Ministero della Giustizia

Circolare 20 maggio 2011 - Progetto di interconnessione tra SIC e SIES. Avvio della prima fase

20 maggio 2011

DIPARTIMENTO PER GLI AFFARI DI GIUSTIZIA
Direzione generale della giustizia penale

DIPARTIMENTO DELL'ORGANIZZAZIONE GIUDIZIARIA, DEL PERSONALE E DEI SERVIZI
Direzione generale per i sistemi informativi automatizzati

Prot. m_dg.DAG70345 20 maggio 2011

Ai Sigg. Presidenti delle Corti di appello
Ai Sigg. Procuratori Generali presso le Corti di appello
Ai Sigg. Dirigenti delle Corti di appello
Ai Sigg. Dirigenti delle Procure generali presso le Corti di appello

e p. c.
Al Sig. Presidente della Corte Suprema di Cassazione
Al Sig. Procuratore Generale presso la Corte Suprema di Cassazione
Al Sig. Procuratore Nazionale Antimafia
LORO SEDI

OGGETTO: Progetto di interconnessione tra il Sistema Informativo del Casellario (SIC) e il Sistema Integrato dell’Esecuzione e della Sorveglianza (SIES). Avvio in esercizio della prima fase del progetto

Le Direzioni generali della giustizia penale e dei sistemi informativi automatizzati, al fine di compiere un ulteriore progresso nel processo di interscambio dei dati tra i sistemi della giustizia, hanno progettato congiuntamente un sistema d’interconnessione tra il sistema SIC e il sistema SIES ¹, basato anche su servizi in cooperazione applicativa.

Il progetto in questione si pone come obiettivo primario il compito di agevolare l’attività degli utenti dei sistemi SIC e SIES, sostituendo l’attuale fase del data entry con la trasmissione automatica al SIC dei provvedimenti giudiziari gestiti sul sistema SIES e quindi di garantire l’alimentazione automatica della banca dati centralizzata del SIC, che rappresenta la base per la certificazione dei c.d. precedenti penali a livello nazionale.

Nell’allegato 1 si riporta in forma grafica l’architettura di massima di interconnessione tra i due sistemi. Le attività progettuali sono state suddivise in due fasi:

1. con la prima fase (c.d. scambio del titolo esecutivo tra il SIC e il SIES) sono state realizzate e collaudate con esito positivo le componenti applicative che consentiranno all’utente del sottosistema SIEP di acquisire automaticamente - attraverso un modulo web disponibile sul SIC - i dati del titolo esecutivo (sentenza o decreto penale) presente sul SIC e contestualmente, se richiesto, il relativo certificato del casellario giudiziale (in formato PDF). Oltre a ciò, è stato previsto che, in assenza del titolo esecutivo sul SIC, l’utente SIEP provveda a trasferire il titolo esecutivo da SIEP a SIC (che verrà acquisito come “provvedimento provvisorio”) e a sollecitare l’ufficio iscrizione competente, analogamente a quanto previsto dall’art. 15 del decreto dirigenziale emanato dal Ministero della Giustizia in data 25/1/2007 (d’ora in poi d.d. 25/1/2007) recante le regole procedurali di carattere tecnico operativo per l’attuazione del D.P.R. 14 novembre 2002, n.313 (T.U.) L’acquisizione dei provvedimenti a titolo provvisorio verrà consentita anche per i soggetti che non hanno precedenti penali e, pertanto, anche i dati del soggetto in questi casi dovranno essere sottoposti alla validazione (c.d. soggetto provvisorio).
2. con la seconda fase, invece, saranno realizzate le componenti applicative che permetteranno la trasmissione per via telematica al SIC dei provvedimenti giudiziari in materia di competenza del pubblico ministero, della magistratura di sorveglianza e del giudice dell’esecuzione gestiti sul sistema SIES. Per tale fase del progetto, sono in corso le attività di realizzazione, che riguarderanno per ora i soli provvedimenti della magistratura di sorveglianza (sotto-sistema SIUS), essendo attualmente in corso di aggiornamento alcune funzionalità (cumuli ecc.) e in considerazione dello stato di avanzamento degli altri due sotto-sistemi: SIEP e SIGE.

Altro obiettivo raggiunto con la prima fase del progetto è quello (che consentirà) di acquisire nel SIC, previa una puntuale e complessa attività di elaborazione dei dati di SIES per uniformarli a quelli del SIC, un provvedimento che, seppur provvisorio, conterrà (a differenza di quello che viene gestito ora sul SIC ²) tutti i dati di un provvedimento giudiziario: ad esempio la data del provvedimento, l’autorità e la sede giudiziaria, i reati, il dispositivo, le pene accessorie, le misure di sicurezza ecc.

