Ministero della Giustizia

Circolare 3 maggio 2004 - Modalità di trasmissione della corrispondenza

3 maggio 2004

Ufficio Centrale degli Archivi Notarili

Circolare n. 7/04
Prot. n. 1488

Ai Capi delle Circoscrizioni
Ispettive degli Archivi Notarili
Loro Sedi

e p.c. all’Ufficio Centrale del Bilancio
Sezione Archivi Notarili
Sede

Oggetto: Modalità di trasmissione della corrispondenza.

Il Dipartimento per l’innovazione e le Tecnologie della Presidenza del Consiglio dei Ministri, in attuazione delle “Linee guida per lo sviluppo della società dell ‘informazione nella legislatura” approvate dal Consiglio dei Ministri in data 31 maggio 2002 -nelle quali, tra gli obiettivi da raggiungere prioritariamente, è indicato quello di adottare, entro la fine della legislatura, la posta elettronica per tutte le comunicazioni interne alla Pubblica Amministrazione-, ha emanato la direttiva 27 novembre 2003 sull’ “Impiego della posta elettronica nelle pubbliche amministrazioni” (pubblicata sulla Gazzetta Ufficiale del 12 gennaio 2004 n. 8).
In tale direttiva è stato richiamato l’art. 14 del d.P.R. 28 dicembre 2000 n. 445, che consente di utilizzare la posta elettronica quale strumento sostitutivo o integrativo di quelli già ordinariamente utilizzati, e sono stati descritti i notevoli vantaggi e indicati i possibili contenuti collegati alle varie modalità di utilizzo di tale strumento.
In considerazione dei molteplici vantaggi sia economici che di semplificazione che possono derivare a tutta l’Amministrazione dalla tempestiva applicazione della predetta direttiva, tenuto conto degli strumenti tecnologici attualmente in dotazione degli uffici, in attesa dell’introduzione del sistema di posta elettronica certificata e della progressiva diffusione delle firme elettroniche, si forniscono istruzioni in merito alla trasmissione della corrispondenza, con riserva di future integrazioni.
 

1. Uso della posta elettronica

   Questa Amministrazione ha provveduto ad attivare apposite caselle istituzionali, affidate alla responsabilità dei capi degli uffici, nonché a dotare alcune categorie di dipendenti di una casella di posta elettronica e sta provvedendo ad estendere l’uso ditale strumento agli altri dipendenti.
   Si dovrà procedere alla tempestiva lettura, almeno una volta al giorno, della corrispondenza pervenuta nelle caselle istituzionali, adottando gli opportuni metodi di conservazione della stessa, con modalità che consentano un regolare utilizzo della casella di posta.
   Tale casella verrà utilizzata dal capo dell’ufficio e/o da suoi delegati. Sarà cura dei responsabili delle strutture di adottare misure organizzative che impediscano un accesso incontrollato alle caselle istituzionali. Si ritiene che sia indispensabile impostare una password all’accessione del computer che ospita la casella istituzionale dell’ufficio e che vengano osservate le raccomandazioni esposte nel provvedimento 4 dicembre 2000 del Ministro della giustizia, allegato alla circolare n. 990 del 21 dicembre 2000, sotto la voce “Sicurezza” (in merito alla sicurezza informatica si vedano anche le iniziative per posizionarsi sulla “base minima di sicurezza” segnalate nell’allegato 2 della direttiva del Dipartimento per l’innovazione e le Tecnologie della Presidenza del Consiglio dei Ministri 16 gennaio 2002 sulla “Sicurezza Informatica e delle Telecomunicazioni nelle Pubbliche Amministrazioni Statali”, pubblicata sulla Gazzetta Ufficiale del 22 marzo 2002 n. 69).
   La posta istituzionale in arrivo sarà stampata e protocollata ed archiviata su supporto cartaceo; l’originale del messaggio di posta elettronica verrà conservato e inserito in apposite cartelle (aperte all’interno della cartella “Bozze” del programma “Outlook Express”). Si procederà periodicamente a creare copia (backup) del contenuto delle predette cartelle con le modalità indicate nelle “Note tecniche” allegate.
   Eventuali interruzioni (ed il successivo ripristino) dei collegamenti di rete a livello locale, che non siano di breve durata, dovranno essere tempestivamente segnalate a mezzo fax a questo Ufficio.
    

