Ministero della Giustizia

Circolare 20 dicembre 2024 - Quarto monitoraggio integrato quali-quantitativo sull’Ufficio per il Processo al 30 giugno 2024. Restituzione dell’analisi nazionale dei risultati

December 20, 2024

prot. m_dg.DOG.20/12/2024.0303019.U
 

Ministero della Giustizia

Ai Sig.ri Presidenti delle Corti di Appello

Ai Sig.ri Presidenti dei Tribunali

Ai Sig.ri Dirigenti amministrativi degli uffici in indirizzo

e, p.c.

Al Sig. Primo Presidente della Corte Suprema di Cassazione Al Sig. Procuratore Generale della Repubblica presso la Corte Suprema di Cassazione Ai Sig.ri Procuratori Generali della Repubblica presso le Corti di Appello

Ai Sig.ri Procuratori della Repubblica presso i Tribunali Ai Sig.ri Dirigenti amministrativi degli uffici in indirizzo

e, p.c.

Al Sig. Capo di Gabinetto Al Sig. Direttore Generale dell’Unità di Missione per l’attuazione del PNRR

 

Premessa

Con circolare del 1° agosto 2024 prot. 0190793.U, “Piano Nazionale di Ripresa e Resilienza: componente M1C1 - Capitale Umano e Ufficio per il Processo. Avvio del quarto monitoraggio integrato quali- quantitativo sull’Ufficio per il Processo”, questi Dipartimenti hanno avviato il quarto monitoraggio quali- quantitativo sull’Ufficio per il Processo.

Anche per la quarta edizione del monitoraggio integrato, la rilevazione si è svolta mediante questionario online su piattaforma informatica. La rilevazione è stata indirizzata, come di consueto, alle Corti d’Appello e loro Sezioni distaccate e ai Tribunali ordinari (per complessivi 169 Uffici Giudiziari), interessando pressoché la totalità delle sedi destinatarie di Addetti all’Ufficio per il processo e di personale tecnico previsti dal PNRR.

Come per le passate esperienze, il Gruppo interdipartimentale DOG-DIT sul monitoraggio integrato dell’Ufficio per il Processo ha fornito un costante supporto agli Uffici Giudiziari nella compilazione del questionario, sia attraverso l’elaborazione di FAQ, sia fornendo riscontro tempestivo ai quesiti pervenuti dagli Uffici via e-mail, tramite l’applicativo Teams e telefonicamente.

All’interno dell’ambiente e-learning Giustizia, sono state inoltre messe a disposizione degli Uffici rispondenti, le “video-pillole” che, come per le precedenti edizioni del monitoraggio integrato, hanno fornito informazioni e approfondimenti su contenuti selezionati, relativamente alle funzionalità della piattaforma e in merito ad alcuni quesiti presenti nel questionario.

Al termine della fase di compilazione, e prima di procedere all’analisi dei dati, è stata effettuata la consueta attività di controllo preliminare, per consentire agli Uffici Giudiziari di apportare le opportune modifiche, laddove siano state riscontrate incongruenze.

Risultati maggiormente significativi del quarto monitoraggio integrato

I dati acquisiti attraverso le sezioni 1 e 2 del questionario evidenziano come l’Ufficio per il Processo sia ormai una struttura organizzativa stabilmente inserita negli Uffici giudiziari, circa il 97% dei giudici togati è infatti supportato dagli Uffici per il Processo e dal personale ad essi assegnato. Rispetto all’ultima rilevazione (al 31.12.2023), si è avuto un incremento di Uffici per il Processo, più marcato presso le Corti d’appello (+10 UPP) rispetto ai Tribunali (+5).

Riguardo al personale PNRR, dopo la flessione registrata al 31.12.2023, si rileva un incremento delle presenze sia nelle Corti d’appello (+914 unità pari a un totale di 2.647) sia nei Tribunali (+2.297 per un totale di 8.506). In particolare, nelle Corti d’appello si rileva la presenza di 1.895 Addetti all’Ufficio del processo e di 752 unità di personale tecnico, mentre nei Tribunali 6.753 Addetti all’Ufficio per il processo e 1.753 tecnici.

