Protocollo tra il Tribunale di CATANZARO e Comune di Chiaravalle Centrale per la costituzione dell’ufficio di prossimità ai sensi dell’articolo 15 della legge n. 241/1990 e s.m.i. - 4 febbraio 2022 rinnovato il 22 febbraio 2024
4 febbraio 2022
TRIBUNALE DI CATANZARO
PROTOCOLLO D’INTESA
PER LA COSTITUZIONE DELL’UFFICIO DI PROSSIMITA’ DEL COMUNE DI CHIARAVALLE CENTRALE AI SENSI DELL’ARTICOLO 15 DELLA LEGGE N. 241/1990 e s.m.i.
Tra
la Regione Calabria, (di seguito anche, breviter, la Regione), C.F./P.IVA 02205340793, con sede in Germaneto “Cittadella Regionale”, Viale Europa snc, CAP 88100, rappresentata dal Dott. Maurizio Nicolai, in qualità di Dirigente Generale del Dipartimento Programmazione Unitaria domiciliato per la carica presso la predetta sede, a ciò autorizzato con D.G.R. n. 484 del 22 novembre 2021, in qualità di soggetto beneficiario del progetto “Ufficio Prossimità-Regione Calabria” CUP J59C20001720001, ASSE 1 obiettivo specifico 1.4 azione 1.4.1. del Programma Operativo Nazionale Governance e Capacità istituzionale 2014-2020 (PON)
e
il Comune Chiaravalle Centrale (di seguito anche, breviter, il Comune/Unione), P. IVA 00320090798, con sede in Chiaravalle, Via Castello CAP 88064 rappresentato dal Sindaco Domenico Savio Donato, domiciliato per la carica presso la predetta sede comunale
e
il Tribunale di Catanzaro (di seguito anche, breviter, il Tribunale), C.F. 00129520797, con sede in con sede in Catanzaro, Via Argento, CAP 88100, rappresentato dal Presidente Dott. Rodolfo Palermo, domiciliato per la carica presso la predetta sede
di seguito congiuntamente definite “Parti”
VISTO
il Regolamento (UE) n. 1303/2013 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 17 dicembre 2013, recante disposizioni comuni sul Fondo europeo di sviluppo regionale, sul Fondo sociale europeo, sul Fondo di coesione, sul Fondo europeo agricolo per lo sviluppo rurale e sul Fondo europeo per gli affari marittimi e la pesca e disposizioni generali sul Fondo europeo di sviluppo regionale, sul Fondo sociale europeo, sul Fondo di coesione e sul Fondo europeo per gli affari marittimi e la pesca, e che abroga il Regolamento (CE) n. 1083/2006 del Consiglio;
il Regolamento (UE) n. 1301/2013 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 17 dicembre 2013, relativo al Fondo europeo di sviluppo regionale e a disposizioni specifiche concernenti l’obiettivo “Investimenti a favore della crescita e dell’occupazione” e che abroga il Regolamento (CE) n. 1080/2006;
il Regolamento (UE) n. 1304/2013 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 17 dicembre 2013, relativo al Fondo sociale europeo e che abroga il Regolamento (CE) n. 1081/2006;
il Regolamento delegato (UE) n. 480/2014 della Commissione del 3 marzo 2014, che integra il Regolamento (UE) n. 1303/2013;
il Regolamento di esecuzione (UE) n. 1011/2014 della Commissione del 22 settembre 2014, recante modalità di esecuzione del Regolamento (UE) n. 1303/2013;
il PON Governance e capacità istituzionale 2014-2020 (di seguito anche «PON Governance»), adottato con decisione della Commissione Europea C (2015) 1343 final del 23 febbraio 2015 e modificato con decisione della Commissione Europea C(2016) 7282 finale del 10 novembre 2016, con decisione della Commissione Europea C (2018) 5196 del 31 luglio 2018 e con decisione di esecuzione della Commissione C (2018) 7639 final del 13 novembre 2018, con Decisione della Commissione Europea C (2020) 3363 final del 18 maggio 2020 e successivamente con Decisione della Commissione Europea C(2020) 8044 final del 17 novembre 2020, la cui Autorità di gestione (di seguito AdG), ai sensi dell’articolo 123 del Regolamento (UE) n. 1303/2013, è individuata presso l’Agenzia per la coesione territoriale;
la Descrizione delle funzioni e delle procedure in essere dell’Autorità di Gestione e dell’Autorità di Certificazione (di seguito SIGECO) prevista a i sensi del Regolamento (UE) n. 1303/2013, articoli 122 e seguenti, Allegato XIII Regolamento (UE) n. 1011/2014, articolo 3 e Allegato III.;
la metodologia e criteri di selezione delle operazioni del PON Governance e Capacità Istituzionale 2014-2020 redatta ai sensi dell’art. 125, paragrafo 3 del Regolamento (UE) n. 1303/2013 ed approvato dal Comitato di Sorveglianza;
la Convenzione siglata in data 22 dicembre 2016 tra l’Agenzia per la Coesione Territoriale e il Ministero della Giustizia – Direzione Generale per il Coordinamento delle Politiche di Coesione, con la quale vengono definite le funzioni delegate a tale Direzione in qualità di Organismo Intermedio (di seguito “OI Giustizia”).
