Ministero della Giustizia

Circolare 31 agosto 2020 - Completamento della digitalizzazione e securizzazione delle intercettazioni, avvio della nuova disciplina dal 1 settembre p.v.

August 31, 2020

m_dg.DOG.31/08/2020.0137381.U

Ministero della Giustizia
Dipartimento dell’Organizzazione Giudiziaria, del Personale e dei Servizi
Il Capo Dipartimento

Al Sig. Primo Presidente della Corte di Cassazione
Al Sig. Procuratore Generale presso la Corte Suprema di Cassazione
Al Sig. Procuratore Nazionale Antimafia e Antiterrorismo
Ai Sig.ri Presidenti delle Corti di Appello
Ai Sig.ri Procuratori Generali della Repubblica presso le Corti di Appello
Ai Sig.ri Presidenti dei Tribunali
Ai Sig.ri Procuratori della Repubblica presso i Tribunali
Ai Sig.ri Presidenti dei Tribunali per i minorenni
Ai Sig.ri Procuratori della Repubblica presso i Tribunali per i minorenni
Ai Sigg. Dirigenti amministrativi uffici in indirizzo

e, p.c.

Al Sig. Capo di Gabinetto dell’On. Ministro

Al Sig. Capo della Segreteria dell’On. Ministro

Oggetto: Completamento della digitalizzazione e securizzazione delle intercettazioni, avvio della nuova disciplina dal 1 settembre p.v..

Come noto, dal 1° settembre 2020 è pienamente operativa, la nuova disciplina delle intercettazioni dettata dal decreto legislativo 29 dicembre 2017, n. 216, come modificato dal decreto-legge 30 dicembre 2019, n. 161, convertito con modificazioni dalla legge 28 febbraio 2020, n. 7.

Al termine di un percorso avviato fin dall’inizio del 2018, questo Dipartimento ha completato le attività organizzative, formative e di sviluppo tecnologico, necessarie all’attuazione della normativa primaria.

Fondamentale, specie nell’ultima fase ed in quest’anno, è stata l’interlocuzione con gli uffici, peraltro realizzata con notevole sforzo di tutto il personale coinvolto, in sede centrale e periferica, che non ha smesso di lavorare per questo importante obiettivo neppure in costanza di emergenza da COVID-19.

Si coglie quindi l’occasione per ringraziare per tale impegno e fattiva collaborazione tutto il personale di magistratura e amministrativo, nonché di polizia giudiziaria che è stato dedicato all’approntamento di quanto in primo luogo

Le ultime e principali indicazioni operative sono state veicolate con la nota del 20 luglio scorso (prot.dog. 0116623.U), alla quale ci si riporta e che si allega.

Con la presente si intende sommariamente ripercorrere alcuni passaggi e soprattutto ricordare alcuni importanti servizi che il Ministero mette a disposizione degli uffici giudiziari in questo delicato momento dell’avvio della nuova disciplina delle intercettazioni.

La nuova disciplina della intercettazioni rappresenta per il Ministero e per gli uffici giudiziari italiani, sotto il profilo organizzativo, un obiettivo di digitalizzazione avanzata e di messa in sicurezza dei sistemi informatici del relativo settore intercettazioni, nonché costituisce un decisivo passo in avanti verso la realizzazione del processo penale telematico.

Un ambizioso obiettivo che ha peraltro subito un’accelerazione notevole nel corso dei mesi scorsi - spinto anche dalle necessità logistiche che l’emergenza epidemiologica ha imposto -, con la previsione del deposito telematico degli atti di polizia giudiziaria e del deposito telematico da parte dei difensori di istanze e documenti conseguenti alla chiusura delle indagini preliminari.

Si ricordava prima come non si sia partiti ora, ma sin dai primi mesi del 2018 si è avviato un percorso di costruzione dei sistemi informatici, di lavori edili negli uffici, di apprestamento logistico e di formazione del personale di magistratura e amministrativo.

