Progetto "Network formatori dell'Amministrazione giudiziaria"
L'iniziativa è stata assunta dal Personale dell'Ufficio Formazione.
In tutte le sue fasi il progetto è seguito dalla Scuola di Formazione del Personale dell'Amministrazione Giudiziaria che cura il coordinamento della rete dei formatori distrettuali.
L' Ufficio II Formazione, istituito con D.M. del 2001, è preposto alla formazione, all'aggiornamento e alla riqualificazione del personale dirigenziale e non delle cancellerie e segreterie giudiziarie, degli Uffici Notificazioni Esecuzione e Protesti (UNEP) e dell'Amministrazione centrale.
Esso si pone come riferimento unitario per la pianificazione e l'attuazione delle iniziative formative per tutto il personale dell'amministrazione giudiziaria, salve le competenze dei Dipartimenti dell'Amministrazione Penitenziaria e della Giustizia minorile dotate di proprie strutture formative. All'Ufficio II è affidata la direzione della preesistente Scuola di formazione del personale dell'Amministrazione giudiziaria (istituita con D.M. del 1991).
Il personale in servizio nell'Amministrazione giudiziaria ammonta, complessivamente, a circa 43.000 unità circa, distribuite nei 1.571 uffici giudiziari presenti sul territorio nazionale ed esprime fabbisogni formativi molto elevati e differenziati in ragione delle aree professionali e delle aree geografiche di appartenenza.
Ciò ha reso indispensabile una strategia di decentramento delle attività promosse dalla Scuola, consistente nella creazione di una rete di referenti distrettuali per la formazione in grado di monitorare i fabbisogni formativi locali, nonché di proporre e gestire appropriate iniziative a livello decentrato offrendo, così, un servizio più vicino alle esigenze formative locali.
Le fasi del progetto possono essere così sintetizzate:
Prima fase:
1997/1998: individuazione dei funzionari referenti per la formazione: 52 cancellieri C2 - ex funzionari di cancelleria - VIII qualifica (2 per ciascun distretto, di cui 1 per gli uffici giudicanti e 1 per gli uffici requirenti) di cui 33 donne e 19 uomini, 35 anni in media, in possesso di diploma di laurea (Giurisprudenza 45; Scienze politiche 2; Economia e commercio 2; Sociologia 2; Lettere e filosofia 1);
1998/1999: attivazione di due corsi di formazione per formatori progettati e organizzati in collaborazione con la Scuola Superiore della Pubblica Amministrazione, al quale sono stati avviati i funzionari individuati. Nella progettazione del corso, si è rivolta pari attenzione sia agli aspetti tecnici riferiti alle metodologie didattiche (esercitazioni, lavori di gruppo, sperimentazioni nel proprio contesto lavorativo), sia agli aspetti psicologici, in particolare all'apprendimento, al comportamento e alle dinamiche di gruppo. Si è tenuto conto, altresì, dei grossi cambiamenti normativi all'epoca in atto nell'amministrazione giudiziaria (riforma del Giudice Unico di primo grado) e dei conseguenti mutamenti organizzativi (soppressione e fusioni di uffici).
Nella prima edizione del corso, la riforma del Giudice Unico di primo grado è stata oggetto di studio (attraverso lavori di gruppo, analisi dei fabbisogni formativi del personale amministrativo, tramite una ricerca realizzata in 4 città sedi di corte d'Appello:Milano,Genova,Roma e Messina) e di micro-progettazione didattica fino ad ottenere, in occasione delle tesi di fine corso, l'elaborazione di progetti di formazione per il personale amministrativo in servizio in ciascun distretto.
Tali progetti, in seguito ad una attenta analisi di fattibilità curata dalla Scuola, sono stati attuati in tutti i distretti giudiziari, avviando alla formazione circa 35.000 unità di personale, secondo percorsi formativi differenziati in base ai livelli di responsabilità rivestiti dai soggetti interessati dalla riforma. La realizzazione dei successivi corsi sul Giudice Unico è stato uno strumento di training on the job per i formatori che ne hanno curato l'organizzazione e la gestione in ambito distrettuale.
I partecipanti alla seconda edizione del corso sono stati parzialmente coinvolti nell'esperienza dei colleghi del primo gruppo, creando occasioni di incontro ad hoc. La condivisione di tale esperienza ha contribuito ad accrescere la motivazione dei partecipanti e a creare il necessario affiatamento tra i due gruppi di funzionari.
