Circolare 31 luglio 2023 - Piano Nazionale di Ripresa e Resilienza: componente M1C1 - Capitale Umano e Ufficio per il Processo e Digitalizzazione del Ministero della Giustizia. Avvio del secondo monitoraggio integrato quali-quantitativo sull’Ufficio per il Processo e rilevazione digitalizzazione dei fascicoli
31 luglio 2023
prot. m_dg.DOG.01/08/2023.0179135.U
Ministero della Giustizia
Ai Sig.ri Presidenti delle Corti di Appello
Ai Sig.ri Presidenti dei Tribunali
Ai Sig.ri Dirigenti amministrativi degli uffici in indirizzo
e, p.c.
Al Sig. Primo Presidente della Corte di Cassazione
Al Sig. Procuratore Generale presso la Corte Suprema di Cassazione
Ai Sig.ri Procuratori Generali della Repubblica presso le Corti di Appello
Ai Sig.ri Procuratori della Repubblica presso i Tribunali
Ai Sig.ri Dirigenti amministrativi degli uffici in indirizzo
e, p.c.
Al Sig. Capo di Gabinetto del Signor Ministro
Al Sig. Direttore Generale dell’Unità di Missione per l’attuazione del PNRR
OGGETTO: Piano Nazionale di Ripresa e Resilienza: componente M1C1 - Capitale Umano e Ufficio per il Processo e Digitalizzazione del Ministero della Giustizia. Avvio del secondo monitoraggio integrato quali-quantitativo sull’Ufficio per il Processo e rilevazione digitalizzazione dei fascicoli
Premessa
Come noto, accanto al monitoraggio affidato al sistema ReGIS, finalizzato al controllo dell’andamento dei target del Piano Nazionale di Ripresa e Resilienza e alle relative verifiche finanziarie, si è inteso avviare - congiuntamente alla Unità di Missione ed alla Direzione Generale di Statistica ed Analisi Organizzativa del Dipartimento per la transizione digitale della giustizia - l’analisi statistica e le politiche di coesione, un monitoraggio organizzativo orientato al risultato di impatto che le innovazioni indotte dal PNRR - in particolare l’Ufficio per il processo e le procedure assunzionali di scopo avviate nell’ambito dell’investimento in Capitale umano e Ufficio per il processo (Addetti UPP e profili cd. tecnici) – stanno avendo sul funzionamento degli Uffici giudiziari, anche in un’ottica di cambiamento culturale, di logiche evolutive dell’organizzazione interna e di dinamiche dei flussi di lavoro degli Uffici giudiziari. Accanto al monitoraggio organizzativo anzidetto è stata aggiunta una sezione finalizzata all’analisi del progetto di digitalizzazione dei fascicoli cartacei ovvero misti.
Gli esiti del primo monitoraggio integrato
La prima edizione del monitoraggio integrato quali-quantitativo, avviato con circolare a firma congiunta DOG-DDSC-UdM del 5 ottobre 2022 prot. n. 228406.U “Piano Nazionale di Ripresa e Resilienza: componente M1C1 – Capitale umano e Ufficio per il processo. Avvio del monitoraggio integrato quali-quantitativo sull’Ufficio per il processo”, ha inteso integrare quello realizzato con periodicità annuale dalla DG Stat in modo che gli Uffici giudiziari, nello stesso contesto informatico-documentale, potessero soddisfare le esigenze di rilevazione a carattere più prettamente statistico con la nuova esigenza, frutto del dialogo con la Commissione Europea e con la Cabina di regia PNRR, di natura qualitativa in modo da far emergere una valutazione sulla natura organizzativa che il rafforzamento dell’Ufficio per il processo, con l’innesto dei nuovi addetti, ha avuto su determinati processi chiave di funzionamento dell’ufficio giudiziario, individuati come rilevanti rispetto a tre aree di impatto.
All’esito delle risposte ricevute dagli uffici giudiziari si è provveduto pertanto a realizzare una analisi dei risultati ottenuti, sia relativamente alla parte qualitativa che a quella più squisitamente statistica, analisi i cui esiti sono stati restituiti agli Uffici giudiziari, negli elementi più significativi, dapprima tramite una sintesi nazionale, per cui si rimanda alla circolare a firma congiunta DOG-DDSC-UdM del 28 dicembre 2022 prot. n. 304758.U e relativi allegati, e, successivamente, con incontri via Teams organizzati tra febbraio e marzo 2023 con gli Uffici giudiziari, per offrire un riscontro del lavoro di analisi dei dati più aderente alle realtà dei singoli Distretti, anche al fine di favorire la elaborazione di una metodologia organizzativa partecipata con gli Uffici.
La seconda edizione del monitoraggio integrato
I risultati emersi dall’analisi dei dati raccolti con il primo monitoraggio, congiuntamente al confronto costruttivo avuto con gli Uffici giudiziari nel corso degli incontri distrettuali del febbraio-marzo 2023, hanno costituito la base per un lavoro di perfezionamento dell’impianto del primo monitoraggio, sia in relazione alla parte tecnico-informatica che a quella contenutistica.