2. Corrispondenza indirizzata all’Ufficio Centrale, ad altri Archivi notarili e agli Ispettorati.

   B.1 Posta elettronica.
   I singoli uffici, nell’ambito delle rispettive competenze, ferma restando l’osservanza delle norme in materia della riservatezza dei dati personali (si veda in particolare l’art. 34 del d.Lgs. 30 giugno 2003, n. 196, pubblicato nel supplemento ordinario n. 123/L alla G.U. n. 174 del 29 luglio 2003) e delle norme tecniche di sicurezza informatica, potranno estendere l’utilizzo della posta elettronica per le comunicazioni all’interno dell’amministrazione, tenendo presente quanto segue. 

   1. E’ sufficiente ricorrere ad un semplice messaggio di posta elettronica (senza successivo inoltro di plico postale) nei seguenti casi:
      • richieste o concessioni di ferie, riposi compensativi; comunicazioni periodiche delle ferie usufruite dal personale;
      • trasmissione di circolari o ministeriali;
      • comunicazioni dei Capi delle Circoscrizioni ispettive di inizio ispezione agli uffici o agli atti di notai;
      • · richieste di autorizzazioni all’uso del mezzo proprio o del mezzo aereo relative ad applicazioni del personale;
      • · comunicazioni relative ai buoni pasto (cambi orario, rinunce alla pausa; trasmissione agli uffici periferici degli ordinativi dei buoni pasto e conferma dell’esatta fornitura);
      • · richieste di forniture o di assistenza nel settore informatico;
      • · comunicazioni di movimentazioni notarili, di deposito di atti e trasmissione dei prospetti riassuntivi semestrali.
      Tale mezzo verrà utilizzato anche per comunicare designazioni in commissioni, gruppi di lavoro o altri organismi, convocare riunioni, inviare comunicazioni di servizio ovvero notizie dirette al singolo dipendente. 
   2. unitamente al messaggio di posta elettronica, è anche possibile trasmettere documenti amministrativi informatici (ad esempio, in formato WORD, EXCEL), qualora il documento allegato non rivesta particolare importanza documentale (per es. report semestrali di gestione delle risorse umane, ...);
   3. la posta elettronica può essere utilizzata, ove si disponga di scanner, anche per la trasmissione della copia di documenti redatti su supporto cartaceo (copia immagine, in formato PDF o TIF);
   4. la posta elettronica è efficace strumento per la trasmissione dei documenti informatici sottoscritti ai sensi della disciplina vigente in materia di firme elettroniche. Quanto alla certezza della ricezione del suddetto documento da parte del destinatario, il mittente, ove ritenuto necessario, può richiedere al destinatario stesso un messaggio di risposta che confermi l’avvenuta ricezione (la conferma della ricezione del messaggio è obbligatoria per le circolari, per le convocazioni in genere).
      In attesa che vengano assegnate le fmne elettroniche, la posta elettronica (per le ipotesi sub nn. 1 e 2 del paragrafo precedente) sarà trasmessa alle caselle istituzionali delle strutture centrali (ucan@giustizia.it e registrogeneraletestamenti.ucan@giustizia.it) e a quelle delle unità periferiche.
      Si precisa che alla casella istituzionale del Registro Generale dei testamenti deve essere trasmessa la corrispondenza che si riferisce esclusivamente alle attività collegate a tale sistema di iscrizione (ne consegue che la posta elettronica da indirizzare al Servizio quinto dell’Ufficio Centrale, relativa ai sistemi informatici e statistici, sarà comunque indirizzata sempre alla casella ucan~giustizia.it).
      La corrispondenza verrà inviata dalla casella istituzionale dell’ufficio, previa protocollazione e con indicazione del nominativo dello scrivente (senza successivo inoltro di plico postale). Potranno utilizzarsi per l’invio anche le caselle nominative, ma esclusivamente dall’intestatario dell’indirizzo e-mail che, comunque, indicherà nel messaggio - oltre il numero di protocollo - l’ufficio di appartenenza e il proprio nominativo (elementi da indicare nelle predette ipotesi sub nn. 1 e 2). E’ ovvio che nel caso di impossibilità ad utilizzare la casella istituzionale si utilizzerà per l’invio una delle caselle nominative a disposizione dell’unità organizzativa, sempre indicando (nelle ipotesi sub nn. 1 e 2), oltre il numero di protocollo, l’ufficio di appartenenza e il nominativo cui imputare la paternità del messaggio.
      L’Ufficio Centrale potrà segnalare, per particolari attività, caselle nominative alle quali inoltrare la posta elettronica; rimangono ferme le attuali disposizioni che già prevedono l’invio della posta a indirizzi personali.
      Gli uffici dotati di scanner trasmetteranno per posta elettronica (ipotesi sub n. 3 del paragrafo precedente) la corrispondenza che può essere trasmessa per telefax (si veda il paragrafo successivo). In questo caso (in cui risulta allegata l’immagine di un documento sottoscritto nell’originale) è indifferente che la casella di invio sia quella istituzionale o nominativa.
      La posta elettronica destinata agli Ispettorati verrà indirizzata alla casella postale nominativa del Capo della Circoscrizione.
      Si coglie l’occasione per segnalare che sul sito www.giustizia.it (attraverso l’area del Dipartimento affari di giustizia) sono reperibili i recapiti telefonici e di telefax e gli indirizzi di posta elettronica degli uffici dell’amministrazione.

