Ministero della Giustizia

Dipartimento per gli affari di giustizia
Direzione Generale degli Affari Interni - Ufficio I
Reparto I - Servizi relativi alla Giustizia Civile

 

Al sig. Presidente della Corte d’appello di Torino

Oggetto: Processo penale minorile - Spese processuali - Richiesta di esenzione chiusura foglio delle notizie con attestazione sulla ripetibilità delle spese. Rif. prot. DAG n. 105814E. del 5 luglio 2020.

Con nota prot. n. 8473 del 2 luglio 2020 la S.V. ha inoltrato il quesito del Tribunale per i minorenni del distretto, volto a chiarire la sussistenza dell’obbligo per le cancellerie, durante lo svolgimento del processo penale minorile, della compilazione e chiusura del foglio delle notizie, prospettando la soluzione per cui “in attesa di superiori determinazioni, allo stato e fino ad eventuale diversa indicazione da parte del Ministero, dopo l’irrevocabilità della sentenza o l’emissione di ogni altro provvedimento definitorio (l’Ufficio giudiziario) non procederà all’estrazione e chiusura del foglio delle notizie con attestazione della ripetibilità o meno delle spese in tutti i procedimenti penali.”

In particolare, il Presidente del Tribunale per i minorenni, argomentando sul quadro normativo di ri-lievo (artt. 29, d.lgs. 272/1989, 10 del d.P.R. n. 115 del 2002) e sulla non prenotabilità a debito né recuperabilità di spese anticipate in funzione dell’esito del processo penale minorile, ha osservato che le sole spese anticipate dall’Erario al difensore d’ufficio o nominato all’imputato ammesso a patrocinio a spese dello Stato poi revocato, sono ripetibili immediatamente e a prescindere dalla irrevocabilità della sentenza, secondo i criteri sanciti dagli artt. 111 e 118 d.P.R. n. 115 del 2002, e ritenuto, sulla base di ciò: - che l’attestazione in calce al foglio delle notizie circa la ripetibilità o meno delle spese (in funzione dell’esito del processo) sia “attività priva di significato e di utilità”; - che non abbia ragion d’essere la stessa compilazione del foglio notizie “al termine della fase ai soli fini del monitoraggio delle spese anticipate”, poiché essendo tratte tutte le spese a SIAMM presso l’Ufficio, sarebbe in ogni momento e per ogni procedimento estraibile l’elenco delle stesse.

Preliminarmente si osserva che, pur trasmettendo il quesito per la via c.d. gerarchica, codesta Corte di appello non ha dato conto di eventuali problematiche analoghe affrontate da altri uffici del mede-simo distretto, né prospettato prasi alternative eventualmente applicate a livello distrettuale, con una soluzione ritenuta condivisibile dal Capo dell’Ufficio sovraordinato (vd. al riguardo nota prot. DAG n. 67455 del 14.4.2016

In ogni caso, nei limiti delle competenze di questo Ufficio e per spirito di collaborazione, si precisa quanto segue.

Il foglio delle notizie è stato introdotto dopo l’entrata in vigore del d. P.R. n. 115 del 2002, il cui art. 280 prevede che: “Nel fascicolo processuale è tenuto un foglio delle notizie ai fini del recupero del credito. L'ufficio che procede all'annotazione sul registro delle spese pagate dall'erario o delle spese prenotate a debito riporta nel foglio delle notizie solo i pagamenti delle spese ripetibili e le spese prenotate a debito. Con decreto dirigenziale del Ministero della giustizia è determinato il momento, collegato allo stato dell'informatizzazione ed eventualmente differenziato sul territorio, in cui non si terrà più il foglio delle notizie. Sino a che i registri sono tenuti su supporto cartaceo sono corredati da rubrica alfabetica”.

Tale innovazione unitamente all’introduzione dei registri obbligatori, Mod.1/A/SG, Mod.2/A/SG, Mod.3/A/SG, ha implicato la necessità di fornire agli uffici giudiziari istruzioni inerenti sia la tenuta

dei registri che la compilazione del foglio notizie, con apposite circolari e note di aggiornamento (cfr. in part. circ. 26 giugno 2003- Istituzione dei registri previsti dall’art. 161 del Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di spese di giustizia; Vademecum 11 dicembre 2017 – indicazioni operative sul recupero crediti- Nota di aggiornamento del 28 giugno 2018, che si allegano sub all.1).

