Ministero della Giustizia

Circolare 15 settembre 2004 - Acquisizione diretta da parte dell'autorità giudiziaria dei certificati di cui all'art. 21 D.P.R. 14 novembre 2002 n. 313. - Applicazione art. 39 D.P.R. 14 novembre 2002, n. 313 e Decreto dirigenziale 1 aprile 2003

15 novembre 2004

Prot. n. 4880 (Cas. III)
 

Ai Sigg. Presidenti di Corte di Appello
Ai Sigg. Procuratori Generali presso le Corti di Appello
 

Il Bollettino Ufficiale 30 aprile 2003 n. 8 del Ministero della Giustizia reca la pubblicazione del Decreto dirigenziale emanato il 1° aprile 2003 che riguarda la disciplina transitoria prevista dall'art. 46 del D.P.R. 14 novembre 2002, n. 313 (testo unico in materia di casellario giudiziale) relativamente alle modalità operative da osservare sino all'entrata in funzione del nuovo sistema.

Detto decreto alla lettera E), riferita alla consultazione diretta del sistema da parte dell'autorità giudiziaria, dispone, tra l'altro, che:

• le certificazioni di cui all'art 39 t.u. siano acquisite attraverso la stampa degli atti, estratti direttamente dal sistema e sottoscritti dal responsabile del servizio designato in ciascun ufficio ove ha sede l'autorità giudiziaria che debba conoscere, per ragioni di giustizia, delle iscrizioni esistenti al nome di un determinato soggetto;
• la consultazione diretta del sistema da parte della predetta autorità sia assicurata dal sistema (S.I.C.), in via transitoria, solo per le certificazioni di cui all'art. 21 t.u. limitatamente a quelle del casellario giudiziale.

Al fine di rendere operativa la citata disposizione è stata attivata sul sistema (S.I.C.) la procedura CDG (consultazione diretta da parte dell'autorità giudiziaria), la cui utilizzazione è destinata agli uffici che esercitano la giurisdizione penale e a quelli del pubblico ministero, che, per ragioni di giustizia, debbano acquisire dal sistema il certificato di tutte le iscrizioni esistenti riferite ad un determinato soggetto (art. 21 t.u.).

L'anzidetta procedura consente, appunto, la produzione di un estratto del casellario giudiziale al nome di un determinato soggetto, che, se sottoscritto dal responsabile - designato con disposizione scritta per adempiere a tale compito -, ha, a tutti gli effetti, valore di certificato del casellario giudiziale acquisito ai sensi dell'art. 21 (commi 1 e 2) t.u..

L'estratto reca, tra l'altro, l'intestazione dell'Ufficio richiedente, il numero progressivo di produzione dello stesso, l'elencazione totale delle iscrizioni ovvero l'attestazione NULLA, nonché la seguente avvertenza in calce alle stesse: Il certificato sopra esteso, rilasciato in data odierna a seguito di richiesta dell'autorità giudiziaria per ragioni di giustizia (n° registro &&&/anno&&&), è stato registrato dal Sistema con i seguenti dati: n.ro certificato xxxxxxx - codice operatore xxxxxxx.

L'atto privo della firma del responsabile del servizio ha valore di semplice visualizzazione (decreto dirigenziale 1/4/2003 pubblicato sul bollettino ufficiale del Ministero della Giustizia del 30/4/2003, n. 8).

Segue l'indicazione della data dell'estrazione e delle generalità (cognome e nome) della persona che l'ha operata, nonché la scritta "Il responsabile del servizio", al di sotto della quale questi appone la firma.
La produzione del certificato è condizionata e subordinata all'inserimento del numero di registro e dell'anno nel quale è iscritto il soggetto al nome del quale viene acquisito l'atto. Per registro s'intende quello generale in dotazione all'ufficio giudiziario presso il quale è incardinata la fase (o lo stato) del procedimento/processo che riguarda l'intestatario del certificato. Si richiamano in proposito le disposizioni contenute nell'art. 2 del D.M. 30 settembre 1989, n. 334.

Gli operatori autorizzati ad utilizzare la procedura CDG, alla stregua di coloro che operano negli uffici schede e negli uffici locali del casellario giudiziale, possono disporre delle seguenti transazioni che agevolano la ricerca dei dati anagrafici riguardanti il soggetto al nome del quale si debba acquisire il certificato:

• Scorrimento sequenziale delle anagrafiche a livello nazionale (IAN): consente la visualizzazione dell'indice generale di tutte le anagrafiche, indicate in ordine alfabetico, presenti nel S.I.C.;
• Ricerca di una anagrafica (IDA): a fronte di dati anagrafici riguardanti una persona, della cui esattezza circa l'identificazione certa della stessa si nutrono dubbi, il S.I.C., contestualmente alla risposta principale (esiste o non esiste l'anagrafica individuata con idati inseriti), fornisce le cosiddette sinonimie.
• Ricerca anagrafica con selezione (RIC): consente di ricercare in modo selettivo, nell'ambito dell'intero archivio informatico, le anagrafiche corrispondenti a determinati valori espressi (ad es. tutte le anagrafiche di sesso maschile, nate a Roma nel mese di febbraio dell'anno 1950);
• Visualizzazione di una anagrafica (RDA): consente di risalire ai dati anagrafici di un soggetto iscritto, attraverso il numero di posizione assunto dallo stesso nel S.I.C. di cui si ha conoscenza.

