Ministero della Giustizia

 m_dg.DAG.29/11/2023.0240058.U

Dipartimento per gli affari di giustizia
DIREZIONE GENERALE DEGLI AFFARI INTERNI
UFFICIO I
REPARTO I - SERVIZI RELATIVI ALLA GIUSTIZIA CIVILE

Al sig. Presidente della Corte di appello di Bologna

Alla Direzione generale per i sistemi informativi automatizzati

Oggetto: quesito concernente la tenuta cartacea dei fascicoli di cancelleria e la raccolta dei provvedimenti telematici del magistrato
Rif. prot. DAG n. 200864.E del 6.10.2023

Con nota prot. 7448/EB-CP (allegato1), codesto Presidente ha trasmesso i quesiti formulati dal Presidente e dal Dirigente del tribunale di Bologna con il quale si chiede se:

1. la cancelleria debba tenere un fascicolo cartaceo dei procedimenti civili iscritti e trattati telematicamente (art. 36 disp. att. c.p.c.);
2. la cancelleria debba procedure alla raccolta in volumi cartacei degli originali in formato digitale dei provvedimenti emanati dal magistrato (art. 35 disp. att. c.p.c.)

L’ufficio ritiene di non dover creare un fascicolo cartaceo per gli atti depositati in modalità analogica (ove previsto) e di non dover procedere alla raccolta degli originali dei provvedimenti depositati telematicamente dai magistrati considerato che il processo civile è interamente telematico.

Codesto Presidente, “considerata la necessità di adottare dei modelli organizzativi coerenti con la gestione interamente telematica” degli atti processuali e dei provvedimenti, ritiene opportuno investire questa Direzione generale in merito ai quesiti prospettati dal tribunale di Bologna.

Ciò posto, considerato che i quesiti proposti riguardano, in parte, norme di nuova introduzione si forniscono le indicazioni che seguono.

Con riguardo al primo dei quesiti in esame, relativo alla tenuta del fascicolo cartaceo, si fa presente che la nuova formulazione dell’art. 36, comma 4, delle disp. att. c.p.c., così come modificato dall'art. 4, comma 3, lett. a), n. 3), d.lgs. 10 ottobre 2022, n. 149, prevede che “La tenuta e conservazione del fascicolo informatico equivale alla tenuta e conservazione del fascicolo d'ufficio su supporto cartaceo, fermi restando gli obblighi di conservazione dei documenti originali unici su supporto cartaceo previsti dal codice dell'amministrazione digitale di cui al decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82, e dalla disciplina processuale vigente.”.

Inoltre, il D.M. 3 maggio 2023 emanato dal Ministro della giustizia, all’articolo 2, comma 1, precisa che “Gli atti e i documenti depositati in formato cartaceo a norma dell'art. 196-quater, primo comma, terzo periodo, e quarto comma, delle disposizioni per l'attuazione del codice di procedura civile, sono acquisiti dalla cancelleria che, salva la ricorrenza di ragioni tecniche ostative, provvede ad effettuarne copia informatica che inserisce nel fascicolo informatico, apponendo la firma digitale. Nell'ipotesi di cui al quarto comma del citato art. 196-quater, la cancelleria provvede senza indugio all'acquisizione prevista dal primo periodo non appena il sistema risulta riattivato.”

Il successivo comma 2 precisa poi che “Gli atti e i documenti di cui al comma 1 sono raccolti e conservati in un fascicolo cartaceo che riporta gli elementi identificativi del procedimento nel cui ambito è stato effettuato il deposito. Il fascicolo è formato e tenuto secondo le modalità previste dall'art. 36 delle disposizioni per l'attuazione del codice di procedura civile, fermo quanto stabilito dall'art. 22, comma 4-bis, del Codice dell'amministrazione digitale di cui al decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82”.

Di conseguenza, stante il chiaro dettato normativo, deve essere formato un fascicolo cartaceo nelle ipotesi espressamente previste dall’art. 196-quater, commi 1 e 4, delle disposizioni di attuazione del codice di procedura civile, come specificato nell’art. 2 del D.M. 3 maggio 2023.

Per quanto concerne poi il secondo dei quesiti prospettati dall’ufficio, vale a dire se debba ancora procedersi alla raccolta in volumi rilegati degli originali telematici dei provvedimenti del magistrato, deve evidenziarsi che l’articolo 35 delle disp. att. c.p.c. in forza del quale “Il cancelliere deve riunire annualmente in volumi separati gli originali delle sentenze, dei decreti d'ingiunzione e dei processi verbali di conciliazione, nonché le copie dei verbali contenenti le sentenze pronunciate a norma dell'articolo 281-sexies”, è tutt’ora vigente e non è stato né abrogato né modificato dal d.lgs. 149 del 2022; a rigore, quindi, una tale raccolta dovrebbe ancora essere predisposta da ciascun ufficio giudiziario con riguardo ai provvedimenti che dovessero essere ancora depositati in via analogica.

Ad ogni modo, considerate le valutazioni di tipo strettamente tecnico, si ritiene opportuno rimettere il quesito in esame all’attenzione della Direzione generale per i sistemi informativi automatizzati che potrà fornire ogni utile indicazione in merito a tale problematica.

Cordialmente.

Roma, 29 novembre 2023

Il Direttore generale
Giovanni Mimmo