Relazione sulla performance 2011 - Ufficio centrale degli archivi notarili
aggiornamento: 8 ottobre 2012
Indice
2. SINTESI DELLE INFORMAZIONI DI INTERESSE PER I CITTADINI E GLI ALTRI STAKEOLDER ESTERNI
1. Il contesto esterno di riferimento
2. L’amministrazione
3. I risultati raggiunti
4. Le criticità e le opportunità
3. OBIETTIVI: RISULTATI RAGGIUNTI E SCOSTAMENTI
1. Albero delle performance
2. Obiettivi strategici
3. Obiettivi e piani operativi
4. RISORSE, EFFICIENZA ed ECONOMICITA'
2. SINTESI DELLE INFORMAZIONI DI INTERESSE PER I CITTADINI E GLI ALTRI STAKEOLDER ESTERNI ▲
2.1 Il contesto esterno di riferimento
Il contesto esterno in cui ha operato l’Amministrazione degli archivi notarili è quello economico, in cui l’andamento negativo ha avuto effetti negativi sull’attività notarile, con ripercussioni sulle entrate finanziarie anche per l’Amministrazione, che sono state per l’anno 2011 € 303.770.315,11, a fronte di quelle del 2010 che ammontavano a € 306.210.592,06 (nel 2007 le entrate ammontavano ad € 331.837.740,07).
Il contesto esterno ha anche inciso, seppure in misura modesta rispetto alle previsioni formulate (tenuto conto dei dati del precedente triennio) circa il numero degli atti notarili da ispezionare, che sono risultati meno di quelli previsti, anche se di poco inferiori al dato del 2010.
Anche le annotazioni repertoriali dei notai, da controllare ai fini della regolarità dei versamenti di tasse e contributi, si sono ridotte rispetto a quelle del 2010.
Si riscontra un aumento degli atti notarili depositati in occasione delle cessazioni dei notai dalle funzioni (per l’anno 2011, risultano depositati 2.468.069 atti), ai dati degli anni precedenti.
Nel corso dell’anno 2011 non si registrano modifiche normative che hanno apportato rilevanti effetti finanziari per l’amministrazione.
2.2 L’amministrazione
I principali compiti istituzionali demandati all'Amministrazione sono il controllo sull'esercizio dell’attività notarile (attività ispettive), la conservazione del materiale documentario (degli atti dei notai cessati), il rilascio delle copie degli atti conservati, lo svolgimento di funzioni notarili relativamente agli atti depositati (compiti previsti dalla Legge 16.2.1913, n. 89), e la gestione del Registro generale dei testamenti (legge 25.5.1981, n. 307).
La missione dell’Amministrazione è quella di assicurare al cittadino e ai professionisti, alle pubbliche amministrazioni, agli enti pubblici e privati una corretta conservazione dei protocolli notarili dei notai cessati e degli altri atti negoziali e la fruizione dei servizi collegati al materiale documentario conservato. L’Amministrazione assicura, inoltre, nell’interesse generale della collettività, il controllo sull’attività notarile (se nella redazione e conservazione degli atti, dei registri e dei repertori siano state osservate dai notai le disposizioni di legge, nonché nel verificare la corretta applicazione della normativa sugli onorari e l’esattezza dei versamenti di carattere fiscale e contributivo).
La missione dell’Amministrazione può così sintetizzarsi:
- offrire un più elevato livello di servizio all’utenza, attraverso il potenziamento dei sistemi informativi, che consenta una migliore gestione, anche mediante banche dati integrate, dei protocolli notarili conservati;
- migliorare lo stato di conservazione dei documenti conservati utilizzando gli strumenti offerti dalla moderna tecnologia per predisporre strutture e strumenti utili ad una più efficiente archiviazione e riproduzione dei documenti; dotare gli Archivi notarili di impianti adeguati a prevenire i rischi connessi ai grossi depositi di materiale documentario; assicurare il corretto e funzionale svolgimento delle attività istituzionali, mediante una oculata programmazione degli interventi in relazione agli immobili adibiti e da adibire a sede degli archivi notarili.
- contribuire al miglioramento della funzione del controllo sull’attività notarile, curando forme di coordinamento delle attività ispettive e la qualificazione professionale dei funzionari che svolgono tale attività.
L'Amministrazione degli archivi notarili costituisce un’unità organica incardinata nel Ministero della giustizia, con ordinamento e gestione finanziaria separati. L’Amministrazione ha un proprio bilancio (che è di cassa e non di competenza), allegato allo stato di previsione della spesa del Ministero della giustizia, e riscuote direttamente i diritti e le tasse con cui provvede alle proprie necessità e costituisce un Centro di Responsabilità Amministrativa.
La struttura dell’Amministrazione è così articolata:
- L’Ufficio Centrale degli archivi notarili ha compiti organizzativi e di direzione amministrativa degli uffici periferici, archivi notarili distrettuali, sussidiari e ispettorati circoscrizionali. L'Ufficio ha pertanto competenza in materia di affari generali e personale ed in materia di patrimonio e contabilità.
- Gli ispettorati circoscrizionali esercitano il controllo ispettivo sugli archivi notarili distrettuali e sussidiari e sull'attività notarile dei presidenti dei consigli notarili. Gli ispettori provvedono infatti, con cadenza biennale, alle ispezioni agli archivi notarili rientranti nella competenza della circoscrizione ed alle ispezioni agli atti dei presidenti dei consigli notarili e dei consiglieri delegati. Provvedono altresì alle ispezioni straordinarie disposte dal direttore dell'Ufficio centrale.
- Gli Archivi notarili distrettuali, a cui sono demandati:
- compiti archivistici: conservano per un centennio tutti gli atti ed i repertori dei notai cessati dall'esercizio ed altri atti attinenti all'attività negoziale, effettuano ricerche di atti, ne consentono la lettura
- attività di controllo sulla pubblica funzione notarile: gli atti dei notai vengono sottoposti, con cadenza biennale, ad ispezione ordinaria mentre i repertori vengono sistematicamente controllati attraverso le copie che mensilmente i notai depositano in archivio; in casi eccezionali, gli atti vengono sottoposti ad ispezione straordinaria; promuovono, per le infrazioni rilevate, i procedimenti disciplinari nei confronti dei notai e, per tali procedimenti, curano – con il patrocinio dell’Avvocatura di Stato - le fasi innanzi alle Corti d’appello e alla Cassazione;
- attività di certificazione: rilasciano le copie, anche esecutive, degli atti conservati;
- funzioni notarili relativamente agli atti depositati in archivio: pubblicazioni di testamenti, restituzioni di testamenti e di altri documenti; regolarizzazione degli atti dei notai cessati dall'esercizio e continuazione di attività svolte dai notai (gestione di “somme e valori” depositati dai notai cessati, eventuali rettifiche richieste per i protesti elevati da notai cessati, etc.;
- riscuotono le tasse di competenza e i contributi previdenziali dai notai e applicano le relative sanzioni (forniscono i dati alla Cassa Nazionale del notariato per vari adempimenti);
- funzioni amministrative e contabili: amministrano il personale, riscuotono proventi e tasse, provvedono alla liquidazione, ordinazione e pagamento delle spese per forniture e somministrazioni necessarie all'andamento dell'ufficio, gestiscono il patrimonio immobiliare dell'Amministrazione;
- funzioni di vigilanza sugli archivi notarili mandamentali, uffici di pertinenza delle amministrazioni comunali: in tali archivi sono conservate le copie per la registrazione trasmesse dagli uffici del registro.