Nell'ambito delle attività conclusive del secondo corso è stato realizzato un piano per la rilevazione dei fabbisogni formativi del personale in servizio nei distretti giudiziari.
1999/2000: realizzazione progetti di formazione in materia di Giudice Unico di 1° grado;
2000: monitoraggio delle attività svolte e analisi di ulteriori fabbisogni formativi;
2001: istituzione del profilo professionale del "Formatore" C2 e C3 (accordo integrativo del CCNL 1998-2001);
2001/2002: istituzione degli Uffici Distrettuali per la Formazione e inserimento dei Formatori Distrettuali;
Seconda fase
Dal 2003 ad oggi, in base al Testo Unico sull'ordinamento del lavoro alle dipendenze delle P.A.- D. Lgs n. 165/01 (art. 7 bis) - e in attuazione della Direttiva Frattini, i formatori, ogni anno, redigono i rispettivi Piani di formazione distrettuali che confluiscono in un documento unico, il Piano annuale di Formazione del Personale dell'Amministrazione giudiziaria, elaborato, a livello centrale, dall'Ufficio II Formazione.
In quest'arco di tempo, la Direzione, consapevole che il decentramento dell'azione formativa richiede di contemperare la capacità di rispondere alle esigenze delle realtà territoriali con una visione sistemica, che garantisca identici standard, la diffusione di una "unica" cultura del servizio, la definizione e lo sviluppo di un plafond di conoscenze e competenze, trasversali e professionali, ha messo in atto una serie di azioni volte, inoltre, a migliorare la collaborazione tra gli uffici formazione centrali e quelli periferici:
a) incontri di formazione e coordinamento, culminati con l'adozione della metodologia della formazione intervento: essa ha caratterizzato l'azione formativa condotta da a partire dal 2004, rappresenta un salto di qualità rispetto alle metodologie tradizionali in quanto basata su un processo di apprendimento, orientato al risultato, che favorisce l'arricchimento professionale e la crescita culturale anche attraverso il confronto con altre esperienze organizzative. Inoltre, grazie al coinvolgimento ampio di tutti gli attori organizzativi intorno ad obiettivi condivisi e raggiungibili, può contribuire a promuovere nuove dinamiche organizzative.Tale azione ha prodotto numerosi progetti formativi realizzati sia a livello distrettuale che a livello interdistrettuale, condotti con la medesima metodologia su tematiche riconducibili alle are di intervento Manageriale-gestionale e Comunicazione e Informazione.
Ciascuno dei percorsi formativi realizzati è stato monitorato e documentato in ogni sua tappa e i risultati prodotti, sintetizzati nei documenti di valutazione finale, consistono in piani d'azione o strumenti volti alla maggiore efficienza dei servizi ed al miglioramento organizzativo.
L'efficacia degli interventi così condotti é confermata, inoltre,dai prestigiosi riconoscimenti ottenuti da parte dell'Associazione Italiana Formatori, nell'ambito del Premio Filippo Basile
per la formazione nella P.A ;
b) creazione del sito web riservato alla rete dei formatori (2005): il Sito web progettato e realizzato, sfruttando le potenzialità delle reti internet/intranet e degli strumenti ad esse collegati, da un gruppo di lavoro composto da cinque formatori distrettuali e da un esperto informatico, intende migliorare la collaborazione tra gli uffici formazione centrali e periferici rispondendo così alle esigenze di collaborazione, di condivisione delle risorse, di scambio di iniziative ed esperienze superando la distanza geografica.
La mappa del Sito prevede una pagina di 'Benvenuto' che comprende un'area riservata all'Ufficio II formazione nella quale vengono pubblicati avvisi e notizie di rilievo.
Nell'area 'Chi siamo' é descritta l'articolazione della struttura di formazione ed è possibile, attraverso il link, connettersi alla pagina del Sito Ufficiale del Ministero della Giustizia. Segue l'area 'Archivio e Documentazione' contenente progetti di formazione realizzati ed in fieri, documentazione didattica prodotta nell'ambito delle iniziative distrettuali e centrali, dati statistici relativi alle iniziative concluse e documenti provenienti dall''Area Lavoro Collaborativo'.
Quest'ultima area raccoglie la documentazione prodotta dai team di lavoro Collaborativi in pagine distinte in base alla classificazione per aree tematiche (giuridica, manageriale, statistica, ecc.).