Queste le direttrici in cui il Ministero si è mosso:

1. Adeguamento dei sistemi informatici. Tale obiettivo è stato raggiunto innanzi tutto predisponendo un nuovo software di gestione del processo reingegnerizzato delle intercettazioni e per l’archiviazione digitale dei contenuti delle intercettazioni, attraverso: il cablaggio delle 140 sale CIT, l’acquisto dei rack e server per le sale stesse, con installazione degli applicativi per la messa in sicurezza, con l’acquisto delle licenze per i sistemi di vigilanza e tracciatura tecnologica, ed infine l’installazione dei sistemi vigilanza e tracciatura delle attività svolte presso le sale medesime.
2. Adeguamento dei locali dedicati e acquisti. Faticosa e meticolosa è stata l’opera di individuazione dei fabbisogni di locali, di arredi e di ogni supporto logistico finalizzato al funzionamento della nuova disciplina delle intercettazioni. Sono stati, in primo luogo censiti, individuati e conformati alle nuove previsioni i Centri per le intercettazioni delle telecomunicazioni, siti negli uffici della procura della Repubblica, ove si svolgono le attività connesse all’effettuazione delle intercettazioni ed alle quali può accedere esclusivamente il personale autorizzato dal Procuratore della Repubblica, al fine di adeguarli alle nuove politiche di sicurezza che la normativa e lo sviluppo dei nuovi software Parimenti presso gli uffici delle procure della Repubblica sono state individuate e allestite le cd. “sale di ascolto”, ovvero i luoghi deputati all’ascolto delle conversazioni e comunicazioni registrate per i soggetti legittimati. Tali locali sono stati individuati dalle stesse. Si è quindi provveduto al cablaggio e alla realizzazione fisica di ben 140 sale, sono state predisposte le postazioni di ascolto con fornitura di arredi, di pc portatili configurati in modo tale da supportare software dedicati, sono state realizzate le opere di adeguamento degli impianti elettrici. Infine ma non ultimo sono stati effettuati gli acquisti di armadi e quanto altro necessario all’archiviazione del materiale cartaceo secondo l’indicazione offerta dagli uffici. Si segnala peraltro come questa ultima sia esigenza transitoria sino all’avvio della completa digitalizzazione del procedimento di intercettazioni, secondo quanto previsto dal decreto-legge 161/2019.
3. Rafforzamento della sicurezza fisica oltre che informatica (vigilanza):Tutte le strutture dedicate alle attività tecniche di intercettazione sono state dotate, come accennato, di sistemi di sicurezza avanzati: è stato, infatti, realizzato un sistema di videosorveglianza dedicato a circuito chiuso, provvisto di telecamere digitali ad alta risoluzione, registratori digitali, monitor di controllo e infrastruttura di comunicazione, con registrazione delle immagini nel rispetto delle prescrizioni dettata dal Garante per la protezione dei dati personali.
4. Formazione dedicata: Pur competendo al Ministero la sola formazione del personale amministrativo, si è ritenuto sin dall’avvio del percorso (primi mesi 2018), si è ritenuto che fosse assolutamente fondamentale garantire un percorso formativo incrementale anche a magistrati e personale della polizia giudiziaria, che ha avuto carattere costante e si è alimentato anche della nuova piattaforma e-learning e dell’uso di Teams durante le fasi più critiche dell’emergenza COVID-1. Sin dall’aprile 2018 si è avviato il percorso di formazione su TIAP-document@. - il software destinato alla fruizione del documentale cartaceo riversato in formato digitale -, personale, per giungere tra il dicembre 2019 ed il luglio 2020 ai corsi di formazione sullo specifico applicativo dedicato alle intercettazioni e sull’applicazione della nuova normativa, hanno complessivamente interessato circa 3.500 partecipanti.
5. Incontri ed indicazioni a carattere organizzativo logistico: Alcune delle circolari (disponibili da domani sul sito del Ministero della giustizia) e alcuni incontri sono stati dedicati al confronto con gli uffici diretto ad analizzare le maggiori necessità a carattere organizzativo e logistico. Da tali contesti è emersa anche la necessità di una forte interazione con le procure per i minorenni, che ha dato luogo all’iniziativa sui protocolli tra procure ordinarie e per minorenni che il Ministero ha sollecitato dai primi di gennaio 2020. Certamente tali incontri proseguiranno nei prossimi mesi.
6. Attività di monitoraggio delle attività svolte. Il Dipartimento, attraverso le sue direzioni generali e attraverso la rete dei responsabili dei singoli uffici ha svolto un monitoraggio settimanale dello stato di avanzamento delle attività e delle singole urgenze e segnalazioni che pervenivano mediante l’apposito servizio di help desk dedicato e costituito sin dall’aprile del 2018 all’indirizzo progettointercettazionidgsia@giustizia.it.

Ciò ricordato riassuntivamente in merito all’attività sino ad oggi svolta, merita ricordare come la realizzazione è stata resa possibile, oltre che dalla fattiva collaborazione del personale dedicato, anche da un cospicuo finanziamento ottenuto in diversi canali normativi a carattere finanziario.