La distribuzione per figure professionali risulta piuttosto omogenea tra le due tipologie di Uffici rilevati, ad eccezione dei tecnici contabili, statistici, IT ed edili, professionalità più presenti negli Uffici di Corte di Appello, per le funzioni che caratterizzano il loro profilo.

Confermando quanto rilevato nelle edizioni precedenti, gli AUPP sono assegnati, in media, per il 50% al settore civile, per circa il 40 % al settore penale e per la parte rimanente al settore trasversale. Le attività svolte sono, per oltre il 60%, di supporto al giudice, per circa il 25% di supporto alle cancellerie e il restante di supporto ad attività organizzativo-gestionali.

L’attività supportata maggiormente dagli UPP è quella giurisdizionale; in particolare il settore civile è quello prevalentemente supportato. L’attività organizzativa gestionale è supportata in misura residuale (circa il 10%), mentre si avvicina al 30% il supporto ad entrambe le attività predette.

In generale, sebbene il modello prevalente sia ancora quello “One to one”, che prevede l’assegnazione dell’addetto in maniera esclusiva e continuativa ad un singolo magistrato, si rileva una crescente ricerca di modelli organizzativi più evoluti e potenzialmente in grado di indurre modalità più efficaci di organizzazione del lavoro.

Quanto affermato si evidenzia, particolarmente, per il settore civile delle Corti d’appello in cui il ricorso ai modelli organizzativi “Assegnazione al fascicolo”[1] e “Collegio”[2] aumenta rispetto all’utilizzo rilevato al 31.12.2023. Per il settore penale, il modello organizzativo “Rotazione”[3] quasi equipara l’impiego del modello “One to one”, cresce in misura ridotta il ricorso ai modelli “Collegio” e “Assegnazione al fascicolo”.

Per i Tribunali non si rilevano marcate differenze per il settore civile e quello penale; la scelta prevalente è il ricorso al modello organizzativo “One to one” seguito dal modello “Mini pool”[4].

Sotto il profilo organizzativo, i cui dati sono stati acquisiti attraverso la sezione 3 del questionario, agli Uffici è stato richiesto di esprimersi rispetto alle tre aree di impatto: 1. “Processi organizzativo - gestionali”; 2. “Tempi della giurisdizione”; 3. “Tempi amministrativi”.

Per quanto riguarda l’area di impatto dei “Processi organizzativo - gestionali”, si rileva quanto riportato di seguito:

- relativamente al processo “Programmazione e monitoraggio”, il 91% degli Uffici ha monitorato le sopravvenienze e l’arretrato dell’Ufficio al fine di operare eventuali variazioni tabellari (ad es. riequilibrio dei ruoli); il 73% degli Uffici ha istituito un servizio di monitoraggio dell’organizzazione e della performance delle risorse coinvolte ed il 51% degli Uffici ha programmato obiettivi intermedi per il raggiungimento degli obiettivi PNRR;

- per la “Gestione e formazione delle risorse umane”, l’80% degli Uffici ha effettuato formazione integrativa e/o autonoma (ad es. da parte di singoli magistrati, , affiancamento ad Addetti UPP di immissione più risalente, oltre alle iniziative della Scuola Superiore della Magistratura e della formazione decentrata), che si è affiancata a quella istituzionale erogata dal Ministero; il 76% ha effettuato approfondimenti ad hoc sulle novità introdotte dalla riforma cd. Cartabia;

- per la “Comunicazione, informazione e trasparenza”, il 62% degli Uffici ha previsto una diffusione interna di informazioni relative alle innovazioni introdotte grazie alle misure del PNRR (nuovi modelli organizzativi adottati, buone prassi interne e/o di altri Uffici Giudiziari, esiti dei monitoraggi integrati e degli incontri con altri uffici giudiziari e con l'amministrazione centrale ecc.).

