Circolare 30 giugno 2014 - Accesso per l’esecuzione delle ispezioni alla struttura predisposta e gestita dal Consiglio nazionale del notariato - acquisizione delle credenziali di accesso
30 giugno 2014
Ministero della Giustizia
Ufficio Centrale degli Archivi Notarili
Circ. n. 6/14
Prot. n. 1822
Ai Capi degli Archivi
Notarili Distrettuali
LORO SEDI
Ai Capi delle Circoscrizioni
Ispettive degli Archivi Notarili
LORO SEDI
Oggetto: Accesso per l’esecuzione delle ispezioni di cui agli articoli 108, da 127 a 134 della legge n. 89 del 1913 alla struttura predisposta e gestita dal Consiglio nazionale del notariato (art. 6, comma V, del d.l. 18 ottobre 2012, n. 179, convertito, con modificazioni, in legge 17 dicembre 2012, n. 221); acquisizione delle credenziali di accesso.
L’art. 68-bis, primo comma, della legge 10 febbraio 2013, n. 89, prescrive che con uno o più decreti non aventi natura regolamentare del Ministro della giustizia, di concerto con il Ministro dell'economia e delle finanze, il Ministro per la pubblica amministrazione e l'innovazione e il Ministro per la semplificazione normativa sentiti il Consiglio nazionale del notariato ed il Garante per la protezione dei dati personali e la DigitPA, sono determinate, nel rispetto delle disposizioni di cui al decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82, tra l’altro “le regole tecniche per l'esecuzione delle ispezioni di cui agli articoli da 127 a 134, per il trasferimento agli archivi notarili degli atti, dei registri e dei repertori formati su supporto informatico e per la loro conservazione dopo la cessazione del notaio dall'esercizio o il suo trasferimento in altro distretto”.
Il quinto comma dell’art. 6 del d.l. 18 ottobre 2012, n. 179, convertito, con modificazioni, in legge 17 dicembre 2012, n. 221, prevede che: “Fino all'emanazione dei decreti di cui all'articolo 68-bis della legge 16 febbraio 1913, n. 89, il notaio, per la conservazione degli atti di cui agli articoli 61 e 72, terzo comma della stessa legge n. 89 del 1913, se informatici, si avvale della struttura predisposta e gestita dal Consiglio nazionale del notariato nel rispetto dei principi di cui all'articolo 62-bis della medesima legge n. 89 del 1913 e all'articolo 60 del decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82, in conformità alle disposizioni degli articoli 40 e seguenti del medesimo decreto legislativo. Ai fini dell'esecuzione delle ispezioni di cui agli articoli da 127 a 134 della legge n. 89 del 1913 e del trasferimento agli archivi notarili degli atti formati su supporto informatico, nonché per la loro conservazione dopo la cessazione del notaio dall'esercizio o il suo trasferimento in altro distretto, la struttura di cui al presente comma fornisce all'amministrazione degli archivi notarili apposite credenziali di accesso.”
L’Amministrazione degli archivi notarili e il Consiglio Nazionale del Notariato hanno sottoscritto in data 13 dicembre 2013 un Protocollo d’intesa per l’esecuzione delle ispezioni e per la conservazione degli atti, in attuazione del cit. art. 6 del d.l. n. 179/2012.
Assegnazione e gestione delle credenziali
Per l'esecuzione delle ispezioni di cui agli articoli da 127 a 134 della legge n. 89 del 1913, la Struttura gestita dal Consiglio Nazionale del Notariato fornisce all'Amministrazione degli archivi notarili apposite credenziali per l’accesso al sistema di conservazione degli atti notarili informatici.
Le credenziali di accesso sono di tipo “nome utente” e “password” (con identificativi non personalizzati).
Il Capo dell’Archivio notarile trasmetterà, a breve termine, al Consiglio Nazionale una richiesta, protocollata e sottoscritta con firma autografa, allegata ad un messaggio PEC (da indirizzare alla casella cnn.archivi@postacertificata.notariato.it ), specificando che la richiesta è finalizzata all’esecuzione delle ispezioni ordinarie. La stessa richiesta verrà inoltrata, con le stesse modalità, dagli Ispettori, per le ispezioni ordinarie agli atti dei Presidenti e dei notai delegati appartenenti alla Circoscrizione (si allegherà alla richiesta l’elenco dei distretti notarili di competenza).
Ad ogni archivio notarile distrettuale sarà rilasciata per le ispezioni ordinarie una o più credenziali di accesso. Negli Archivi notarili in cui prestano servizio più dipendenti che devono poter effettuare le ispezioni ordinarie anche sugli atti notarili informatici potranno essere richieste più credenziali; sarà cura e responsabilità del Capo dell’archivio consentire l’utilizzo delle credenziali a conservatori effettivamente abilitati al compimento delle ispezioni.
Il Consiglio Nazionale trasmetterà le credenziali di accesso, sempre via PEC, con identificativi non personalizzati.
Al primo accesso, la piattaforma chiederà il cambio della password che sarà modificata e custodita a cura e responsabilità del soggetto utilizzatore.
La composizione delle password rispetta le seguenti regole:
- lunghezza minima 8 caratteri;
- numero massimo di caratteri ripetuti 2;
- numero minimo di caratteri numerici richiesto 2
- numero minimo di caratteri alfanumerici 2;
- durata della validità della password 3 mesi.
