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Delibera Cassa ammende 29 gennaio 2019 - Approvazione dell’organigramma

29 gennaio 2019

CASSA delle AMMENDE

ORGANIGRAMMA
DELLA CASSA DELLE AMMENDE

IL CONSIGLIO DI AMMINISTRAZIONE

VISTO la legge 9 maggio 1932 n. 547 che ha istituito la Cassa delle Ammende, quale ente di diritto pubblico;

VISTO il Decreto del Decreto del Presidente dei Ministri 10 aprile 2017, n.102 recante “lo Statuto della Cassa delle Ammende, adottato a norma dell’articolo 4, comma 4, della legge 9 maggio 1932, n.547;

VISTO il decreto legislativo 14 marzo 2013, n. 33, recante il riordino della disciplina riguardante gli obblighi di pubblicità, trasparenza e diffusione di informazioni da parte delle pubbliche amministrazioni, e successive modificazioni;

VISTA la proposta organizzativa presentata dal Segretario Generale in attuazione di quanto previsto nello Statuto;

VISTO il Regolamento per l’amministrazione e la contabilità, approvato in data 20 dicembre 2018 dal Consiglio di Amministrazione della Cassa delle Ammende, che prevede l’istituzione di sei servizi, equiparabili allo stato alle sezioni;

TENUTO conto del parere espresso dal Collegio dei Revisori dei conti, relativamente alla necessità di un ampliamento del contingente di personale da assegnare alla Cassa delle Ammende e della opportunità che la stessa sia dotata di una propria pianta organica

DELIBERA

All’unanimità l’approvazione dell’organigramma della Cassa delle Ammende che definisce il contingente di personale per lo svolgimento dei compiti e funzioni della Cassa delle Ammende.

Roma, 29 gennaio 2019

IL PRESIDENTE
Gherardo Colombo

 

ORGANIGRAMMA DELLA CASSA DELLE AMMENDE

Sono organi della Cassa delle Ammende: il Presidente, il Consiglio di amministrazione, il Segretario generale, il Collegio dei revisori dei conti.

Lo Statuto della Cassa delle Ammende prevede che la stessa sia dotata di un contingente di personale adeguato per lo svolgimento delle funzioni e dei compiti stabiliti ex lege.

Per l’espletamento delle funzioni previste dallo Statuto è istituito il Segretariato Generale al quale è preposto il Segretario Generale, nominato dal Consiglio di Amministrazione.

Il Regolamento per l’amministrazione e la contabilità disciplina un’organizzazione funzionale della Cassa delle Ammende per Servizi.

Considerato che, allo stato, la Cassa non è dotata di un contingente di personale adeguato al raggiungimento delle finalità dell’Ente, non è possibile adottare tale organizzazione.

Nelle more di un adeguamento del contingente di personale assegnato, la Cassa delle Ammende si articola, dunque, in sei Sezioni.

Il Segretariato Generale è costituito dalle seguenti sezioni:

  • Sezione I segreteria e affari generali;
  • Sezione II controllo di gestione, prevenzione della corruzione e trasparenza;
  • Sezione III programmazione, bilancio, fondo patrimonio e depositi cauzionali;
  • Sezione IV gestione programmi e progetti;
  • Sezione V finanziamenti e rendicontazione programmi e progetti;
  • Sezione VI cassa ed economato ed approvvigionamento di beni e servizi

A ciascuna sezione è preposto un funzionario responsabile.

I funzionari contabili e i contabili in servizio presso la Cassa provvederanno alla verifica dei rendiconti di programmi e progetti a prescindere dalla sezione di appartenenza.

Tutti i funzionari in servizio presso la Cassa possono essere nominati responsabili dell’istruttoria e/o del controllo dei programmi e progetti.

Il contingente di personale necessario per lo svolgimento delle funzioni assegnate alla Cassa è il seguente: n. 1 funzionario dell’organizzazione e delle relazioni, n. 3 funzionari contabili, n. 6 contabili, n. 6 funzionari e n. 4 unità di polizia penitenziaria con specifiche competenze in materia di progettazione, n. 1 assistente informatico, n. 9 assistenti amministrativi, per un totale di 30 unità.