Acquisito da SIES il provvedimento a titolo provvisorio sul SIC sarà necessario, per la diversità di gestione dei dati sui due sistemi, sottoporre ad una ulteriore verifica i dati da parte dell’ufficio iscrizione competente. Pertanto, l’iscrizione definitiva del provvedimento provvisorio, anche al fine di attivare tutti i controlli previsti sul SIC, dovrà essere effettuato attraverso un salvataggio di tutti gli elementi del titolo esecutivo (dati provvedimento, reati, dispositivo, pene accessorie, misure di sicurezza ecc.) e solo successivamente si potrà procedere alle fasi di verifica e validazione, compresa eventualmente quella del soggetto c.d. provvisorio.

Si ritiene opportuno ricordare che, per la previsione di cui all’art. 25, comma 5, del predetto decreto dirigenziale, i “provvedimenti c.d. provvisori” sono riportati, senza efficacia certificativa e con apposita avvertenza, nei soli certificati emessi su richiesta dall’autorità giudiziaria ai sensi dell’art. 21 del T.U. e quindi dell’assoluta importanza di provvedere tempestivamente alle attività di cui sopra e a quelle successive della verifica e validazione dei provvedimenti provvisori.

Si ricorda che l’ufficio centrale provvede periodicamente attraverso appositi strumenti di controllo al costante monitoraggio dei tempi di iscrizione dei dati nel sistema, al fine di individuare gli scostamenti rispetto alla tempistica indicata dall’art. 18, comma 5 del d.d. 25/1/2007 e promuove le misure necessarie per prevenire e rimuovere eventuali irregolarità.

In attesa della realizzazione della seconda fase del progetto è stato deciso, congiuntamente tra le due Direzioni, di procedere all’avvio in esercizio della prima fase, preceduto da una fase sperimentale della durata di circa un mese, con l’obiettivo di effettuare un’ultima e definitiva verifica generale delle componenti applicative collaudate. L’avvio in esercizio della prima fase ovvero lo scambio del titolo esecutivo è propedeutico all’avvio della seconda fase, in quanto con il trasferimento bi-direzionale dei provvedimenti viene trasmessa la relativa chiave univoca, elemento necessario per effettuare il collegamento nel SIC tra i provvedimenti dell’esecuzione trasmessi dal SIES e il titolo esecutivo presente nel SIC.

La presente circolare viene emanata al fine di dare attuazione alla prima fase del progetto, di fornire le istruzioni per l’attivazione del sistema di interconnessione, nonché per indicare puntualmente i compiti che dovranno essere espletati dagli uffici giudiziari connessi al sistema SIEP (PROCURE E PROCURE GENERALI) e dagli uffici iscrizione del SIC, nel rispetto di idonee politiche di sicurezza.

1. AVVIO IN ESERCIZIO DELLA PRIMA FASE DEL PROGETTO
   E’ facile comprendere quanto sia essenziale un corretto svolgimento dei compiti assegnati, necessario per ottenere un’omogeneità nel rilascio dei certificati, così come peraltro disposto dal d.d. 25/1/2007 in relazione al rispetto della tempistica negli inserimenti dei provvedimenti. Infatti, una iscrizione puntuale dei provvedimenti garantisce l’efficacia e l’efficienza delle funzioni certificative del SIC. Di seguito si riportano i principali compiti che gli uffici interessati devono espletare nell’ambito della prima fase del progetto.

   A1. PRINCIPALI COMPITI DELL’UFFICIO DELLA PROCURA E DELLA PROCURA GENERALE DELLA REPUBBLICA COLLEGATO AL SIEP
   Gli uffici della Procura e della Procura generale collegati al SIEP assumono, in quest’ambito, le funzioni di ufficio iscrizione e, per tale motivo, dovranno effettuare la registrazione sul SIC. Pertanto, presso i predetti uffici dovrà essere costituito uno specifico ufficio iscrizione competente per le sole attività di scambio del titolo esecutivo tra i due sistemi, secondo le scelte organizzative ritenute più idonee, con provvedimento del dirigente amministrativo, che ne nominerà il responsabile e ne disciplinerà il funzionamento. La registrazione consentirà l’attivazione del sistema di interconnessione tra i due sistemi e quindi, a partire dal 23 maggio 2011, dovranno essere trasmessi all’ufficio del casellario centrale (fax n.ro 06-68807558 o per email casellario.centrale@giustizia.it) i seguenti moduli:

   • Mod. A/SIES: contenente i dati dell’Ufficio;
   • Mod. B/SIES: contenente i dati relativi al Responsabile.