Nell’esaminare siffatte circolari e note, si segnala che:

- La circolare del 26 giugno 2003, al punto 6- Foglio delle notizie- chiarisce che: “Le disposizioni del T.U. prevedono registri distinti per l’annotazione delle spese anticipate dall’erario e delle spese prenotate a debito (art. 162 T.U.). Solo nel foglio delle notizie entrambe le tipologie di spesa vengono annotate insieme. Lo scopo di tale previsione è quello di tenere le spese sotto controllo e consentire, alla fine del procedimento, l’eventuale riversamento dei crediti maturati nel registro predisposto per il recupero. Per questo motivo si insiste nell’evidenziare l’importanza del foglio delle notizie che sarà tenuto fino a quando non sarà completato il processo di informatizza-zione: l’omessa o incompleta annotazione sul foglio notizie comporterà l’impossibilità di rilevare la spesa ai fini del successivo recupero e ne determinerà la mancata riscossione, con conseguenti responsabilità anche di carattere contabile. Per tali motivi, è importante che gli uffici si attengano alle seguenti indicazioni: a) Il foglio delle notizie deve essere redatto in ogni fase ed in ogni grado del processo, civile e penale. E’ opportuno formare apposito sottofascicolo per le spese di giustizia, contenente il foglio delle notizie e copia dei modelli di pagamento emessi, al fine di consentire un rapido riscontro anche in sede ispettiva; b) Nel foglio notizie devono essere annotate tutte le spese ripetibili, siano esse pagate o prenotate a debito; c) Nel foglio notizie va annotata, altresì, l’imposta di registro, ove ricorrano i presupposti della prenotazione a debito (..); d) Data l’importanza contabile di tale strumento, è necessario individuare in ogni sezione civile e penale, con atto formale, uno o più funzionari addetti alla tenuta del foglio notizie, che dovranno curare l’annotazione delle spese ed espletare il successivo controllo ai fini del recupero. Al termine di ogni fase processuale, il funzionario addetto procederà alla chiusura del foglio notizie, attestando in calce ad esso la presenza o assenza di spese da recuperare e, ove ne ricorrano i presupposti, auto-rizzando l’ufficio all’eventuale trasmissione del fascicolo in archivio. La sottoscrizione costituisce assunzione di responsabilità”.

- Il vademecum dell’ 11 dicembre 2017 al paragrafo 3 a) – Note sulla compilazione- indica che “il foglio notizie sia gestito utilizzando l’apposita funzionalità del SIAMM che permette l’auto-matica iscrizione sullo stesso delle spese registrate sul Mod. 1/A/SG (spese anticipate dall’Erario) e di quelle registrate sul Mod. 2/A/SG (spese prenotate a debito) E’ quindi indispensabile che gli Uffici preposti annotino immediatamente sui registri Mod. 1/A/SG e Mod. 2/A/SG i provvedimenti che generano spese ripetibili..; b) il foglio notizie sia sempre compilato, anche ove difettino crediti da recuperare, dovendo in tale ultimo caso essere chiuso con l’annotazione negativa della mancan-za di titolo per il recupero”.

- Nella nota di aggiornamento del 28 giugno 2018 al predetto Vademecum, si ribadisce che la modalità operativa della compilazione del foglio delle notizie va individuata esclusivamente nel SIAMM e si conferma (ivi, p. 4) come sia dunque “necessario che i registri Mod. 1/A/SG e Mod. 2/A/SG vengano costantemente implementati nel corso del procedimento giudiziale in modo da permettere l’automatica compilazione del foglio delle notizie. Il foglio delle notizie deve essere compilato, anche ove difettino crediti da recuperare dovendo in tal ultimo caso essere chiuso con l’annotazione negativa della mancanza di titolo per il recupero”.

Giova infine rimarcare come, ai sensi della circolare DAG Ufficio I n. 1/12311/44/U.04 del 18 no-vembre 2004, il foglio delle notizie oltre ad una funzione riepilogativa dell’elenco delle spese del processo (onde non ritardare l’esatta quantificazione del credito da parte dell’Ufficio responsabile del recupero) è utile anche alla comunicazione delle spese suppletive cioè maturate successivamente al passaggio in giudicato della sentenza.

Alla luce di quanto esposto, tenuto conto degli indirizzi delle citate circolari e dell’art. 280, comma 3, del d.P.R. n. 115/02 – che rimanda ad un decreto dirigenziale del Ministero della giustizia la de-terminazione del momento (collegato allo stato dell'informatizzazione, eventualmente differenziato sul territorio) in cui non si terrà più il foglio delle notizie - si ribadisce l’obbligo, a legislazione vi-vente, della compilazione e chiusura del predetto registro.

Cordialmente.

Roma, il 7 gennaio 2021

IL DIRETTORE GENERALE
Giovanni Mimmo