 

In riferimento all’area di impatto “Tempi della giurisdizione”, si rileva quanto segue:

- riguardo allo “Studio del fascicolo” e all’ “Organizzazione fascicoli in udienza” l’80% degli Uffici ha compiuto analisi preliminari volte ad evidenziare fattori critici che possono rallentare i tempi di definizione dei procedimenti (ad esempio necessità di integrare il contraddittorio; difetti di notifica, ecc.) e nel 61% dei casi è stata adottata la scheda di sintesi digitale del fascicolo (scheda contenente, ad esempio, le prospettazioni di parte ricorrente e di parte convenuta, ecc.). Il 52% organizza udienze per cause seriali o che riguardano medesime questioni giuridiche;

- relativamente al “Supporto all’attività istruttoria”, il 71% degli Uffici ha previsto, ai fini di monitoraggio dell’andamento complessivo dell’Ufficio, un’attività periodica di rilevazione del numero complessivo dei procedimenti in obiettivo PNRR (al fine di rilevare il numero dei procedimenti in fase decisoria o che necessitano ancora di istruttoria). Il 50% ha previsto un sistema di verifica dei tempi di rinvio per le decisioni dei procedimenti in obiettivo PNRR. Il 60% degli Uffici ha messo in atto azioni, grazie all’Ufficio per il processo, tali da incrementare il numero di provvedimenti resi in udienza;

- in riferimento al “Supporto all’attività decisoria”, nell’ 84% degli Uffici, gli addetti UPP hanno predisposto schemi decisori per cause ricorrenti e modelli di motivazione sintetica. Il 60% degli Uffici ha coinvolto sistematicamente gli AUPP nella predisposizione di modelli contenenti punti di motivazione in diritto dello schema decisorio.

Per le azioni che rientrano nell’ area di impatto “Tempi amministrativi”, si evidenzia che l’86% degli Uffici impiega addetti UPP nell’attività di raccordo con le cancellerie, nelle attività di gestione e transito del fascicolo tra i diversi gradi di giudizio e nel controllo dei registri al fine di verificare eventuali false pendenze, nonché il corretto scarico degli eventi.

Prossimi passi

Rinviando alla lettura dei documenti allegati per ulteriori approfondimenti (confronti annuali al 30 giugno dell’anno precedente), si è qui inteso offrire agli Uffici un quadro complessivo dei risultati all’esito dell’analisi della quarta edizione del monitoraggio.

Il monitoraggio integrato quali-quantitativo, con gli eventuali aggiustamenti che si riterranno via via utili o opportuni, continuerà ad essere la modalità privilegiata di verifica dell’evoluzione migliorativa sotto il profilo della qualità dell’amministrazione della giustizia. Ancor di più il monitoraggio rappresenterà per il Ministero un importante veicolo informativo per le future iniziative normative ed organizzative che si vorranno intraprendere in vista dell’obiettivo finale del 30.06.2026.

Prossimamente si darà avvio alla quinta edizione del monitoraggio integrato (rilevazione al 31 dicembre 2024) che sarà dedicata al monitoraggio semestrale statistico-organizzativo (sezioni 1 e 2) e alla programmazione annuale delle azioni organizzative (sezione 3).

Le articolazioni ministeriali coinvolte nel Monitoraggio integrato sono, in ogni caso, a disposizione per informazioni e chiarimenti tramite i servizi di supporto offerti dal DOG, mediante il Supporto PNRR, e dal DIT, mediante la Direzione generale di statistica e analisi organizzativa, contattabili attraverso i seguenti indirizzi email: supporto.upp.pnrr@giustizia.it e statistica@giustizia.it.

Ringraziando anticipatamente per la collaborazione, si porgono i più cordiali saluti e si raccomanda la più ampia diffusione dell’iniziativa tra il personale di magistratura ed amministrativo.

Il Capo Dipartimento dell’organizzazione giudiziaria, del personale e dei servizi
Gaetano Campo

Il Capo Dipartimento per l’innovazione tecnologica della giustizia
Ettore Sala

 

Lista degli allegati:

1. Analisi monitoraggio integrato al 30 giugno 2024 Corti di Appello
2. Analisi monitoraggio integrato al 30 giugno 2024 Tribunali
3. Appendice sezioni 1 e 2 Corti di Appello
4. Appendice sezioni 1 e 2 Tribunali
    

NOTE

[1] Assegnazione al fascicolo: gli addetti sono assegnati di volta in volta ad un fascicolo di prima udienza, lavorando con diversi magistrati

[2] Collegio: gli addetti sono assegnati a turno ai Collegi.

[3] Rotazione: gli addetti svolgono diverse mansioni puntuali e verticali a sostegno del lavoro di tutti i magistrati.

[4] Mini pool: gli addetti sono assegnati a un gruppo di magistrati, tra i quali uno svolge la funzione di referente principale per l’addetto