Circolare 24 luglio 2024 - Terzo monitoraggio integrato quali-quantitativo sull’Ufficio per il Processo al 31 dicembre 2023. Restituzione dell’analisi nazionale dei risultati
July 24, 2024
prot. m_dg.DOG.24/07/2024.0181820.U
Ministero della Giustizia
Ai Sig.ri Presidenti delle Corti di Appello Ai Sig.ri Presidenti dei Tribunali
Ai Sig.ri Dirigenti amministrativi degli uffici in indirizzo
e, p.c.
Al Sig. Primo Presidente della Corte Suprema di Cassazione Al Sig. Procuratore Generale della Repubblica presso la Corte Suprema di Cassazione Ai Sig.ri Procuratori Generali della Repubblica presso le Corti di Appello
Ai Sig.ri Procuratori della Repubblica presso i Tribunali Ai Sig.ri Dirigenti amministrativi degli uffici in indirizzo
e, p.c.
Al Sig. Capo di Gabinetto Al Sig. Direttore Generale dell’Unità di Missione per l’attuazione del PNRR
Premessa
Con circolare del 21 febbraio 2024 prot. 0044710.U, “Piano Nazionale di Ripresa e Resilienza: componente M1C1 - Capitale Umano e Ufficio per il Processo e Digitalizzazione del Ministero della Giustizia. Avvio del terzo monitoraggio integrato quali-quantitativo sull’Ufficio per il Processo e rilevazione digitalizzazione dei fascicoli”, questi Dipartimenti hanno avviato il terzo monitoraggio quali-quantitativo sull’Ufficio per il Processo.
Anche per la terza edizione del monitoraggio integrato, la rilevazione si è svolta mediante questionario online su piattaforma informatica, distinto in due parti, la prima dedicata al monitoraggio integrato sull’Ufficio per il processo e la seconda incentrata sulla digitalizzazione dei fascicoli.
Mentre le sezioni 1 e 2 della prima parte del questionario online, dedicate al monitoraggio semestrale statistico-organizzativo, sono state somministrate nell’impianto originario, già visto in occasione della precedente rilevazione, la sezione 3 è stata presentata in una veste rinnovata, dal momento che è stato previsto che il monitoraggio di metà anno sia, d’ora in avanti, dedicato anche all’attività di programmazione degli Uffici giudiziari.
Come illustrato nella citata circolare di avvio della terza edizione del monitoraggio integrato, l’introduzione di una sezione di programmazione delle attività all’interno dello strumento di Monitoraggio integrato risponde all’esigenza di aggiornare i progetti organizzativi, ex art. 12 comma 3 D.L. 80/2021, convertito in L. 6 agosto 2021, n. 113, presentati dagli Uffici giudiziari nel dicembre 2021 e che ora necessitano di essere modificati, all’esito della rinegoziazione dei target e delle milestone del PNRR Giustizia e del consolidamento della rinnovata struttura dell’Ufficio per il processo, a seguito dell’inserimento degli Addetti e del personale tecnico.
La terza edizione del monitoraggio integrato: aspetti tecnici e metodologia di analisi
Il monitoraggio, come di consueto, è stato rivolto alle Corti d’Appello e ai Tribunali ordinari, interessando complessivamente 169 Uffici Giudiziari (26 Corti d’Appello, 3 Sezioni distaccate di Corte di appello e 140 Tribunali) che, partecipando alla rilevazione, hanno consentito di definire un quadro di risultati ampio che coinvolge la pressocché totalità delle sedi destinatarie di Addetti all’Ufficio per il processo e di personale tecnico previsti dal PNRR.
Come per le passate esperienze, il Gruppo interdipartimentale DOG-DIT sul monitoraggio integrato dell’Ufficio per il Processo ha fornito un costante supporto agli Uffici Giudiziari nella compilazione del questionario, sia attraverso l’elaborazione di FAQ, sia fornendo riscontro tempestivo ai quesiti pervenuti dagli Uffici via e-mail, tramite l’applicativo Teams e telefonicamente.
All’interno dell’ambiente e-learning Giustizia, sono state inoltre messe a disposizione degli Uffici rispondenti, le “video-pillole” che, come per la precedente edizione del monitoraggio integrato, hanno fornito informazioni e approfondimenti su contenuti selezionati, relativamente alle funzionalità della piattaforma e in merito ad alcuni quesiti presenti nel questionario.
Infine, con l’obiettivo di fornire supporto nella programmazione delle attività, è stato messo a disposizione di ciascun Ufficio un report contenente gli indicatori statistici sull’andamento degli indicatori PNRR (obiettivi di smaltimento dei procedimenti civili e di riduzione dei disposition time civile e penale) e di altre variabili di interesse.