SEZIONE I – SEGRETERIA E AFFARI GENERALI

La sezione I ha il compito di supportare direttamente l’attività del Segretario Generale in tutte le sue attribuzioni, con particolare riferimento alla gestione della corrispondenza in entrata ed in uscita, alle relazioni con gli altri organi statutari della Cassa, alla gestione del personale e delle dotazioni materiali e informatiche. Svolge funzioni di coordinamento in merito alle attività delle altre sezioni e funge da punto di raccordo per tutti gli adempimenti assegnati al Segretario Generale, che abbiano rilevanza generale e valenza trasversale. Attende agli adempimenti connessi al d.lgs. 81/08 con riferimento alle informazioni da fornire ai lavoratori sulla sicurezza e la salute nei luoghi di lavoro per la parte di competenza della Cassa delle Ammende e fermo restando le competenze del Dipartimento dell’Amministrazione penitenziaria, quale datore di lavoro responsabile della gestione delle risorse umane e materiali della Cassa. Coadiuva gli organi statutari nelle attività di rispettiva competenza; svolge attività di segreteria e gestione affari generali per gli organi statutari; coordina le procedure di finanziamento dei programmi e dei progetti presentati, sia nella fase istruttoria che nella successiva fase di controllo dell'andamento esecutivo; coordina la gestione del contenzioso; cura la predisposizione degli atti di nomina dei responsabili del procedimento per l’istruttoria e per il controllo dei programmi e progetti; vigila sull'attività dei responsabili dei procedimenti conseguenti alle presentazioni delle istanze di finanziamento; verifica la completezza della documentazione istruttoria necessaria per l’emanazione delle delibere del Consiglio di Amministrazione, coordina le attività di controllo successive all'erogazione del finanziamento;

Raccorda le attività di competenza di tutte le articolazioni della Cassa; verifica il rispetto dei   tempi per l’istruttoria dei progetti e per l’attuazione delle delibere del Consiglio di Amministrazione; provvede all’aggiornamento di tutti i documenti dello spazio web della Cassa presente nel sito ufficiale del Ministero e ad ogni ulteriore adempimento necessario per la pubblicazione; cura il monitoraggio dei provvedimenti attuativi di disposizioni legislative di competenza del Ministero della Giustizia- piattaforma Monitor della Presidenza del Consiglio dei Ministri. Assicura la protezione dei dati personali trattati secondo la normativa vigente.

In attesa dell’attivazione della sezione II il responsabile della Sezione I assicura l’attuazione del piano triennale per la prevenzione della corruzione e per la trasparenza e le disposizioni emanate per la tutela del dipendente pubblico che segnala illeciti.  

La sezione è suddivisa in quattro settori di seguito indicati.

Settore I - gestione amministrativa

  • cura la gestione funzionale e amministrativa del personale della Cassa delle Ammende;
  • cura il rilascio delle autorizzazioni per la consultazione e il rilascio di copie di atti e fascicolo;
  • cura la corretta attuazione della normativa in materia di protezione dei dati personali;
  • controlla le dichiarazioni sostitutive di certificazione e di atto di notorietà ai sensi del DPR 445/2000 e ss.mm.ii.;
  • cura la tenuta del registro degli Ordini di Servizio degli organi statutari della Cassa;
  • cura la tenuta dei volumi annuali dei verbali e delle delibere del C.d.A.;
  • cura la tenuta del Registro delle riunioni del Collegio dei revisori dei conti;
  • cura la pubblicazione delle delibere, dei programmi e dei progetti, la diffusione di comunicazioni o disposizioni di carattere generale;

Settore II -  protocollo e gestione del flusso documentale

  • cura la gestione del protocollo, la tenuta della corrispondenza ordinaria e certificata, la fascicolazione e archiviazione degli atti che abbiano valenza generale;

Settore III - gestione archivio

  • cura la gestione dell’archivio informatico e cartaceo del personale;
  • svolge attività di supporto al Settore II.

Settore IV - sistema informativo

  • cura lo sviluppo dell’informatizzazione dei processi organizzativi della Cassa;
  • provvede all’aggiornamento del database programmi e progetti;
  • controlla la posta elettronica certificata;
  • provvede allo smistamento delle fatture elettroniche nei tempi previsti dalla normativa alle strutture competenti per la verifica e la liquidazione ove ne sussistano i presupposti, in collaborazione con la sezione V.

