Le strutture sul territorio degli archivi notarili
aggiornamento: 4 gennaio 2023
Gli archivi notarili distrettuali sono gli uffici operativi dell’Amministrazione ed hanno sede in ogni capoluogo di distretto notarile. Ad essi sono demandati:
- compiti archivistici: conservano per un centennio tutti gli atti ed i repertori dei notai cessati dall’esercizio ed altri atti attinenti all’attività negoziale
- attività di controllo sulla pubblica funzione notarile: gli atti dei notai vengono sottoposti, con cadenza biennale, ad ispezione ordinaria mentre i repertori vengono sistematicamente controllati attraverso le copie che mensilmente i notai depositano in archivio; in casi eccezionali, gli atti vengono sottoposti ad ispezione straordinaria; gli archivi provvedono a promuovere i procedimenti disciplinari nei confronti dei notai per le infrazioni rilevate nelle proprie attività di controllo ed a dichiarare l’estinzione degli illeciti disciplinari delle infrazioni punibili con la sola sanzione pecuniaria, rilevate nelle ispezioni
- attività di certificazione: rilasciano le copie degli atti conservati
- funzioni notarili relativamente agli atti depositati in archivio: pubblicazioni di testamenti, restituzioni di testamenti ed altri documenti; regolarizzazione degli atti dei notai cessati dall’esercizio
- funzioni amministrative e contabili: amministrano il personale, riscuotono proventi e tasse, provvedono alla liquidazione, ordinazione e pagamento delle spese per forniture e somministrazioni necessarie all’andamento dell’ufficio, gestiscono il patrimonio immobiliare dell’Amministrazione
- funzioni di vigilanza sugli archivi notarili mandamentali, uffici di pertinenza delle amministrazioni comunali: in tali archivi sono conservate le copie per la registrazione trasmesse dagli Uffici del registro.
Un dirigente non generale con funzioni di sovrintendente è assegnato presso gli Uffici di Firenze, Torino, Milano, Roma, Napoli, archivi notarili distrettuali (Sovrintendenze), ai quali, soprattutto alla luce del d.m. 17 giugno 2016, sono altresì demandate ulteriori funzioni amministrative che possono ricondursi ad attività di coordinamento degli uffici posti nel territorio delle relative circoscrizioni.
Gli Uffici Ispettivi esercitano il controllo ispettivo sugli archivi notarili distrettuali e sussidiari e sull’attività notarile dei presidenti dei consigli notarili. Gli ispettori provvedono infatti, con cadenza biennale, alle ispezioni agli archivi notarili rientranti nella competenza della circoscrizione ed alle ispezioni agli atti dei presidenti dei consigli notarili e dei consiglieri delegati. Provvedono altresì alle ispezioni straordinarie disposte dal direttore dell’Ufficio centrale. Gli ispettori hanno sede presso gli archivi notarili di Bologna, Napoli.
Quando il distretto notarile viene soppresso mediante accorpamento ad altro distretto, viene soppresso anche l’archivio notarile distrettuale che continua a funzionare, con la denominazione di archivio notarile sussidiario, fino a quando il materiale documentario non viene trasferito nel competente archivio distrettuale; l’archivio notarile sussidiario effettua le sole operazioni di rilascio delle copie e pubblicazioni dei testamenti, con relativa gestione contabile. Attualmente gli archivi sussidiari sono 13.