Protocollo informatico
“I pubblici uffici sono organizzati secondo disposizioni di legge, in modo che siano assicurati il buon andamento e l'imparzialità dell'amministrazione” (dall'art. 97 della Costituzione)
Il progetto di diffusione del protocollo informatico si inserisce nel contesto di attuazione della normativa di settore, costituita essenzialmente dal T.U. sulla documentazione amministrativa (DPR n. 445/2000) e successivamente integrata dal Codice dell’Amministrazione Digitale (D.Lgs. n. 82/2005).
Nel programma di e-governement dell’azione amministrativa, l’Amministrazione della Giustizia ha individuato ed inserito tra gli obiettivi primari, lo sviluppo e la diffusione del Protocollo Informatico, quale sistema di gestione documentale, corredato di posta certificata. E’ stata pertanto la prima Amministrazione Centrale dello Stato a dotare le proprie articolazioni, sia centrali che periferiche, di un sistema di protocollo informatico, in base ad un piano di diffusione avviato a partire dal 1° gennaio 2004 e ad oggi in fase di completamento.
Il progetto, curato da personale dotato di specifiche professionalità nell’innovazione - Analisti di Organizzazione ed Esperti Informatici - si annovera tra le iniziative più riuscite della DGSIA.
Il Ministero della Giustizia, con il progetto presentato, partecipa al concorso “Premiamo i risultati”, indetto dal Ministro per la Pubblica Amministrazione e l’Innovazione - Dipartimento della Funzione pubblica.
DIFFUSIONE DEL PROTOCOLLO E DELLA GESTIONE DOCUMENTALE NEGLI UFFICI GIUDIZIARI
Finalità
La diffusione della funzionalità minima di protocollo a partire dal 2003 ha riguardato 477 Uffici Giudiziari. Le articolazioni periferiche del sistema giudiziario vengono oggi dotate di strumenti atti a consentire la gestione informatizzata degli atti inseriti nel sistema di protocollo, con l’obiettivo di medio periodo di fruire dei vantaggi della gestione di atti in formato elettronico, senza uso della carta.
Obiettivi raggiunti
Nel maggio 2008 il sistema è stato diffuso nella sua forma completa di gestione documentale, alla Corte Suprema di Cassazione, che da allora gestisce in formato elettronico la totalità della documentazione amministrativa.
Nel luglio 2009 è stata completata nei termini pianificati la diffusione dell’applicativo a tutte le tipologie di uffici giudiziari previste nel progetto “Premiamo i Risultati”: Corti di Appello, Procure Generali presso le Corti di Appello, Tribunali ordinari e Procure della Repubblica presso i Tribunali. L’accesso al sistema di protocollo, già in uso nella sua funzionalità minima (segnatura e registrazione di documenti), è stato esteso agli “utenti documentali”, cioè a tutti i responsabili di unità organizzative e agli incaricati della trattazione delle pratiche amministrative, con lo scopo di rendere possibile l’assegnazione degli atti all’interno del sistema e la formazione dei fascicoli elettronici.
L’attuazione delle operazioni previste nel piano di miglioramento presentato al concorso Premiamo i Risultati è terminata con anticipo rispetto alla pianificazione comunicata all’atto della candidatura. Per questo motivo l’Amministrazione ha deciso di ampliare gli obiettivi diffondendo la componente di gestione documentale ad ulteriori uffici giudiziari: i Tribunali per i Minorenni, le Procure per i Minorenni e i Tribunali di Sorveglianza, tutti diffusi all’utilizzo del sistema alla fine del mese di ottobre. Il grado di capillarità attualmente raggiunto nella distribuzione degli strumenti di protocollo consolida i presupposti per lo scambio documentale informatizzato tra le strutture che compongono l’universo giudiziario.
Dal 3 novembre u.s., come richiesto dal richiamato Testo Unico sulla Documentazione Amministrativa, l’Amministrazione ha dato il via all’uso dell’interoperabilità per la trasmissione di documentazione amministrativa tra gli uffici giudiziari, passo decisivo verso la dematerializzazione dei documenti e la velocizzazione dello scambio di pratiche. Questo canale di trasmissione, che utilizza la posta elettronica certificata integrata all’interno del sistema di protocollo, sostituisce i canali tradizionali per l’inoltro degli atti, quali la posta ordinaria o il telefax, con tutte le garanzie richieste dalla normativa. Il documento, in tal modo, viaggia in formato elettronico e non necessita di stampa, consentendo così la formazione di archivi elettronici e portando con sé notevolissimi risparmi di carta, spazi spese postali.
Prodotti attesi
L’estensione del numero degli utilizzatori, attualmente giunti a 5000 utenti, congiuntamente alla possibilità di acquisire copie di atti cartacei od originali in formato elettronico di documenti, crea i presupposti per l’abbandono definitivo della carta e per la gestione documentale degli atti amministrativi, così smaterializzati all’interno degli uffici.
DIFFUSIONE DEL PROTOCOLLO E DELLA GESTIONE DOCUMENTALE NEL MINISTERO DELLA GIUSTIZIA
Finalità
Gli Uffici dell’Amministrazione Centrale vengono messi in condizione di gestire elettronicamente gli atti, aumentando il livello di trasparenza, efficienza ed efficacia nella gestione amministrativa.
Il protocollo informatico, come sistema di gestione documentale, coinvolge ed interessa tutto il personale appartenente ad un Ufficio, consentendo - attraverso l’assegnazione dei documenti - la facile individuazione del funzionario responsabile della pratica ed - attraverso la creazione di fascicoli informatici - la formazione di un archivio digitale, organizzato secondo piani di classificazione concordati e condivisi, per il rapido e agevole reperimento degli atti.
Obiettivi raggiunti
Attualmente sono dotati del sistema di protocollo informatico e di gestione documentale le seguenti articolazioni dell’Amministrazione Centrale:
Segreteria del Ministro
Gabinetto del Ministro
Segreterie dei Sottosegretari
Ufficio Legislativo
Dipartimento per gli Affari di Giustizia
Dipartimento dell’Organizzazione Giudiziaria, del Personale e dei Servizi
Direzione Generale per i Sistemi Informativi Automatizzati
Prodotti attesi
Una corretta tenuta degli atti di archivio e la velocizzazione nella trattazione delle pratiche, con abbattimento dei tempi di attesa legati allo smistamento degli atti cartacei costituisce il risultato desiderato.
L’iniziativa intrapresa introduce una cultura dell’informatica che contribuisce ad una complessiva modernizzazione dell’organizzazione.
Il protocollo informatico è pertanto una sfida ed una imperdibile opportunità in direzione di un cambiamento irreversibile verso la dematerializzazione dei documenti e degli archivi, nonché delle modalità di trasmissione dei documenti.