Alla sezione I - Segreteria e Affari generali è assegnato un Responsabile con la qualifica di funzionario, preferibilmente appartenente al profilo della professionalità dell’organizzazione e delle relazioni. Sotto il suo coordinamento collaborano un funzionario e due assistenti amministrativi, una unità di polizia penitenziaria, un assistente informatico.

SEZIONE II - CONTROLLO DI GESTIONE, PREVENZIONE DELLA CORRUZIONE, TRASPARENZA, svolge le seguenti funzioni

  • cura la protezione dei dati personali e dei dati sensibili secondo le disposizioni previste dalla  normativa vigente;
  • collabora con  il Responsabile del PTPCT nella predisposizione del Piano Triennale per la Prevenzione della Corruzione e per la Trasparenza, e nell’attuazione delle misure organizzative idonee a ridurre il rischio corruttivo e del Piano della Performance;
  • cura l’attuazione di quanto previsto nel piano triennale per la prevenzione della corruzione e per la trasparenza della Cassa;
  • cura i rapporti con l’Ufficio ispettivo e controllo del Dipartimento dell’Amministrazione penitenziaria;
  • provvede all'osservanza degli adempimenti relativi alle pubblicazioni obbligatorie dei documenti, delle informazioni e dei dati di cui al decreto legislativo 14 marzo 2013, n. 33;
  • cura la definizione del piano della performance;
  • cura i monitoraggi per assicurare il controllo di gestione e predisposizione degli atti per la relazione annuale.
  • assicura la protezione dei dati personali trattati secondo la normativa vigente.

Alla Sezione II -controllo di gestione, prevenzione della corruzione, trasparenza è assegnato un Responsabile della Sezione con la qualifica di funzionario, appartenente al profilo dell’organizzazione e delle relazioni, o profilo giuridico pedagogico. Sotto il suo coordinamento collabora un funzionario e un assistente amministrativo. Il Responsabile della Sezione II è il Referente per l’attuazione del piano per la prevenzione della corruzione e per la trasparenza della Cassa e si relaziona direttamente con il Responsabile per la prevenzione della corruzione e per la trasparenza.

SEZIONE III - PROGRAMMAZIONE, BILANCIO, FONDI PATRIMONIALI E DEPOSITI CAUZIONALI

La sezione III è suddivisa in quattro settori e svolge le funzioni strettamente connesse alla programmazione finanziaria ed economica e alla gestione del fondo patrimoniale e dei depositi cauzionali, cura la programmazione finanziaria e predisposizione del bilancio di previsione, del bilancio di assestamento e del conto consuntivo; predispone le linee programmatiche di indirizzo generale in collaborazione con la sezione I. Assicura l’attuazione di quanto previsto nel Regolamento per l’amministrazione e la contabilità della Cassa.

La sezione è suddivisa in settori come di seguito indicato.

Settore I - programmazione e bilancio

  • collabora con il Servizio VI nella gestione del patrimonio;
  • predispone i prospetti inerenti le situazioni di cassa mensili e periodiche;
  • predispone la  nota informativa di trasmissione mensile al collegio dei revisori dei conti, delle entrate ricevute, dei mandati di pagamento emessi, della situazione di cassa, dei prospetti emessi da Cassa depositi e prestiti, relativi alle entrate, ai mandati e alla lista movimenti del conto della Cassa;
  • collabora con il collegio dei revisori dei conti nell’attività di controllo in sede di esame del bilancio di previsione e del rendiconto ed in merito all’acquisizione di informazioni necessarie per espletare l’attività di controllo;
  • collabora con le altre sezioni nella predisposizione del rendiconto generale;
  • cura la gestione delle entrate correnti ed in conto capitale;
  • cura la gestione delle spese correnti ed in conto capitale;
  • cura la tenuta del registro delle entrate;
  • cura la tenuta del registro cronologico dei mandati di pagamento emessi (giornale di cassa);
  • cura l’archiviazione e conservazione dei fogli entrata relativi al conto deposti e al conto patrimoniale.

