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Decreto 19 marzo 2014 - Regole procedurali per la trasmissione telematica al Sistema Informativo del Casellario delle informazioni concernenti l’avvenuta morte della persona da parte dei Comuni

14 marzo 2014

Ministero della Giustizia
Dipartimento per gli Affari di Giustizia
Direzione Generale della Giustizia Penale

Regole procedurali di carattere tecnico operativo per la trasmissione telematica al Sistema Informativo del Casellario delle informazioni concernenti l’avvenuta morte della persona da parte dei Comuni ai sensi dell'articolo 20, comma 3, del Decreto del Presidente della Repubblica 14 novembre 2002, n. 313.

SOMMARIO

Art. 1 - Ambito di applicazione e contenuto
Art. 2 - Definizioni
Art. 3 - Modalità di attivazione della trasmissione telematica e registrazione dei dati del comune sul SIC
Art. 4 - Modalità di trasmissione telematica dai comuni al SIC dei dati relativi alle persone decedute
Art. 5 - Procedura “comunicazione deceduti”: modalità di elaborazione dei dati trasmessi al SIC
Art. 6 - Esito della procedura di elaborazione
Art. 7 - Compiti degli uffici locali e istruzioni per l'utilizzo della funzionalità “Gestione Comunicazioni dati decesso”
Art. 8 - Titolarità dei dati
Art. 9 - Tutela dei dati personali
Art. 10 - Politiche di sicurezza adottate dall'ufficio del casellario centrale e dal comune
Art. 11 - Disposizioni transitorie
Art. 12 - Norma finale

IL DIRETTORE GENERALE DELLA GIUSTIZIA PENALE

Visto il Decreto del Presidente della Repubblica 14 novembre 2002, n. 313 - Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di casellario giudiziale, di anagrafe delle sanzioni amministrative dipendenti da reato e dei relativi carichi pendenti (d’ora in poi T.U.);

Visto l'articolo 5 del T.U. che dispone l'eliminazione delle iscrizioni nel casellario giudiziale per morte della persona alla quale si riferiscono;

Visto l’articolo 19, comma 5 del T.U. che assegna al Ministero - Ufficio del casellario centrale della Direzione generale della giustizia penale - la competenza per l’eliminazione dal Sistema Informativo del Casellario (SIC) delle iscrizioni relative alle persone morte;

Visto l’articolo 20, comma 3 del T.U. che dispone che il comune competente comunichi senza ritardo all'ufficio del casellario centrale l’avvenuta morte della persona;

Visto l’articolo 20, comma 4 del T.U. che dispone che con decreto dirigenziale del Ministero della giustizia sono stabilite le modalità tecnico operative per consentire la rapida trasmissione, anche telematica, dei provvedimenti e delle informazioni, sentita la Presidenza del Consiglio – Dipartimento per l’innovazione e le tecnologie ed il Garante per la protezione dei dati personali;

Visto il decreto dirigenziale 25 gennaio 2007 del Ministero della Giustizia, recante “le regole procedurali di carattere tecnico operativo per l’attuazione del D.P.R. 313/2002” (d'ora in poi decreto 25 gennaio 2007);

Visto l’articolo 50 del decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82 – Codice dell’amministrazione digitale, che disciplina l’accessibilità dei dati di una pubblica amministrazione da parte di altre amministrazioni;

Visto il Decreto del Presidente della Repubblica 3 novembre 2000, n. 396 - Regolamento per la revisione e la semplificazione dell'ordinamento dello stato civile;

Ritenuto che è ancora in corso di attuazione l'Anagrafe nazionale della popolazione residente (ANPR) istituita presso il Ministero dell'Interno ai sensi dell'articolo 2 del decreto legge 18 agosto 2012, n. 179 (convertito con modificazioni dalla legge 17 dicembre 2012, n. 221);

Considerato che per dare attuazione all’articolo 20, commi 3 e 4 T.U., l’Ufficio del casellario centrale ha progettato e realizzato una procedura, basata sull'utilizzo della Posta Elettronica Certificata (PEC) che consentirà ai comuni la trasmissione al SIC dei dati relativi alle persone decedute e di eliminare direttamente le iscrizioni eventualmente presenti nelle banche dati del casellario giudiziale del SIC;

