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Nota 2 febbraio 2011- Organismi di mediazione ed enti di formazione: nota illustrativa per la compilazione dei modelli di domanda

2 febbraio 2011

Dipartimento per gli affari di giustizia
Direzione generale della giustizia civile

Premessa

In attuazione della previsione di cui all’art.5 del regolamento n.180 del 18 ottobre 2010 (pubblicato sulla Gazzetta Ufficiale n.258 del 4 novembre 2010, con efficacia dal 5 novembre 2010 e con il quale è stato adottato il “regolamento recante la determinazione dei criteri e delle modalità di iscrizione e tenuta del registro degli organismi di mediazione e dell’elenco dei formatori per la mediazione nonché l’approvazione delle indennità spettanti agli organismi, ai sensi dell’art.16 del decreto legislativo 4 marzo 2010 n.28) il responsabile della tenuta del registro degli organismi di mediazione e dell’elenco degli enti di formazione ha adottato in data 4 novembre 2010 l’atto formale di approvazione dei modelli di domanda disponendo per gli adempimenti conseguenti al fine di dare adeguata pubblicità.

I suddetti modelli di domanda, in particolare, sono oggi visibili sul sito www.giustizia.it dunque facilmente consultabili dall’utenza al fine di potere proficuamente procedere alla corretta compilazione delle domande di iscrizione e relative allegazioni.

L’attenzione, dunque, si è spostata dal piano più eminentemente normativo a quello amministrativo della effettiva piena operatività; percorso  che passa, inevitabilmente, attraverso la verifica da parte dell’amministrazione della sussistenza dei requisiti necessari per l’iscrizione fino alla adozione del formale atto di iscrizione con provvedimento del direttore generale della Giustizia Civile del Ministero.

Particolare attenzione all’efficienza dell’amministrazione

Entrando, in concreto, nell’esame della modulistica approvata dal Direttore Generale della Giustizia Civile del Ministero della Giustizia con atto del 4 novembre 2010 va precisato che la predisposizione delle suddette bozze ha avuto a suo fondamento due criteri guida di riferimento: assicurare l’efficienza della pubblica amministrazione ed agevolare quanto più possibile gli enti interessati alla proposizione della domanda di iscrizione nel modo più corretto possibile; l’uno e l’altro profilo, come è dato vedere, si presentano peraltro correlati, in quanto l’agevolazione degli interessati nel momento di predisposizione delle domande si traduce inevitabilmente in una maggiore efficienza della azione della pubblica amministrazione, in quanto una migliore e corretta predisposizione delle domande riduce notevolmente i tempi di studio ed analisi della completezza delle medesime nonché le richieste di informazione per chiarimenti da parte degli interessati, sia telefoniche che in occasione dell’orario di ricevimento presso la amministrazione, in ordine alle diverse problematiche riscontrate.

Si è, pertanto, tenuto necessariamente conto del fatto che quanto più dettagliata è la modulistica predisposta maggiore è la possibilità di risoluzione ex ante delle eventuali problematiche che l’istante può riscontrare nella predisposizione delle richieste e nella allegazione delle documentazione necessaria; ciò a beneficio della maggiore utilità e fruibilità del servizio da parte di chi intende presentare le domande di iscrizione.

Sempre nell’ottica dell’efficienza, inoltre, si è ritenuto di dovere richiedere la trasmissione delle domande nonché degli atti, oltre che in via ordinaria, anche a mezzo posta elettronica all'indirizzo organismiconciliazione.dgcivile.dag@giustizia.it; tale soluzione permette di semplificare notevolmente il lavoro dei funzionari addetti dell’amministrazione, in quanto consente di utilizzare i documenti trasmessi in sede di predisposizione dei provvedimenti di iscrizione e di modifica.

Tre diversi modelli di domanda

Ciò posto, si sono previsti tre diversi tipi di modelli di domanda, tenuto conto delle diversità previste in sede di disciplina contenuta nel decreto legislativo 4 marzo 2010 n.28 nonchè nel regolamento attuativo 18 ottobre 2010 n.180, tra gli enti pubblici e gli enti privati in materia di organismi di mediazione:

1. Primo modello: la domanda di iscrizione al registro degli organismi di mediazione predisposta da enti privati

Un primo schema riguarda la domanda di iscrizione nel registro degli organismi di mediazione proposta da enti privati.

