iscrivere un provvedimento provvisorio quando questo non risulti presente sul SIC.

   1. 7.255 provvedimenti provvisori per i quali non risulta effettuato alcun sollecito, di cui:
      • 3.562 iscritti dagli uffici del casellario giudiziale
      • 1.442 iscritti dagli uffici iscrizione
      • 1.956 iscritti dagli uffici iscrizione presso le procure (SIEP)
      • 295 iscritti dagli uffici iscrizione presso la magistratura della sorveglianza (SIUS).
   2. 4.591 provvedimenti provvisori rifiutati a seguito del sollecito, di cui:
      • 3.689 iscritti dagli uffici del casellario giudiziale
      • 292 iscritti dagli uffici iscrizione
      • 527 iscritti dagli uffici iscrizione presso le procure (SIEP)
      • 83 iscritti dagli uffici iscrizione presso la magistratura della sorveglianza (SIUS).
   3. 32.962 provvedimenti provvisori per i quali l’ufficio iscrizione competente, seppur sollecitato, non ha provveduto all’iscrizione definitiva, di cui:
      • 44 sollecitati agli uffici del casellario giudiziale
      • 32.918 sollecitati agli uffici iscrizione.
2. MONITORAGGIO DEI PROVVEDIMENTI CHE RISULTANO ANCORA IN LAVORAZIONE, VERIFICATI CON ERRORE, DA VALIDARE

    

   L'elaborazione effettuata sulla banca dati del SIC ha rilevato a livello nazionale un totale di 133.321 provvedimenti che risultano ancora “in lavorazione”, “verificati con errore” o da validare. Di seguito la comparazione con la rilevazione effettuata nell'anno 2013.

   Provvedimenti che risultano ancora in lavorazione, verificati con errore o da validare

   Provvedimenti da gestire Tipologia provvedimenti	Totale provvedimenti che risultano in lavorazione		Totale provvedimenti che risultano Verificati con errore		Totale provvedimenti che risultano da validare		TOTALE GENERALE
   	2013	2014	2013	2014	2013	2014	2013	2014
   Giudiziari (sentenze e decreti penali)	9.617	6.867	22.053	19.012	5.321	7.847	36.991	33.726
   Esecuzione	7.981	8.313	65.742	74.665	5.319	4.762	79.042	87.740
   Avvenuta esecuzione pena (c.d. fine pena)	2.611	2.415	12.157	13.972	2.281	627	17.049	17.014
   TOTALE	20.209	17.595	99.952	107.649	12.921	13.236	133.082	138.480

   Per questa rilevazione viene trasmessa a ciascuna Corte d’Appello e Procura Generale la situazione dettagliata degli uffici iscrizione e degli uffici locali del relativo distretto. In particolare, nell'allegato C - sez. 1) per ciascun ufficio sono indicati il totale dei provvedimenti che risultano ancora in lavorazione, verificati con errore e da validare (3) , per i quali l’ufficio dovrà portare a compimento le attività di iscrizione.
    

3. MONITORAGGIO DEI PROVVEDIMENTI ELIMINATI DAL SISTEMA (C.D. ELIMINAZIONE LOGICA), PER I QUALI È NECESSARIA UNA CONFERMA DELL'UFFICIO PER L'ELIMINAZIONE FISICA DALLA BANCA DATI DEL CASELLARIO (4)
   
   L'elaborazione effettuata sulla banca dati del SIC ha rilevato a livello nazionale un totale di 601.266 provvedimenti che risultano ancora da eliminare definitivamente. Anche in relazione a questa elaborazione viene trasmessa a ciascuna Corte d’Appello e Procura Generale la situazione dettagliata degli uffici iscrizione e degli uffici locali del relativo distretto. In particolare, nell'allegato C - sez. 2), per ciascun ufficio sono riportati i provvedimenti giudiziari eliminati dal sistema e quindi non più menzionati nei certificati.
   
   Per questi provvedimenti l’ufficio iscrizione e/o locale, ai sensi dell’articolo 21 del decreto dirigenziale 25/1/2007, è tenuto a verificarne la corretta eliminazione effettuata dal sistema e provvedere quindi alla sua definitiva eliminazione dalla banca dati, o eventualmente al suo ripristino, se l’eliminazione non risulti effettuata correttamente. Tale ultima evenienza dovrà essere segnalata con la massima urgenza al servizio di help desk.
    

