Circolare 21 febbraio 2024 - Piano Nazionale di Ripresa e Resilienza: componente M1C1 - Capitale Umano e Ufficio per il Processo e Digitalizzazione del Ministero della Giustizia. Avvio del terzo monitoraggio integrato quali-quantitativo sull’Ufficio per il Processo e rilevazione digitalizzazione dei fascicoli.
February 21, 2024
prot. m_dg.DOG.21/02/2024.0044710.U
Ministero della Giustizia
Ai Sig.ri Presidenti delle Corti di Appello
Ai Sig.ri Presidenti dei Tribunali
Ai Sig.ri Dirigenti amministrativi degli uffici in indirizzo
e, p.c.
Al Sig. Primo Presidente della Corte di Cassazione
Al Sig. Procuratore Generale presso la Corte Suprema di Cassazione
Ai Sig.ri Procuratori Generali della Repubblica presso le Corti di Appello
Ai Sig.ri Procuratori della Repubblica presso i Tribunali
Ai Sig.ri Dirigenti amministrativi degli uffici in indirizzo
e, p.c.
Al Sig. Capo di Gabinetto del Signor Ministro
Al Sig. Direttore Generale dell’Unità di Missione per l’attuazione del PNRR
OGGETTO: Piano Nazionale di Ripresa e Resilienza: componente M1C1 - Capitale Umano e Ufficio per il Processo e Digitalizzazione del Ministero della Giustizia. Avvio del terzo monitoraggio integrato quali-quantitativo sull’Ufficio per il Processo e rilevazione digitalizzazione dei fascicoli.
Premessa
Come è noto, in data 22.12.2023 il Ministero della Giustizia ha comunicato l’assegnazione dei nuovi target e di nuove milestone, negoziati nell’ambito della revisione del Piano Nazionale di Ripresa e Resilienza, da raggiungere entro il 31.12.2024 e il 30.06.2026.
In particolare, gli obiettivi riformulati a seguito della revisione dei target sono i seguenti:
- con riferimento al Capitale Umano, la Commissione Europea ha acconsentito alla proroga dei contratti del personale (AUPP e tecnici) al 30 giugno 2026; alla possibilità di allocare il personale tecnico amministrativo in attività di supporto all’attuazione del PNRR Giustizia in Uffici Centrali e articolazioni territoriali (ad. es. UEPE); alla riduzione da 12.294 a 10.000 del numero complessivo di unità di personale da mantenere in servizio nella seconda fase di attuazione (post 30 giugno 2024).
- in relazione alla riduzione dell’arretrato civile (dicembre 2024 - giugno 2026):
- per il target intermedio di dicembre 2024, riduzione del 95% e attribuzione del carattere statico alla baseline 2019. La riduzione è quindi riferita ai procedimenti iscritti fino al 31/12/2016 e pendenti alla data del 31/12/2019, per i Tribunali ordinari, e ai procedimenti iscritti fino al 31/12/2017 e pendenti alla data del 31/12/2019, per le Corti di Appello;
- per il target finale di giugno 2026, riduzione del 90% con individuazione di una nuova baseline statica al 31.12.2022. La riduzione è quindi riferita ai procedimenti iscritti dal 01/01/2017 al 31/12/2022 e pendenti al 31/12/2022 presso i Tribunali ordinari e iscritti dal 01/01/2018 al 31/12/2022 e pendenti al 31/12/2022 presso le Corti di appello.
È stata introdotta altresì una nuova Milestone (da raggiungere entro il marzo 2024): la pubblicazione degli atti normativi primari e secondari per l’implementazione di un sistema di incentivi per attrarre e trattenere in servizio il personale assunto a tempo determinato (stabilizzazione; criterio della preferenza a parità di merito nei concorsi pubblici per gli addetti UPP) e per incentivare il personale magistratuale e amministrativo al raggiungimento degli obiettivi di riduzione dell’arretrato, con particolare riferimento alle sedi meno efficienti. Il Target del Disposition time (DT), invece, non è mutato.