In questo contesto, oltre che predisporre il modello di domanda, si è predisposto il modello di atto riepilogativo dei dati e requisiti degli organismi di mediazione di cui si chiede l’iscrizione diviso in n.4 sezioni e n.6 appendici nonché il modello di atto riepilogativo degli allegati, diviso in n.5 diversi schemi di allegati.

Alcuni profili richiedono particolare attenzione.

1.1 requisiti degli enti

Innanzitutto, nell’ottica di una maggiore responsabilizzazione e consapevolezza dell’istante in ordine all’effettivo contenuto della richiesta, si è ritenuto di dovere specificamente richiedere che, in sede di specificazione dell’oggetto sociale, la parte istante indichi, in modo espresso, la previsione dell’atto costitutivo nella quale sia fatta menzione che rientra tra le attività dell’ente anche quella di mediazione di cui al decreto legislativo 4 marzo 2010 n.28.

Tale imposizione, preme precisare, condurrà inevitabilmente, in diversi casi, a richiedere alla parte istante di modificare l’atto costitutivo al fine di una sua integrazione nel senso sopra indicato, ma ciò è diretto ad un duplice scopo: in primo luogo, della corretta impostazione della domanda sotto il profilo della precisa indicazione dell’oggetto della attività che si intende esercitare; in secondo luogo, della piena consapevolezza, già in sede di redazione dell’atto costitutivo, che l’attività di mediazione debba rappresentare un momento centrale e comunque rilevante dell’attività complessiva che l’ente si prefigge di svolgere, piuttosto che un momento meramente secondario ed accessorio cui non può non farsi discendere la sostanziale non adeguatezza all’assolvimento del servizio così come disciplinato e regolato dal legislatore.

Con riferimento, poi, alla sezione terza dedicata ai dati dell’organismo (se soggetto autonomo) o dell’ente istitutivo, si è ritenuto di fare espressamente precisare (in linea con quanto previsto dall’art.4, comma secondo, lett.a) del regolamento), in quale luogo si intende svolgere l’attività di mediazione (con specifica indicazione di almeno due sedi in due diverse Regioni o due sedi in due province della stessa regione).

Nella medesima sezione, poi, sono stati espressamente indicati tutti i requisiti di cui l’ente deve essere in possesso al fine di potere adeguatamente svolgere il servizio, in osservanza al necessario rispetto del requisito della capacità finanziaria e organizzativa dell’ente previsto dall’art.4, comma secondo, lett.a) del regolamento (disponibilità del luogo ove è la sede legale, con specifica indicazione del titolo da cui deriva il godimento; possesso del capitale sociale; stipula della polizza assicurativa); altri requisiti di cui è fatta espressa indicazione riguardano, invece, l’osservanza alle prescrizioni normative per il corretto svolgimento dell’attività sotto il profilo della trasparenza e della chiara informazione dell’utenza (possesso di regolamento di procedura e del codice etico; istituzione di un registro degli affari di mediazione; predeterminazione della misura della determinazione delle indennità e della tabella delle indennità); altri, infine, attengono alla sussistenza dei requisiti degli organi e dei mediatori (possesso dei requisiti di onorabilità degli amministratori e rappresentanti dell’ente; disponibilità di cinque mediatori a svolgere l’attività di mediazione in proprio favore; possesso dei requisiti dei mediatori).

Infine, sempre nella medesima sezione, si è richiesto espressa indicazione di quali mediatori hanno fatto richiesta di iscrizione nell’elenco dei mediatori esperti nella materia internazionale ovvero nella materia dei rapporti di consumo.

1.2. i requisiti dei mediatori

Si è poi differenziata la scheda da compilarsi per ciascuno dei mediatori, tenuto conto che il decreto legislativo ed il regolamento di attuazione distinguono tra mediatori generici, mediatori esperti nella materia internazionale, mediatori esperti nella materia dei rapporti di consumo.