Al termine della fase di compilazione, e prima di procedere all’analisi dei dati, è stata effettuata la consueta attività di controllo preliminare, per consentire agli Uffici Giudiziari di apportare le opportune modifiche, nel caso di riscontro di eventuali incongruenze.
Risultati maggiormente significativi del terzo monitoraggio integrato
Si intende qui rappresentare sinteticamente i dati maggiormente significativi emersi dall’analisi dei questionari, rinviando alla lettura degli allegati la rappresentazione dettagliata dei risultati, distinti in Corti d’Appello e Tribunali, a loro volta raggruppati in cluster dimensionali definiti in base a:
- iscrizioni civili contenziose (aggregato rilevante ai fini dell’obiettivo DT) e iscrizioni penali dell’anno 2023;
- presenze giuridiche del personale amministrativo e di magistratura al 30 giugno 2023
I dati acquisiti attraverso le sezioni 1 e 2 del questionario evidenziano come l’Ufficio per il Processo sia ormai una struttura organizzativa stabilmente inserita negli UU.GG. Circa il 95% dei giudici togati è infatti supportato dagli Uffici per il Processo e dal personale ad essi assegnato. Rispetto all’ultima rilevazione (30.06.2023), si è avuto un incremento di Uffici per il Processo istituiti presso i Tribunali, mentre è rimasto sostanzialmente invariato il numero di quelli presenti nelle Corti di Appello.
Riguardo al personale PNRR, nonostante la flessione registrata nell’ultimo anno, al 31.12.2023 negli Uffici Giudiziari erano presenti 7.942 unità (9.032 al 30 giugno), di cui 5.610 (6.035 al 30 giugno) Addetti all’Ufficio per il Processo (AUPP) e 2.332 (2.997al 30 giugno) profili c.d. tecnici. Tale personale è collocato per il 22% nelle Corti di Appello e per il 78% nei Tribunali. La distribuzione per figure professionali risulta piuttosto omogenea tra le due tipologie di Uffici rilevati, ad eccezione dei tecnici contabili, statistici, IT e edili, professionalità più presenti negli Uffici di Corte di Appello per le funzioni che caratterizzano il loro profilo.
Gli AUPP sono assegnati per oltre il 50% al settore civile, per circa il 40 % al settore penale e per la parte rimanente al settore trasversale. Le attività svolte sono per oltre il 60% di supporto al giudice, per circa il 25% di supporto alle cancellerie e il restante di supporto ad attività organizzativo-gestionali.
L’attività supportata maggiormente dagli UPP è quella giurisdizionale; in particolare il settore civile è quello prevalentemente supportato. L’attività organizzativa gestionale è supportata in misura residuale (circa il 10%), mentre sfiora il 30% il supporto ad entrambe le attività predette.
In generale, sebbene il modello prevalente sia ancora quello “One to One”, che prevede l’assegnazione dell’addetto in maniera esclusiva e continuativa ad un singolo magistrato, si rileva sia una crescente ricerca di modelli organizzativi ritenuti più efficaci in relazione alle specificità di ogni Ufficio, sia l’introduzione di azioni organizzative complesse, anche sotto il profilo informatico. Quanto affermato si rileva, particolarmente per il settore civile delle Corti d’appello di grandi dimensioni in cui il ricorso ai modelli organizzativi “Assegnazione al fascicolo”, “Rotazione” e “Mini pool1” va ad equiparare il ricorso al modello “One to one”.
Analoghe considerazioni possono essere fatte per il settore penale delle Corti d’appello e dei Tribunali, in cui il ricorso ai modelli organizzativi “Rotazione”, “Mini pool.” e “Collegio2.si rileva consistente.
Come indicato in premessa, la sezione 3 è stata completamente rinnovata, per essere rivolta, nell’ambito del monitoraggio al 31 dicembre, all’attività di programmazione degli Uffici Giudiziari.
Articolata in tre “percorsi” consequenziali, la sezione presentava un primo step in cui è stato richiesto agli Uffici di segnalare eventuali criticità di contesto oppure organizzative, potenzialmente in grado di inficiare, o ritardare, il raggiungimento degli obiettivi PNRR; nel secondo step era invece richiesto di individuare gli obiettivi specifici che indirizzassero gli sforzi degli Uffici verso interventi concreti, finalizzati al raggiungimento degli obiettivi PNRR. Infine, individuati gli obiettivi specifici da perseguire, nel terzo e ultimo step, gli Uffici hanno indicato le azioni organizzative poste già in essere, o da implementare, in funzione degli impegni programmati e per il miglioramento complessivo dell’attività dell’Ufficio.
Per quel che concerne il “primo step” dedicato alle criticità, queste sono state distinte in “criticità di contesto” e “criticità organizzative”.