   
   B.2 Uso del telefax e del mezzo posta.

   Nel caso di impossibilità ad utilizzare la posta elettronica, nelle ipotesi sopraindicate, la corrispondenza sarà inviata a mezzo telefax.
   Per la corrispondenza per la quale è sufficiente la firma del mittente solo in copia (a titolo esemplificativo: richieste di applicazioni di personale; richieste di stanziamenti; richieste di straordinario; certificazioni relative al consumo dei buoni pasto, al pagamento delle competenze accessorie; attestazioni di regolare fornitura di beni e servizi tramite le convenzioni quadro stipulate dalla CONSIP S.p.A.; comunicazioni di variazioni delle detrazioni relative alle imposte, al domicilio fiscale e alla residenza; comunicazioni mensili delle spese postali sostenute dagli Archivi; trasmissione di calendari ispettivi; trasmissione di sentenze; ...), si ricorrerà prioritariamente all’utilizzo del fax, senza successivo inoltro di plico postale (art. 43, ult. comma, del d.P.R. n. 445/2000). L’originale della corrispondenza verrà comunque conservato in ufficio, firmato in originale.
   Nei giorni in cui l’orario di servizio si prolunghi al pomeriggio, si consiglia di inviare la corrispondenza a mezzo fax destinata all’Ufficio Centrale, dalle ore 14,00 in poi, salvo che ricorrano motivi che rendono opportuno l’immediato invio della corrispondenza nel corso della mattinata. Ci si riserva di fissare delle fasce orarie per l’invio dei telefax all’Ufficio Centrale, nel caso in cui vengano segnalati reiterati episodi di allungamento dei tempi di trasmissione.
   La restante corrispondenza verrà trasmessa a mezzo posta (a titolo esemplificativo: la corrispondenza “riservata”; quella in cui rileva il documento autografo o in copia autentica; trasmissione di tabelle di missione, di domande di partecipazione a concorsi o procedure selettive, richieste di sussidi, di borse di studio, di variazioni di coordinate bancarie o postali, verbali ed elenchi relativi a scarti e versamenti, trasmissione dei provvedimenti di istituzione delle commissioni di scarto, . . .; quella che contiene “dati sensibili”, ai sensi dell’art. 4, primo comma, lett. d del d.Lgs. n. 196 del 2003; quella avente formato non trasmissibile a mezzo fax, come nel caso di trasmissione di progetti edilizi). Per pratiche e/o eventi di particolare importanza (per es. per acquisti o ristrutturazioni di edifici), si potrà anticipare a mezzo telefax parte della documentazione, per una opportuna immediata informazione su eventuali novità riguardanti le procedure in corso.
   Fermo restando quanto già disposto con la circolare n. 990 del 2000, si precisa che l’invio di documenti contenenti dati sensibili deve essere effettuato utilizzando un plico postale contenente: a) la lettera di accompagnamento, in cui non vanno indicati i dati sensibili; b) una busta in cui si collocherà il documento contenente i dati sensibili e sulla quale si apporrà la dicitura “contiene dati sensibili”.
   E’ necessario limitare allo stretto indispensabile la spedizione di raccomandate,