   Avvenuta la registrazione sul SIC gli utenti SIEP potranno:

   • ricercare, attraverso il “modulo WEB” reso disponibile sul SIC, i provvedimenti giudiziari (titoli esecutivi) sul sistema SIC e una volta individuato il titolo trasferirlo automaticamente al sistema SIES. Il SIES provvede automaticamente a iscrivere i dati del titolo esecutivo (dati soggetto e provvedimento giudiziario) sul registro informatizzato dell’esecuzione e ad assegnare il relativo numero di registro. Il trasferimento allo stato è possibile solo per le classi I e III ³;
   • trasferire al SIC, nell’ipotesi in cui il titolo esecutivo non sia presente nel SIC, un provvedimento c.d. “provvisorio” e sollecitare, senza ritardo per via telematica, l’ufficio iscrizione competente. Inoltre, appena ricevuta la comunicazione inviata dal SIC dell’avvenuta validazione, l’utente SIEP potrà verificare attraverso il modulo WEB eventuali discordanze tra il provvedimento trasferito e quello validato.

   A2. PRINCIPALI COMPITI DELL’UFFICIO ISCRIZIONE DEL SIC
   Di seguito si riportano invece i principali compiti assegnati all’ufficio iscrizione del SIC:

   • iscrivere i provvedimenti giudiziari nel SIC, senza ritardo e, comunque, entro dieci giorni dalla data in cui il provvedimento è divenuto irrevocabile (comma 5 dell’articolo 18 del d.d. 25/1/2007 ⁴). Tale tempestività dovrà essere adottata soprattutto in relazione alle sentenze di condanna per le quali si è provveduto a trasmettere l’estratto al pubblico ministero (art. 28 D.M. 334/1989 – norme di attuazione del C.P.P), rivolgendo particolare attenzione a quelle iscrivibili in classe I;
   • verificare, con cadenza giornaliera, attraverso l’apposita funzione disponibile sul SIC, dell’esistenza di comunicazioni o solleciti ai fini degli adempimenti previsti (articolo 15, comma 4, d.d. 25/1/2007). I provvedimenti sollecitati da SIES sono visibili in apposito tabulatore e quindi distinti da quelli sollecitati dagli uffici iscrizione del SIC;
   • provvedere, senza ritardo e comunque entro e non oltre 10 giorni dal ricevimento del relativo sollecito, ad iscrivere il provvedimento sollecitato oppure a comunicare per via telematica all’ufficio iscrizione (in questo caso l’ufficio della Procura o Procura generale collegata al SIEP) che ha effettuato il sollecito i motivi del rifiuto dell’iscrizione (art. 15, comma 2, d.d. 25/1/2007). L’iscrizione definitiva del provvedimento provvisorio, come detto in precedenza, dovrà essere effettuata attraverso il salvataggio di tutti i suoi elementi (a livello provvedimento, reato, dispositivo, pene accessorie, misure di sicurezza ecc.) e solo successivamente si potrà procedere alle fasi di verifica e validazione, compresa quella del soggetto c.d. provvisorio.

   Per gli utenti in caso di bisogno sull’utilizzo del “modulo web” sono disponibili alla fine di ciascuna pagina web due link: il primo manuale utente contenente il manuale di utilizzo e l’altro Aiuto che illustra le modalità di utilizzo della pagina web sulla quale l’utente è in quel momento posizionato.