CONSIDERATO
che il PON Governance è lo strumento che – nel ciclo di programmazione 2014-2020 – contribuirà agli obiettivi della Strategia dell’Unione di comuni per una crescita intelligente, sostenibile e inclusiva attraverso interventi di rafforzamento della capacità amministrativa e istituzionale, di modernizzazione della PA nonché miglioramento della governance multilivello nei programmi di investimento pubblico, avvalendosi di una dotazione finanziaria comprensiva di risorse comunitarie e di risorse pubbliche nazionali;
che il suddetto PON ha due Obiettivi tematici di riferimento:
- OT 11 (FESR – FSE) Rafforzare la capacità istituzionale delle autorità pubbliche e delle parti interessate e un’amministrazione pubblica efficiente;
- OT 2 (FESR) Migliorare l’accesso alle Tecnologie dell’informazione e della comunicazione, nonché l’impiego e la qualità delle medesime;
che, nel contesto dell’Obiettivo tematico 11, e più precisamente con riferimento all’obiettivo specifico 1.4 (miglioramento dell’efficienza e della qualità delle prestazioni del sistema giudiziario) il Ministero di Giustizia ha presentato il progetto complesso “Uffici di Prossimità” a valere sul PON GOVERNANCE 2014/2020, con l’obiettivo di realizzare una azione di sistema che contribuisca alla creazione di una rete di “Uffici di prossimità”, su tutto il territorio nazionale partendo dall’analisi delle esperienze di uffici di prossimità sorti spontaneamente in particolare nelle regioni Piemonte, Toscana e Liguria;
che il Ministero della Giustizia ha approvato con Decreto del Direttore Generale del 31 ottobre 2018 (protocollo m_dg.DGCPC.31 ottobre 2018.0000173.ID del 31.10.2018) il Progetto complesso “Uffici di prossimità” (di seguito anche «Progetto complesso») a valere sul programma su indicato, successivamente modificato con decreto prot. m_dg.DGCP.31/01/2019.0000009.ID;
che la Regione Calabria, con nota prot. n 0256738 del 09/07/2019, ha manifestato il proprio interesse ad aderire al Progetto complesso “Uffici di prossimità”;
che il Ministero della Giustizia, con decreto m_dg.DGCPC 29/01/2021.0000033.ID, ha ammesso a finanziamento nell’ambito dell’Asse1, azione 1.4.1. del P.O.N. Governance 2014-2020 per il valore complessivo di euro 1.653.334,86 la scheda progetto denominata «Progetto Ufficio di Prossimità- progetto Regione Calabria» (di seguito Progetto);
che il Ministero della Giustizia, con decreto m_dg.DGCPC 30/03/2021.0000113.ID, ha approvato la convenzione stipulata tra il Ministero e la Regione Calabria in data 29/03/2021 per la realizzazione del Progetto (di seguito Convenzione);
che, con DGR n. 484 del 22/11/2021 è stato approvato, in linea con i criteri definiti in sede di Progetto Complesso dal Ministero di Giustizia, il protocollo d’intesa rivolto ai Comuni volto a consentire l’avvio, a seguito della manifestazione d’interesse, del Progetto per l’apertura nel proprio territorio di un Ufficio di Prossimità;
che, nel termine assegnato, ha trasmesso la propria manifestazione di interesse, tra gli altri, il Comune Chiaravalle Centrale;
che tale manifestazione di interesse è stata ritenuta ammissibile, valutata e, con Decreto del 24/11/2021 n. 11949 , è stata collocata in posizione utile nella graduatoria di quelle pervenute;
RITENUTO
in applicazione delle disposizioni di cui all’articolo 15 della legge 7 agosto 1990, n.241, e s.m.i. di provvedere alla sottoscrizione del presente accordo per disciplinare lo svolgimento in collaborazione delle attività finalizzate all’attivazione e alla gestione dell’Ufficio di Prossimità presso il Comune Chiaravalle Centrale;
Tutto ciò premesso le parti convengono e stipulano quanto segue:
Art. 1. oggetto e finalità
- Il presente accordo ha ad oggetto la disciplina delle attività facenti capo alle Parti atte ad assicurare l’attivazione e la gestione dell’Ufficio di Prossimità presso il Comune Chiaravalle Centrale, ubicato in Chiaravalle Centrale, nell’ambito del Circondario del Tribunale di Catanzaro nel rispetto dei contenuti descritti nell’ambito del Progetto della Regione Calabria approvato e finanziato dal Ministero di Giustizia quale organismo intermedio del “PON Governance e capacità istituzionale 2014-2020”.
- Le Parti condividono la finalità del progetto, volta ad ottenere maggiore efficienza nei rapporti tra il sistema-giustizia ed i cittadini mediante la creazione di uffici di prossimità, integrati con servizi propri di altre amministrazioni che operano sul territorio che corrispondano ai criteri definiti nell’ambito del progetto complesso, consentendo in tal modo ai cittadini di beneficiare dell’erogazione di servizi giudiziari che non richiedono l’assistenza di un legale, senza la necessità di recarsi presso la cancelleria del Tribunale di Catanzaro.
- Le parti si impegnano a prestare la più ampia collaborazione per la realizzazione del progetto, sviluppando un paradigma organizzativo nuovo, interdisciplinare ed interistituzionale.
Art. 2. attività dell’ufficio di prossimità
- L’Ufficio di Prossimità svolge le seguenti attività:
- informazione e orientamento sulle procedure giudiziarie, con riferimento alla volontaria giurisdizione e agli istituti di protezione giuridica (tutele, curatele, amministrazioni di sostegno);
- supporto alla compilazione della modulistica del Tribunale e alla redazione di istanze ed atti, con raccolta e verifica degli allegati richiesti;
- predisposizione e deposito telematico delle istanze e degli atti per conto dell’utente;
- informazioni sullo stato della procedura in cui è coinvolto l’utente;
- rilascio di copia degli atti contenuti nel fascicolo elettronico di riferimento dell’utente.
- Le attività ed i servizi forniti dall’Ufficio di Prossimità sono implementabili.