Ad alcuni archivi notarili distrettuali (sovrintendenze) sono altresì demandate ulteriori funzioni amministrative che possono ricondursi ad attività di coordinamento degli uffici posti nel territorio delle relative circoscrizioni.
L’archivio notarile sussidiario effettua le sole operazioni di rilascio delle copie e pubblicazioni dei testamenti, con relativa gestione contabile. Quando il distretto notarile viene soppresso mediante accorpamento ad altro distretto, viene soppresso anche l'archivio notarile distrettuale che continua a funzionare, con la denominazione di archivio notarile sussidiario, fino a quando il materiale documentario non viene trasferito nel competente archivio distrettuale. Attualmente gli archivi sussidiari sono 15.
L’amministrazione “in cifre”
Sedi
Sedi istituzionali: 110
Personale in servizio
| QUALIFICA | AL 31/12/2010 | AL 31/12/2011 |
|---|---|---|
| DIRIGENTE I FASCIA | 1 | 0 |
| DIRIGENTI II FASCIA | 14 | 14 |
| TERZA AREA - FASCIA 7 | 0 | 0 |
| TERZA AREA - FASCIA 6 | 0 | 4 |
| TERZA AREA - FASCIA 5 | 17 | 41 |
| TERZA AREA - FASCIA 4 | 69 | 48 |
| TERZA AREA - FASCIA 3 | 55 | 50 |
| TERZA AREA - FASCIA 2 | 7 | 7 |
| TERZA AREA - FASCIA 1 | 13 | 8 |
| SECONDA AREA - FASCIA 6 | 0 | 0 |
| SECONDA AREA - FASCIA 5 | 0 | 13 |
| SECONDA AREA - FASCIA 4 | 26 | 74 |
| SECONDA AREA - FASCIA 3 | 140 | 121 |
| SECONDA AREA - FASCIA 2 | 111 | 79 |
| SECONDA AREA - FASCIA 1 | 29 | 8 |
| PRIMA AREA - FASCIA 3 | 0 | 7 |
| PRIMA AREA - FASCIA 2 | 13 | 70 |
| PRIMA AREA - FASCIA 1 | 135 | 68 |
| TOTALE | 630 | 612 |
Si riportanto i dati sulle risorse finanziarie assegnate agli obiettivi dell’Amministrazione e alle somme pagate.
| CATEGORIE ECONOMICHE | STANZIAMENTI INIZIALI | SOMME PAGATE |
|---|---|---|
| 1. Personale in attività di servizio | 29.665.000,00 | 26.153.768,57 |
| 2. Personale in quiescenza | 77.000,00 | 0 |
| 3. Acquisti di beni e servizi | 9.508.159,00 | 7.447.536,65 |
| 4. Trasferimenti | 135.000,00 | 81.916,32 |
| 6. Poste correttive e compensative delle entrate | 275.330.000,00 | 228.688.948,13 |
| 7. Ammortamenti, rinnovamenti e migliorie | 20.650,00 | 20.650,00 |
| 8. Somme non attribuibili | 2.635.000,00 | 14.742,63 |
| 9. Costituzione di capitali fissi | 105.000.000,00 | 10.156.152,91 |
Gli utenti dei servizi erogati dall’Amministrazione, tenuto conto dei dati dei servizi al pubblico e dei notai in esercizio, nel complesso ammontano a circa 150.000.
2.3 I risultati raggiunti
Nel corso dell’anno 2011, si sono registrati i seguenti principali prodotti:
| Attività | 2011 | 2010 | |
|---|---|---|---|
| 1 | Ricerche di documenti effettuate | 143.817 | 141.149 |
| 2 | Atti consultati (esclusi quelli per i quali è richiesta la copia): | 29.625 | 27.328 |
| 3 | Copie rilasciate | 126.618 | 127.133 |
| 4 | Testamenti pubblicati dagli Archivi notarili | 2.918 | 2.881 |
| 5 | Atti notarili ispezionati | 2.769.028 | 2.900.303 |
| 6 | Annotazioni repertoriali notarili controllate | 5.717.551 | 6.233.457 |
| 7 | Atti notarili ricevuti in deposito | 2.468.069 | 1.850.694 |
| 8 | Richieste di iscrizioni nel registro generale dei testamenti | 103.780 | 96.437 |
Si precisa che il valore 103.780 delle Richieste di iscrizione nel R.G.T. è diverso dal valore dichiarato nelle note integrative al bilancio (102.413) in quanto questo ultimo dato non tiene conto delle iscrizioni pervenute nell’anno 2011, che sono state definite dopo il 31 dicembre 2011, pur se acquisite e lavorate nell’anno 2011.
L’Amministrazione, nonostante i numerosi vincoli posti dalla normativa per la gestione del personale e delle risorse finanziarie, ha perseguito il mantenimento di adeguati standard nei servizi al pubblico erogati dagli Archivi notarili e dal Registro Generale dei testamenti.
Sono state adottate misure organizzative di vario genere (applicazioni del personale, uso di istituti contrattuali per assicurare flessibilità della gestione delle risorse umane, ricorso a vari istituti collegati alla mobilità del personale, etc.) per assicurare l’apertura di tutti gli uffici e il rispetto degli orari prestabiliti per l'accesso del pubblico.
Si cura la multicanalità per fornire le informazioni sui servizi, che a livello nazionale, vengono fornite mediante il portale www.giustizia.it e fornendo indicazioni, via e-mail. Le strutture territoriali anche telefonicamente, per e-mail e pec; le informazioni generali sui servizi e i moduli utilizzati per accedere ai servizi vengono di regola pubblicati sul sito istituzionale del Ministero della giustizia.
La richiesta di ricerca di atti, di copie e certificati può effettuarsi anche a mezzo posta, telefax, e-mail e pec. Il rilascio di copie e certificati può essere eseguito, oltre che allo sportello, anche per corrispondenza. Si è curata la tempestività dell’erogazione dei servizi (ricerche, consultazione di atti in tempo reale; sono fissati tempi standard per gli altri servizi al pubblico ed anche per quelli da svolgere per appuntamento) e l’esattezza ed esaustività e conformità delle prestazioni.
