Ministero della Giustizia

Supporto amministrativo/contabile al delegato dell’Amministrazione per la gestione di progetti finanziati dalla Cassa delle Ammende (settembre 2015)

aggiornamento: 24 settembre 2015

DIPARTIMENTO DELL’AMMINISTRAZIONE PENITENZIARIA
CASSA DELLE AMMENDE
Codice Fiscale 97075990586
L.go Luigi Daga, n. 1
00164 Roma
tel. 06.665912247 Fax. 06.66165223
cassaammende.dap@giustizia.it

VADEMECUM

Il presente documento ha lo scopo di fornire un supporto amministrativo/contabile al delegato dell’Amministrazione per la gestione di progetti finanziati dalla Cassa delle Ammende.

Il delegato è nominato dal presidente della Cassa delle Ammende ai sensi dell’art. 12 del regolamento del 26 aprile 2007, quale rappresentante legale, titolare e diretto responsabile dell’attuazione del progetto o del programma presentato. E’ autorizzato ad accreditarsi presso le piattaforme dell’ANAC per richieste di CIG, AVCPass, CUP , e MEPA per l’acquisizione di beni e comunicazioni Equitalia.

Il delegato è tenuto a:

Il Delegato provvede a depositare la propria firma di traenza con le modalità che sono contenute nell’atto di nomina. Della gestione di detto conto, lo stesso è personalmente responsabile.
Sul conto corrente affluiscono esclusivamente i finanziamenti della Cassa delle Ammende. Tutte le movimentazioni dovranno interessare esclusivamente operazioni inerenti il progetto o il programma autorizzato. Non sono consentiti prelievi di somme generiche per far fronte a pagamenti che devono essere effettuati direttamente dal conto (es. coincidenza dell’uscita dal conto corrente con l’importo delle spese mensili per mercedi – pagamento diretto della fattura dal conto al fornitore ecc.)
Per la gestione del conto corrente il “Delegato” deve utilizzare apposito registro anche in forma automatizzata.

In caso di finanziamenti elargiti da parte di terzi (progetto cofinanziato) i fondi dovranno obbligatoriamente essere versati alla Cassa delle Ammende sul conto iban IT66H0100003245350200020134 intestato a “ 20134 DL 269/03 INCASSI E PAGAMENTI TESORERIA CENTRALE “, indicando nella causale, dopo l’indicazione dell’ente versante, la dicitura “per conto di cassa delle ammende progetto n. ___________”.

Sul conto corrente IBAN IT-44-K-07601-03200-001000880771 intestato alla Cassa delle Ammende andranno versati annualmente:

considerato che tali importi non fanno parte del finanziamento e non possono essere utilizzati per attività del progetto.
 

Per quanto concerne la gestione dei beni mobili, si rimanda al contenuto dell’articolo 14 del Regolamento della Cassa delle Ammende emanato con provvedimento del 26.4.2007, ed in seguito alla delibera del 23.3.2012 del Consiglio di Amministrazione della Cassa delle Ammende relativa al regolamento dei beni inventariali (atti presenti sul sito della Cassa delle Ammende alla voce strumenti).

Di seguito si riassume la gestione dei beni mobili rispetto alla loro classificazione:
Beni mobili
Sono tutti i beni mobili di valore superiore a € 500,00 IVA compresa.
Al Delegato sono affidati i beni mobili con buoni di carico emessi dal Segretario della Cassa delle Ammende, nella sua funzione di Consegnatario attribuitagli dal Regolamento del 26.04.2007. Il Delegato curerà la conservazione, la custodia e il corretto uso di detti beni.
Beni di facile consumo
Il Delegato dovrà registrare “in entrata e in uscita” i beni facilmente deteriorabili e in genere tutti quelli che vengono consumati per l’utilizzazione, sul “Registro del materiale di facile consumo” il cui modello, in formato excel, è presente sul sito sopra citato di Cassa Ammende alla voce “modulistica”.
Beni mobili di modico valore
Sono tutti i beni mobili, di valore inferiore a € 500,00 IVA compresa, che non rientrano nella categoria dei beni di facile consumo.
Il Delegato dovrà prendere in carico i beni predetti a ricevimento della fattura, corredata del verbale di introduzione del bene e dell’eventuale verbale di collaudo o di regolare fornitura, nel “Registro di modico Valore”, il cui modello, in formato excel, è presente alla voce “modulistica”. Di detti beni il Delegato dovrà curarne la conservazione, la custodia e il corretto uso. Al termine del progetto, al fine di consentire al Delegato lo scarico dei beni dal Registro suddetto, la Cassa delle Ammende ne autorizzerà la cessione, a titolo di donazione, all’Istituto ove il progetto è stato svolto, o ad altro Istituto, che ne curerà la presa in carico nelle proprie scritture contabili.
 