Gli uffici possono accedere al S.I.C. tramite il collegamento: - all'ambiente denominato TPUNI, previa installazione sulla postazione di lavoro locale del software GLINK prelevabile dal sito Casellario http://10.5.206.206/; - all'ambiente web, denominato TPWEB, mediante l'utilizzo di un software browser di internet già installato sul personal computer locale.
Attualmente le funzionalità attive sul S.I.C sono presenti, tutte, sul TPUNI, applicativo già operativo da lungo tempo, mentre lo sono solo in parte sul TPWEB, applicativo di recente costruzione.
L'implementazione del TPWEB di tutte le funzionalità, comprese le transazioni che riguardano la ricerca delle anagrafiche in precedenza indicate, avverrà con la gradualità che le operazioni di adeguamento del S.I.C. richiedono. Pertanto gli uffici che allo stato attuale si collegano al S.I.C. nella modalità TPWEB potranno ugualmente fare uso della procedura CDG, senza però poter utilizzare le transazioni IAN, IDA, RIC e RDA, perché non ancora migrate sul detto ambiente.

Il S.I.C., in conformità ai principi contenuti negli articoli 41 e seguenti del testo unico (D.P.R. n. 313/2002), registra il compimento delle attività inerenti tutte le procedure attivate e, conseguentemente, anche quelle relative all'effettuazione della procedura CDG.
Consente, altresì, in applicazione dell'art. 35, comma 3 t.u., la tenuta di un registro informatizzato in cui confluiscono i dati relativi ai certificati rilasciati in ciascun ufficio.
Anche con riferimento alla procedura CDG è assicurata la tenuta di detto registro: ogni ufficio giudiziario può visualizzare e stampare il registro informatizzato (in seguito denominato registro CDG) contenente i dati degli estratti prodotti ed acquisiti in loco, nonché di quelli annullati perché richiesti al Sistema per errore. Il registro CDG contiene i seguenti dati:

• il numero progressivo del certificato (progressivo dell'ufficio nel giorno),
• i dati anagrafici (cognome, nome, luogo e data di nascita) della persona alla quale il certificato si riferisce,
• l'indicazione dell'art. 21 (comma 1 o 2 ) t.u.,
• il numero del certificato (a livello nazionale, nel giorno),
• il numero del registro/anno.
• il codice dell'operatore
• il numero delle copie estratte.

Esso costituisce uno strumento idoneo per vigilare in sede locale che l'utilizzazione della procedura CDG sia finalizzata a soddisfare l'esigenza di acquisire i certificati contenenti le iscrizioni nel S.I.C. connessa ai compiti propri che l'ufficio deve svolgere.

La consultazione del registro CDG, effettuabile soltanto in ambiente TPWEB, può aver luogo tramite visualizzazione dei dati direttamente sul personal computer oppure tramite lettura del tabulato recante la stampa dei dati. La funzionalità della consultazione è attivabile da parte di tutti gli utenti dei vari uffici giudiziari, in quanto ricompresa nel codice di abilitazione ad accedere al S.I.C.- loro attribuito - per l'acquisizione dei certificati.

In considerazione delle particolari esigenze di segretezza che caratterizzano le attività di indagine, la procedura "registro CDG, negli uffici delle procure della Repubblica e delle procure generali, preposti allo svolgimento di dette attività, è abilitata solo per l' "utente responsabile", intendendo per "utente responsabile" l'utente che sia stato autorizzato alla consultazione del registro, in modo diretto, da ogni singola procura di riferimento. Per tale finalità è stata istituita una classeutente apposita, in modo che agli operatori di classe diversa che vogliano attivare la procedura "registro CDG" il Sistema risponde: "operatore non autorizzato".
La funzione CDG - per quanto attiene l'acquisizione dei certificati riguardanti soggetti minori degli anni 14 e la gestione del relativo "registro CDG" -, viene abilitata, con le stesse modalità sopra descritte, soltanto per gli uffici giudiziari sedi degli organi che esercitano le funzioni rispettivamente loro attribuite secondo le leggi di ordinamento giudiziario nel procedimento a carico di minorenni (art. 2 D.P.R. 22 settembre 1988, n. 488).

Le istruzioni per utilizzare la procedura CDG, previo accesso al S.I.C., sono contenute negli allegati alla presente circolare: una breve nota illustrativa (Allegato A), l'indicazione delle modalità per la connessione al sito Intranet del Casellario giudiziale centrale (Allegato B), modello per richiedere il collegamento al S.I.C. e l'abilitazione all'uso della procedura (Allegati C/1 e C/2).
La procedura CDG può essere utilizzata solo se è attivato il collegamento dell'ufficio giudiziario al S.I.C..

Condizione per l'effettuazione del collegamento al Sistema è la sussistenza del collegamento dell'ufficio giudiziario con la Rete Unitaria Giustizia (R.U.G.). Gli uffici giudiziari che, già collegati al Sistema, utilizzano la transazione CER per l'acquisizione del cosiddetto "certificato di controllo" non potranno più usufruirne perché la stessa è disattivata a seguito dell'operatività sul S.I.C. della transazione CDG.

Si pregano le SS.LL. di disporre che della presente nota sia data conoscenza ai Capi degli uffici giudiziari del distretto, utilizzando ogni mezzo di trasmissione telematica.

Si resta in attesa di assicurazione dell'avvenuta ricezione della circolare, tramite comunicazione a mezzo fax (n. 06 - 68807558), all'Ufficio III - Casellario centrale - Direzione Generale della Giustizia Penale, Piazza di Firenze, 27, c.a.p. 00186, Roma.

Allegato

Roma, 15 settembre 2004