L’esito positivo della negoziazione ha fatto emergere l’esigenza di aggiornare la programmazione degli Uffici Giudiziari in funzione dei nuovi Target. In particolare, gli Uffici dovranno, previa accurata analisi dei flussi ed individuazione di eventuali criticità, programmare gli obiettivi da perseguire e le relative azioni organizzative, assegnare il personale nella misura ritenuta più opportuna e coerente agli obiettivi programmati. La sezione dedicata alla programmazione all’interno della terza edizione del monitoraggio integrato avrà una funzione di ausilio e di orientamento nelle scelte organizzative finalizzate al raggiungimento dei target indicati dalla Commissioni Europea. L’Ufficio per il processo sarà, anche questa volta, il trampolino di lancio verso il futuro e verso una giustizia più moderna e vicina alle esigenze dei cittadini.
Gli esiti del secondo monitoraggio integrato
La seconda edizione del monitoraggio integrato quali-quantitativo, avviato con circolare a firma congiunta DOG-DDSC del 31 luglio 2023 prot. n. 179135.U “Piano Nazionale di Ripresa e Resilienza: componente M1C1 – Capitale umano e Ufficio per il processo. Avvio del secondo monitoraggio integrato quali-quantitativo sull’Ufficio per il processo e rilevazione digitalizzazione dei fascicoli”, ha restituito un quadro complessivamente positivo della struttura organizzativa dell’Ufficio per il processo e delle risorse umane PNRR ad esso dedicate.
Si richiamano, pertanto, le analisi effettuate sulla composizione degli Uffici per il processo sul territorio, sui modelli organizzativi e le materie prevalenti, nonché sulla complessità organizzativa messa in campo dalle Corti d’Appello e dai Tribunali al fine di consentire il raggiungimento degli obiettivi PNRR, così come restituite con circolari del 21 dicembre 2023 prot. DOG n. 271983.U “Secondo monitoraggio integrato quali-quantitativo sull’Ufficio per il Processo al 30 giugno 2023. Restituzione dell’analisi nazionale dei risultati” e del 29 gennaio 2024 prot. DDSC n. 621.U “Monitoraggio integrato quali-quantitativo sull'Ufficio per il Processo al 30 giugno 2023. Restituzione dell'analisi distrettuale dei risultati”.
La terza edizione del monitoraggio integrato
La rilevazione, come di consueto, è rivolta alle Corti d’Appello e ai Tribunali ordinari e si compone di due parti: la prima dedicata al monitoraggio integrato sull’Ufficio per il processo e la seconda incentrata sulla digitalizzazione dei fascicoli.
Le sezioni 1 e 2 della prima parte del questionario online sono dedicate al monitoraggio semestrale statistico-organizzativo e sono state confermate nell’impianto originario già visto in occasione della rilevazione al 30 giugno 2023. Pertanto, sarà richiesto che l’Ufficio Giudiziario compili una “maschera Ufficio” contenente le informazioni relative al numero di Uffici per il processo (UPP) istituiti, al totale delle risorse assegnate (distinte in profili professionali), all’attribuzione delle risorse ai settori civili, penali e trasversali (espressa in percentuale), al numero di giudici togati supportati dagli UPP e al totale risorse PNRR non assegnate agli UPP. Nella sezione 1, per facilitare gli Uffici nel conteggio del numero di risorse dei profili professionali monitorati, è richiesto di inserire il numero complessivo dei profili professionali monitorati, specificando quante delle relative risorse sono assegnate o meno all'Ufficio per il processo.
Successivamente, per ciascuno degli UPP istituiti, all’interno della “maschera UPP”, è richiesto di fornire le informazioni relative alla struttura organizzativa implementata, alle sezioni e materie supportate dagli UPP, alle risorse umane impiegate e alle specifiche attività svolte, riconducibili ai processi chiave di funzionamento dell’Ufficio Giudiziario.
Viceversa, la sezione 3 è stata completamente rinnovata, essendo rivolta, nell’ambito del monitoraggio al 31 dicembre, all’attività di programmazione degli Uffici Giudiziari.