Considerato che attualmente i comuni inviano con modalità cartacea i dati relativi alle persone decedute agli uffici del casellario nel cui ambito territoriale le persone sono nate, e che la completa operatività della trasmissione telematica delle informazioni di cui all'articolo 20, comma 4 T.U. consentirà di eliminare tale invio cartaceo;

Considerato che si è conclusa con esito positivo la fase sperimentale della procedura con il Comune di Milano, avviata in data 24 ottobre 2012 a seguito della stipula del protocollo di intesa tra il Ministero della giustizia e lo stesso Comune;

Considerato che sino alla completa operatività della trasmissione telematica delle informazioni di cui all'articolo 20, comma 4 T.U, i comuni che non hanno attivato la citata trasmissione continueranno a comunicare la morte delle persone all'ufficio locale, nel cui ambito territoriale le persone sono nate ed all'ufficio locale di Roma, se le persone sono nate all'estero, o per le quali non si sia potuto accertare il luogo di nascita nel territorio dello Stato;

Considerato che l'eliminazione dei soggetti iscritti nella banca dati del casellario dei carichi pendenti eliminabili ai sensi dell'articolo 8, comma 1, lettera a) seconda ipotesi, T.U. potrà avvenire solo dal momento che sarà reso completamente operativo il sistema di interconnessione tra il SIC e il Sistema Informativo della Cognizione Penale (SICP);

Sentita la Presidenza del Consiglio dei Ministri – Agenzia per l'Italia digitale;

Sentito il Garante per la protezione dei dati personali;

DECRETA

Art. 1 - Ambito di applicazione e contenuto

  1. Il presente decreto stabilisce le regole procedurali di carattere tecnico-operativo per consentire ai comuni la trasmissione per via telematica delle informazioni relative all'avvenuta morte delle persone nel rispettivo ambito territoriale (d'ora in poi “deceduti”), ai sensi dell'articolo 20, commi 3 e 4, del T.U.
  2. Se la persona risulta deceduta all'estero il comune competente è quello individuato ai sensi dell'art. 17 del D.P.R. 3.11.2000 n. 396. Se la persona risulta deceduta in viaggio marittimo o aereo o per ferrovia si applicano le disposizioni degli articoli 79 e 80 del medesimo D.P.R.
  3. L'attuazione delle disposizioni del presente decreto è assicurata secondo le modalità tecnico-operative di seguito indicate:
    1. la trasmissione per via telematica avviene mediante l'utilizzo della PEC;
    2. l'attivazione della trasmissione è subordinata alla registrazione dei dati identificativi del comune sul SIC e dei referenti designati (articolo 3);
    3. i comuni, a seguito dell'attivazione, trasmettono via PEC un file in formato XML contenente i dati relativi alle persone decedute, firmato digitalmente da un referente (articolo 4);
    4. il SIC attraverso la procedura (denominata “comunicazione deceduti”) elabora i dati ricevuti via PEC e provvede ad eliminare dalle banche dati del casellario giudiziale del SIC le iscrizioni eventualmente presenti a carico dei soggetti deceduti (articolo 5).
  4. Le disposizioni del presente decreto si applicano ai soggetti iscritti nella banca dati del casellario giudiziale ed eliminabili ai sensi dell'articolo 5, comma 1, T.U.
  5. L'eliminazione dei soggetti iscritti nella banca dati del casellario dei carichi pendenti eliminabili ai sensi dell'articolo 8, comma 1, lettera a) seconda ipotesi, del T.U. potrà avvenire solo a partire dalla piena operatività del sistema di interconnessione tra il SIC e il SICP.
  6. L'eliminazione avviene secondo le disposizioni di cui all'articolo 22 del decreto 25 gennaio 2007.