Inoltre, viene curata anche la tempestività nei pagamenti ai fornitori.
Gli obiettivi collegati alla dimensione della “tempestività”, con riferimento al rilascio delle copie e ai pagamenti ai fornitori, vengono di regola poi espressi come obiettivo dei dirigenti per le strutture di competenza. Tali obiettivi sono risultati raggiunti, dalle strutture dirigenziali, al 100%.
Ulteriori investimenti sono stati realizzati per le infrastrutture ICT dell’Amministrazione con particolare riferimento al potenziamento delle reti della sede centrale e di molte delle sedi periferiche.
Sotto il profilo della conservazione dei documenti, si è provveduto alla corretta archiviazione di tutto il materiale documentario sopravvenuto e sono state intraprese varie iniziative per aumentare lo spazio disponibile per l’archiviazione per far fronte alle future esigenze, mediante procedure per l’acquisto di nuove sedi e la ristrutturazione e l’adeguamento di molte di quelle esistenti.
2.4 Le criticità e le opportunità
Gli obiettivi dell’Amministrazione, per quando riguarda la “Conservazione del materiale documentario”, tengono conto dell’aumentata domanda di conservazione di atti notarili (derivata in particolar modo dall’art. 12 della legge 28.11.2005, n. 246, che ha previsto, senza alcun aumento delle entrate finanziarie per l’Amministrazione degli archivi notarili, l’obbligo di conservazione delle scritture private autenticate, soggette a pubblicità immobiliare e commerciale) e della necessità di adeguare gli immobili a prevenire i rischi connessi ai grossi depositi di materiale documentario e alle prescrizioni di cui al d.lgs. 9.4.2008, n. 81 e successive modificazioni.
L’aumentata richiesta di spazi di archiviazione per gli atti notarili comporta l’esigenza di reperire locali idonei – per capacità di carico dei solai – a ricevere in deposito il materiale archivistico, nonché la necessità di attrezzare gli Archivi con adeguati impianti tecnologici (di rilevazione fumi e di spegnimento incendi, etc.). L’esigenza di disporre di più ampi ambienti per l’archiviazione si manifesta, pertanto, in un sempre maggior numero di uffici, ed è divenuta ineludibile. Infatti, molti sono gli Archivi completamente saturi e, quindi, non più in grado di ricevere altro materiale in deposito. Per tali sedi (PEA 46) si è cercato di procedere all’acquisto di immobili (idonei per dotazione di impianti e adeguati alle esigenze di spazio) ovvero alla ristrutturazione di fabbricati in proprietà ormai insufficienti e privi di requisiti di sicurezza, mediante una più razionale utilizzazione degli ambienti. Inoltre, in numerosi archivi notarili è stato necessario ed urgente continuare a provvedere all'esecuzione di costosi lavori ed opere per l'adeguamento dei locali e degli impianti alle prescrizioni di cui al decreto legislativo 9 aprile 2008, n. 81, in materia di tutela della salute e della sicurezza nei luoghi di lavoro.
L’Amministrazione è anche proprietaria di immobili (appartamenti, negozi ed altro) che in alcuni casi sono stati concessi in locazione, ma che nella maggioranza non sono al momento utilizzati in alcun modo né possono esserlo, per le loro caratteristiche, per i fini istituzionali; per la dismissione di tali immobili sono in corso procedure, che si spera di concludere nell’anno 2012.
Di fronte alla criticità evidenziate, che riguardano la documentazione su supporto cartaceo, si offrono le opportunità rappresentate dalle strategie di digitalizzazione. In merito agli investimenti nell’informatica, nel corso del 2011 si è partecipato alle attività per dare attuazione normativa alle novità introdotte dal d.lgs. 2 luglio 2010 n. 110, relative all’atto pubblico notarile. Per dare concreta attuazione alla predetta normativa, si è previsto di attivare un sistema per la teletrasmissione dei dati relativi agli atti pubblici informatici ed alla copia dei repertori notarili di cui all’art. 65 della legge notarile. Inoltre, occorrerà realizzare un sistema di conservazione degli atti notarili in formato digitale, ricevuti o autenticati da notai cessati (che devono essere conservati dall’Amministrazione, analogamente a quanto previsti per quelli su supporto cartaceo).
3. OBIETTIVI: RISULTATI RAGGIUNTI E SCOSTAMENTI ▲
3.1 Albero delle performance
L’Amministrazione persegue, nell’ambito della Missione istituzionale, obiettivi che si riferiscono a quattro Aree strategiche dell’Amministrazione:
- conservazione del materiale documentario;
- controllo delle attività notarili;
- servizi resi al pubblico;
- assicurare il funzionamento dei servizi istituzionali.
Come risulta anche dalle Note Integrative al Rendiconto, si sono avuti i seguenti risultati:
| AREE STRATEGICHE | Indicatori | 2011 | 2011 |
|---|---|---|---|
| Previsto | A consuntivo | ||
| conservazione del materiale documentario | Metri lineari | 7.000 | 4.629 |
| Controllo delle attività notarili | Atti notarili ispezionati | 3.200.000 | 2.769.028 |
| Servizi resi al pubblico | Copie rilasciate all’utenza | 122.000 | 126.618 |
| Servizi resi al pubblico | Iscrizioni al Registro Generale dei Testamenti | 97.500 | 103.780 |
| Assicurare il funzionamento dei servizi istituzionali | Mandati di pagamento nei termini | 70% | 70% |
A tali Aree per l’anno 2011 sono state attribuite le seguenti risorse finanziarie (non si tiene conto delle spese imputabili a poste compensative):
| AREE STRATEGICHE | 2011 | 2011 |
|---|---|---|
| Somme stanziate | Somme spese | |
| Conservazione del materiale documentario | 96.042.800 | 19.934.966 |
| Controllo delle attività notarili | 6.377.850 | 5.529.830 |
| Servizi resi al pubblico | 15.391.250 | 12.900.774 |
| Assicurare il funzionamento dei servizi istituzionali | 304.558.909 | 234.198.145 |
3.2 Obiettivi strategici
L’amministrazione ha sviluppato e comunicato all’Organismo Indipendente di Valutazione nel mese di dicembre 2010 cinque Programmi Esecutivi d’Azione (PEA) collegati agli obiettivi strategici del Ministero. Con nota prot. n. 1298 del 6 giugno 2012 è stato trasmesso il monitoraggio dei PEA 2011, con i seguenti risultati:
PEA N. 46 (Acquisto di nuove sedi di Archivi Notarili distrettuali).Descrizione: In attuazione dell’atto di indirizzo strategico del Ministro 4 ottobre 2010 e di quanto già previsto nella nota integrativa al bilancio, l’Amministrazione ha cercato di evitare il ricorso a contratti di affitto passivo, svolgendo fino al completamento, le attività di competenza dell’Amministrazione per l’acquisto di immobili da destinare a sedi degli Archivi notarili distrettuali di Frosinone, La Spezia, Sanremo e Ragusa-Modica, collocati in immobili insufficienti o in locazione.