2. SICUREZZA
   L’ufficio giudiziario dovrà definire nell’ambito del proprio sistema (SIEP) i corrispondenti livelli di visibilità e operatività sulla base di profili di autorizzazione. Pertanto, l’ufficio giudiziario assume la piena responsabilità in merito alle modalità di gestione e utilizzo degli accessi al sistema di interconnessione, nonché alle modalità di utilizzo ed alla protezione dei dati personali acquisiti attraverso detti accessi, per conto di tutte le utenze autorizzate. L’ufficio giudiziario dovrà provvedere, inoltre, all’adozione di idonee politiche di sicurezza e di controllo e di verifica degli accessi e delle operazioni svolte dagli utenti.
   L’Ufficio del casellario centrale, invece, provvederà alla registrazione automatica di tutti i soggetti (utenti SIEP) che effettuano l’accesso al modulo web e di quelli che richiederanno il trasferimento dei dati da SIES a SIC o viceversa e il certificato del casellario giudiziale.
3. MODALITA’ PER L’AVVIO IN ESERCIZIO DELLA PRIMA FASE
   Di seguito si riportano le modalità con le quali si procederà all’avvio in esercizio della prima fase del progetto:
   • dal 23 maggio 2011: gli uffici di Procura e Procura generale (limitatamente a quelli connessi al sottosistema SIEP) dovranno inviare la modulistica sopraindicata, necessaria per attivare il sistema di interconnessione tra il SIC e il SIES.
   • fino al 20 giugno 2011: fase sperimentale presso la Procura generale di Milano e le Procure della repubblica di Roma e Torino con l’obiettivo di verificare la corretta funzionalità del sistema di interconnessione.
   • dal 20 giugno 2011: avvio in esercizio a livello nazionale della prima fase per tutti gli uffici che hanno provveduto ad attivare il sistema di interconnessione, inviando la modulistica prevista nella presente circolare.

   Per quanto riguarda la seconda fase, le previsioni allo stato sono:

   • da maggio a dicembre 2011 saranno realizzate e collaudate le componenti applicative che permetteranno la trasmissione per via telematica al SIC dei provvedimenti giudiziari di competenza della magistratura di sorveglianza gestiti sul sistema SIES.
   • inizio 2012 si procederà all’avvio in esercizio della seconda fase

   Eventuali chiarimenti sulle modalità di avvio in esercizio del sistema di interconnessione e di assistenza nell’utilizzo del “modulo web” utilizzato per accedere al SIC possono essere richiesti al servizio di help desk attivo presso l’ufficio del casellario centrale (tel. 06/97996200), dal lunedì al venerdì dalle 8:00 alle 18:00 e il sabato dalle 8:00 alle 14:00.

   Invece, per l’assistenza nell’uso delle applicazione realizzate sul SIES si dovrà ricorrere sempre al servizio di help desk di SIES (tel. 011-4329290).

Si pregano le SS.LL. di disporre che la presente circolare sia portata a conoscenza agli Uffici Giudiziari del distretto, utilizzando ogni mezzo di trasmissione telematica.
La circolare è reperibile sul sito del Ministero della Giustizia (www.giustizia.it) e sul sito intranet del Casellario (portal.casellario.giustizia.it).

IL DIRETTORE GENERALE DELLA GIUSTIZIA PENALE
Luigi Frunzio

IL DIRETTORE GENERALE PER I SISTEMI INFORMATIVI AUTOMATIZZATI
Stefano Aprile

¹ Il SIES è il sistema informativo dell'esecuzione penale che la Direzione generaleper i sistemiinformativi automatizzatidel Ministero della giustizia ha concepito allo scopo di informatizzare tutte le attività connesse all'esecuzione dei provvedimenti giudiziari delle procure, dei tribunali di sorveglianza, degli uffici di sorveglianza e degli uffici dei giudici dell'esecuzione. In termini informativi l'applicativo SIES è segmentato in tre sottosistemi: il sistema informativo esecuzioni penali (SIEP), il sistema informativo uffici di sorveglianza (SIUS) e il sistema informativo giudice dell'esecuzione (SIGE).

² Difatti, sul SIC l’iscrizione del c.d. provvedimento provvisorio, creato in sede di inserimento del c.d. foglio complementare nei casi di assenza del titolo esecutivo al quale dovrebbe essere collegato, è circoscritta alla sola indicazione della data del provvedimento, dell’autorità giudiziaria e relativa sede, con un eventuale riferimento ai dati delle impugnazioni e quindi senza l’indicazione dei reati, del dispositivo, delle pene accessorie ecc.

³ I classe (dal numero 1 al 19.999): tutte le pene detentive da eseguire (sole o congiunte a pena pecuniaria);
III classe (dal numero 30.000 al 39.999): tutte le pene sospese;

⁴ Comma 5 articolo 18: i provvedimenti di cui agli articoli 3 e 9 del T.U. sono iscritti nel sistema dall’ufficio competente, senza ritardo e, comunque, entro dieci giorni dalla data in cui il provvedimento è divenuto definitivo ovvero, nel caso di provvedimenti non definitivi, dalla data in cui il provvedimento è pubblicato nelle forme di legge.

Allegati

• Allegato 1 (formato pdf 71 Kb)
• Modulo A (formato pdf 33 Kb)
• Modulo B (formato pdf 34 Kb)