Art. 3. impegni delle parti
- La Regione Calabria, nel suo ruolo di soggetto beneficiario del progetto, svolgerà, sulla base della scheda progetto citata in premessa, le seguenti attività:
compiere le attività necessarie per l'attuazione corretta del Progetto, incluso l’acquisto dei beni e servizi previsti dal Progetto a favore delle Parti, previa consultazione dei Partner stessi, compresi:
- Acquisizione beni mobili, strumentali e arredi per l’allestimento degli Uffici;
- Formazione del personale addetto agli Uffici;
- Servizio help-desk a supporto dell’utilizzo dell’infrastruttura informatica e dei software sviluppati;
- Digitalizzazione dei fascicoli relativi ai procedimenti pendenti in materia di giurisdizione volontaria.
fornire le linee guida operative per l’organizzazione delle attività dell’Ufficio di Prossimità, nonché per la promozione e comunicazione degli Uffici di prossimità ed i servizi da essi resi;
supportare la fase di avvio all’Ufficio di Prossimità, accompagnando operativamente la realizzazione del servizio nei primi 24 mesi e comunque non oltre il 30/06/2023, data di conclusione del progetto;
coadiuvare il Comune/Unione di Comuni nell’attività di comunicazione finalizzata a far conoscere ai cittadini l’esistenza degli Uffici di prossimità ed i servizi da essi resi;
rapportarsi con l’OI Giustizia, in ordine ai risultati del Progetto;
coordinare i vari interventi e attività;
adempiere ogni ulteriore obbligo previsto per il Beneficiario ai sensi della Convezione stipulata con l’OI Giustizia.
- Il Comune Chiaravalle Centrale si impegna a:
dare attuazione alla parte di Progetto di propria competenza, ed in particolare:
- individuare e rendere disponibili adeguati locali in cui ubicare gli Uffici di prossimità; L’adeguatezza è accertata con riferimento all’agevole riconoscibilità, grazie alla segnaletica che verrà predisposta e all’accessibilità anche ai soggetti diversamente abili. Gli stessi requisiti di riconoscibilità e accessibilità devono essere posseduti anche dai servizi igienici.
- individuare e rendere disponibile il personale preposto all’Ufficio di Prossimità, composto almeno da due unità di personale, di livello contrattuale pari a C o D, con ruoli tra loro fungibili o in alternativa complementari. Tale personale è da individuare nell'ambito della dotazione organica comunale o di altre Amministrazioni con i quali i Comuni abbiano sottoscritto accordi formali e funzionali alla realizzazione del Progetto, assumendosi l’onere dei relativi costi del personale che non potranno essere imputati in alcun modo, anche parzialmente, sul PON;
- garantire, ameno per il periodo di validità del progetto, la realizzazione delle attività dell’Ufficio di Prossimità indicate nelle linee guida fornite dalla Regione;
definire e sottoscrivere, con il Tribunale di riferimento, un Protocollo Prassi, quale documento complementare al presente accordo, al fine di dettagliare modalità di lavoro e di collaborazione tra Ufficio di Prossimità e Tribunale;
individuare un Responsabile del Servizio, che pianifica le attività di lavoro, coordina la squadra, monitora l’andamento dell’Ufficio stesso, sia osservando le attività sul campo, sia raccogliendo i dati del monitoraggio del servizio. Il Responsabile del Servizio è il punto di riferimento comunale per tutti i soggetti, comprese le altre pubbliche Amministrazioni, interessate al Progetto, porta a conoscenza le attività svolte e le peculiarità eventualmente emerse sul campo e segnala criticità e problematiche da condividere;
fornire alla Regione ogni indicazione utile per gli acquisti di beni e servizi a loro favore, prestando massima collaborazione e disponibilità per usufruire dei beni e servizi acquistati;
prestare la massima collaborazione al fine di consentire alla Regione di assolvere ai propri obblighi in qualità di Beneficiario del Progetto; in particolare, elaborare e fornire alla Regione, in riscontro a specifica, tempestiva, richiesta, le relazioni sullo stato di avanzamento delle attività.
- Il Tribunale di Catanzaro si impegna a svolgere i seguenti compiti:
dare attuazione alla parte di Progetto di propria competenza, ed in particolare:
- collaborare con gli Uffici di prossimità istituiti, per le attività di propria competenza;
- mettere a disposizione i fascicoli pregressi in materia di volontaria giurisdizione che dovranno essere oggetti di digitalizzazione;
creare un “centro di competenza “presso il Tribunale, orientato all’accompagnamento operativo del personale che opera presso l’Ufficio di Prossimità ed alla risoluzione delle problematiche tecniche, con il supporto e coordinamento della Corte d’Appello di Catanzaro, a garanzia dell’uniformità degli interventi su tutto il territorio regionale;
definire e sottoscrivere, con l’Ente locale titolare dell’Ufficio di Prossimità, un Protocollo Prassi, quale documento complementare al presente accordo, al fine di dettagliare modalità di lavoro e di collaborazione tra Ufficio di Prossimità e Tribunale;
individuare e indicare nel Protocollo Prassi un Magistrato e un Cancelliere referenti del Progetto, individuandoli preferibilmente tra i Giudici Tutelari in servizio e tra il personale amministrativo addetto al settore Tutelare-Volontaria Giurisdizione;
fornire alla Regione ogni indicazione utile per gli acquisti di beni e servizi, prestando massima collaborazione e disponibilità per usufruire dei beni e servizi acquistati;
prestare la massima collaborazione al fine di consentire alla Regione di assolvere ai propri obblighi in qualità di Beneficiario del PON..
- Le parti si impegnano a segnalare tempestivamente eventuali difficoltà operative, difetti di organizzazione ed ulteriori disfunzioni al fine di assicurare la massima collaborazione per l'eliminazione degli stessi.
Art. 4. avvio e monitoraggio del progetto
- Le Parti stabiliscono di comune accordo un cronoprogramma per la fase di avvio dell’Ufficio di Prossimità.
- Le Parti definiscono le modalità di monitoraggio del Progetto che verrà effettuato con cadenza quadrimestrale.
Art. 5. modifiche
- Eventuali modifiche e/o integrazioni al presente accordo potranno essere apportate, anche in attuazione di indicazioni di rimodulazione da parte dello Stato o della Regione, previo accordo scritto tra le parti.
Art. 6. decorrenza e durata
- Il presente accordo entra in vigore dalla data della sua sottoscrizione e resta in vigore sino alla conclusione del progetto accertata, nel rispetto delle tempistiche previste dal PON GOVERNANCE, con la completa rendicontazione delle attività svolte.