Con specifico riferimento, in particolare, ai requisiti dei mediatori esperti nella materia internazionale, si è espressamente indicato di precisare, oltre all’ordine o collegio professionale di iscrizione ovvero al titolo di studio posseduto, anche la conoscenza linguistica ne cessazione e la esperienza nella materia internazionale maturata.

Per tale ultimo requisito, in particolare, si è ritenuto di dovere richiedere, ai fini della effettiva dimostrazione, o la autocertificazione ovvero la produzione di idonea documentazione.

Analoga specifica indicazione dei requisiti, infine, è stata compiuta per i mediatori esperti nella materia dei rapporti di consumo.

Per tutti i mediatori, inoltre, è stato richiesto di indicare, nell’allegato 2) per quali organismi è stata data la disponibilità e di precisare espressamente di non avere manifestato la propria disponibilità per un numero di organismi di mediazione superiore a cinque.

2. Secondo modello: la domanda di iscrizione al registro degli organismi di mediazione predisposta da enti ed organismi pubblici

Un secondo modello riguarda la domanda di iscrizione al registro degli organismi di mediazione per enti ed organismi pubblici.

2.1 la necessaria distinzione all’interno degli enti pubblici

Il decreto ministeriale 18 ottobre 2010 n.180, in particolare (dando attuazione al decreto legislativo 4 marzo 2010 n.28) ha previsto, nell’art.4, comma quarto, un percorso semplificato per taluni enti pubblici, in particolare per le camere di commercio e per gli ordini professionali: in questo caso, infatti, è richiesto solo il requisito di cui al comma secondo, lett.b) dell’art.4  (possesso di una polizza assicurativa) nonché dei requisiti di cui al comma terzo (requisiti dei mediatori).

Poiché la limitazione è fatta in modo espresso per i suddetti enti pubblici privilegiati, se ne è fatto conseguire che per gli altri enti pubblici non sussista tale limitazione, trovando quindi applicazione tutti i requisiti di cui all’art.4.

Rispetto, dunque, al modello predisposto per gli enti privati, il suddetto modello necessariamente distingue, al proprio interno, fra: a) domanda proposta da enti pubblici diversi dalle camere di commercio ed ordini professionali; b) domanda proposta dalle camere di commercio ed ordini professionali degli avvocati; c) infine, domanda proposta da ordini professionali diversi dagli ordini professionali degli avvocati.

Ciò, tenuto conto delle diversificazione contemplata dall’art.19 del decreto legislativo nonché dall’art.4, comma quarto, del regolamento.

Per quanto concerne, più in concreto, la modulistica predisposta per gli enti pubblici diversi dalle camere di commercio e gli ordini professionali, la stessa è stata elaborata sulla falsariga di quella già esaminata per gli enti privati.

Anche in questo caso, è stato richiesto in modo espresso che sia precisato l’oggetto sociale nei termini di cui sopra evidenziato per la domanda proposta da enti privati e si è distinta la scheda da compilarsi dai mediatori a seconda che trattasi di mediatori generici, esperti nella materia internazionale ed esperti nella materia dei rapporti di consumo.

Si evidenzia, poi, che la suddetta distinzione viene ribadita nell’ambito delle sezione quarta relativa ai requisiti per l’iscrizione; in questo contesto, se la indicazione dei requisiti per gli enti pubblici in genere si avvicina, quanto al contenuto, a quella degli enti privati, una semplificazione è stata prediposta per enti pubblici consistenti in camere di commercio e consigli degli ordini professionali degli avvocati, mentre una diversa ulteriore indicazione è stata predisposta per gli altri ordini professionali diversi dagli avvocati.

Relativamente, poi, alla modulistica predisposta per le camere di commercio ed ordini professionali degli avvocati, i requisiti sono stati limitati, in conformità a quanto espressamente richiesto dall’art.4, comma 4 del regolamento di attuazione, alla dimostrazione della stipula della polizza assicurativa; si è inoltre comunque richiesto di dichiarare la sussistenza del possesso dei requisiti dei mediatori nonché la istituzione del registro degli affari di mediazione.