Art. 2 - Definizioni

  1. Ai fini dell’applicazione del presente decreto le definizioni, se non diversamente ed espressamente indicato:
    1. “comuni” o “comune ” è il comune competente alla trasmissione per via telematica al SIC delle informazioni relative all'avvenuta morte delle persone nel rispettivo ambito territoriale;
    2. “casellario giudiziale” è l'insieme dei dati relativi a provvedimenti giudiziari e amministrativi definitiviriferiti a soggetti determinati iscritti ai sensi dell'articolo 3 T.U.;
    3. “casellario dei carichi pendenti” è l'insieme dei dati relativi a provvedimenti giudiziari e amministrativi definitivi riferiti a soggetti determinati iscritti ai sensi dell'articolo 6 T.U.;
    4. “codice catastale” è il codice unico identificativo assegnato ad ogni comune italiano e stato estero che ha lo scopo di rendere possibile l'espressione in forma abbreviata ed univoca delle denominazioni dei comuni d'Italia e stati esteri (per l'Italia il codice è “Z000”);
    5. “firma digitale” è un particolare tipo di firma elettronica qualificata basata su un sistema di chiavi crittografiche, una pubblica e una privata, correlate tra loro, che consente al titolare tramite la chiave privata e al destinatario tramite la chiave pubblica, rispettivamente, di rendere manifesta e di verificare la provenienza e l’integrità di un documento informatico o di un insieme di documenti informatici (decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82 e successive modificazioni). Il formato di firma digitale utilizzato è il CADES;
    6. “PEC” (Posta Elettronica certificata) è un sistema di posta elettronica nel quale e' fornita al mittente la documentazione elettronica attestante l'invio e la consegna di documenti informatici, così come disciplinata nel decreto del Presidente della Repubblica 11 febbraio 2005, n. 68;
    7. “IPA” è il sito dell'Indice delle Pubbliche Amministrazioni, istituito con il DPCM del 31 ottobre 2000 recante le regole tecniche per il protocollo informatico, che costituisce l'archivio ufficiale contenente i riferimenti degli Enti Pubblici: organizzativi, telematici e toponomastici. L'articolo 57 bis del decreto legislativo 7 marzo 2005 n. 82 (CAD), pone in capo agli Enti la responsabilità dei dati pubblicati e il loro costante aggiornamento.
    8. “SIC” o “sistema” è il sistema informativo automatizzato del casellario giudiziale, del casellario dei carichi pendenti, dell'anagrafe delle sanzioni amministrative dipendenti da reato, dell'anagrafe dei carichi pendenti degli illeciti amministrativi dipendenti da reato (articolo 3 decreto dirigenziale 25 gennaio 2007);
    9. “SICP” è il Sistema Informativo della Cognizione Penale che consente ai vari attori dell'azione penale, sia della fase cognitiva, sia di quella esecutiva di condividere le informazioni necessarie alle rispettive attività e di aggiornare tempestivamente i dati garantendo maggiore efficacia alle attività decisionali di tutte le componenti coinvolte;
    10. “T.U.” è il testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di casellario giudiziale, di anagrafe delle sanzioni amministrative dipendenti da reato e dei relativi carichi pendenti, di cui al D.P.R. 14 novembre 2002, n. 313;
    11. “ufficio centrale” o “ufficio centrale del casellario” è l'ufficio presso il Ministero della Giustizia, così come definito nell’articolo 19 T.U.;
    12. “ufficio locale” o “ufficio locale del casellario giudiziale” è l'ufficio presso il tribunale e presso il tribunale per i minorenni, così come definito nel T.U. Nella fase transitoria ed in attesa dell’adozione del regolamento di cui all’articolo 7, comma 4 del decreto legislativo 25 luglio 2006, n. 240, ufficio locale è l’ufficio costituito nell’ambito delle procure della Repubblica presso i Tribunali ordinari, già denominato casellario locale;
    13. “XML” (eXtended Markup Language) Linguaggio derivato dall’SGML (Standard Generalized Markup Language) il metalinguaggio, che permette di creare altri linguaggi. Mentre l’HTML è un’istanza specifica dell’SGML, XML costituisce a sua volta un metalinguaggio, più semplice dell’SGML, largamente utilizzato per la descrizione di documenti sul Web. L’XML viene utilizzato per definire le strutture dei dati invece che per descrivere come questi ultimi devono essere presentati. Tali strutture vengono definite utilizzando dei marcatori (markup tags). Diversamente dall’HTML, l’XML consente all’utente di definire marcatori personalizzati, dandogli il controllo completo sulla struttura di un documento. Si possono definire liberamente anche gli attributi dei singoli marcatori;
    14. “eliminazione logica” o “eliminazione fisica” è l'eliminazione effettuata sulla banca dati del casellario giudiziale ai sensi dell'articolo 5 comma 1 T.U. e secondo le disposizioni di cui all'articolo 22 del decreto 25 gennaio 2007;
    15. “referente” è il soggetto designato dal comune a trasmettere le informazioni relative ai soggetti deceduti, tramite l'utilizzo della PEC, previa apposizione della firma digitale al file contenente i dati anagrafici dei soggetti deceduti;
    16. “omonimi” sono i soggetti iscritti nel sistema che presentano gli stessi dati anagrafici obbligatori, tranne il codice fiscale, e che pertanto non possono che essere distinti solo sulla base di questi;
    17. “sinonimi” sono i soggetti iscritti nel sistema che presentano, rispetto al soggetto deceduto, piccole differenze sui dati anagrafici o differenti solo per il codice fiscale o per la paternità;
    18. “alias” sono i soggetti iscritti nel sistema che risultano condannati con identità diverse;
    19. “anagrafiche di richiamo” sono i soggetti iscritti nel sistema per i quali, successivamente alla condanna, sono stati cambiati i dati anagrafici obbligatori a seguito di comunicazione del comune competente;
    20. “registro dei soggetti eliminati per morte” è il registro informatizzato consultabile dall'ufficio locale e dall'ufficio centrale per i fini del presente decreto attraverso la funzionalità di cui all'articolo 7.