Trasparenza: anche per gli affidamenti contratti per conto della Cassa delle Ammende vigono tutti gli obblighi di pubblicità previsti per le Amministrazioni dello Stato. Pertanto, il delegato è tenuto a provvedervi dando assicurazione a questa Cassa, in occasione della presentazione dei rendiconti, dell’avvenuto adempimento.
Dichiarazioni CU, 770: Nell’eventualità che si renda necessario espletare gli adempimenti obbligatori del sostituto d’imposta (entro febbraio CU ed entro luglio 770), il delegato è tenuto a presentare formale richiesta di abilitazione quale sede secondaria con congruo anticipo a questa Cassa;

Il Delegato, alla scadenza prevista, deve comunicare alla Cassa,

1. gestire tutte le attività di entrata e di spesa, necessarie per l’attuazione del progetto o del programma, nel rispetto delle norme di Contabilità generale dello Stato, di quelle disciplinanti l’attività del funzionario delegato ed a nominare, ove necessario, il RUP (Responsabile Unico del Procedimento previsto dal Decreto del Presidente della Repubblica 5 ottobre 2010, n. 207 - Regolamento di esecuzione ed attuazione del decreto legislativo 12 aprile 2006, n. 163, recante «Codice dei contratti pubblici relativi a lavori, servizi e forniture in attuazione delle direttive 2004/17/CE e 2004/18/CE».
    
2. rispettare la normativa di settore, ed in particolare:

   I contratti stipulati in qualità di Delegato di Cassa Ammende non possono essere inseriti nel Repertorio degli Atti Pubblici in uso all’Istituto/Provveditorato; a tal fine, in caso di necessità di registrazione fiscale del contratto all’Agenzia delle Entrate, si consiglia di procedere comunque alla redazione di una scrittura privata tra il Delegato e il Fornitore e alla successiva registrazione fiscale in qualità di atto tra privati; l’importo necessario ai fini dell’adempimento fiscale (imposta di registro) può essere considerato tra le spese complessive della fornitura/servizio/lavoro o tra le spese generali.

   • D.Lgs.vo 12 aprile 2006 n. 163 (codice dei contratti pubblici di lavori, servizi e forniture) e relativo Regolamento di esecuzione e successive modifiche; si precisa che gli impegni possono essere assunti esclusivamente a fronte della effettiva disponibilità finanziaria; tale circostanza consente di rispettare i tempi di pagamento;
      
   • procedure relative agli acquisti:
     1. Dopo aver verificato che il bene necessario non è prodotto da manifatture penitenziarie (es. scarpe antinfortunistiche prodotte presso la C.C. di Pescara) e, quindi, acquisibile senza oneri per l’Amministrazione (cessione gratuita), utilizzare le convenzioni CONSIP o lo strumento del Mercato Elettronico della P.A. (MEPA). Occorre creare su una utenza da “Punto Ordinante” l’ulteriore profilo “Cassa delle Ammende”. La creazione di questo doppio profilo (uno relativo al F.D. con il C.F. dell’Istituto e l’altro al “Delegato” con il Codice Fiscale della Cassa delle Ammende) permette di predisporre gli ordini e la emissione delle relative fatture correttamente intestate alla Cassa medesima;
     2. AVCPASS: tale procedura va utilizzata per affidamenti a terzi per acquisto di beni, servizi e per lavori pubblici di importo, ad oggi, superiore a €. 40.000 iva esclusa.
     3. normativa sulla tracciabilità dei flussi finanziari (art. 3 della legge 13 agosto 2010, n. 136 modificato dalla legge n. 217 /2010 di conversione del decreto legge n. 187/2010, art. 6 della stessa legge 136 in tema di sanzioni e successive modifiche). A tal proposito si chiarisce che la richiesta del CIG - codice identificativo gara - e/o CUP – codice unico di progetto - deve essere effettuato prima di iniziare la procedura, in nome e per conto della Cassa delle Ammende, utilizzando il codice fiscale della Cassa; i CIG vanno richiesti anche per l’acquisizione di beni e servizi per i lavori effettuati in amministrazione diretta (e riportati nella fattura elettronica);
     4. fatturazione elettronica: tutte le fatture devono essere intestate alla Cassa delle Ammende. Il codice univoco è L9E735 ed il fornitore deve indicare la sede del progetto. Tali fatture perverranno alla Cassa delle Ammende che provvederà ad inoltrarle alla sede di competenza per le verifiche. Eventuali irregolarità dovranno essere tempestivamente segnalate considerato che il rifiuto, che deve essere effettuato dalla Cassa delle Ammende, deve avvenire entro gg. 15 dalla ricezione della fattura (tenuto conto anche che il pagamento deve essere effettuato entro gg. 30 come previsto dalla norma). Eventuali irregolarità contabili dovranno essere risolte in via amministrativa.
     5. DURC - Documento Unico di Regolarità Contributiva: Per la Pubblica Amministrazione, è obbligatorio richiedere il Documento di regolarità contributiva secondo la normativa vigente; si ricorda che il Durc deve essere:
        • Richiesto prima di procedere all’appalto ed ai pagamenti;
        • deve essere intestato a Pubblica Amministrazione;
        • in corso di validità ( attualmente gg. 120).
     6. Equitalia: procedura di verifica per pagamenti superiori ad euro 10.000,00 iva esclusa. Come detto sopra, la relativa richiesta è a cura del Delegato, che procede ad iscriversi a nome di Cassa Ammende utilizzando il codice fiscale della Cassa stessa;
     7. Split payment: previste dall’articolo 1, comma 629, lettera b), della legge 23 dicembre 2014, n. 190 (legge di stabilità 2015). La norma stabilisce che le pubbliche amministrazioni acquirenti di beni e servizi, ancorché non rivestano la qualità di soggetto passivo dell’IVA, devono versare direttamente all’erario l’imposta sul valore aggiunto che è stata addebitata loro dai fornitori (con le modalità e la tempistica prevista - nota n. 45599 del 09.02.15 della Cassa delle Ammende).
         