- Eventuali proroghe, in corrispondenza con quelle eventuali del Progetto «Ufficio di Prossimità», saranno concordate tra le Parti per iscritto.
Art. 7. controversie
Per la soluzione di eventuali controversie che emergessero in ordine all’interpretazione ed all’esecuzione di quanto previsto dal presente accordo, trova integrale applicazione il disposto di cui all’art. 13 Codice del Processo Amministrativo (CPA), approvato con d.lgs. 2 luglio 2010, n. 104, e ss.mm.ii.
Letto, firmato, sottoscritto digitalmente
REGIONE
il Dirigente Generale del Dipartimento Programmazione Unitaria
Maurizio Nicolai
COMUNE DI Chiaravalle Centrale
il Sindaco
Domenico Savio Donato
TRIBUNALE DI Catanzaro
Presidente
Rodolfo Palermo
PROTOCOLLO PER L’ORGANIZZAZIONE ED IL FUNZIONAMENTO DELL’UFFICIO DI PROSSIMITÀ DEL COMUNE DI CHIARAVALLE C. LE
Sommario
PREMESSA
CAPO I – PRINCIPI GENERALI
ART. 1 - Oggetto
ART. 2 - Ambito di Applicazione
ART. 3 - Principi dell’attività
ART. 4 - Durata
ART. 5 - Costituzione del tavolo operativo e protocollo prassi
ART. 6 - Pubblicità
CAPO II – FUNZIONI E STRUTTURA
ART. 7 - Funzioni
ART. 8 - Procedimenti trattati
ART. 9 - Sede e dotazione dell’Ufficio
ART. 10 - Apertura e orari
ART. 11 - Personale
ART. 12 - Gestione delle Pratiche
CAPO III - PROCEDURE
ART. 13 - Rapporti tra l’Ufficio ed il Tribunale
ART. 14 - Rete civica rete telematica
ART. 15 - Attività dell’Ufficio di Prossimità
ART. 16 - Tutela dei dati personali
ART. 17 - Assicurazione e Sicurezza
PREMESSA
Il presente Protocollo intercorre tra il Comune di Chiaravalle C. le e il Tribunale di Catanzaro nel quadro normativo delineato da:
- il Regolamento (UE) n. 1303/2013 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 17 dicembre 2013, recante disposizioni comuni sul Fondo europeo di sviluppo regionale, sul Fondo sociale europeo, sul Fondo di coesione, sul Fondo europeo agricolo per lo sviluppo rurale e sul Fondo europeo per gli affari marittimi e la pesca e disposizioni generali sul Fondo europeo di sviluppo regionale, sul Fondo sociale europeo, sul Fondo di coesione e sul Fondo europeo per gli affari marittimi e la pesca, e che abroga il Regolamento (CE) n. 1083/2006 del Consiglio;
- il Regolamento (UE) n. 1301/2013 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 17 dicembre 2013, relativo al Fondo europeo di sviluppo regionale e a disposizioni specifiche concernenti l’obiettivo “Investimenti a favore della crescita e dell’occupazione” e che abroga il Regolamento (CE) n. 1080/2006;
- il Regolamento (UE) n. 1304/2013 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 17 dicembre 2013, relativo al Fondo sociale europeo e che abroga il Regolamento (CE) n. 1081/2006;
- il Regolamento delegato (UE) n. 480/2014 della Commissione del 3 marzo 2014, che integra il Regolamento (UE) n. 1303/2013;
- il Regolamento di esecuzione (UE) n. 1011/2014 della Commissione del 22 settembre 2014, recante modalità di esecuzione del Regolamento (UE) n. 1303/2013;
- il Programma Operativo “PON Governance e capacità istituzionale 2014-2020” per il sostegno del Fondo europeo di sviluppo regionale e del Fondo sociale europeo nell’ambito dell’obiettivo “Investimenti a favore della crescita e dell’occupazione” in Italia (di seguito anche PON) adottato con decisione della Commissione Europea C(2015) 1343 final del 23 febbraio 2015 e modificato con decisione della Comunità Europea C(2016) 7282 finale del 10 novembre 2016, con decisione della Commissione Europea C (2018) 5196 del 31 luglio 2018 e con decisione di esecuzione della Commissione C (2018) 7639 final del 13 novembre 2018, con decisione della Commissione Europea C (2020) 3363 final del 18 maggio 2020 e successivamente con decisione della Commissione Europea C (2020) 8044 final del 17 novembre 2020, la cui Autorità di gestione (di seguito AdG), ai sensi dell’articolo 123 del regolamento (UE) n. 1303/2013, è individuata presso l’Agenzia della coesione territoriale;
- la Descrizione delle funzioni e delle procedure in essere dell’Autorità di Gestione e dell’Autorità di Certificazione (di seguito SIGECO) prevista a i sensi del Regolamento (UE) n. 1303/2013, articoli 122 e seguenti, Allegato XIII Regolamento (UE) n. 1011/2014, articolo 3 e Allegato III.;
- la metodologia e criteri di selezione delle operazioni del PON Governance e Capacità Istituzionale 2014-2020 redatta ai sensi dell’art. 125, paragrafo 3 del Regolamento (UE) n. 1303/2013 ed approvato dal Comitato di Sorveglianza;
- la Convenzione siglata in data 22 dicembre 2016 tra l’Agenzia per la Coesione Territoriale ed il Ministero della Giustizia – Direzione Generale per il Coordinamento delle Politiche di Coesione, con la quale vengono definite le funzioni delegate a tale Direzione in qualità di Organismo Intermedio;
- il Progetto complesso denominato “Uffici di Prossimità” presentato dal Ministero della Giustizia nell’ambito del PON GOVERNANCE 2014/2020 il cui fine è quello di perseguire il miglioramento dell’efficienza e della qualità delle prestazioni del sistema giudiziario, che si ripromette di soddisfare, attraverso una strategia nazionale basata sulla collaborazione con le Regioni e sulla diffusione dei supporti informatici, fornendo risposta alle esigenze di ammodernamento del sistema giustizia ed al suo avvicinamento ai cittadini;
- i due Obiettivi tematici di riferimento del PON:
- OT 11 (FESR – FSE) Rafforzare la capacità istituzionale delle autorità pubbliche e delle parti interessate e un’amministrazione pubblica efficiente;
- OT 2 (FESR) Migliorare l’accesso alle Tecnologie dell’informazione e della comunicazione, nonché l’impiego e la qualità delle medesime;
- l’Obiettivo tematico 11, e più precisamente con riferimento all’obiettivo specifico 1.4 (miglioramento dell’efficienza e della qualità delle prestazioni del sistema giudiziario) il Ministero di Giustizia ha presentato il progetto complesso “Uffici di Prossimità” a valere sul PON GOVERNANCE 2014/2020, con l’obiettivo di realizzare un’azione di sistema che contribuisca alla creazione di una rete di “Uffici di prossimità”, su tutto il territorio nazionale;
- il Decreto del Direttore Generale del 31 ottobre 2018 (protocollo m_dg. DGCPC.31 ottobre 2018.0000173.ID del 31.10.2018) con cui il Ministero della Giustizia ha approvato il Progetto complesso “Uffici di prossimità” (di seguito anche «Progetto complesso») a valere sul programma su indicato, successivamente modificato con decreto prot. m_dg.DGCP.31/01/2019.0000009.ID;
- la nota n. 0256738 del 09/07/2019, con cui la Regione del Calabria ha manifestato il proprio interesse ad aderire al Progetto complesso “Uffici di prossimità”;
- il decreto m_dg.DGCPC.29-01-2021.0000033.ID, con cui il Ministero della Giustizia - Direzione Generale per il Coordinamento delle Politiche di Coesione, ha ammesso a finanziamento nell’ambito dell’Asse 1, azione 1.4.1. del P.O.N. Governance 2014-2020 per il valore complessivo di euro 1.653.334,86 la scheda progetto denominata «Progetto Ufficio di Prossimità - progetto Regione Calabria» (di seguito Progetto);
- il decreto m_dg DGCPC.12/01/2021.0000009.ID, con cui il Ministero della Giustizia, ha approvato la convenzione stipulata tra il Ministero e la Regione del Calabria in data 12/01/2021 per la realizzazione del Progetto (di seguito Convenzione);
- la DGR n. 484 del 22 novembre 2021 con cui è stato approvato, in linea con i criteri definiti in sede di Progetto Complesso dal Ministero di Giustizia, l'avviso rivolto ai Comuni volto a consentire loro di manifestare interesse per il Progetto e per l'apertura nel proprio territorio di un Ufficio di Prossimità;
- la trasmissione della propria manifestazione di interesse, del Comune di Chiaravalle C.le;
- considerato che tale manifestazione di interesse è stata ritenuta ammissibile, valutata, è stata collocata in posizione utile nella graduatoria di quelle pervenute;
- il protocollo ai sensi dell'art. 15 della legge n. 241 del 1990 e smi siglato tra Regione Calabria, Tribunale di Catanzaro e Comune di Chiaravalle C.le per la realizzazione del progetto "Ufficio di Prossimità”–
CAPO I – PRINCIPI GENERALI
ART. 1 - Oggetto
Il presente Protocollo Prassi disciplina il funzionamento in concreto dell’Ufficio di Prossimità (successivamente denominato Ufficio o UdP) e dei servizi dallo stesso erogati, in conformità a quanto stabilito nel Protocollo d’Intesa per la costituzione dell’ufficio di Prossimità ai sensi dell’art. 15 della legge n. 241 del 1990 e smi tra Regione Calabria, Tribunale di Catanzaro e Comune di Chiaravalle C.le per la realizzazione del progetto “Ufficio di Prossimità – Regione Calabria” (successivamente denominato Protocollo d’Intesa) e nelle premesse dello stesso.
ART. 2 - Ambito di Applicazione
L’Ufficio, con sede in Via Castello 88064 Chiaravalle Centrale, piano terra,, esercita la sua attività nell’ambito del Circondario del Tribunale di Catanzaro, (e precisamente ex sezione distaccata di Chiaravalle Centrale) con un potenziale bacino di utenza di circa 48.000 abitanti per n. 21 Comuni, offrendo, a tutte le persone ivi residenti, un servizio di sportello informativo e telematico, riguardante le procedure e le pratiche giudiziarie specificamente individuate dal sopra richiamato Protocollo d’Intesa.
ART. 3 - Principi dell’attività
L’Ufficio nella sua attività operativa si ispira ai principi di leale collaborazione interistituzionale tra amministrazione della giustizia e amministrazioni locali coinvolte, di semplificazione e diminuzione degli oneri amministrativi, di tutela dei diritti fondamentali dei cittadini, in particolare di quelli in condizioni svantaggiate.
ART. 4 - Durata
Le parti auspicano il pieno successo del progetto di cui al Protocollo d’Intesa e una stabilizzazione in futuro dell’operatività dell’Ufficio di Prossimità.
I vincoli derivanti dal presente Protocollo tra il Comune di Chiaravalle C.le e il Tribunale di Catanzaro troveranno rinnovo tacito al termine di durata previsto dal Protocollo d’Intesa ed alle scadenze successive.
Sarà possibile prolungare la durata dei vincoli derivanti dalla sottoscrizione del presente Protocollo, mediante il rinnovo dello stesso da concordarsi entro 90 giorni dalla scadenza con inoltro della proposta ai seguenti indirizzi:
-per il Comune di Chiaravalle C.le: ufficioprossimita.comunechiaravallecentrale@asmepec.it
-per il Tribunale di Catanzaro: prot.tribunale.catanzaro@giustiziacert.it
Nel caso in cui il Progetto venisse a cessare, il comune di Chiaravalle C.le si impegna a mantenere ferma l’elezione di domicilio presso lo stesso effettuata dai cittadini residenti all’interno del territorio comunale al momento della cessazione e per il tempo di durata del procedimento pendente dinanzi il Tribunale ed in esclusivo riferimento al quale l'elezione di domicilio è stata effettuata.