L’introduzione di una sezione di programmazione delle attività all’interno dello strumento di Monitoraggio integrato risponde all’esigenza di aggiornare i progetti organizzativi ex art. 12 comma 3 D.L. 80/2021, così come convertito con modificazioni dalla L. 6 agosto 2021, n. 113, presentati dagli Uffici nel dicembre 2021 e che ora necessitano di essere modificati all’esito della negoziazione dei nuovi target e delle milestone del PNRR Giustizia e del consolidamento della rinnovata struttura dell’Ufficio per il processo a seguito dell’inserimento degli Addetti e del personale tecnico.
La sezione 3 è articolata in tre step consequenziali, in cui, nel primo step, è richiesto di segnalare eventuali criticità di contesto oppure organizzative che possono inficiare il raggiungimento degli obiettivi PNRR, dopo l’analisi delle maggiori criticità, nel secondo step, è richiesto all’Ufficio di individuare gli obiettivi specifici che, tenuto conto delle criticità rilevate, indirizzino gli sforzi dell’ufficio verso interventi concreti, finalizzati al raggiungimento degli obiettivi PNRR. Infine, individuati gli obiettivi specifici che si intendono perseguire, nel terzo step l’Ufficio indicherà le azioni organizzative che ha posto, o porrà in essere, in funzione degli impegni programmati e per il miglioramento complessivo dell’attività dell’Ufficio. Per le informazioni di dettaglio sui singoli step si rimanda alla lettura delle apposite Linee guida.
Al fine di fornire supporto nella programmazione delle attività, è stato messo a disposizione di ciascun Ufficio un report contenente gli indicatori statistici sull’andamento degli indicatori PNRR (obiettivi di smaltimento dei procedimenti civili e di riduzione dei disposition time civile e penale) e di altre variabili di interesse. Il report, accessibile cliccando sull’apposito pulsante, è corredato da una nota metodologica che guiderà l’interpretazione delle tabelle e dei grafici presenti.
Nel mese di marzo saranno resi, infine, disponibili agli Uffici gli obiettivi di sede elaborati in seguito alla rinegoziazione dei target PNRR. La loro disponibilità potrà essere utile per definire più puntualmente la programmazione richiesta nel questionario.
Le video Pillole
Come già sperimentato durante la precedente edizione, anche il terzo monitoraggio è accompagnato dallo strumento delle video pillole che, al fine di agevolare gli Uffici nella compilazione del questionario, simulano e approfondiscono alcune funzionalità rilevanti del questionario.
Gli argomenti trattati riguardano le funzionalità di sistema (Guida, supporto e assistenza alla compilazione; Stampa; Navigazione; Meccanismi di controllo), approfondimenti sulle sezioni (Sezione 2: Schede UPP; Sezione 3: Programmazione) e approfondimenti sulle domande (Domanda “Risorse”; Domanda “Supporto civile penale”; Domanda “Processi; Domanda “Obiettivi specifici”; Domanda “Azioni organizzative”).
Le video pillole saranno rese disponibili all’interno dell’ambiente E-learning Giustizia (https://e-learning.giustizia.it), nello spazio dedicato al PNRR Giustizia (sezione Monitoraggio PNRR), raggiungibile sulla barra orizzontale nella homepage del portale.
La digitalizzazione dei fascicoli
La seconda parte del monitoraggio “Rilevazione sulla Digitalizzazione dei fascicoli”, di competenza della Direzione per i Sistemi Informativi Automatizzati (DGSIA - DDSC), è interamente dedicata al monitoraggio dell’obiettivo PNRR della digitalizzazione dei fascicoli (Investimento 1.6.2: Digitalizzazione del Ministero della Giustizia).
Il sistema compilerà automaticamente, per ogni Ufficio Giudiziario, il dato relativo all’obiettivo di sede rinegoziato in termini di numero di fascicoli digitalizzati.
Come nella precedente edizione, la sezione richiede le seguenti informazioni:
- per ciascuno dei profili professionali elencati, il numero di risorse umane coinvolte nella digitalizzazione dei fascicoli e attraverso una scala Likert (da 1 a 5), la valutazione dell’interazione tra il personale interno e quello esterno coinvolto nella digitalizzazione;
- se la digitalizzazione dei fascicoli non definiti abbia rappresentato una priorità per l’Ufficio;
- il numero delle dotazioni informatiche a disposizione dell’Ufficio suddivise per categoria;
- se le criticità proposte siano state effettivamente riscontrate e se, eventualmente, ve ne siano state di diverse o ulteriori.