Obiettivi definiti dal Ministro: Infrastrutture;
Costi stimati: 20.040 €;
Costi sostenuti: 19.361 €;
Realizzazione (livello e percentuale): il PEA è stato parzialmente realizzato (70%) in quanto è mancata la fase relativa all’identificazione della proposta più conveniente per l’Amministrazione e formulazione definitiva dei suoi termini, secondo il piano esecutivo con gli specifici fabbisogni al fine della progettazione (a carico dei privati) necessaria per l’inoltro agli altri organi competenti per il proseguo della procedura (30%) e ciò in seguito alla intervenuta cessazione dell’incarico del Dirigente Generale.
PEA N. 47 (Rilevazione dei costi per l’anno 2011).
Descrizione: Si è provveduto alla rilevazione dei costi per le U.O. dell’Amministrazione, rilevazione già svolta in via sperimentale nell’anno 2010, per dare attuazione anche a quanto previsto dall’art. 11, comma 4, del d.lgs. n. 150/2009 (costo dei servizi). Tenuto conto della precedente esperienza, si è provveduto a perfezionare la procedura, con riduzione dei costi della stessa rilevazione;
Obiettivi definiti dal Ministro: Pianificazione della spesa e misurazione delle attività;
Costi stimati: senza costi;
Costi sostenuti: nessun costo;
Realizzazione (livello e percentuale): Il PEA è stato interamente realizzato (100%).
PEA N. 48 (Realizzazione del ciclo della performance per gli uffici dell’Amministrazione).
Descrizione: Il progetto ha eseguito, come progetto pilota, gli adempimenti relativi al ciclo di gestione della performance organizzativa (mediante la pianificazione delle attività, individuando gli obiettivi operativi, gli indicatori di performance, la rilevazione dei compiti, delle attività, dei prodotti e l’elaborazione di standard di qualità, secondo le indicazioni contenute nelle delibere della CiVIT, nel Manuale di controllo di gestione e nelle delibere dell’O.I.V.), dando attuazione al d.lgs. n. 150/2009. Si sono effettuate le rilevazioni dei dati relativi agli obiettivi e agli indicatori. Si è attuato una rivisitazione, nel corso dell’anno, della mappatura dei servizi (e quindi dei prodotti e degli indicatori) individuati per l’anno 2011, per eventuali modifiche da apportare nell’anno 2012, al fione di consentire il monitoraggio dei servizi nel tempo.
Obiettivi definiti dal Ministro: Sistema della misurazione della performance;
Costi stimati: € 3. 000;
Costi sostenuti: senza costi;
Realizzazione (livello e percentuale): Il PEA è stato interamente realizzato (100%).
PEA N. 49 (Attività di formazione nei confronti del personale dell’Amministrazione degli archivi notarili).
Descrizione: con il progetto si è proceduto alla valorizzazione del personale assunto nell’Area III, nella figura professionale di conservatore, con attività di formazione relativamente ai compiti riguardanti le ispezioni notarili e il procedimento disciplinare a carico dei notai (come disciplinato dal d.lgs. 1° agosto 2006, n. 249). Si è pertanto organizzato un corso di aggiornamento sul contenzioso del lavoro, per i dirigenti e funzionari che svolgono attività collegate al contenzioso. Come per gli anni scorsi, saranno attivati corsi per l'addestramento del personale dell’amministrazione, con l'obiettivo di elevare il livello di formazione sull'uso del personal computer, del pacchetto Office di Microsoft e dell’uso di Internet e della posta elettronica, al quale si sono fatti partecipare anche i nuovi assunti.
Obiettivi definiti dal Ministro: Valorizzazione risorse umane;
Costi stimati: 51.000 €;
Costi sostenuti: 39.826 €;
Realizzazione (livello e percentuale): Il PEA è stato interamente realizzato (100%).
PEA N. 50 (Reti dati interne ad edifici dell’Amministrazione degli archivi notarili).
Descrizione: il progetto ha proseguito la realizzazione dell’adeguamento della rete esistente nel fabbricato sede dell’Ufficio Centrale e dell’archivio notarile di Roma; realizzazione, anche mediante adeguamento delle reti esistenti, in un numero minimo di venti e massimo di trentotto sedi periferiche. Adeguamento delle strutture della sala server dell’Ufficio Centrale e conseguente approntamento degli ulteriori interventi progettuali per la realizzazione in una sede periferica del collegamento in rete di una sala server specchio con finalità di ridondanza e disaster recovery. Infine il progetto comprendeva anche la programmazione degli interventi nelle altre sedi periferiche da realizzare nel 2012.
Obiettivi definiti dal Ministro: Infrastrutture:
Costi stimati: 800.000 €;
Costi sostenuti: 331.367 €;
Realizzazione (livello e percentuale): il PEA è stato parzialmente realizzato (90%) in quanto In data 5/10/2011 è stato emesso l'ordinativo di fornitura per la realizzazione della rete LAN nell'edificio sede dell'UCAN e dell' A.N. di Roma la cui progettazione è stata particolarmente complessa e la cui esecuzione è al momento conclusa. L'adeguamento delle strutture della sala server dell'Ufficio Centrale è stata realizzata mediante la fornitura in opera di U.P.S. opportunamente dimensionato. Quanto alle soluzioni di disaster recovery le valutazioni effettuate hanno condotto alla determinazione di adottare soluzioni esterne. A fronte della programmazione e predisposizione di 26 progetti preliminari per la realizzazione di reti LAN in altrettanti uffici periferici si è addivenuti a 16 ordinativi di fornitura (Agrigento, Catania, Brescia, Pavia, Sondrio, Macerata, Ferrara, Modena, Parma, Ravenna, Reggio Emilia, Cagliari, Sassari, Matera, Alessandria, Asti), mentre per mancato approntamento dei restanti 10 progetti esecutivi da parte del fornitore prima della scadenza della convenzione Consip reti locali 3 (Gorizia, Vicenza, Trento, Genova. La Spezia, Savona, Grosseto, Avellino, Benevento, S. Maria C.V.), non è stato possibile dar corso ai relativi ordinativi di fornitura. I tempi di completamento delle forniture si sono protratti all'anno 2012 per cause non imputabili all'amministrazione e così conseguentemente le attività di collaudo e monitoraggio che nell'anno 2011 sono state peraltro completate con riferimento ai progetti previsti del precedente PEA dell'anno 2010.