ART. 5 - Costituzione del tavolo operativo e protocollo prassi
È costituito tra il Tribunale e gli Uffici di Prossimità del circondario il tavolo operativo composto da un referente per UdP, da un rappresentante della cancelleria che si occupa delle tutele e da almeno un Giudice tutelare, coordinati dal centro di competenza - referente interno al Tribunale - individuato nel Presidente del Tribunale. Funzione del tavolo è l’esame della pratica operativa dell’UdP, delle criticità eventualmente emerse, con compiti di stimolo alla sua funzionalità.
Il tavolo potrà promuovere la sottoscrizione e l’aggiornamento di protocolli prassi complementari, integrati nelle finalità generali al presente accordo, dettagliando maggiormente prassi, modalità di lavoro e di collaborazione tra Ufficio di Prossimità e Tribunale, al fine di rendere la relazione tra gli enti quanto più coordinata, fluida e omogenea.
ART. 6 - Pubblicità
Le parti, nel rispetto del contenuto del Protocollo d’Intesa e delle competenze della Regione, si impegnano ad assicurare la diffusione della massima conoscenza dell’esistenza e delle funzioni dell’Ufficio di Prossimità, facendo anche ricorso a terzi operanti nel settore dell’assistenza di soggetti deboli, senza oneri per il Tribunale.
CAPO II – FUNZIONI E STRUTTURA
ART. 7 - Funzioni
L’Ufficio di Prossimità, in ottemperanza a quanto indicato dal Toolkit redatto nell’ambito della fase pilota del progetto “Uffici di prossimità - Regione Piemonte - Definizione di un modello base organizzativo e formativo”, svolge attività di accoglienza, orientamento, e informazione sull’accesso e l’attivazione dei servizi erogati dal Tribunale di Catanzaro, territorialmente competente, nel settore della Volontaria Giurisdizione, in conformità alle vigenti previsioni di legge, soprattutto con riguardo agli Istituti di Protezione Giuridica previsti dalla legge (Tutele – Curatele – Amministrazioni di Sostegno) e agli Istituti relativi ai Minori.
In particolare, l’UdP, tra l’altro:
- accompagna e supporta i privati nella predisposizione delle istanze da sottoporre al Giudice Tutelare territorialmente competente;
- informa l’utenza legittimata sullo stato delle procedure pendenti, inoltra telematicamente ricorsi e atti al Tribunale di Catanzaro, competente per territorio;
- procede, sulla base dei moduli compilati dall’interessato, alla redazione del documento informatico nativo digitale introduttivo del procedimento tramite l’imputazione del codice oggetto nonché all’inoltro dello stesso tramite deposito telematico alla Cancelleria del Tribunale;
- fornisce supporto alle attività di predisposizione dei rendiconti periodici di Amministrazione di Sostegno e Tutele.
Il funzionario referente dell’Ufficio:
- utilizza la modulistica, afferente ai servizi in oggetto, disponibile sul sito ufficiale del Tribunale di Catanzaro;
- provvede al rilascio di copia semplice degli atti contenuti nel fascicolo elettronico di riferimento dell’utente o copie conformi all’originale, in conformità alle previsioni di Legge e nei limiti di quanto stabilito.
ART. 8 - Procedimenti trattati
L’attività dell’UdP riguarderà le attività di competenza del Tribunale ordinario di Catanzaro per le quali non è richiesta l’assistenza obbligatoria di un legale e nella prima fase di vita dell’UdP le seguenti fattispecie di Volontaria Giurisdizione:
- amministrazioni di Sostegno;
- sub-procedimenti di ADS;
- istanze relative alle tutele;
- sub-procedimenti di tutele;
- autorizzazioni al rilascio di documenti validi per l’espatrio;
In un secondo momento saranno garantite le seguenti attività:
- istanze relative alle curatele;
- autorizzazioni ex art 320 c.c. riguardante i minori;
- atti dello stato civile (formazione, rettifica, attribuzione cognome);
- nomina curatore speciale ex art. 320 e ss. (minori);
Successivamente alla fase di avvio dell’Ufficio, potranno essere attivate su concordi indicazioni delle parti ulteriori funzioni compatibili con lo stato della normativa tra le quali, a titolo meramente esemplificativo, servizi di sostegno alle crisi familiari nell’ottica di far diventare l’Ufficio un presidio polifunzionale volto alla fornitura di servizi al cittadino anche da parte di altre pubbliche amministrazioni.
ART. 9 - Sede e dotazione dell’Ufficio
L’Ufficio è dotato di strumentazioni idonee, fornite ove necessario nell’esecuzione del Protocollo d’Intesa, nonché di spazi adeguati a consentire lo svolgimento delle attività che richiedono il contatto diretto o telefonico con il pubblico e l’espletamento dei compiti e delle funzioni di supporto all’informazione, alla comunicazione e al godimento dei diritti di accesso e partecipazione.
L’Ufficio è dotato di un proprio indirizzo di posta elettronica certificata e numero telefonico di seguito riportati:
- ufficioprossimita.comunechiaravallecentrale@asmepec.it
- Utenza telefonica 096791031;
L’Ufficio utilizza il Punto di Accesso al Processo Civile Telematico ed è, quindi, dotato di una postazione telematica e di un software in grado di far dialogare le diverse istituzioni, in modo da poter trasmettere istanze e ricevere provvedimenti senza recarsi in Tribunale.
ART. 10 - Apertura e orari
L’Ufficio di Prossimità riceve due giorni a settimana (lunedì e mercoledì), su appuntamento di mattina, per 5 ore lavorative.