Sono, inoltre, presenti: l'area 'Miscellanea' destinata a documenti di vario genere (linee giuda per la redazione del piano di formazione, indicazioni metodologiche, modulistica di vario tipo); l'area 'Caffè' dalla quale è possibile accedere ai Forum di discussione ed alla Chat.
Il sito è stato presentato alla comunità dei formatori, nella seconda metà del mese di ottobre 2005, nell'ambito di un incontro di studio volto ad approfondire la conoscenza delle logiche e degli strumenti di lavoro collaborativi in rete. In tale occasione le tecniche e lo sviluppo della capacità di lavorare in maniera collaborativa off-line e on line sono stati illustrati da un docente particolarmente esperto di comunità di pratica affiancando alla lezione frontale tradizionale metodologie attive come la discussione guidata, il lavoro di gruppo, l'esercitazione su piattaforma informatica, i giochi esperienziali, ecc.
Sono state, in tale occasione, definite le logiche e i criteri di gestione operativa delle informazioni secondo i principi della partecipazione e della condivisione, obiettivi principali del Sito.
Il protocollo di gestione della Comunità di pratica on-line delineato prevede la condivisione di valori, di regole e norme di buon uso dei servizi di rete (netiquette), e la rotazione dei ruoli di indirizzo e coordinamento dei forum di discussione e dei progetti di lavoro.
c) gli indicatori di valutazione e il Format della pianificazione (2006)
La necessità pianificare in maniera coerente con le risorse umane e strumentali disponibili e di valutare tale coerenza in modo attendibile e misurabile attraverso precisi indicatori ha indotto la Direzione, attraverso l'Ufficio II formazione, a predisporre un modello matematico costruito sulla base delle azioni che vengono attuate per pianificare, realizzare e monitorare le attività formative e sui format che vengono utilizzati per il trasferimento dei dati e delle informazioni tra amministrazione centrale e uffici periferici.
La logica di base che presiede il modello, che per comodità chiameremo Format, é costituita dalla costruzione di indicatori che concorrono alla valutazione dei corsi realizzati e che attengono alle fasi di 'Pianificazione' e di 'Realizzazione'.
Esso calcola il valore dell'Indice di complessità della Realizzazione e prevede anche un Indicatore di sintesi che, oltre a tenere conto degli indicatori di Pianificazione e Realizzazione, affina il risultato attraverso un Indicatore relativo al numero di corsi realizzati.
Il modello è stato presentato alla comunità dei formatori in occasione di un incontro di studio svoltosi a Roma nel mese di febbraio 2006. Di seguito vengono sintetizzate le variabili che alimentano il modello:
La fase di pianificazione
- il tipo di attività
- i destinatari
- i costi
a ciascuna delle variabili è assegnato un indicatore che misura:
l'aderenza degli interventi formativi programmati con quelli realizzati;
il numero di destinatari previsti e quelli effettivamente avviati a formazione;
i costi pianificati con quelli sostenuti effettivamente.
La fase di realizzazione
- la metodologia adottata
- il numero di edizioni (replicabilità degli interventi)
- il numero di persone che hanno partecipato ai corsi
Per quanto riguarda la Metodologia sono state prese in considerazione le tipologie maggiormente adottate classificate in tre livelli di complessità:
- Alto: Formazione intervento
- Medio: Lezione interattiva (comprensiva di esercitazioni, problem solving, analisi di casi, simulazioni, ecc.)
- Basso: Lezione frontale/tradizionale (informazione/divulgazione); addestramento operativo (utilizzazione di software applicativi)
Il Format calcola il valore dell'Indice di complessità della Realizzazione e prevede anche un Indicatore di sintesi che, oltre a tenere conto degli indicatori di Pianificazione e Realizzazione, affina il risultato attraverso un Indicatore relativo al numero di corsi realizzati.
Trattandosi di un modello basato su una logica lineare e flessibile esso è suscettibile di perfezionamento in corso d'opera e potrebbe esse adottato per la misurazione di altre variabili.
La sua efficacia e il corretto funzionamento dipendono, ovviamente, dalla sua corretta alimentazione.
d) "Il Management della Formazione" Corso-laboratorio per i formatori (2007)
Il corso-laboratorio sul "Management della formazione", rivolto ai referenti per la formazione a livello centrale e distrettuale, è nato come Piano Esecutivo d'Azione del 2007, allo scopo di individuare strumenti di ottimizzazione delle risorse e di controllo di gestione e monitoraggio degli investimenti formativi.