- se e quali UPP si siano occupati, tra le loro attività, anche della digitalizzazione dei fascicoli.
Usabilità del questionario
La rinnovata struttura informatica del questionario di rilevazione, con la previsione di una sezione dedicata alla programmazione delle attività necessarie al raggiungimento degli obiettivi PNRR, è stata oggetto di ulteriori test di usabilità, nel rispetto delle linee guida AGID di design per i siti internet e i servizi digitali della PA del 27 luglio 2022.
Gli esiti dei suddetti test, condotti il 1° febbraio 2024 con referenti degli Uffici giudiziari, hanno consentito di perfezionare la soluzione progettuale adottata sotto il profilo della comprensibilità e della semplicità di utilizzo senza tuttavia trascurare il dettaglio delle informazioni da rilevare.
Le modalità di accesso e compilazione
A partire dal 26 febbraio 2024, l’Ufficio riceverà un link al proprio indirizzo e-mail istituzionale (indirizzo di posta elettronica ordinario) che consentirà di essere re-indirizzati sulla pagina web di accesso al questionario di monitoraggio e alle linee guida alla compilazione, di cui si raccomanda un’attenta lettura.
Alla ricezione del suddetto link, i questionari saranno accessibili sin da subito e la compilazione dovrà avvenire entro il 30 marzo 2024.
È necessario che alla compilazione del questionario provveda il Capo dell’Ufficio, unitamente al Dirigente amministrativo, ovvero loro delegati, che siano in grado di valutare gli aspetti sia di carattere qualitativo che quantitativo che vengono richiesti.
Una delle migliorie apportate alla presente rilevazione prevede l’indicazione da parte degli Uffici di un referente da poter contattare in caso dovesse rendersi necessario un confronto sul contenuto del questionario tra l’Ufficio e le competenti articolazioni ministeriali.
Come nella precedente edizione, il sistema prevede meccanismi di validazione delle informazioni inserite che segnalano all’utente eventuali incongruenze; in tal caso è richiesta la modifica dei campi segnalati per poter accedere alla sezione successiva.
Per poter accedere alla sezione successiva è necessario completare tutti i campi della sezione corrente. In qualsiasi momento l’utente può tornare indietro all’interno di una sezione già compilata per verificare le informazioni inserite ed eventualmente modificarle. Se necessario, l’utente può interrompere la compilazione e completarla in uno o più momenti successivi, conservando sempre lo stato di avanzamento fino all’ultima risposta inserita.
In qualsiasi momento della compilazione, l’utente può effettuare una stampa PDF del questionario da compilare o di ciascuna singola pagina compilata. Non è possibile stampare la versione completa del questionario (una stampa completa del questionario) al termine della compilazione.
Completata la compilazione, sarà possibile confermare ed inviare il questionario. L’utente riceverà un’e-mail di conferma dell’avvenuto invio. Il questionario inviato sarà sempre disponibile in modalità di lettura. Si potrà richiedere agli account di posta sotto riportati, lo svincolo del questionario nel caso si ravvisi la necessità di apportare modifiche al questionario già trasmesso.
Le articolazioni ministeriali coinvolte sono in ogni caso a disposizione per informazioni e chiarimenti tramite i servizi di supporto offerti dal DOG – Supporto PNRR e dal DDSC – Direzione generale di statistica e analisi organizzativa, contattabili attraverso i seguenti indirizzi email: supporto.upp.pnrr@giustizia.it e statistica@giustizia.it.
Ringraziando anticipatamente per la collaborazione, si porgono i più cordiali saluti e si raccomanda la più ampia diffusione in relazione alla presente iniziativa tra il personale di magistratura ed amministrativo.
Il Capo Dipartimento dell’organizzazione
giudiziaria, del personale e dei servizi
Gaetano Campo
Il Capo Dipartimento per la transizione digitale,
l’analisi statistica e le politiche di coesione
Ettore Sala