Con provvedimento a firma congiunta del Capo Dipartimento dell’Organizzazione giudiziaria, del Personale e dei Servizi e del Capo Dipartimento per la transizione digitale della Giustizia, l’analisi statistica e le politiche di coesione datato 3 febbraio 2023, è stata disposta la costituzione di uno specifico Gruppo di lavoro interdipartimentale finalizzato all’implementazione del nuovo monitoraggio integrato dell’Ufficio per il processo e degli impatti delle misure del PNRR sul funzionamento degli Uffici giudiziari.
La principale novità è costituita dalla modifica del questionario di rilevazione al fine di favorire un maggiore allineamento delle informazioni in esso contenute (parte qualitativa di valutazione di impatto sui processi di funzionamento dell’Ufficio, precedentemente rilevata tramite l’applicativo Microsoft Forms, e parte quantitativa relativa alla composizione dell’Ufficio per il processo, rilevata tramite il portale webstat).
L’impianto del questionario, così come rinnovato, prevede che ciascun Ufficio compili innanzitutto una “maschera Ufficio” nella quale sono riportate informazioni aggregate relative al numero di UPP istituiti, al totale delle risorse (distinte in profili professionali) ad essi assegnate, all’attribuzione delle risorse ai settori civili, penali e trasversali (espressa in percentuale), al numero di giudici togati supportati dagli UPP e al totale risorse PNRR non assegnate agli UPP.
Per ciascun UPP istituito, all’interno della sezione “maschera UPP”, è inoltre richiesto di fornire le informazioni relative alla struttura organizzativa implementata, alle sezioni e materie supportate dagli UPP, alle risorse umane impiegate e alle specifiche attività svolte, riconducibili ai processi chiave di funzionamento dell’ufficio giudiziario.
Per quanto attiene la valutazione di impatto, si è provveduto a una rimodulazione dei processi chiave di funzionamento dell’Ufficio giudiziario, rispetto a quanto proposto nella prima edizione, al fine di rendere il monitoraggio più intellegibile e più allineato a quanto emerso ed evidenziato dagli Uffici.
La nuova struttura si caratterizza per l’introduzione di una nuova area di impatto denominata “Processi organizzativo-gestionali”, e la contestuale eliminazione dell’area di impatto “Qualità della risposta”, nella quale sono confluiti i processi trasversali della prima rilevazione e il processo “Comunicazione, informazione e trasparenza”.
L’inserimento di un’apposita area di impatto dedicata ai processi organizzativo gestionali è significativo dell’importanza che questi processi rivestono, al pari dei “Tempi della giurisdizione” e dei “Tempi amministrativi”, per cogliere al meglio l’evoluzione organizzativa nell’ambito dell’Ufficio per il processo e, più in generale, dell’intero Ufficio giudiziario a seguito delle innovazioni introdotte dal PNRR.
Il questionario, infatti, si conclude con specifiche domande riguardanti le azioni organizzative messe in atto dagli Uffici - concepite secondo una struttura d’indagine incrementale con domande filtro atte a rilevare il diverso grado di complessità organizzativa delle misure attuate, la cui analisi non potrà non tenere conto del contesto anche dimensionale degli Uffici giudiziari - per un proficuo impiego delle risorse umane finanziate dal PNRR e strumentali al raggiungimento dei suoi obiettivi (eliminazione dell’arretrato e diminuzione del disposition time).
Il set di domande previste, in parte mutuate dalla precedente rilevazione e in parte predisposte ex novo anche con il coinvolgimento del personale di Magistratura e dei Dirigenti amministrativi, il cui contributo ha offerto un punto di vista più prossimo al territorio e alle dinamiche organizzative dell’Ufficio per il processo, coinvolge anche tematiche oggetto di particolare interesse per le esigenze di rendicontazione attenzionate dall’Unità di Missione di questo Ministero, nonché per garantire il buon funzionamento della struttura organizzativa dell’Ufficio per il processo oltre l’orizzonte di Piano. Occorre evidenziare, in particolare, che le domande predisposte all’interno del questionario sono finalizzate ad individuare all’interno degli Uffici Giudiziari azioni e provvedimenti organizzativi funzionali ad organizzare in maniera efficiente ed efficace gli uffici per il processo e a destinare, in particolare, le risorse dedicate verso quei ruoli dove è presente il maggior arretrato in obiettivo e ad incentivare la creazione di modelli funzionali ad evitare la creazione di nuovo arretrato. Si invitano gli Uffici ad un maggior coinvolgimento dei Magistrati nel perseguimento degli obiettivi indicati nel PNRR e a prevedere sistemi di controllo capillari sull’andamento dell’arretrato da definire, tenuto conto degli ambiziosi obiettivi “pattuiti” dall’Italia e ai quali ogni Ufficio Giudiziario non vorrà certamente sottrarsi. Va da sé che le risorse attribuite agli Uffici per il Processo dovranno essere destinate in via prevalente al perseguimento degli obiettivi del PNRR.
Si raccomanda, infine, un coinvolgimento del personale di magistratura e degli addetti UPP anche nella compilazione del presente questionario auspicando momenti di confronto e di proposta.