3. Corrispondenza con i terzi
   In mancanza della firma elettronica, l’uso della posta elettronica, senza successivo ricorso al mezzo postale, sarà ammissibile all’interno della PA. per atti consentiti dai destinatari; per la corrispondenza indirizzata ai privati, potrà utilizzarsi la posta elettronica per quella il cui recapito non produca particolari effetti giuridici (ad esempio, per mere comunicazioni).
   Di regola, per la corrispondenza con i terzi si utilizzerà il fax, senza successivo inoltro di ulteriore plico postale (ad esempio, per le richieste di piccole forniture da effettuare senza previo svolgimento di gara).
   Per gli atti in cui rileva la firma in originale o la trasmissione di documenti in copia autentica (a titolo esemplificativo: atti che abbiano natura contrattuale, certificativa o, comunque, autoritativa; verbali ispettivi, verbali di contestazione di sanzioni amministrative, ...), permangono le disposizioni vigenti. Si ricorda che ai sensi del primo comma dell’art. 38 del d.P.R. n. 445/2000, le istanze e le dichiarazioni da presentare alla pubblica amministrazione possono essere inviate anche per fax e via telematica; la validità di quelle inviate per via telematica è condizionata alla sussistenza dei requisiti previsti dal secondo comma dell’art. 38 medesimo.
   L’Amministrazione adotterà iniziative di sostegno e di formazione per un uso progressivamente maggiore e più consapevole degli strumenti telematici.
   Al fine di verificare i risultati attesi in termini di efficienza, efficacia ed economicità si effettuerà un monitoraggio sullo stato di attuazione della circolare, secondo le modalità che verranno definite dal Centro nazionale per l’informatica per il monitoraggio semestrale della direttiva in questione.
   Si ritiene utile fornire (nel foglio allegato) alcune istruzioni tecniche per l’utilizzo della posta elettronica e per altre utili procedure informatiche.Per eventuali chiarimenti e proposte potrà contattarsi la dr.ssa Carla Lollio (carla.lollio@giustizia.it); per gli aspetti tecnici sono disponibili il dr.Guido Sgattoni, il sig. Vittorio Pagliaro (vittorio.pagliaro@giustizia.it), il sig. Romano Intini (romano.intini@giustizia.it).

    

Roma 3 maggio 2004

IL DIRETTORE DELL'UFFICIO
Francesco Ebner
 

NOTE TECNICHE

AGGIORNAMENTO EXPLORER 6 e OUTLOOK EXPRESS 6
(per chi ha versioni precedenti)

L’aggiornamento verrà spedito in allegato a un messaggio di posta elettronica.
Una volta ricevuto seguire le seguenti istruzioni di installazione.

• cliccare sul simbolo dell’allegato alla destra del video;
• cliccare su “apri file” e poi o.k.;
• iniziare l’installazione. Cliccando su accetto: si attiva il pulsante avanti e quindi seguire il percorso fino al completamento dell’installazione.

N.B Tale installazione avverrà scaricando in automatico alcuni files direttamente da internet. Per cui verrà richiesta la connessione con la mascherina solita.

SETTAGGIO OUTLOOK EXPRESS PER EVITARE LA SATURAZIONE DELLO SPAZIO SUL SERVER DI POSTA ELETTRONICA

• Aprire Outlook Express;
• Andare sul Menù Strumenti_Account_Posta Elettronica. Apparirà una mascherina con gli account di posta configurati a disposizione (attualmente posta dell’ufficio e quella personale del Capo d’Archivio).
• Evidenziare un account alla volta quindi andare su proprietà e poi impostazioni avanzate.
• Nella parte RECAPITO, se c’è la spunta su “conserva una copia dei messaggi sul server” questa va rimossa
• Questa operazione va fatta per tutti gli account di posta che si ha a disposizione.