Infine, per gli organismi costituiti dai consigli degli ordini professionali diversi da quelli degli avvocati, ai requisiti di cui sopra si è, inoltre, richiesto di indicare specificamente quali sia concretamente la disponibilità del personale nonché di quali locali si ha la detenzione, ciò tenuto conto della specifica previsione di cui all’art.19 del regolamento, di cui è faccio riferimento più specifico in seguito.

2.2. la domanda di autorizzazione all’istituzione di organismi speciali

Di particolare rilievo è la espressa predisposizione del modello di domanda di autorizzazione all’istituzione di organismi speciali costituti da ordini professionali diversi dagli ordini degli avvocati, come espressamente previsto dall’art.19 del regolamento di attuazione.

In particolare, la suddetta previsione normativa prevede che i consigli degli ordini professionali possono istituire, per le materie riservate alla loro competenza, previa autorizzazione del Ministero della Giustizia, organismi speciali, avvalendosi di proprio personale ed utilizzando locali nella propria disponibilità; ciò, preme evidenziare, in modo diverso da quanto previsto per gli ordini professionali degli avvocati, in quanto gli organismi potranno svolgere l’attività avvalendosi, oltre che di proprio personale, anche dei locali messi a disposizione dei presidenti dei tribunali.

Nella schema di domanda di autorizzazione sopra indicato, dunque, si è richiesta la espressa indicazione: a) della materia riservata alla competenza dell’ordine professionale nonché della effettiva esistenza dei requisiti logistici ed organizzativi sul cui presupposto soltanto può accertarsi la non sussistenza di elementi concreti ostativi alla effettiva esercitabilità del servizio.

3. La domanda di iscrizione all’elenco degli enti di formazione

3.1. i requisiti degli enti di formazione

Con riferimento a questa domanda, si è predisposto un modello unico, senza distinzione fra domanda di iscrizione proposta da enti pubblici o privati.

Ciò deriva dalla considerazione che, a differenza di quanto previsto dall’art.4, comma quarto, del regolamento di attuazione per la domanda di iscrizione nel registro degli organismi di mediazione  (ove si è ritenuto di limitare la verifica della sussistenza del solo requisito di cui al comma 2, lett.b) e dei requisiti di cui al 3, per i mediatori) nessuna limitazione in tal senso è stata precisata con riferimento alla domanda di iscrizione nell’elenco dei formatori proposta da enti od organismi pubblici (l’art.19 del regolamento, infatti, nel prevedere le norme applicabili al procedimento di iscrizione, non ha richiamato il sopra citato art.4. del regolamento).

Anche in questo caso, alla domanda segue una parte relativa alle sezioni (in  numero di quattro), una parte relativa alle appendici (in numero di quattro) ed una parte relativa agli allegati (in numero di tre).

L’appendice terza, in particolare, è destinata alla indicazione dell’elenco dei formatori, mentre l’appendice quarta è destinata alle indicazione informative relative al responsabile scientifico.

Come già segnalato con riferimento alla domanda di iscrizione nel registro degli organismi di mediazione, si è ritenuto parimenti di dovere specificamente richiedere che, in sede di specificazione dell’oggetto sociale, la parte istante indichi, in modo espresso, la previsione dell’atto costitutivo nella quale sia fatta menzione che rientra tra le attività dell’ente anche quella di formazione di cui al decreto legislativo 4 marzo 2010 n.28

Con riferimento specifico alla sezione terza, relativa ai dati dell’ente di formazione, si è fatta specifica richiesta di specificazione, oltre che della seda dell’ente, anche delle strutture amministrative e logistiche per lo svolgimento dell’attività didattica, tenuto conto del fatto che l’art.18, comma secondo, lett.e) fa espressa distinzione dei suddetti luoghi al fine di avere chiara precisazione e riscontro della capacità organizzativa dell’istante.

3.2. i requisiti dei formatori

L’appendice terza e quarta, infine, sono specificamente riferiti ai formatori nonché al responsabile scientifico di chiara fama ed esperienza in materia di mediazione, conciliazione o risoluzione alternativa delle controversie.
Con riferimento ai primi, si è richiesta la espressa e precisa indicazione dei requisiti richiesti dall’art.18, comma terso, del regolamento, distinguendo tra i requisiti per i docenti dei corsi teorici e requisiti per i docenti dei corsi pratici.