Eventuali modifiche al giorno o all’orario di apertura indicato dovranno essere comunicate al Tribunale di Catanzaro (indirizzo e-mail tribunale.catanzaro@giustizia.it), nonché adeguatamente portati a conoscenza dell’utenza.
ART. 11 - Personale
L’UdP è composto dal seguente personale in conformità a quanto previsto dal Toolkit, comprensivo di unità appartenenti all’area “C” o “D”.
DONATO SAVERIA Referente UDP
Ogni eventuale variazione deve essere tempestivamente comunicata a mezzo posta elettronica al Tribunale di Catanzaro (indirizzo e-mail: tribunale.catanzaro@giustizia.it ) e alla Regione del Calabria (indirizzo e-mail: programmazione@regione.calabria.it).
L’elenco dei nominativi del personale qualificato e ogni successiva variazione sono registrati tramite il Portale Servizi Telematici del Ministero della Giustizia, sezione "Registro PP.AA.", nel RegIndE delle informazioni riguardati i dipendenti della P.A., nonché tempestivamente comunicati a mezzo posta elettronica al Tribunale di Catanzaro (tribunale.catanzaro@giustizia.it) e alla Regione del Calabria (programmazione@regione.calabria.it ).
L’organizzazione interna dell’Ufficio, le sue modalità operative, il personale distaccato ed il funzionario referente rispondono funzionalmente ed amministrativamente al Comune di Chiaravalle C.le.
Al personale dovrà essere garantita una formazione e l’aggiornamento continuo sugli orientamenti giurisdizionali dell’Ufficio giudiziario.
L’istruzione riguarderà:
- l’Area amministrativa (gestione delle procedure della volontaria giurisdizione e al funzionamento degli uffici giudiziari nonché modulistica in uso);
- l’Area giuridica, con formazione di una conoscenza sui procedimenti giudiziari afferenti alla Volontaria Giurisdizione, con particolare attenzione al mondo delle tutele ed acquisizione di un linguaggio giuridico necessario alla redazione degli atti per l’invio al giudice tutelare; approfondimento delle procedure che verranno gestite dall’Ufficio;
- l’Area tecnica, attinente al supporto dell’utilizzo della strumentazione informatica e dei software per la gestione delle trasmissioni telematiche di atti e documenti alla cancelleria del Tribunale.
La formazione prevederà la raccolta e fornitura della modulistica, la Formazione frontale; l’Affiancamento in cancelleria e training on the job.
L’ente di appartenenza curerà di assicurare i tempi necessari alla formazione ed il personale addetto all’UdP si impegnerà nella relativa didattica e studio, che saranno esaminati e valutati nell’ambito del c.d. tavolo operativo.
ART. 12 - Gestione delle Pratiche
L’utente che si rivolge all’UdP deve compilare il modulo fornito dal personale dell’Ufficio (Modulo di Accesso - “allegato 1 fronte e retro” al presente documento), sottoscritto in presenza del funzionario.
L’utente che si rivolge all’UdP, chiedendo che venga predisposto e inoltrato uno specifico atto deve compilare il modulo fornito dal personale dell’Ufficio (modulo di Delega all’Ufficio - “allegato 2 fronte e retro” al presente documento), che autentica la firma, con il quale delega il funzionario ad operare in suo nome e per suo conto, sia per il deposito delle istanze che per la consultazione del fascicolo telematico e dei registri informatici, ed eleggerà domicilio per le successive comunicazioni presso l’Ufficio.
Nei documenti anzidetti devono essere comprese le dichiarazioni necessarie affinché sia lecito il trattamento dei dati personali connessi alla pratica da parte del personale della Amministrazione
Il fruitore dei servizi dell’Ufficio sottoscrive le istanze e le dichiarazioni sostitutive di atto di notorietà da produrre in presenza del dipendente addetto oppure, in alternativa, può presentare le stesse già sottoscritte unitamente ad una copia fotostatica non autenticata di un proprio documento di identità.
I moduli sottoscritti dall’interessato e la copia del documento di identità vengono inseriti dal funzionario nel fascicolo, il quale sulla base dei moduli compilati provvederà alla redazione del documento informatico nativo digitale introduttivo del procedimento, firmato da lui digitalmente, nonché al deposito dello stesso tramite la piattaforma telematica.
Il funzionario si occuperà anche di verificare l’avvenuto pagamento della marca da bollo per il versamento dei prescritti diritti di cancelleria che avverrà preferibilmente attraverso bollettino postale con indicazione dei codici a cura della cancelleria o con altri mezzi concordati tra le parti del presente accordo, privilegiando in assoluto forme di pagamento telematico. La cancelleria fornirà e l’operatore dell’UdP utilizzerà i codici di pagamento inerenti alle attività espletate.
Il funzionario, successivamente alla fase di avvio dell’iter procedimentale, è responsabile di informare il cittadino di ogni atto, notifica o comunicazione attinente alla rispettiva pratica giudiziaria.
Le comunicazioni aventi ad oggetto lo svolgimento delle pratiche giudiziarie, o connesse ad eventuali chiarimenti su dati personali o integrazioni/modificazioni di documenti o atti, salvo siano previsti per legge
specifici obblighi di notificazione o comunicazioni, sono effettuate dal funzionario al cittadino tramite e-mail (se fornita dall’utente) e/o contatto telefonico con il beneficiario della pratica dallo stesso indicati nel documento di cui al primo comma. Nei casi in cui, per la particolare complessità e/o urgenza, non potrà utilmente essere attivato l’Ufficio l’utenza sarà invitata a recarsi direttamente presso gli Uffici Giudiziari competenti.
CAPO III – PROCEDURE
ART. 13 - Rapporti tra l’Ufficio ed il Tribunale
Il rapporto tra l’Ufficio ed il Tribunale è ispirato al principio di leale collaborazione al fine di ottimizzare i risultati prefissati.