3.3 Obiettivi e piani operativi
A) Obiettivi assegnati al personale dirigenziale
In coerenza con i tempi e le fasi della programmazione strategica, che sfocia nella Direttiva generale per l’attività amministrativa e la gestione, tenuto conto dell’Atto d’indirizzo strategico per l’anno 2011 del Ministro della Giustizia del 4 ottobre 2010, ha avuto luogo la programmazione degli obiettivi relativi alle attività censite nel sistema di controllo di gestione, nei tempi e con le modalità definiti dal Sistema di valutazione dei dirigenti.
Nel mese di novembre 2010, il Direttore Generale ha invitato di dirigenti di seconda fascia a proporre gli obiettivi, dettando delle direttive per ciascuno degli obiettivi individuati con la nota integrativa al bilancio di previsione per l’anno 2011.
Ad inizio del mese di dicembre i dirigenti di seconda fascia hanno definito le proposte di obiettivi da assegnare alla propria struttura e da perseguire nell’anno successivo, previo censimento delle risorse umane, finanziarie e strumentali disponibili.
Le proposte sono state formulate tenendo conto delle linee di attività di maggiore rilevanza tra quelle svolte dall’unità organizzativa, con riferimento alla realizzazione degli obiettivi strategici e alla realizzazione di standard di qualità nei servizi pubblici erogati (in particolare, per gli Archivi Notarili distrettuali e il Servizio-V, con riferimento al Registro generale dei testamenti). Per ogni obiettivo è stata predisposta una scheda progetto, in cui sono state evidenziate anche le risultanze delle analisi organizzative svolte.
Le proposte sono state presentate al Direttore Generale e con lo sesso condivise entro la metà del mese di dicembre 2010, con l’indicazione dei pesi rispetto ai quali è definito il calcolo per la valutazione dei risultati.
L’Amministrazione ha comunicato all’Organismo Indipendente di Valutazione con nota prot. n. 1299 del 6 giugno 2012 i risultati degli obiettivi dei dirigenti di questa Amministrazione, che sono i seguenti.
Dirigenti dell’Ufficio Centrale degli archivi notarili.
Direttore del Servizio primo (affari generali e contenzioso) dell’Ufficio Centrale degli archivi notarili
Obiettivi:
- Coordinamento delle attività per la realizzazione, come progetto pilota, del Sistema della misurazione e valutazione della performance per le strutture dell’Amministrazione (collegato alla proposta di un PEA 2011);
- Assistenza agli Archivi su rilievi ispettivi e contenzioso disciplinare nei confronti dei notai, e inserimento in banca dati delle massime delle decisioni pervenute; progettazione e coordinamento di un corso per i nuovi conservatori (collegato ad un PEA 2011);
- Gestione del contenzioso dell’Amministrazione, con monitoraggio dei vincoli apposti per crediti L.Pinto; progettazione e coordinamento di un corso di aggiornamento per dirigenti e funzionari che svolgono compiti attinenti al contenzioso (collegato ad un PEA 2011).
Costi: senza costi ad eccezione dell’obiettivo n. 2, per il quale è stato sostenuto un costo di € 15.836 (per due seminari).
Realizzazione: Tutti gli obiettivi sono stati realizzati.
Direttore del Servizio terzo (patrimonio, risorse materiali, beni e servizi) dell’Ufficio Centrale degli archivi notarili (reggente)
Obiettivi:
- Approvazioni di progetti e contratti per ristrutturazioni: entro un tempo medio di gg. 40 dalla ricezione della prevista documentazione.
- Autorizzazioni di spesa per ristrutturazioni: entro un tempo medio di gg. 30 dalla ricezione della prevista documentazione.
- Autorizzazioni di spesa per fornitura di beni e servizi: entro un tempo medio di gg. 30 dalla ricezione della richiesta.
- Controllo e visto sulla gestione delle unità immobiliari in condominio: entro un tempo medio di gg. 30 dalla ricezione della prevista documentazione.
- Esecuzione adempimenti di competenza del Servizio Terzo per l’acquisizione di nuove sedi per gli Archivi notarili individuati nella pianificazione annuale.
Costi: Tutti gli obiettivi sono stati senza costi ad eccezione del n. 5 che ha avuto un costo di € 19.361.
Realizzazione: Tutti gli obiettivi sono stati realizzati ad eccezione del n. 5 per le motivazioni già espresse sotto il PEA 46.
Direttore del Servizio quarto (bilancio e contabilità - reggente) dell’Ufficio Centrale degli archivi notarili
Obiettivi:
- Pagamento del 100 per cento dei titoli di spesa (eccetto i pagamenti a scadenze fisse) entro i 20 giorni dalla ricezione della documentazione (fatture, etc.).
- Somministrazione del 100 per cento delle risorse finanziarie entro giorni cinque dalla ricezione della richiesta.
- Monitoraggio, anche ai fini della contabilità economica, dei costi del 100 per cento dei prodotti e servizi relativi all’Ucan.
Costi: senza costi.
Realizzazione: Tutti gli obiettivi sono stati realizzati.
Direttore del Servizio quinto (Registro generale dei testamenti, sistemi informatici e statistiche - reggente) dell’Ufficio Centrale degli archivi notarili
Obiettivi:
- Acquisizione dei dati contenuti nelle schede testamentarie entro 48 ore dalla ricezione; rilascio dei certificati entro 24 ore dalla richiesta
- Alfabetizzazione informatica e pianificazione degli interventi formativi: n. 3 corsi di formazione di base (PEA proposto per l’anno 2011)
- Prosecuzione nella realizzazione dell’adeguamento della rete esistente nel fabbricato sede dell’Ufficio Centrale e dell’archivio notarile di Roma; realizzazione, anche mediante adeguamento delle reti esistenti, in un numero minimo di venti e massimo di trentotto sedi periferiche. Adeguamento delle strutture della sala server dell’Ufficio Centrale e conseguente approntamento degli ulteriori interventi progettuali per la realizzazione in una sede periferica del collegamento in rete di una sala server specchio con finalità di ridondanza e disaster recovery. Programmazione degli interventi nelle altre sedi periferiche da realizzare nel 2012.
Costi:
- per l’obiettivo 1 non ci sono stati costi;
- per l’obiettivo 2, il costo è stato di &euro 23. 989 per tre seminari
- per l’obiettivo 3 il costo è stato di € 331.367 € (vedi il PEA 50)
Realizzazione: Tutti gli obiettivi sono stati realizzati ad eccezione dell’obiettivo 3 per i motivi sopra indicati al PEA N. 50.