Art. 3 - Modalità di attivazione della trasmissione telematica e registrazione dei dati del comune sul SIC

  1. L'attivazione della trasmissione telematica è subordinata all’espletamento di una procedura di registrazione sul SIC secondo le modalità di seguito indicate e nel rispetto delle vigenti norme in materia di sicurezza.
  2. Il comune in sede di richiesta di attivazione nomina uno o più referenti e designa altresì il responsabile del trattamento dei dati, che può coincidere con uno di essi.
  3. Il referente è individuato dai comuni sulla base del possesso di adeguati requisiti di idoneità soggettiva tra coloro che abbiano un rapporto stabile con gli stessi e costituisce il punto di riferimento unico della procedura.
  4. Per l'attivazione della trasmissione telematica, il comune trasmette all'indirizzo di PEC dell'ufficio del casellario centrale il modello, riportato nell'allegato tecnico, contenente i seguenti dati:
    1. parametri identificativi del comune;
    2. dati anagrafici del referente o dei referenti che sono stati autorizzati a trasmettere i dati;
    3. indirizzo di PEC che verrà utilizzato dal referente per la trasmissione dei dati relativi ai soggetti deceduti. L'indirizzo PEC deve appartenere al dominio del comune.
  5. Al fine di verificare l'attendibilità e l'ammissibilità delle richieste di attivazione, l'ufficio del casellario centrale prende in considerazione solo le richieste trasmesse dall'indirizzo di PEC pubblicato sull'IPA.
  6. L’Ufficio del Responsabile centrale dell'accesso al sistema, istituito presso il Ministero della giustizia – Direzione generale degli affari penali - Ufficio del casellario centrale, per ciascuna richiesta provvede a registrare sul sistema i dati di cui al comma 4.
  7. La conferma dell'avvenuta registrazione è trasmessa automaticamente dal sistema all'indirizzo di PEC del referente o dei referenti designati dal comune che da quel momento è autorizzato a trasmettere i dati.
  8. Eventuali variazioni ai dati di cui al comma 4 sono gestite con le modalità indicate nel presente articolo.
  9. Al fine di razionalizzare le attività dell'ufficio del casellario centrale, le operazioni di registrazione sul SIC ed attivazione del servizio procedono secondo la seguente tempistica:
    1. i comuni capoluogo di regione e di provincia saranno attivati entro due mesi dalla data di entrata in vigore del presente decreto;
    2. i comuni delle Regioni del Nord saranno attivati entro quattro mesi;
    3. i comuni delle Regioni del Centro saranno attivati entro sei mesi;
    4. i comuni delle Regioni del Sud, Sicilia e Sardegna saranno attivati entro otto mesi.

Art. 4 - Modalità di trasmissione telematica dai comuni al SIC dei dati relativi alle persone decedute

  1. Il referente designato dal comune trasmette, tramite l’indirizzo PEC di cui all'articolo 3, comma 4 lettera c), un file contenente i dati relativi alle persone decedute. Il file deve essere trasmesso in formato XML e, una volta firmato digitalmente dal referente designato, deve assumere l'estensione (.p7m). Il file XML è trasmesso all'indirizzo di PEC dell'ufficio del casellario centrale, indicato nell'allegato tecnico, che è stato dedicato esclusivamente alla ricezione dei file contenente i dati relativi alle persone decedute.
  2. Il file XML (“chiamatapecacquisizionedecessi”) è strutturato secondo lo standard indicato nell'allegato tecnico. Il file contiene in particolare i seguenti dati:
    1. sede del comune;
    2. cognome e nome del referente;
    3. numero e data della trasmissione;
    4. inoltre, per ciascun soggetto deceduto sono riportati:
      1. numero progressivo;
      2. dati anagrafici del soggetto deceduto;
      3. codice fiscale (opzionale per i nati all’estero);
      4. paternità (opzionale).
      5. data e luogo del decesso;
      6. comune che ha registrato l'atto di morte e il numero del registro degli atti di morte;
      7. data e numero di protocollo (opzionali).