Si è inteso, inoltre, rafforzare le conoscenze/competenze dei formatori ai diversi livelli di esperienza nel ruolo, stimolandone la progettualità per la definizione di strumenti di lavoro utili per una gestione più efficace dei processi formativi ed una ottimale utilizzazione degli strumenti precedentemente approntati (Sito e Format).
Con il coordinamento scientifico dei docenti della cattedra di economia aziendale dell'Università di Salerno è stato progettato un percorso formativo, utilizzando l'approccio Problem Based Learning (PBL), metodo di apprendimento che ha le caratteristiche di essere centrato sui partecipanti e di partire dal problema da risolvere: il problema, che costituisce il punto di inizio del processo di apprendimento, viene discusso in gruppo dai partecipanti, protagonisti del processo. Una volta definito il problema, i partecipanti devono:
- ripercorrere le conoscenze iniziali già in loro possesso;
- identificare individualmente le nuove conoscenze da apprendere per risolverlo;
- organizzare e presentare tali conoscenze agli altri;
- stabilire i passi successivi da compiere;
- valutare in gruppo le risorse informative così raccolte.
Tale ciclo si ripete fino a che gli allievi ritengono che il problema sia stato inquadrato correttamente e che tutti i temi da apprendere siano stati sufficientemente affrontati.
Vengono così esplorate le soluzioni possibili e le differenti modalità attraverso cui pervenirvi in una sorta di laboratorio partecipato, che porti a condividere la soluzione del problema originariamente posto.
L'intero processo si svolge sotto la guida di un docente che ricopre il ruolo di 'facilitatore' e che supporta i partecipanti nello studio e nella ricerca senza mai fornire, in modo diretto, la soluzione.
Il risultato principale del progetto, rappresentato dal decentramento delle attività formative, ha avuto importanti effetti a vari livelli:
1) Aumento dei volumi di formazione (in termini di personale avviato e di ore): dal 1999 ad oggi i risultati conseguiti dalla rete dei formatori distrettuali possono essere considerati lusinghieri avendo avviato a formazione, in media, circa 15.000 dipendenti all'anno.
Le numerose azioni formative realizzate hanno accompagnato riforme normative come l'istituzione del giudice unico di primo grado, varata nel 1999, il Testo Unico delle disposizioni legislative in materia di spese di giustizia contenute nel D. Lgs.vo 30.5.2002 n. 113, le novità introdotte in materia di procedura civile dalla Legge 14 maggio 2005 n. 80 e successive disposizioni.
L'applicazione di tali riforme, dal forte impatto sull'organizzazione del lavoro degli uffici giudiziari, è stata sostenuta da una formazione qualitativamente elevata volta, soprattutto, a migliorare e ad incrementare la diffusione di prassi corrette ed uniformi tra gli uffici nella gestione dei servizi di cancelleria ad esse connessi.
Di rilievo la formazione erogata a sostegno delle modifiche normative in materia di procedimento amministrativo, privacy, amministrazione digitale, contratti della PA.
Imponente, inoltre, la formazione in materia di Sicurezza sui luoghi di lavoro, che dal D. Lgs. n. 626/1994 al D. Lgs n. 81/ 2008 è stata costantemente realizzata, assicurando la necessaria formazione di tutte le figure previste dalla normativa stessa sia negli uffici giudiziari che in quelli dell'Amministrazione centrale.
2) Cambiamenti organizzativi:
- acquisizione di competenze specialistiche nel campo della formazione;
- maggiore comunicazione e collaborazione tra il Ministero e gli Uffici giudiziari;
- notevole necessità di coordinamento, non sperimentata in passato;
- particolare attenzione, attraverso l'analisi dei fabbisogni formativi, alle peculiarità delle diverse realtà geografiche.
3)Riduzione dei costi sostenuti dall'Amministrazione per le spese di missione dei partecipanti.
Il progetto "Network formatori dell'Amministrazione giudiziaria", in occasione del Premio Basile per la formazione nella PA, promosso dall'Associazione Italiana Formatori, nell'anno 2004 ha ottenuto il secondo premio assoluto nell'ambito della Sezione "Reti formative".