   • Stipula di contratti di lavori, servizi e forniture, si precisa che:
     1. I contratti devono essere intestati “Cassa delle Ammende - Sede di ________________ - Progetto n. _________ - Codice Fiscale 97075990586”;
     2. I contratti devono essere sottoscritti dal Delegato (e non dal Funzionario Delegato/Direttore dell’Istituto);
     3. I contratti devono contenere tutte le clausole previste dalla vigente normativa; in particolare quanto previsto dall’art. 38 del d.lgs. 163/2006 ultimamente integrato dal d.p.r. n. 62/2013 (codice di comportamento dei pubblici dipendenti art. 2 c. 3) e d.lgs. 165/2001 art. 53 c. 16 ter.)
     4. I contratti devono essere assoggettati ad imposta di bollo ai sensi del D.P.R. 642/1972; attualmente, l’importo è pari a € 16,00 ogni 4 facciate scritte e, comunque, ogni 100 righe. L’imposta di bollo può essere addebitata al fornitore. Si precisa che tale indicazione è valida anche per i contratti stipulati tramite il MEPA (cfr. risoluzione n. 96/E datata 16/12/2013 dell’Agenzia delle Entrate, Direzione Centrale Normativa).
   • Relativamente all’affidamento della direzione tecnica delle lavorazioni industriali e delle aziende e tenimenti agricoli a persone estranee all’Amministrazione Penitenziaria si precisa che:
     

     Ricerca di personale qualificato presso altri istituti della Regione
     Dovrà essere comunicata l’assenza di capi d’arte al Provveditorato Regionale – Ufficio del Personale e della Formazione che provvederà, qualora sia presente, a reperire idoneo personale presso altri istituti (D.L. 30/12/2008 n. 207 art. 44 bis). Eventuali costi di missione saranno a carico del progetto.

     Ricerca di persone estranee all’Amministrazione Penitenziaria
     Acquisita l’indisponibilità da parte del Provveditorato Regionale di far svolgere la prestazione a personale dell’Amministrazione Penitenziaria, ciascuna Direzione richiederà alla locale Camera di Commercio l’elenco dei professionisti idonei ad assumere la direzione tecnica della lavorazione che, insieme a quelli già conosciuti dall’Amministrazione, verranno formalmente invitati a dare la disponibilità ad assumere l’incarico.
     Ciascuna Direzione provvederà ad individuare il tecnico idoneo valutando, oltre al curriculum:

     • La capacità professionale e di interazione con la particolare tipologia d’utenza;
     • L’attitudine a trasferire le proprie competenze professionali;
     • Le pregresse esperienze professionali.

     Quantificazione della tariffa oraria
     La Direzione chiederà alla locale Camera di Commercio l’importo orario del costo della manodopera specializzata vigente relativa alla categoria di riferimento. Tale cifra sarà considerato importo massimo da corrispondere.
      