Il focus sulla digitalizzazione dei fascicoli
Ulteriore innovazione della nuova rilevazione riguarda l’inserimento della sezione “Rilevazione sulla Digitalizzazione dei fascicoli”, di competenza della Direzione per i Sistemi Informativi Automatizzati (DGSIA - DDSC), interamente dedicata al monitoraggio dell’obiettivo PNRR della digitalizzazione dei fascicoli (Investimento 1.6.2: Digitalizzazione del Ministero della Giustizia).
Il sistema compilerà automaticamente, per ogni Ufficio Giudiziario, il dato relativo all’obiettivo di sede in termini di numero di fascicoli digitalizzati.
Verrà quindi richiesto di indicare, per ciascuno dei profili professionali elencati, il numero di risorse umane coinvolto nella digitalizzazione dei fascicoli.
Attraverso una scala Likert (da 1 a 5), l’Ufficio dovrà valutare l’interazione tra il personale interno e quello esterno coinvolto nella digitalizzazione.
Dopo aver segnalato se la digitalizzazione dei fascicoli non definiti abbia rappresentato una priorità per l’Ufficio, viene proposta una ricognizione sulle dotazioni informatiche a disposizione dell’Ufficio stesso. In particolare, dovrà essere indicato il numero di dispositivi disponibili per ciascuna categoria.
Sarà quindi richiesto all’Ufficio di indicare se le criticità proposte siano state effettivamente riscontrate e se, eventualmente, ve ne siano state di diverse o ulteriori.
A conclusione del questionario, si richiede all’Ufficio di indicare se e quali Upp si siano occupati, tra le sue attività, anche della digitalizzazione dei fascicoli.
Usabilità del questionario
La rinnovata struttura informatica del questionario di rilevazione è stata oggetto di un’attenta implementazione basata su una metodologia di progettazione incentrata sul concetto di usabilità, intesa come strumento di misurazione del grado di facilità e soddisfazione con cui gli utenti si relazionano con strumenti digitali nuovi e innovativi.
Nel rispetto delle linee guida AGID di design per i siti internet e i servizi digitali della PA del 27 luglio 2022, sono stati pertanto condotti specifici test di usabilità su utenti qualificati degli Uffici giudiziari, selezionati tenendo conto della loro partecipazione attiva alla compilazione del primo questionario di monitoraggio integrato alla data del 30 giugno 2022.
Gli esiti dei suddetti test hanno consentito di perfezionare la soluzione progettuale adottata sotto il profilo della comprensibilità, cercando un equilibrio di compromesso tra semplicità di utilizzo del questionario da parte degli utenti e dettaglio delle informazioni da rilevare mediante la compilazione.
Le modalità di accesso e compilazione
In data 1° agosto 2023, l’Ufficio riceverà un link al proprio indirizzo e-mail istituzionale (indirizzo di posta elettronica ordinario) che consentirà di essere re-indirizzati sulla pagina web di accesso al questionario di monitoraggio e alle linee guida alla compilazione, di cui si raccomanda un’attenta lettura.
Alla ricezione del suddetto link, i questionari saranno accessibili sin da subito e la compilazione dovrà avvenire entro il 30 settembre 2023.
E’ necessario che alla compilazione del questionario provveda il Capo dell’Ufficio, unitamente al Dirigente amministrativo, ovvero loro delegati, che siano in grado di valutare gli aspetti sia di carattere qualitativo che quantitativo che vengono richiesti.
Il sistema prevede meccanismi di validazione delle informazioni inserite che segnalano all’utente eventuali incongruenze; in tal caso è richiesta la modifica dei campi segnalati per poter accedere alla sezione successiva.
Per poter accedere alla sezione successiva è necessario completare tutti i campi della sezione corrente. In qualsiasi momento l’utente può tornare indietro all’interno di una sezione già compilata per verificare le informazioni inserite ed eventualmente modificarle. Se necessario, l’utente può interrompere la compilazione e completarla in uno o più momenti successivi, conservando sempre lo stato di avanzamento fino all’ultima risposta inserita.
In qualsiasi momento della compilazione, l’utente può effettuare una stampa PDF del questionario, vuoto o compilato totalmente o solo in parte.
Al termine della compilazione, sarà possibile confermare ed inviare il questionario. L’utente riceverà un’e-mail di conferma dell’avvenuto invio. Il questionario inviato sarà sempre disponibile in modalità lettura.
Le articolazioni ministeriali coinvolte sono in ogni caso a disposizione per informazioni e chiarimenti tramite i servizi di supporto offerti dal DOG – Supporto UPP PNRR e dal DDSC – Dg Stat, contattabili attraverso i seguenti indirizzi email: supporto.upp.pnrr@giustizia.it e statistica@giustizia.it.
Ringraziando anticipatamente per la collaborazione, si porgono i più cordiali saluti e si raccomanda la più ampia diffusione in relazione alla presente iniziativa tra il personale di magistratura ed amministrativo.
Il Capo Dipartimento dell’organizzazione giudiziaria,
del personale e dei servizi
Gaetano Campo
Il Capo Dipartimento per la transizione digitale,
l’analisi statistica e le politiche di coesione
Ettore Sala