        Il dato relativo alla paternità è utilizzato, se trasmesso, esclusivamente per la gestione dei casi di eventuali sinonimia e omonimia e fino a quando non saranno emanati i decreti dirigenziali di cui agli articoli 42, comma 2, e 43 T.U., che consentiranno la sicura riferibilità ad un determinato soggetto attraverso l’utilizzo del codice fiscale o di un codice identificativo individuato sulla base del sistema di riconoscimento delle impronte digitali.
         
  3. Il SIC, per ciascun file trasmesso, attiva la procedura “comunicazione deceduti” indicata all'articolo 5, al fine di elaborare i dati ricevuti ed eliminare le iscrizioni a carico dei soggetti eventualmente presenti nella banca dati.
  4. La trasmissione è effettuata una volta al mese, fatta salva la possibilità di un invio settimanale per i comuni nel cui ambito territoriale si verificano più di 50 decessi a settimana.
  5. Per i comuni che non utilizzano procedure informatiche per l'estrazione dei dati relativi a persone decedute dai propri sistemi e per la predisposizione del file XML da trasmettere via PEC, è reso disponibile un apposito software che consente di registrare, per ciascun soggetto, i dati di cui al comma 2 e di esportare un file XML strutturato secondo gli standard fissati dal decreto. Al file comunque predisposto, prima di essere trasmesso via PEC, è applicata la firma digitale del referente. Le modalità per l'installazione e le istruzioni per l’utilizzo del software sono pubblicate sul sito del Ministero della Giustizia.

Art. 5 - Procedura “comunicazione deceduti”: modalità di elaborazione dei dati trasmessi al SIC

  1. La procedura “comunicazione deceduti” che consente di elaborare i dati trasmessi via PEC dai comuni e di eliminare i soggetti eventualmente presenti nella banca dati del SIC è avviata solo se si verificano le seguenti condizioni:
    1. il file viene trasmesso dall’indirizzo PEC di cui all'articolo 3, comma 4 lettera c);
    2. il file risulta firmato digitalmente dal referente di cui all'articolo 3, comma 4 lettera b) registrato sul SIC e la firma digitale è valida;
  2. Il funzionamento della procedura è articolato nelle seguenti fasi elaborative:
    1. verifica delle condizioni indicate nel comma precedente;
    2. verifica che il file trasmesso rispetti gli standard definiti al comma 2 dell'articolo 4;
    3. attivazione dei controlli per la verifica del file e dei dati in esso contenuti e in particolare:
    4. se i controlli hanno dato esito negativo (non corrispondenza dell’indirizzo di PEC o della firma digitale applicata sul file o di non corrispondenza del file agli standard della struttura XML) trasmette al comune tramite PEC un'apposita segnalazione dell’errore riscontrato;
    5. se i controlli hanno dato esito positivo e terminata la fase di cui alla lettera d) trasmette al comune tramite PEC una conferma dell’avvenuta elaborazione, riportando il totale dei soggetti elaborati;
    6. ricerca dei soggetti deceduti nella banca dati del SIC. Per i soggetti presenti nella banca dati sono registrati i dati relativi alla data e al luogo del decesso, gli estremi del registro dell’atto di morte e il comune che ha trasmesso l'informazione relativa al decesso.
    7. assegnazione dello stato per ciascuna elaborazione così come indicato all'articolo 6
  3. Nell’allegato tecnico è riportato il dettaglio degli eventuali errori riscontrati sul file trasmesso. In tali casi è trasmesso al comune tramite PEC un file XML (“rispostapecacquisizionedecessi”) contenente, con riferimento a ciascun soggetto, l'errore riscontrato. Il comune provvede alla correzione degli errori segnalati e a trasmettere di nuovo i dati corretti dei soggetti interessati dall'errore. Per gli errori concernenti il codice catastale provvede alla correzione e all'eventuale eliminazione direttamente l'ufficio del casellario centrale.
  4. Al termine della procedura, ai sensi dell’articolo 22 del Decreto 25 gennaio 2007, il SIC attiva la procedura denominata “eliminazione logica” al fine di inibire sia la certificazione che l'inserimento di provvedimenti relativi al soggetto deceduto. Successivamente il sistema provvede ogni quindici giorni alla eliminazione fisica dei provvedimenti, con esclusione dei dati anagrafici e di quelli indicati al comma 2, lettera d). I dati sono eliminati definitivamente dal sistema decorsi cinque anni dalla data dell’avvenuto decesso o comunque al compimento dell'ottantesimo anno di età.