Le politiche di assunzione ormai avviate, anche grazie al finanziamento del programma assunzionale per circa 11.000 unità di personale amministrativo, il cui reclutamento è stato solo rallentato dall’emergenza COVID-19, unite al rafforzamento degli organici di magistratura, ottenute dall’On. Ministro, saranno invece elemento fondamentale e vera e propria “boccata di ossigeno” nel prossimo futuro anche per la disciplina delle intercettazioni e per la digitalizzazione del processo penale.

L’immediato futuro vede infatti gli uffici coinvolti chiamati indubbiamente alla sfida di un rinnovamento anche delle logiche organizzative e dei flussi di lavoro. Anche al fine di supportare tale percorso si segnalano le seguenti iniziative:

1. le fasi di avvio applicativo della nuova disciplina sarà accompagnato dall’offerta di una costante assistenza, per le attività di rispettiva competenza da parte della Direzione generale per i sistemi informativi automatizzati e della Direzione generale delle risorse materiale e delle tecnologie;
2. la Direzione generale per i sistemi informativi e automatizzati sta provvedendo a dotare le 140 procure anche di personale di assistenza appositamente dedicato.
3. proseguirà la formazione dedicata, anche mediante incontri specifici e webinar aperti al personale della polizia giudiziaria, secondo indicazioni che verranno offerte dalle competenti direzioni generali (Direzione del personale e Direzione dei servizi informativi e automatizzati). In questa sede si ricorda come sia fondamentale per la riuscita del percorso verso la digitalizzazione delle intercettazione l’uso da parte degli uffici di Procura e di Tribunale del sistema Tiap document@, oltre che dello specifico software per le intecettazioni;
4. riprenderanno gli incontri di carattere operativo/organizzativo con il Dipartimento al fine di verificare come risolvere le problematiche logistiche e lavorative che l’avvio della nuova disciplina potrà comportare. In tali incontri si verificheranno anche le esigenze degli uffici di Tribunale e degli uffici minorili all’avvio della nuova disciplina;
5. prossimamente verrà costituito un gruppo operativo con la partecipazione di alcuni rappresentanti degli uffici di Procura, che si confronterà con la Direzione generale dei sistemi informativi sui necessari sviluppi del sistema informatico anche in ottica di rapido approdo alla gestione interamente digitalizzata del procedimento;
6. Apposite sessioni saranno dedicate anche all’Avvocatura, mediante confronto in sede di “Sportello permanente per la giustizia telematica”, istituito con il protocollo sottoscritto con l’On. Ministro lo scorso 23 luglio;

Tali iniziative costituiscono solo alcune delle principali messe in campo dal Ministero e verranno affiancate da appositi help desk dedicati. Rimane infatti il servizio di help desk organizzativo progettointercettazioni.dgsia@giustizia.it, costituito nell’aprile 2018 che però si ricorda è destinato alla segnalazione delle mere esigenze di carattere organizzativo e logistico (si pregano gli uffici di rinnovare l’indicazione del responsabile per l’avvio intercettazioni che il Ministero può contattare); a tale servizio si affianca il servizio di assistenza per la configurazione delle postazioni dell’archivio digitale spocgiustizia@telecomitalia.it .

Inoltre, ritenendo necessario raccogliere il materiale normativo, illustrativo e didattico in apposite sezioni, si informa che sul sito del Ministero della giustizia (https://www.giustizia.it/giustizia/it/homepage.page), sono rese disponibili le principali norme di riferimento, le circolari di riferimento, mentre materiale didattico ed illustrativo specifico può essere rinvenuto, per il personale di magistratura e amministrativo sulla piattaforma e-learning al link https://e-learning.giustizia.it/login/index.php, e per l’Avvocatura nell’apposita sezione dedicata sul Portale dei Servizi Telematici (PST) al link https://pst.giustizia.it/PST/.

Alla presente seguiranno circolari delle Direzioni generali che offriranno alcune specifici approfondimenti di rispettiva competenza.

Dato lo sforzo organizzativo compiuto e la complessità delle infrastrutture realizzate, questo Dipartimento conferma il proprio impegno e la prosecuzione delle attività volte ad agevolare e assistere gli uffici, per quanto di competenza, nelle fasi di applicazione della nuova disciplina, certo del costante confronto tra tutti i soggetti coinvolti.

Si coglie l’occasione per porgere i più cordiali saluti.

Roma, 31 agosto 2020

IL CAPO DEL DIPARTIMENTO
Barbara Fabbrini