A tal fine, il Tribunale realizza tutte le azioni necessarie al fine di supportare ed integrare il lavoro dell’Ufficio.
ln particolare, il Tribunale provvede a:
- comunicare i referenti competenti in relazione ai rispettivi servizi;
- gestire le ulteriori modifiche organizzative necessarie alla realizzazione della iniziativa;
- fornire ogni supporto necessario in relazione a specifiche esigenze relative ad istanze informatiche aventi ad oggetto le prassi applicative seguite.
L’UdP:
- si impegna ad effettuare a favore dell’utenza le attività di cui agli articoli 4, 5 e 9 che precedono;
- si impegna ad effettuare un monitoraggio periodico sugli accessi dei cittadini, con particolare riguardo all’accesso agli atti, alle segnalazioni e proposte, con predisposizione dei dati inerenti agli interventi per singole materie e con indicazione statistica degli esiti delle pratiche.
- provvede ad effettuare processi di verifica della qualità dei servizi somministrando questionari anonimi per l’accertamento della qualità e soddisfazione dell’utenza (Modulo Qualità Servizi “allegato 3” al presente documento).
ART. 14 - Rete civica rete telematica
Nello svolgimento delle attività di comunicazione e informazione, così come nella costruzione degli assetti organizzativi delle proprie strutture, l’Ufficio si avvarrà degli strumenti interattivi della comunicazione online e svilupperà modalità interattive di comunicazione interna e interistituzionale nei confronti dei cittadini; opererà un costante aggiornamento delle informazioni utili riguardanti l’Ufficio attraverso la pubblicazione delle stesse sul sito web.
ART. 15 - Attività dell’Ufficio di Prossimità
Il personale all’Ufficio procede come segue:
- espone all’utente i servizi offerti dall’Ufficio e la necessità di sottoscrivere il modulo sulla privacy;
- sottopone e fa sottoscrivere all’utente la modulistica relativa al trattamento dei dati personali e alla privacy (“allegato 4 fronte e retro” al presente documento);
- identifica l’utente compilando il modulo di accesso all’Ufficio (“allegato 1” al presente documento);
- ascolta le esigenze dell’utente e gli espone quali istanze presentare al Giudice Tutelare e, se possibile, quali siano i servizi presenti sul territorio forniti dai Servizi Socio-Assistenziali e/o dal Servizio Sanitario e quali siano le prestazioni a cui l’utente ha diritto di accedere;
- riceve la richiesta dell’utente di procedere nel deposito di una specifica istanza;
- sottopone e fa sottoscrivere all’utente la modulistica relativa al rilascio della procura per il deposito dell’istanza unitamente alla autorizzazione al trattamento dei dati personali e alla privacy (“allegato 2” al presente documento);
- predispone e sottopone all’utente l’istanza in formato digitale individuata e richiesta dal privato interessato;
- riceve l’attestazione dell’avvenuto pagamento telematico dei diritti di cancelleria;
- allega all’istanza in formato digitale la documentazione necessaria, ivi ricomprendendo scansione intelligibile (preferibilmente a colori) fronte-retro del documento di identità del richiedente e la prova dell’avvenuto pagamento delle spese di Giustizia;
- inoltra l’istanza con il sistema informatico in uso (SL-PCT);
- rilascia all’utente ricevuta dell’avvenuto inoltro della pratica;
- segue l’evolversi della pratica;
- avvisa mezzo e-mail o telefonicamente, ove necessario, l’utente dell’avvenuto perfezionamento della pratica, assicurando la tempestiva conoscenza legale del provvedimento;
- rilascia copia del provvedimento giurisdizionale emesso dal Giudice Tutelare e rilascia copia conforme all’originale digitale del provvedimento giurisdizionale emesso dal Giudice Tutelare, previa ricevuta del pagamento dei diritti;
- sottopone all’utente il questionario per l’accertamento della qualità e soddisfazione dell’utenza (allegato 5 al presente documento).
ART. 16 - Tutela dei dati personali
- L’Ufficio garantisce che il trattamento dei dati personali, ivi comprese le categorie di cui agli art. 9 e 10 del Regolamento europeo in materia di protezione dei dati personali n. 2016/679, si svolga nel rispetto dei diritti e delle libertà fondamentali dell'interessato, con particolare riferimento alla riservatezza, all'identità personale e al diritto alla protezione dei dati personali.
- I suddetti dati personali saranno trattati attraverso operazioni di raccolta, registrazione, conservazione, organizzazione, elaborazione, comunicazione e costituzione di banche dati nel rispetto del Regolamento europeo in materia di protezione dei dati personali n. 2016/679, del d. Lgs. N. 196/2003 (codice della privacy) come modificato dal d. Lgs. N. 101/2018 e della normativa vigente in materia di protezione dei dati personali. L’Ufficio provvederà a fornire agli interessati idonea informativa a norma dell'art. 13 del Regolamento europeo in materia di protezione dei dati personali n. 2016/679 (cfr. “allegati 1 e 2 retro” al presente documento).
- Il Titolare dei dati trasmessi al Tribunale di Catanzaro è il Presidente del Tribunale di Catanzaro.
- Il Titolare dei dati conservati presso l’Ufficio di Prossimità è il Responsabile del settore amministrativo del Comune di Chiaravalle C.le.
- Il Responsabile Esterno dei dati acquisiti è il Sindaco del Comune di Chiaravalle C. le, in qualità di legale rappresentante dell’Ente.
ART. 17 - Assicurazione e Sicurezza
- L’obbligo assicurativo per garanzia di sinistri (infortuni e responsabilità civile verso terzi) che possono derivare agli operatori o da questi causati a cose o a terzi durante l’espletamento del servizio dei funzionari è a carico dell’Ente datore di lavoro del personale.
- L’amministrazione che ospita l’Ufficio garantisce il rispetto della normativa sulla sicurezza nei luoghi di lavoro ai sensi delle disposizioni contenute nel D.lgs. n. 81/2008.
Catanzaro, 22 febbraio 2024
Il Sindaco del Comune di Chiaravalle C. le
Donato Domenico Savio
Il Presidente del Tribunale di Catanzaro
Rodolfo PALERMO