Art. 6 - Esito della procedura di elaborazione

  1. L'esito dell'elaborazione di cui all'articolo 5 può assumere sul SIC i seguenti stati:
    1. “ELABORATA CORRETTAMENTE”: il sistema ha elaborato tutti i soggetti presenti nel file trasmesso e tutti i soggetti sono stati gestiti correttamente.
    2. “DA VERIFICARE (per omonimie, sinonimie, richiami e alias)”: il sistema ha elaborato tutti i soggetti presenti nel file trasmesso, ma per alcuni soggetti, presenti nel sistema, non si è potuto provvedere all’eliminazione, in quanto sono stati riscontrati per gli stessi dei sinonimi, omonimi oppure il soggetto è stato trovato come alias o anagrafica di richiamo.
    3. “ANNULLATA PER ERRORI SUL FILE”: il sistema ha riscontrato degli errori sul file trasmesso che non corrisponde alle specifiche di cui al comma 2 dell'articolo 4. Il comune in tali casi deve trasmettere di nuovo il file.
    4. “ELABORATA CON ERRORI DI SISTEMA”: l’elaborazione è stata interrotta per motivi interni al sistema. Appena ripristinata la procedura il fine viene nuovamente elaborato a cura dell'ufficio centrale.
  2. La gestione degli esiti di cui alle lettere b) è di competenza dell'ufficio del casellario locale. All’ufficio del casellario centrale è invece demandata la gestione degli esiti della lettera d).
  3. L'elaborazione passa dallo stato “DA VERIFICARE (per omonimie, sinonimie, richiami e alias)” allo stato “ELABORATA CORRETTAMENTE” solo quando l'ufficio locale ha proceduto alla verifica di tutti i soggetti segnalati.

Art. 7 - Compiti degli uffici locali e istruzioni per l'utilizzo della funzionalità “Gestione Comunicazioni dati decesso”

  1. Sul SIC è resa disponibile per gli uffici locali una funzionalità “Gestione Comunicazioni dati decesso (articolo 20 D.P.R. 313/2002)” che consente di monitorare, gestire i dati trasmessi dai comuni e verificare i soggetti scartati per “sinonimia/omonimia / richiami /alias “ dal SIC (articolo 6, comma 1, lettera b).
  2. Il ruolo che abilita sul SIC all’utilizzo della predetta funzionalità è denominato “RESPONSABILE COMUNICAZIONI DATI DECESSI” ed è assegnata a tutti gli utenti degli uffici locali che risultano già abilitati alla funzionalità “Eliminazione iscrizioni per morte del soggetto”, utilizzata attualmente per eliminare direttamente sul SIC i soggetti deceduti.
  3. Al termine dell’elaborazione e in base all'esito di cui all'articolo 6, il SIC invia un'apposita comunicazione agli uffici locali competenti nei seguenti casi:
    1. quando l’elaborazione è terminata correttamente (articolo 6 comma 1 lettera a);
    2. quando l’elaborazione - pur essendo terminata correttamente - non ha potuto provvedere all’eliminazione di alcuni soggetti, in quanto sul sistema sono state riscontrate per gli stessi delle omonimie, sinonimie, o trovati come “anagrafiche di richiamo” o come “alias” (articolo 6 comma 1 lettera b).
  4. Per la gestione dei nominativi scartati per sinonimia/omonimia/richiami/alias l’ufficio locale competente provvede ad effettuare le opportune ricerche e a confermare sul SIC per ciascun soggetto l’avvenuto adempimento. In tali casi provvede eventualmente ad eliminare le relative iscrizioni con le modalità di cui all'articolo 22 del decreto 25 gennaio 2007.
  5. Per i soggetti eliminati e visualizzabili attraverso la funzionalità di cui al comma 1 l'ufficio locale competente procede anche alla eliminazione delle relative schede cartacee.
  6. L'ufficio locale competente è quello nel cui ambito territoriale è nata la persona cui è riferita l’iscrizione. Se la persona è nata all’estero o se non è stato possibile accertarne il luogo di nascita nel territorio dello Stato l’ufficio locale competente è quello di Roma.
  7. La funzionalità è utilizzabile anche dall'ufficio del casellario centrale al fine di monitorare le attività eventualmente compiute o che restano da compiere.
  8. Viene messo a disposizione degli uffici locali un manuale operativo contenete le istruzioni per l’utilizzo della funzione “Gestione Comunicazioni dati decesso (art. 20 DPR 313/2002)”.