Si ricorda che le tipologie di provvedimenti oggetto della presente circolare rappresentano una forte criticità per il sistema certificativo nazionale del casellario giudiziale, perché vengono riportati, senza efficacia certificativa e con apposita avvertenza, nei soli certificati richiesti dall’autorità giudiziaria (art. 25, comma 5; d.d. 25/1/2007). Pertanto, al fine di assicurare che il certificato abbia lo stesso contenuto indipendentemente dal soggetto che lo richiede - autorità giudiziaria, pubblica amministrazione o privato - gli uffici interessati sono tenuti ad adempiere ai compiti assegnati dal citato decreto, nei tempi indicati nell’articolo 15 (5).
Questo risulta tanto più urgente visto il generale aumento dei dati rispetto alla precedente rilevazione effettuata nell'anno 2013.
Si pregano le SS.LL. di portare la presente nota a conoscenza degli uffici giudicanti, requirenti e agli uffici di sorveglianza dei rispettivi distretti.
Eventuali chiarimenti sulle modalità per gestire sul SIC i provvedimenti in questione possono essere richiesti al servizio di help desk (tel. 06/97996200), attivo presso l'ufficio del Casellario centrale dal lunedì al venerdì dalle 8 alle 17,30 ed il sabato dalle 8,30 alle 13.
La presente circolare è reperibile sul sito intranet del Ministero della Giustizia e sul portale del casellario (portal.casellario.giustizia.it).

Note:

1. L’ufficio iscrizione, ove riscontri che sul sistema informativo del Casellario manchi il provvedimento giudiziario cui collegare il proprio, dopo aver inserito il provvedimento denominato “provvisorio”, deve sollecitare, senza ritardo e per via telematica, l’ufficio iscrizione competente (art. 15 d.d. 25/1/2007).
2. L’ufficio iscrizione competente sollecitato deve provvedere, senza ritardo e comunque entro e non oltre 10 giorni dal ricevimento del relativo sollecito, ad iscrivere il provvedimento mancante ovvero a comunicare per via telematica all’ufficio iscrizione che ha effettuato il sollecito i motivi del rifiuto dell’iscrizione (art. 15 d.d. 25/1/2007).
3. Per la previsione di cui all’art. 14, comma 6, in relazione all’art. 25, comma 5, del decreto dirigenziale, questi provvedimenti (in lavorazione, verificati con errore e da validare), come per quelli “provvisori”, sono riportati senza efficacia certificativa e con apposita avvertenza solo nei certificati emessi su richiesta dall’autorità giudiziaria ai sensi dell’art. 21 del T.U.
4. Il sistema elimina automaticamente (c.d. eliminazione logica) dai tutti i certificati tutte le iscrizioni al momento del verificarsi delle condizioni previste dall’art. 5 del D.P.R. 313/2002
5. L’articolo 15 del decreto prevede che l’ufficio iscrizione , ove riscontri che nel sistema informativo del Casellario manca il provvedimento giudiziario cui collegare quello proprio e successivo, inserisca in sua vece un provvedimento denominato “provvisorio” (fittizio) e che solleciti senza ritardo e per via telematica l’ufficio iscrizione competente, per poi validare il provvedimento di sua competenza non appena ricevuta la comunicazione dell’inserimento di quello sollecitato. L’ufficio iscrizione sollecitato deve, invece, provvedere senza ritardo e, comunque, entro e non oltre 10 giorni dal ricevimento del sollecito, ad iscrivere il provvedimento mancante oppure a comunicare per via telematica all’ufficio iscrizione sollecitante i motivi del rifiuto dell’iscrizione. Il comma 4 dell’articolo 15 stabilisce, inoltre, che l’ufficio iscrizione deve verificare quotidianamente, attraverso l’apposita funzione resa disponibile nel sistema, l’esistenza di comunicazioni o solleciti ai fini degli adempimenti previsti dallo stesso articolo.

Roma, 31 luglio 2014

IL DIRETTORE GENERALE
Ersilia Calvanese