3. Gestire il conto corrente postale online:
   • Interessi attivi maturati sul conto corrente;
   • Introiti che si dovessero verificare nell’esecuzione del progetto,
4. rendicontare:
   1. Il rendiconto deve essere reso semestralmente, entro i 30 giorni successivi alla scadenza del semestre. Il semestre decorre dalla data di accreditamento dei fondi sul conto corrente postale intestato al delegato. Al rendiconto va allegata una relazione sulle attività realizzate.
   2. Qualora la disponibilità finanziaria (tranche) sia in fase di esaurimento prima della scadenza del semestre, e ciò anche nel caso di progetti di durata inferiore a mesi 6, il delegato potrà inviare il rendiconto (per un periodo inferiore ai sei mesi) al fine di richiedere anticipatamente la tranche successiva.
   3. Al rendiconto devono essere allegati: documenti giustificativi di spesa (fatture, ricevute fiscali, parcelle, versamento ritenute, prospetti liquidazione mercedi, versamenti contributivi, ecc.)e tutta la documentazione relativa alle procedure espletate, per l’acquisizione di forniture, servizi o per l’espletamento dei lavori e la relazione sullo stato di avanzamento del progetto. Il tutto dovrà essere inviato in originale e una copia in formato elettronico pdf da inviare all’indirizzo: cassa.ammende.dap@giustizia.it;
   4. Mercedi: si ricorda che:
      1. con il sistema informatico Sico 2 Mercedi è possibile estrarre il Libro paga per capitolo “Cassa Ammende”. Sono tutte le mansioni codificate dal n. 5000 in su; esempio:
         6131 - 61 - C - 5 - CASSA AMM./Imbianchino - CAS_AMM
         6132 - 61 - C - 5 - CASSA AMM./Imbianchino - CAS_AMM
      2. è necessaria la dimostrazione dell’avvenuto accredito delle mercedi evidenziando i detenuti lavoranti nel progetto Cassa delle Ammende – tramite stampa accredito mercedi (Sico 2 Mercedi) oppure stampa Mercedi (Sico Conti Correnti)-. Ricevuta di pagamento A.N.F. – contributi Inps (consigliabile Mod. F24) – Irap (consigliabile Mod. F24) ed Irpef (bonifico presso Tesoreria)

      Per le somme accreditate sul conto corrente postale:

      1. estratti conto mensili afferenti al semestre in rendiconto;
      2. elenco delle ultime operazioni non ancora contabilizzate dal servizio Bancoposta;
      3. estratti conto mensili e/o trimestrali, comunque afferenti al semestre in rendiconto con la indicazione del saldo contabile;

      Modulistica per la rendicontazione:
      La rendicontazione dovrà essere resa, con l’utilizzo della modulistica predisposta in formato excel ( reperibile sul sito http://www.giustizia.it/giustizia/it/mg_3_8_12.page?tab=m ), in formato originale cartaceo (unica documentazione che consente la verifica – pertanto occorre curare l’immediato invio) e in formato elettronico (per la creazione dell’archivio elettronico) da inviare esclusivamente all’indirizzo: cassaammende.dap@giustizia.it.

      Nel dettaglio:

      parte 1:

      • riepilogo degli importi ricevuti e delle spese effettuate nel semestre di riferimento e nei semestri precedenti;

      parte 2:

      • quadro (A) elenco delle assegnazioni ricevute;
      • quadro (A1) interessi maturati sul c/c postale;
      • quadro (A2) entrate eventuali del progetto (storni da bancoposta, proventi da vendite, ecc.);
      • quadro (B) riepilogo delle spese sostenute nel semestre, distinte per le categorie approvate.

      parte 3: descrizioni delle voci di spesa, distinte per categorie e voci:

      • colonna A importo del progetto approvato;
      • colonna B spese rendiconti precedenti;
      • colonna C importo disponibile (A-B);
      • colonna D spese rendiconto corrente;
      • colonna E rimanenza disponibile (C-D);

      parte 4: elenco dettagliato dei giustificativi delle spese effettivamente sostenute per l’espletamento del progetto durante il semestre suddivise per categoria e voci di spesa.
      Relativamente al pagamento dei lavori, servizi e forniture, si precisa che:

      • Le fatture, le ricevute fiscali, le parcelle ecc. devono essere intestate a: “Cassa delle Ammende - Sede di _____________________ - Progetto n. _________________ - Delegato Sig. _________________________ - Codice Fiscale 97075990586”;
      • Il pagamento deve avvenire a seguito di presa in carico del bene (inventari o nei beni durevoli) da parte della Cassa delle Ammende, previo collaudo e/o certificazione che attesti la regolarità della fornitura, a cura del Delegato;
      • Il pagamento delle prestazioni deve avvenire previa acquisizione della documentazione necessaria a dimostrare l’avvenuta opera, integrata dall’attestato di regolarità della stessa, rilasciata dal Delegato o dagli organi competenti per quanto concerne i lavori;
      • Tutti i pagamenti, dovranno essere effettuati mediante bonifico tratto sul conto corrente postale acceso come sopra indicato, nel rispetto della normativa sulla tracciabilità finanziaria.
        
         
5. Gestione dei beni mobili.
6. Adempimenti obbligatori:
   • l’avvenuta conclusione del progetto unitamente ad una relazione finale degli obiettivi raggiunti.
   • le eventuali disponibilità residue che
     dovranno essere restituite alla Cassa delle Ammende sulle seguenti coordinate:
     IBAN IT-44-K-07601-03200-001000880771 intestato alla stessa Cassa.