Settore II - gestione entrate fondi patrimoniali e depositi cauzionali

  • cura la gestione delle entrate del conto depositi e del conto patrimoniale;
  • cura la gestione del contenzioso;
  • cura, in relazione alle entrate, i rapporti con l’Avvocatura generale e/o distrettuale dello Stato e con gli Uffici giudiziari;
  • cura, in relazione alle entrate, i rapporti con Cassa Depositi e Prestiti, con i concessionari del servizio di riscossione e la tesoreria dello Stato;
  • effettua la disamina dei provvedimenti dell’autorità giudiziaria per depositi di somme;
  • collabora nella tenuta del registro delle entrate;

Settore  III - gestione uscite fondi patrimoniali e depositi cauzionali

  • cura la gestione delle uscite del conto depositi e del conto patrimoniale;
  • cura, in relazione alle uscite, i rapporti con l’Avvocatura generale e/o distrettuale dello Stato e con gli Uffici giudiziari;
  • cura, in relazione alle uscite, i rapporti con Cassa Depositi e Prestiti, con i concessionari del servizio di riscossione e la tesoreria dello Stato;
  • effettua la disamina dei provvedimenti dell’autorità giudiziaria per depositi di somme e restituzioni;
  • collabora nella gestione del contenzioso;
  • assicura la protezione dei dati personali trattati secondo la normativa vigente.

Settore IV – predisposizione istruttoria mandati di pagamento, archiviazione atti e rapporti con Istituti Penitenziari

  • redige i provvedimenti di restituzione dei depositi cauzionali e dei fondi abbandonati dei detenuti dimessi;
  • predispone la restituzione di somme relative a libretti giudiziari;
  • predispone i mandati di pagamento per le spese di pubblicazione sentenze di assoluzione, per le spese di giustizia, ammende e tasse varie;
  • collabora nella tenuta del registro cronologico dei mandati di pagamento emessi (giornale di cassa);
  • collabora nell’archiviazione e conservazione dei fogli entrata relativi al conto deposti e al conto patrimoniale;
  • collabora nella gestione delle uscite del conto depositi e del conto patrimoniale;
  • collabora nella disamina dei provvedimenti dell’autorità giudiziaria per restituzioni di somme;
  • cura i rapporti con gli istituti penitenziari per la gestione dei fondi abbandonati dei detenuti dimessi;
  • cura l’archiviazione e conservazione dei mandati di pagamento emessi;
  • cura l’archiviazione e conservazione degli atti e della documentazione inerente ai provvedimenti di entrata e di uscita;
  • cura la redazione provvedimenti di restituzione a seguito di atti di pignoramento presso terzi;
  • assicura la protezione dei dati personali trattati secondo la normativa vigente.

Alla Sezione III – programmazione, bilancio, fondo patrimoniale e fondo depositi cauzionali è assegnato un Responsabile della Sezione con qualifica di funzionario appartenente al profilo della professionalità contabile. Sotto il suo coordinamento dovrebbero collaborare due contabili e due assistenti amministrativi.

SEZIONE IV – PROGRAMMI E PROGETTI

La sezione è suddivisa in tre settori per lo svolgimento delle funzioni di seguito indicate. Assicura la chiusura dell’istruttoria nei termini e secondo le modalità previste dallo Statuto. Assicura il rispetto del cronoprogramma di progetto e il controllo sul buon andamento e la correttezza nello svolgimento delle attività finanziate. Assicura l’attuazione di quanto previsto nello Statuto e nel Regolamento per l’amministrazione e la contabilità della Cassa per gli ambiti di competenza.

Settore I - istruttoria programmi e progetti

  • cura l’istruttoria dei progetti presentati;
  • cura la predisposizione degli Avvisi pubblici per la presentazione dei progetti;
  • predispone l’archivio informatico delle proposte progettuali;
  • predispone i documenti riguardanti i progetti da sottoporre alla valutazione preliminare del Segretario Generale;
  • predispone le informative per i soggetti interessati in merito allo svolgimento delle procedure avviate a seguito della richiesta di finanziamento di programmi o progetti;

Settore II – rapporti con i soggetti beneficiari dei finanziamenti

  • predispone gli atti da sottoporre al Consiglio di Amministrazione;
  • cura la gestione delle attività di segreteria dei comitati di valutazione ove previsti per l’istruttoria di programmi o progetti complessi;
  • cura i rapporti con gli enti locali e le organizzazioni del terzo settore per promuovere la programmazione partecipata degli interventi di reinserimento socio-lavorativo di persone sottoposte a misure privative o limitative della libertà;
  • promuove la progettazione partecipata con l’utilizzo di fondi strutturali e di investimento europei e la messa a sistema nelle articolazioni territoriali.