Per i primi, il requisito delle pubblicazioni di almeno tre contributi scientifici in materia di mediazione, conciliazione e risoluzione alternativa delle controversie è stato individuato facendo specifico riferimento a queste specifiche condizioni: a) che si tratti di pubblicazioni scientifiche, giuridiche specializzate, a diffusione nazionale dotate di codice ISBN per i libri e ISSN per le pubblicazioni in serie; che si tratti di pubblicazioni scientifiche, giuridiche specializzate, ufficiali edite o prodotte da organi dello stato, regioni, province, comuni ed enti pubblici. Non possono essere considerate valide, ai fini di cui sopra, le pubblicazioni online, sebbene dotate dei suddetti codici identificati.

In tal modo, si è ritenuto di potere adeguatamente limitare a validi testi di approfondimento la verifica della sussistenza del requisiti in esame, dovendo essere caratterizzati, in primo luogo, dalla naturale destinazione a tutti i possibili esperti e non ad un limitato contesto; dall’altro, dalla destinazione al commercio del contributo realizzato: la finalità è, evidentemente, quella di evitare la presentazione di pubblicazioni di comodo non aventi alcuna referenza qualificata di provenienza.

Con riferimento, poi, ai requisiti dei formatori, l’art.18, comma terzo, del regolamento distingue a seconda che trattasi di docenti dei corsi teorici e docenti dei corsi pratici, prevedendo per ciascuna di tali categorie requisiti specifici.
La norma, in particolare, non richiama alcun requisito che invece è stato precisato con riferimento ai mediatori, cioè la laurea universitaria triennale ovvero la iscrizione ad un ordine o collegio professionale.

La circostanza è apparsa di particolare rilievo, in quanto comporterebbe la possibilità che formatori possano svolgere l’attività di formazione senza il possesso di quei requisiti minimali previsti per lo svolgimento dell’attività di mediazione e che appaiono, invece, imprescindibili per una compiuta ed adeguata professionalità.

Si è pertanto ritenuto che i requisiti di cui all’art.18, comma terzo, stabiliti per i formatori siano aggiuntivi rispetto a quelli previsti per i mediatori ed il cui possesso è imprescindibile per chi è chiamato a svolgere l’attività di docenza nella materia della mediazione.

Pertanto, nell’ambito dell’appendice terza, nella indicazione dei requisiti previsti per i formatori si è fatto richiamo  anche ai suddetti requisiti della laurea almeno triennale ovvero della iscrizione in un albo o collegio professionale.

3.3. il responsabile scientifico di chiara fama ed esperienza

Con riferimento al responsabile scientifico di chiara fama ed esperienza, lo stesso deve essere in possesso, per come prescritto dall’art.18, comma secondo, lett.i), del duplice requisito della chiara fama ed esperienza in materia di mediazione, conciliazione o risoluzione alternativa delle controversie.

Il legislatore non ha fornito una specifica indicazione in ordine all’esatta interpretazione del duplice requisito sopra delineato, ma in linea generale può dirsi che deve trattarsi di persona che, in relazione alla propria funzione ed attività professionale esercitata, ha avuto modo di inserirsi nel contesto accademico e professionale nello specifico campo della mediazione e degli strumenti di risoluzione alternativa delle controversie. 

La generica terminologia usata per la individuazione dei caratteri qualificanti il professionista in esame ha consigliato di lasciare anche in questo caso aperta la determinazione dei requisiti da richiedere, con talune specifiche richieste di indicazioni che possono essere utili ai fini della compiuta valutazione della capacità professionale in relazione alla attività da svolgere e, pertanto:

  1. si è richiesto comunque che sia precisato il titolo di studi posseduto;
  2. si è ritenuto di dovere richiedere sulla base di quali elementi e dati (il cui onere di allegazione spetta al suddetto responsabile scientifico) sia possibile verificare la sussistenza dei requisiti della chiara fama ed esperienza acquisita;