Nel caso in cui cambi il Capo dell’archivio, si provvederà, contestualmente al cambio di gestione, a richiedere al Consiglio Nazionale, a mezzo PEC, il ripristino della password (reset password) del titolare/reggente uscente. Nel caso di cessazione o trasferimento di un funzionario che non svolga le funzioni di Capo dell’archivio, le credenziali saranno eventualmente riassegnate – ove possibile - dal responsabile dell’archivio ad altro soggetto, sempre previa richiesta al Consiglio Nazionale, a mezzo PEC, del ripristino della password (reset password).
Si adotterà la medesima procedura nel caso di smarrimento delle credenziali. In tutti i casi di ripristino della password originaria (reset password), al primo accesso, la piattaforma chiederà il cambio obbligatorio di password.
Alla scadenza della password la piattaforma richiede l’inserimento di un nuova password.
Ove ricorrano circostanze che rendano opportuna la revoca delle credenziali già acquisite, il competente Capo dell’archivio provvederà ad inoltrare, sempre a mezzo PEC, una apposita richiesta al Consiglio Nazionale, specificando l’identificativo per il quale si chiede la disattivazione dell’account.
Il Consiglio Nazionale metterà a disposizione un help desk per problemi relativi alle credenziali e all’accesso alla piattaforma da parte degli organi ispettivi:
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numero telefonico Help desk (09.00-13.30 / 14.30-18.00): 06 3620 9306 - 06 3676 9306.
Accesso agli atti da ispezione
Per le ispezioni ordinarie il Capo dell’Archivio notarile continuerà a comunicare ai notai la data di consegna degli atti fissata nel calendario ispettivo (nella sede dell’ufficio per quelli su supporto cartaceo e con messa in disponibilità presso la Struttura per quelli informatici), invitandoli a rendere accessibili anche gli atti informatici alla data di consegna di quelli su supporto cartaceo.
Nella predetta lettera di comunicazione l’Archivio chiederà al Notaio di comunicare a mezzo PEC, al massimo entro il 15 gennaio successivo, se vi sono, o meno, atti notarili informatici da ispezionare e il numero complessivo degli stessi.
Raccolte le comunicazioni dei notai compresi nel turno ispettivo, il Capo dell’archivio invierà alla Struttura del Consiglio Nazionale, a mezzo PEC, l’elenco dei notai che hanno dichiarato di aver ricevuto atti informatici soggetti all’ispezione, specificando il periodo oggetto di ispezione, la data in cui gli atti dovranno essere resi disponibili e l’identificativo delle credenziali che dovrà essere abilitata all’accesso della raccolta del singolo notaio.
Verranno resi disponibili dalla Struttura agli Organi ispezionanti solo gli atti del periodo oggetto delle ispezioni, per cui nella richiesta occorrerà specificare tale periodo.
Nel caso in cui la data di consegna degli atti venga poi prorogata, il Capo dell’Archivio notarile segnalerà, contestualmente alla comunicazione al notaio, anche alla Struttura, a mezzo PEC, la nuova data di consegna.
In caso di cambio o aggiunta di ulteriore credenziale di accesso agli atti informatici, sia prima della data di inizio dell’ispezione sia nel corso della stessa ispezione, l’Archivio provvederà a darne comunicazione alla Struttura del Consiglio Nazionale.
Per le ispezioni finali (art. 108 L.N.) il Capo dell’Archivio notarile presso il quale sono conservati gli atti su supporto cartaceo del Notaio cessato, ove in occasione dalla redazione del verbale di inventario della scheda notarile risulti l’esistenza di atti notarili informatici conservati nella Struttura che debbano ancora essere oggetto di ispezione, comunicherà alla medesima Struttura la data di inizio dell’ispezione per consentire l’accesso al Presidente del Consiglio notarile o all’eventuale Notaio delegato. In questo caso, L’Archivio comunicherà alla Struttura la conclusione dell’ispezione.
Sono in corso i lavori diretti alla fissazione, con il Consiglio Nazionale del Notariato, delle concrete modalità operative per avviare le ispezioni degli atti informatici. Una volta messo a diposizione dell’Amministrazione il portale per l’accesso alla Struttura, verranno svolte delle attività per testarne il funzionamento e per predisporre un documento che contenga le istruzioni tecniche per svolgere le attività di controllo. Ultimate le predette attività, sarà consentito ai soggetti legittimati alle ispezioni sugli atti informatici l’accesso alla Struttura.
Con successiva circolare si comunicheranno la data dalla quale sarà consentito l’inizio delle ispezioni sugli atti informatici, le ulteriori istruzioni in merito a come effettuare concretamente sia l’accesso che l’attività ispettiva.
Pertanto, per le ispezioni in corso di svolgimento nell’anno 2014 le SS.LL. accerteranno se vi sono, o meno, atti notarili informatici da ispezionare.
Nel caso che vi fossero atti informatici da ispezionare, una volta che sia stata comunicata da questo Ufficio la data dalla quale è consentito l’accesso agli atti informatici, le SS.LL. comunicheranno ai notai interessati e alla Struttura, con le modalità sopraindicate, la data in cui gli atti da ispezionare dovranno essere resi accessibili.
Considerato che attualmente il numero degli atti da ispezionare é di modesta entità, si reputa opportuno che per l’anno in corso si indichi alla Struttura del Consiglio Nazionale, anche per gli Archivi notarili che disporranno di più credenziali, una sola credenziale per tutte le ispezioni.
Roma,30 giugno 2014
IL DIRETTORE GENERALE
Cons. Alessandro Giordano