Settore III - gestione, monitoraggi e controllo

  • cura, attraverso costanti monitoraggi, le attività di competenza e riferisce al Segretario Generale le risultanze degli stessi allo scopo di garantire l’efficacia e l’efficienza dei processi affidati;
  • provvede a redigere, istruire e coordinare le procedure relative alle convenzioni di sovvenzione da stipulare con i soggetti beneficiari a seguito delle delibere di finanziamento, con modalità diverse a seconda dell’attività progettuale specifica da attivare;
  • predispone gli atti necessari per l'esecuzione delle deliberazioni del consiglio;
  • cura le problematiche inerenti i processi connessi allo svolgimento delle attività finanziate;
  • esamina le richieste di varianti progettuali;
  • esamina le richieste di proroga delle attività progettuali tenendo costantemente aggiornato il cronogramma dei progetti approvati;
  • cura la gestione dei monitoraggi sull’andamento dei progetti in corso e riferisce al Segretario Generale gli esiti dell’attività;
  • verifica che le attività del responsabile di progetto abbiano permesso il raggiungimento dell’obiettivo previsto dal programma;

Alla Sezione IV– programmi e progetti è assegnato un Responsabile della Sezione con qualifica di funzionario con specifiche competenze in materia di progettazione e di reinserimento sociale. Sotto il suo coordinamento dovrebbero collaborare un funzionario giuridico pedagogico e un funzionario di servizio sociale o altro funzionario esperto in materia progettuale, un contabile, n. 3 unità di polizia penitenziaria con esperienza nell’ambito della progettazione, un assistente amministrativo.

SEZIONE V - FINANZIAMENTO E CONTROLLO RENDICONTAZIONE

La Sezione coordina il servizio di controllo dei rendiconti rassegnati dai responsabili di progetto, assegna i rendiconti per il controllo della documentazione allegata e la verifica degli stessi. La Sezione è suddivisa in tre settori per lo svolgimento delle funzioni di seguito indicate. Il responsabile della Sezione controlla il rispetto dei termini per l’emissione dei rendiconti.

Assicura l’attuazione di quanto previsto nello Statuto e nel Regolamento per l’amministrazione e la contabilità della Cassa per gli ambiti di competenza.

Settore I -  finanziamento programmi e progetti

  • cura le informazioni connesse alla concreta erogazione del finanziamento;
  • riceve le coordinate IBAN per l’erogazione dei finanziamenti autorizzati;
  • provvede all’erogazione dei finanziamenti per gli stati di avanzamento progettuali, ove previsti nel progetto;
  • predispone i mandati di pagamento per il prelevamento presso la Cassa Depositi e Prestiti dei finanziamenti;
  • cura la gestione delle attività previste dalla Piattaforma dell’Autorità Nazionale Anticorruzione e la raccolta e pubblicazione dei dati previsti dalla normativa sulla trasparenza sul sito dedicato;
  • cura la gestione degli adempimenti  del sostituto d’imposta;

Settore II - controllo rendicontazione programmi e progetti di reinserimento, assistenza, giustizia riparativa e mediazione penale

  • effettua il controllo dei rendiconti assegnati;
  • cura la gestione delle comunicazioni riguardanti le osservazioni ai rendiconti;
  • sollecita il tempestivo invio dei rendiconti e riferisce al segretario generale eventuali inadempimenti della convenzione stipulata e scostamenti dal programma approvato;
  • cura l’archiviazione della documentazione dei progetti in corso e il trasferimento dei fascicoli dei progetti conclusi nell’archivio di deposito in collaborazione con il settore III della sezione IV
  • collabora con gli altri Servizi della Cassa nella predisposizione del Rendiconto Generale;

Settore III – controllo rendicontazione progetti di edilizia penitenziaria

  • effettua il controllo dei rendiconti assegnati;
  • cura la gestione, con il supporto della Sezione I ed in raccordo con la Sezione IV, l’archivio informatico dei progetti;
  • cura l’archiviazione della documentazione dei progetti in corso e il trasferimento dei fascicoli dei progetti conclusi nell’archivio di deposito in collaborazione con il settore III della sezione IV;
  • collabora con gli altri Servizi della Cassa nella predisposizione del Rendiconto Generale.