SETTAGGIO OUTLOOK EXPRESS PER INVIO MESSAGGIO DI CONFERMA

• Aprire Outlook Express;
• Cliccare sul Menù Strumenti quindi su Opzioni e, dalla finestra Opzioni, cliccare su ‘‘conferme’’;
• Nella parte “Richieste Conferme di Lettura” spuntare “Richiedi una Conferma di Lettura per Tutti i Messaggi Inviati”
• Nella parte “Restituzione conferme di Lettura” cliccare “Invia Sempre una Conferma di Lettura”

CREAZIONE DI CARTELLE PERSONALIZZATE ALL’INTERNO DELLA CARTELLA BOZZE

• Cliccare sulla Cartella Bozze con il tasto destro del mouse. Cliccare allora su Nuova Cartella con il tasto sinistro.
• Dare un nome e cliccare su O.K.

COME COPIARE UN MESSAGGIO NELLE CARTELLE CREATE

• Aprire il messaggio che si vuole copiare;
• Nella finestra del messaggio cliccare sul menù File e poi cliccare su copia nella cartella;
• Si aprirà la finestra delle cartelle precedentemente create.
• Selezionare la cartefla in cui si vuole salvare il messaggio e quindi cliccare sul pulsante O.K.

SALVATAGGIO DELLA POSTA ELETTRONICA
Sarà opportuno periodicamente effettuare un salvataggio della posta elettronica ricevuta e inviata su supporto diverso dall’unità Hard Disk contenuta nel computer sul quale su ricevono i messaggi di posta.
Se l’ufficio ha in dotazione un computer fornito di masterizzatore sul quale riceve la posta, si può provvedere a scaricare la medesima su CD rom una volta a settùnana, secondo le normali modalità di masterizzazione.
Per gli uffici che non hanno un computer dotato di masterizzatore ma hanno:

• un pc singolo con posta elettronica: potrà essere utilizzato un hard disk rimovibile da 40 gigabyte;
  due pc, di cui uno in rete (p~p deve essere mal utilizzato quello adibito al servizio di cassa), potrà essere utilizzato, a scelta del capo dell’ufficio, un hard disk rimovibile da 40 gigabyte da installarsi sul pc collegato in rete, oppure, come archivio per i salvataggi, apposita cartella creata sull’hard disk del secondo pc, dove verranno copiati tutti i messaggi di posta ricevuti ed inviati

Per la fornitura e l’installazione del suddetto disco rimovibile da 40 gigabyte si invitano le S.V. a richiedere ai tecnici competenti apposito preventivo di spesa e ad inoltrare a questo Ufficio Centrale la richiesta per lo stanziamento della somma occorrente.

AGGIORNAMENTO PERIODICO DELL’ANTIVIRUS
Sarà opportuno aggiornare periodicamente (è consigliabile 2 volte al mese) l’antivirus Mc Afee “VirusScan”. A tale proposito segnaliamo il link del sito “Ultimobyte” che contiene tale software.
Si consiglia di aggiungerlo ai “preferiti” di MS EXPLORER per rintracciarlo più facilmente. Si consiglia di scaricare il “SUPERDAT DAT+ENGINE”, poiché consente un completo ed automatico aggiornamento.
Cliccando su “DO WNLOAD NOW” viene chiesto di salvare il file (ignorare i messaggi di rito) in una posizione qualsiasi (anche c:\).
Completato lo scaricamento, disconnettersi da internet e, mediante “esplora risorse” o “gestione risorse” (per chi ancora avesse windows 95), cliccare due volte sul file sdat****.exe (il numero di quattro cifre identifica la versione) per avviare l’aggiornamento automatico ed eseguire le istruzioni sullo schermo.

INSERIMENTO PASSWORD ACCENSIONE COMPUTER
Per chi desidera inserire una password di sistema all’accensione de computer:

• accendere il computer tenendo pigiato il tasto canc;
• all’apertura della maschera del bios posizionarsi sulla voce password (colonna di sinistra) e selezionare system;
• inserire la password desiderata e ripeterla nella richiesta di conferma;
• Uscire dal bios dopo aver salvato le nuove modalità (colonna di destra save and exit);
• Riavviare il computer.