Ufficio Ispettivo di Bologna
Obiettivi:
- Espletamento della ispezione a n. 14 archivi distrettuali della circoscrizione;
- Esecuzione della ispezione agli atti di n. 7 presidenti e consiglieri delegati, per complessivi n. 10.804 atti a raccolta come rilevabili sino al 31 ottobre 2010), (con riserva di integrazione della consistenza numerica coi dati dei mesi di novembre e dicembre 2010 disponibili dal 27 gennaio 2011 e, comunque, fatti salvi eventuali e. & o. verificabili solo a consuntivo).
Costi:
Realizzazione: Tutti gli obiettivi sono stati realizzati
Di seguito le attività svolte dall’Ispettore in termini numerici:
| Ufficio Ispettivo Bologna | Giacenze al 1° gennaio | Atti da ispezionare/verificare (da obiettivo) |
Atti ispezionati/verificati | Giacenze al 31/12 |
|---|---|---|---|---|
| Archivi ispezionati | 0 | 19 | 19 | 0 |
| Numero Presidenti dei Consigli notarili soggetti ad ispezione | 0 | 9 | 9 | 0 |
| Atti dei Presidenti dei Consigli notarili soggetti ad ispezione | 0 | 17.382 | 17.382 | 0 |
Ufficio Ispettivo di Palermo
Obiettivi:
- Espletamento delle ispezioni di cinque archivi distrettuali ed uno sussidiario.
- Esecuzione dell’ispezione di 10 Presidenti per un totale di oltre 16.000 atti circa (salvo e. & o. da verificare a consuntivo)
- Espletamento delle ispezioni di tre Archivi Distrettuali (Genova Alessandria e La Spezia)
Costi:
Realizzazione: tutti gli obiettivi sono stati realizzati.
Di seguito le attività svolte dall’ispettore, in termini numerici:
| Ufficio Ispettivo Palermo | Giacenze al 1° gennaio | Atti da ispezionare/verificare (da obiettivo) |
Atti ispezionati/verificati | Giacenze al 31/12 |
|---|---|---|---|---|
| Archivi ispezionati | 0 | 6 | 6 | 0 |
| Numero Presidenti dei Consigli notarili soggetti ad ispezione | 11 | 11 | 11 | 0 |
| Atti dei Presidenti dei Consigli notarili soggetti ad ispezione | 0 | 15.600 | 15.600 | 0 |
Archivio Notarile distrettuale di Bari
Obiettivi:
- Esecuzione entro il 31.12.11 delle ispezioni al 100% degli atti notarili (circa 46205) relativi al biennio 2009/2010 di n.40 notai e di n.1 ispezione finale a notaio cessato(approssimativamente n.1000 atti)
- Esecuzione entro il 31.12.11 delle verificazioni degli atti dei notai cessati e che cessano nel corso dell’anno (approssimativamente 28900 di n.1 notaio che cesserà nel mese di luglio)
- Rilascio del 100% delle copie urgenti entro il giorno successivo alla richiesta e del 100% delle altre copie entro il quinto giorno successivo alla richiesta
Costi: senza costi;
Realizzazione: tutti gli obiettivi si possono considerare realizzati considerato il numero ridotto delle giacenze al 31 dicembre ma anche per il fatto che il dirigente, titolare dell’Ufficio di Bari, è altresì reggente dell’Ufficio di Torino.
Di seguito le attività di ispezione e verificazione svolte dal dirigente capo dell’archivio, in termini numerici:
| Archivio Notarile distrettuale di Bari | Giacenze al 1° gennaio | Atti da ispezionare/verificare (da obiettivo) |
Atti ispezionati/verificati | Giacenze al 31/12 |
|---|---|---|---|---|
| Ispezioni | 0 | 47.616 | 47.404 | 212 |
| Verificazioni | 0 | 35.055 | 34.843 | 212 |
Archivio Notarile distrettuale di Bergamo
Obiettivi:
- Esecuzione entro il 31.12.2011 delle ispezioni a 32 notai in turno per il biennio 2009/2010 e ai notai ( presumibilmente 5) cessati dal 1° novembre 2010 al 31 maggio 2011 (presumibilmente circa 60.000 atti da ispezionare)
- Esecuzione entro il 31.12.2011 della verificazione agli atti dei notai cessati dopo il 1° giugno 2010 (presumibilmente 55.405 atti di una scheda notarile), con esclusione di quelli cessati tra il 1° ottobre 2010 e il 30 settembre 2011.
- Rilascio del 100% delle copie urgenti entro il giorno successivo alla richiesta e del 100% delle altre copie entro il quinto giorno successivo alla richiesta.
- Ordinazione dei titoli di spesa entro 20 gg. dalla ricezione della documentazione; mantenimento a 20 gg. del tempo di liquidazione delle tabelle di missione
Costi: senza costi.
Realizzazione: tutti gli obiettivi sono stati realizzati.
Di seguito le attività di ispezione e verificazione svolte dal dirigente capo dell’archivio, in termini numerici:
| Archivio Notarile distrettuale di Bergamo | Giacenze al 1° gennaio | Atti da ispezionare/verificare (da obiettivo) |
Atti ispezionati/verificati | Giacenze al 31/12 |
|---|---|---|---|---|
| Ispezioni | 0 | 61.352 | 61.352 | 0 |
| Verificazioni | 205.864 | 55.405 | 55.405 | 150.459 |
Archivio Notarile distrettuale di Bologna
Obiettivi:
- Controllo sull’attività notarile (ispezioni ordinarie): complessivi atti 51.500
- Controllo sull’attività notarile (verificazioni): complessivi atti 62100
- Mantenimento degli standard quantitativi e qualitativi nei servizi resi all’utenza (1 gg copie urgenti; 5 gg. Altre)
- Gestione del funzionamento dei servizi istituzionali
Costi: senza costi.
Realizzazione: tutti gli obiettivi sono stati realizzati.
Di seguito le attività di ispezione e verificazione svolte dal dirigente capo dell’archivio, in termini numerici:
| Archivio Notarile distrettuale di Bologna | Giacenze al 1° gennaio | Atti da ispezionare/verificare (da obiettivo) |
Atti ispezionati/verificati | Giacenze al 31/12 |
|---|---|---|---|---|
| Ispezioni | 0 | 56.634 | 56.634 | 0 |
| Verificazioni | 0 | 107.952 | 107.952 | 0 |
Archivio Notarile distrettuale di Brescia
Obiettivi:
- Esecuzione entro il 31 dicembre 2011 della ispezione ordinaria al 100% degli atti notarili (n. 60.000 circa) relativi al biennio 2009/2010
- Esecuzione entro il 31 dicembre 2011 della verificazione agli atti di due notai cessati ( n.62.844)
- Rilascio del 100% delle copie urgenti entro il giorno successivo alla richiesta e del 100% delle altre copie entro il quinto giorno successivo alla richiesta
- Ordinazione dei titoli di spesa entro 20 gg. dalla ricezione della documentazione e mantenimento a 20 gg del tempo di liquidazione delle tabelle di missione
Costi: senza costi.