Alla Sezione V - finanziamento e controllo rendicontazione- è assegnato un Responsabile della Sezione con qualifica di funzionario contabile con il quale dovrebbero collaborare due contabili e due assistenti amministrativi.

SEZIONE VI - CASSA, ECONOMATO, APPROVVIGIONAMENTO DI BENI E SERVIZI

La sezione è suddivisa in tre settori per lo svolgimento delle seguenti funzioni.

Settore I - Cassa ed economato

  • provvede al pagamento delle anticipazioni consentite con il fondo economale deliberato annualmente dal Consiglio di Amministrazione;
  • presenta alla sezione III il rendiconto della spesa corredato dai relativi documenti giustificativi dell’avvenuto versamento del saldo entro 30 giorni dalla chiusura dell’esercizio finanziario;
  • cura la tenuta e l’aggiornamento dei registri di cassa anche in formato digitale;
  • provvede alla riscossione dei fondi restituiti dai responsabili di progetto ed al riversamento degli stessi a Cassa Depositi e Prestiti.

Settore II - Gestione del materiale

  • cura la presa in carico dei beni acquisiti tramite catalogazione, registrazione (anche su supporto informatizzato) dei beni acquisiti dall’Ente con contestuale etichettatura;
  • cura la procedura per il fuori uso, vendita e insussistenza dei beni non più funzionanti o irreperibili, presso il C.d.A.;
  • attua le operazioni connesse alle delibere del C.d.A. riguardanti fuori uso, vendita e insussistenza;
  • attua le delibere di trasferimento a titolo gratuito dei beni dell’Ente;
  • provvede alla decennale ricognizione dei beni informandone il Segretario Generale  e provvede alla rivalutazione ove necessario;
  • provvede all’esecuzione dei trasferimenti a titolo gratuito di beni deliberati dal C.d.A.;
  • effettua la tenuta delle scritture contabili e la relativa chiusura al termine dell’esercizio.

Settore III - Approvvigionamento di beni e servizi

  • svolge attività di budgeting concernenti il fabbisogno per l’approvvigionamento di beni e servizi per il funzionamento dell’Ente, di concerto con gli altri servizi, in relazione agli obiettivi stabiliti dal C.d.A. e dal Segretario Generale;
  • svolge attività di analisi dei costi per l’approvvigionamento di beni e servizi finalizzati alla determinazione di procedure di gara omogenee e per il contenimento delle spese;
  • svolge attività di report e supporto decisionale al servizio dei vari organi dell’Ente;
  • provvede alla gestione della materia contrattuale per le acquisizioni di beni e servizi, secondo quanto deliberato dal Consiglio di amministrazione, sotto le direttive del Segretario Generale, in base a quanto stabilito dal regolamento;
  • cura la gestione della corrispondenza e delle comunicazioni relative alla materia contrattuale;
  • svolge le attività relative all’adesione alle convenzioni attive per la Pubblica Amministrazione o all’affidamento e all’esecuzione dei contratti pubblici di lavori, servizi e forniture;
  • predispone la documentazione relativa agli atti di gara ed agli atti interni dei vari organi dell’Ente riferiti alla materia contrattuale;
  • svolge le attività relative agli adempimenti di legge in materia di trasparenza e di prevenzione della corruzione connessi alle procedure di affidamento per l’approvvigionamento di beni e servizi, di concerto con gli altri servizi;
  • effettua attività di controllo concernenti le procedure di gara avviate dall’Ente, in ottemperanza alla vigente normativa in materia di contratti pubblici.

Alla Sezione VI - Cassa, Economato e approvvigionamento beni e servizi è assegnato un Responsabile con la qualifica di funzionario contabile. Sotto il suo coordinamento dovrebbero collaborare un contabile e un assistente amministrativo.

A garanzia dell’efficienza e dell’efficacia dell’azione amministrativa, tutto il personale assegnato orienterà la propria attività a supporto e valorizzazione degli obiettivi dell’Ente, collaborando a sostegno di altre sezioni della Cassa, diverse da quella di appartenenza, su richiesta del Segretario generale.

Il Presidente
Gherardo Colombo