Art. 8 - Titolarità dei dati

  1. Il Ministero della Giustizia – Dipartimento per gli affari di giustizia, nel cui ambito è istituito l’Ufficio del Casellario centrale, è titolare del trattamento dei dati del SIC.
  2. L’ufficio del casellario centrale garantisce la gestione unitaria e certificata della base dei dati del SIC e dei flussi di aggiornamento delle informazioni ed ha la facoltà di variare i contenuti della base informativa e le modalità d’interscambio in relazione alle sue esigenze.

Art. 9 - Tutela dei dati personali

  1. Nell'ambito del trattamento dei dati personali connessi all'esecuzione delle attività previste dal presente atto, il Ministero della Giustizia e il comune, in qualità di titolari autonomi, si impegnano reciprocamente ad osservare e a far osservare ai propri dipendenti, incaricati e collaboratori la normativa in materia di protezione dei dati personali nonché il segreto rispetto a tutti i dati dei quali avranno conoscenza nello svolgimento del servizio, e a non diffondere a terzi alcuna informazione o documentazione acquisita. Le persone incaricate del trattamento saranno individuate dal titolare ed opereranno sotto la sua diretta autorità, attenendosi alle istruzioni dallo stesso impartite.
  2. La trasmissione e la ricezione dei dati è consentita solo alle persone fisiche designate quali referenti.

Art. 10 - Politiche di sicurezza adottate dall'ufficio del casellario centrale e dal comune

  1. Ferme restando le politiche di sicurezza adottate sul SIC ai sensi dell’articolo 4 del decreto dirigenziale del 25 gennaio 2007, l’Ufficio del casellario centrale e il comune, nel rispetto delle procedure di sicurezza in vigore, curano la registrazione dei dati necessari a garantire:
    1. la tracciabilità delle trasmissioni effettuate tramite PEC;
    2. l’individuazione di tutti gli utenti che interagiscono con i propri sistemi, ivi compresi gli utenti tecnici e gli amministratori di sistema appartenenti a ditte esterne incaricate della conduzione e/o manutenzione del sistema;
    3. la ricostruzione di tutte le operazioni effettuate, in modo da poterle ricondurre all’operatore che le ha eseguite, anche in relazione alla data, all’ora di esecuzione e ai dati oggetto dell’accesso.
  2. I file XML firmati digitalmente trasmessi dai comuni contenenti i soggetti deceduti sono conservati per 5 anni.

Art. 11 - Disposizioni transitorie

  1. Sino alla completa operatività della trasmissione telematica delle informazioni di cui all'articolo 20, comma 4 T.U., i comuni che non hanno provveduto ad attivare la trasmissione comunicano la morte delle persone all'ufficio locale, nel cui ambito territoriale le persone sono nate e all'ufficio locale di Roma, se le persone sono nate all'estero, o per le quali non si sia potuto accertare il luogo di nascita nel territorio dello Stato.
  2. L'ufficio locale, nell'ipotesi di cui al comma precedente, elimina le relative iscrizioni con le modalità di cui all'articolo 22 del decreto 25 gennaio 2007.
  3. Le disposizioni del presente articolo rimangono in vigore fino al 31 dicembre 2014.

Art. 12 - Norma finale

  1. Il presente decreto è pubblicato nella Gazzetta Ufficiale della Repubblica Italiana, unitamente all'allegato tecnico che ne costituisce parte integrante.

Il Direttore Generale della Giustizia Penale
Luigi Frunzio


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