Realizzazione: tutti gli obiettivi sono stati realizzati.
Di seguito le attività di ispezione e verificazione svolte dal dirigente capo dell’archivio, in termini numerici:
| Archivio Notarile distrettuale di Brescia | Giacenze al 1° gennaio | Atti da ispezionare/verificare (da obiettivo) |
Atti ispezionati/verificati | Giacenze al 31/12 |
|---|---|---|---|---|
| Ispezioni | 0 | 60.889 | 60.889 | 0 |
| Verificazioni | 63.844 | 8.775 | 63.884 | 8775 |
Archivio Notarile distrettuale di Cagliari
Obiettivi:
- Esecuzione entro il 31.12.2011 delle ispezioni al 100% degli atti notarili (n. 39.000) relativi al biennio 2009-2010 e all’anno 2011 per i notai cessati.
- Esecuzione entro il 31.12.2011 delle verificazioni al 100% degli atti dei notai cessati entro il 30 settembre 2011 (attualmente 0 atti)
- Rilascio del 100% delle copie urgenti entro il giorno successivo alla richiesta e del 100% delle altre copie entro il quinto giorno successivo alla richiesta
- Ispezioni agli atti del Presidente del Consiglio notarile di Brescia, Como e Verbania (n. 13.881 atti)
Costi: senza costi ad eccezione dell’obiettivo 4
Realizzazione: tutti gli obiettivi sono stati realizzati.
Di seguito le attività di ispezione e verificazione svolte dal dirigente capo dell’archivio, in termini numerici:
| Archivio Notarile distrettuale di Cagliari | Giacenze al 1° gennaio | Atti da ispezionare/verificare (da obiettivo) |
Atti ispezionati/verificati | Giacenze al 31/12 |
|---|---|---|---|---|
| Ispezioni | 0 | 39.591 | 39.591 | 0 |
| Verificazioni | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Numero Presidenti dei Consigli notarili soggetti ad ispezione | 0 | 3 | 3 | 0 |
| Atti dei Presidenti dei Consigli notarili soggetti ad ispezione | 0 | 13.881 | 13.881 | 0 |
Archivio Notarile distrettuale di Como
Obiettivi:
- Esecuzione dell’ispezione di numero 4.363 atti notarili relativi al biennio 2008/2009 e di circa numero 36.000 atti notarili per l’ispezione relativa al biennio 2009/10 e n°572 per un’ispezione finale.
- Esecuzione della verificazione di numero 31.657 atti notarili relativi a due notai cessati.
- Rilascio delle copie urgenti entro il giorno successivo alla richiesta e delle altre copie entro il quinto giorno.
- Ordinazione dei titoli di spesa entro 20 giorni dalla ricezione della documentazione
Costi: senza costi.
Realizzazione: tutti gli obiettivi sono stati realizzati.
Di seguito le attività di ispezione e verificazione svolte dal dirigente capo dell’archivio, in termini numerici:
| Archivio Notarile distrettuale di Como | Giacenze al 1° gennaio | Atti da ispezionare/verificare (da obiettivo) |
Atti ispezionati/verificati | Giacenze al 31/12 |
|---|---|---|---|---|
| Ispezioni | 4361 | 37.216 | 41.557 | 0 |
| Verificazioni | 0 | 33.560 | 33.560 | 0 |
Archivio Notarile distrettuale di Firenze
Obiettivi:
- Ultimazione entro il 31.12.2011 delle ispezioni degli atti notarili (n. 68.896) relativi al biennio 2008/2009; esecuzione delle ispezioni al 25% degli atti notarili (n. 18.000 circa) relativi al biennio 2009/2010; esecuzione ispezione finale degli atti notarili (n. 1.753)di n. 6 notai cessati, per un totale presuntivo di atti n. 88.649 circa.
- Esecuzione entro il 31.12.2011 delle verificazioni degli atti notarili (n. 39.199) di n. 6 notai cessati dall’attività.
- Rilascio delle copie urgenti entro il giorno successivo alla richiesta e delle altre copie entro il quinto giorno successivo alla richiesta.
Costi: senza costi.
Realizzazione: tutti gli obiettivi sono stati realizzati.
Di seguito le attività di ispezione e verificazione svolte dal dirigente capo dell’archivio, in termini numerici:
| Archivio Notarile distrettuale di Firenze | Giacenze al 1° gennaio | Atti da ispezionare/verificare (da obiettivo) |
Atti ispezionati/verificati | Giacenze al 31/12 |
|---|---|---|---|---|
| Ispezioni | 74.959 | 88.472 | 91.590 | 68.841 |
| Verificazioni | 99.164 | 44.871 | 39.199 | 104.836 |
Archivio Notarile distrettuale di Modena
Obiettivi:
- Ultimazione entro il 31.12.2011 delle ispezioni arretrate per il Biennio 2008/2009 ( 5.870 atti) e 90% delle ispezioni relative al biennio 2009/2010 (circa 27.000 atti) per un totale complessivo di circa 32.870 atti
- Esecuzione entro il 31.12.2011 Del 42% delle verificazioni degli atti notarili di notai cessati (pari a circa 18.000 atti).
- Rilascio delle copie urgenti entro il giorno successivo alla richiesta e delle altre copie entro il quinto giorno successivo alla richiesta.
Costi:
Realizzazione: tutti gli obiettivi sono stati realizzati
Di seguito le attività di ispezione e verificazione svolte dal dirigente capo dell’archivio, in termini numerici:
| Archivio Notarile distrettuale di Modena | Giacenze al 1° gennaio e atti sopravvenuti (col 1) |
Atti da ispezionare/verificare (da obiettivo) |
Atti ispezionati/verificati | Giacenze al 31/12 |
|---|---|---|---|---|
| Ispezioni | 36.107 | 30.237 | 34.239 | 1.868 |
| Verificazioni | 42.473 | 18.000 | 16.257 | 26.216 |
Archivio Notarile distrettuale di Napoli
Obiettivi:
- Ultimazione entro il 31/12/2011 dell’ispezione di 95.000 atti, con riduzione della giacenza finale.
- Ultimazione entro il 31/12/2011 di n. 101.389 atti verificati, con riduzione della giacenza finale.
- Rilascio copie urgenti degli atti relativi all’ultimo centennio entro i due giorni successivi alla richiesta. Rilascio di tutte le altre copie, comprese quelle relative agli atti dal 1700 al 1900, entro il sesto giorno successivo alla richiesta.
Costi:
Realizzazione: tutti gli obiettivi sono stati realizzati.
Di seguito le attività di ispezione e verificazione svolte dal dirigente capo dell’archivio, in termini numerici:
| Archivio Notarile distrettuale di Napoli | Giacenze al 1° gennaio e atti sopravvenuti (col 1) |
Atti da ispezionare/verificare (da obiettivo) |
Atti ispezionati/verificati | Giacenze al 31/12 |
|---|---|---|---|---|
| Ispezioni | 151.867 | 95.000 | 113.100 | 38.767 |
| Verificazioni | 552.421 | 101.389 | 129.920 | 422.501 |
Archivio Notarile distrettuale di Palermo
Obiettivi:
- Esecuzione entro il mese di dicembre delle ispezioni ordinarie biennali ai n. 36.400 atti notarili relativi al biennio 2009/2010.
- Esecuzione entro il mese di dicembre delle ispezioni finali ai n. 658 atti dei notati cessati.
- Esecuzione entro il mese di dicembre del 10% degli atti (n. 3.613) rispetto a quelli (n. 36.135) da verificare relativi ai notai cessati.
- Rilascio delle copie urgenti entro il primo giorno successivo alla richiesta e delle altre copie entro il quinto giorno.
Costi: senza costi.
Realizzazione: tutti gli obiettivi sono stati realizzati.
Di seguito le attività di ispezione e verificazione svolte dal dirigente capo dell’archivio, in termini numerici:
| Archivio Notarile distrettuale di Palermo | Giacenze al 1° gennaio e atti sopravvenuti (col 1) |
Atti da ispezionare/verificare (da obiettivo) |
Atti ispezionati/verificati | Giacenze al 31/12 |
|---|---|---|---|---|
| Ispezioni | 39.968 | 37.058 | 39.949 | 19 |
| Verificazioni | 36.135 | 3.613 | 22.004 | 71.328 |
Archivio Notarile distrettuale di Roma
Obiettivi:
- Ultimazione entro il 31/12/2011 delle ispezioni al 100% degli atti notarili (n. 300.000 circa) relativi al biennio 2008-2009;
- Esecuzione entro il 31/12/2010 delle ispezioni delle verificazioni agli atgti complessivi 15 notai (n. 25.000 circa)
- Rilascio del 100% delle copie urgenti entro il giorno successivo a quello della richiesta e delle altre copie i quinto giorno successivo a quello della richiesta, per gli atti i cui volumi soono depositati nella sede dell’archivio.
Costi: senza costi.
Realizzazione: tutti gli obiettivi sono stati realizzati.
Di seguito le attività di ispezione e verificazione svolte dal dirigente capo dell’archivio, in termini numerici:
| Archivio Notarile distrettuale di Roma | Giacenze al 1° gennaio |
Atti da ispezionare/verificare (da obiettivo) |
Atti ispezionati/verificati | Giacenze al 31/12 |
|---|---|---|---|---|
| Ispezioni | 0 | 265.552 | 265.552 | 0 |
| Verificazioni | 0 | 47.398 | 47.398 | 0 |
Archivio Notarile distrettuale di Torino (reggenza)
Obiettivi:
- Esecuzione entro il 31.12.11 delle ispezioni agli atti notarili (circa 45.443) relativi al biennio 20009-2010 di n. 40 notai
- Rilascio del 100% delle copie non urgenti entro il quinto giorno successivo alla richiesta
Costi:
Realizzazione: tutti gli obiettivi sono stati realizzati.
Di seguito le attività di ispezione e verificazione svolte dal dirigente capo dell’archivio, in termini numerici:
| Archivio Notarile distrettuale di Torino | Giacenze al 1° gennaio e atti sopravvenuti (col 1) |
Atti da ispezionare/verificare (da obiettivo) |
Atti ispezionati/verificati | Giacenze al 31/12 |
|---|---|---|---|---|
| Ispezioni | 158.320 | 45.443 | 131.857 | 26.463 |
Archivio Notarile distrettuale di Vicenza
Obiettivi:
- Ultimazione entro il 31.12.10 del 100% delle ispezioni arretrate riguardanti atti del biennio 2008/2009 (6.584 atti) e della ispezione finale di un Notaio cessato (circa 400 atti) più il 100% delle ispezioni agli atti notarili ispezioni relative al biennio 2009/2010 (circa 42.500 atti) per un totale complessivo di circa 49.500 atti.
- Rilascio al 100% delle copie entri 1 giorno successivo alla richiesta e del 100% delle altre copie entro il quinto giorno successivo alla richiesta.
Costi: senza costi.
Realizzazione: entrambi gli obiettivi sono stati realizzati.
| Archivio Notarile distrettuale di Vicenza | Giacenze al 1° gennaio e atti sopravvenuti (col 1) |
Atti da ispezionare/verificare (da obiettivo) |
Atti ispezionati/verificati | Giacenze al 31/12 |
|---|---|---|---|---|
| Ispezioni | 50.465 | 45.443 | 47.495 | 2.969 |
B) Personale non dirigenziale
Nell’anno 2011 il personale non dirigenziale sarà valutato secondo le indicazioni dell’O.I.V.
4. Risorse efficienza ed economicità ▲
Con riferimento agli obiettivi di bilancio, si segnalano i seguenti dati, come esposti nelle Note integrative al rendiconto:
| OBIETTIVI-INDICATORI | 2011 | 2011 | Valori target | Valori consuntivo 2011 | Osservazioni |
|---|---|---|---|---|---|
| Somme stanziate | Somme spese | ||||
| Conservazione del materiale documentario – somme impegnate rispetto a somme stanziate | 96.042.800 | 19.934.966 | 35% | 21% | Le somme impegnate per investimenti immobiliari sono risultate minore di quelle previste |
| Conservazione del materiale documentario – documenti consegnati agli Archivi (metri lineari) | 7.000 | 4.629 | |||
| Controllo delle attività notarili – atti ispezionati | 6.377.850 | 5.529.830 | 3.200.000 | 2.769.028 | Si è verificata una diminuizione degli atti da ispezionare |
| Assicurare il funzionamento dei servizi istituzionali – pagamenti effettuati | 304.558.909 | 234.198.145 | 70% | 70% | Mantenuto il rapporto tra stanziamento iniziale e somme pagate |
| Servizi resi al pubblico – iscrizioni al Registro Generale dei testamenti | 15.391.250 | 12.900.774 | 97.500 | 102.413 | |
| Servizi resi al pubblico – copie rilasciate all’utenza | 122.000 | 126.618 | |||
| Servizi resi al pubblico – % di pagamenti su massa spendibile | 60% | 72% | Rapporto tra somme stanziate e pagamenti. E’ migliorata la capacità di spesa per i servizi al cittadino | ||
Il Direttore Generale
Cons. Alessandro Giordano