Le prime, criticità collegate a situazioni che esulano dall’ambito di intervento diretto e programmatico dell’Ufficio, sono state rappresentate all’interno di un elenco predeterminato ed individuate in: 1. Carenza di personale amministrativo; 2. Carenza di personale di magistratura; 3. Turn over elevato; 4. Locali/Immobili; 5. Dotazioni informatiche; 6. Altro (campo libero).
Agli Uffici è stato pertanto richiesto di indicare se uno o più delle suddette criticità fossero o meno presenti nella propria realtà lavorativa e, in caso affermativo, di indicarne il livello, scegliendo tra “Alto”, “Medio” e “Basso”.
Rimandando alla lettura della documentazione allegata per un’analisi maggiormente dettagliata, a titolo puramente esemplificativo, si evidenzia che circa il 90% delle Corti d’Appello ha segnalato problematiche afferenti alla carenza di personale amministrativo e di magistratura, a cui il 55% ha assegnato un alto livello di criticità, e circa il 70% ha indicato criticità di contesto collegate a turn over elevato e agli immobili, di cui circa il 30% con un livello di criticità alto.
Con riguardo alle segnalazioni dei Tribunali si è potuto osservare che circa il 90% degli Uffici ha indicato criticità di contesto collegate a carenza di personale amministrativo (con un livello di criticità alto per il 53%), al turn over elevato per l’80% circa (di cui il 44% con una connotazione di elevata criticità) e a carenza di personale di magistratura per il 76%.
Per quanto concerne le “criticità organizzative”, si è inteso indirizzare l’attenzione degli Uffici su situazioni critiche collegate all’organizzazione interna dell’Ufficio, sulle quali lo stesso fosse in grado di intervenire nell’ambito della propria discrezionalità organizzativa. Queste criticità, se rilevate, avrebbero dovuto essere associate ad almeno una delle tre aree di impatto ed indicate nel numero massimo di tre per ciascuna area (A. Processi organizzativi-gestionali; B. Tempi della giurisdizione; C. Tempi amministrativi), accompagnate da una breve descrizione, associate ad un livello di criticità “Basso”, “Medio” o “Alto” ed infine collegate ad uno o più obiettivi PNRR il cui raggiungimento, a causa della criticità rilevata, potesse risultarne condizionato.
La maggior parte delle situazioni critiche segnalate dalle Corti (circa il 59%) e dai Tribunali (circa 37%) è risultata afferente all’area di impatto “Tempi della giurisdizione” ed in grado di incidere soprattutto sul conseguimento dell’obiettivo PNRR “Riduzione Disposition Time Civile”.
Una volta effettuata l’analisi delle maggiori criticità, nel secondo step è stato richiesto agli Uffici di individuare gli obiettivi specifici, cioè quelle priorità d’intervento in grado di indirizzare gli sforzi dell’ufficio verso interventi concreti, finalizzati al loro raggiungimento, tenuto conto degli obiettivi PNRR.
È stata data la possibilità di individuare fino a un massimo di 20 obiettivi specifici e per ogni obiettivo specifico sono state richieste una serie di informazioni atte a circoscrivere esattamente l’obiettivo PNRR che avrebbe tratto beneficio dagli interventi individuati, a definire il contenuto dell’obiettivo specifico, e quindi le attività e i particolari interventi programmati funzionali al raggiungimento dell’obiettivo PNRR di riferimento, a descrivere i risultati attesi, l’arco temporale di riferimento e gli UPP eventualmente coinvolti nella sua realizzazione.
Nel materiale allegato alla presente circolare sono stati riportati alcuni esempi di obiettivi specifici delineati dagli Uffici particolarmente coerenti con l’impostazione data.
Individuati gli “obiettivi specifici” oggetto della programmazione dei singoli Uffici, nel terzo step è stato richiesto di indicare le azioni organizzative che gli Uffici avessero già posto in essere, o che avrebbero attuato in funzione degli impegni programmati, al fine di attuare un complessivo miglioramento delle attività organizzative interne. Per meglio definire le aree di intervento e di programmazione, le azioni organizzative sono state elencate in corrispondenza di ciascun processo organizzativo, afferente alla relativa area di impatto.
Nella documentazione allegata, per ogni processo organizzativo, sono state evidenziate le azioni maggiormente selezionate dalle Corti d’Appello e dai Tribunali.
Prossimi passi
Rinviando alla lettura dei documenti allegati per gli opportuni approfondimenti, si è qui inteso offrire agli Uffici un quadro complessivo dei risultati all’esito dell’analisi della terza edizione del monitoraggio.
Il monitoraggio integrato quali-quantitativo, con gli eventuali aggiustamenti che si riterranno via via utili o opportuni, continuerà ad essere la modalità privilegiata di verifica dell’evoluzione migliorativa sotto il profilo della qualità dell’amministrazione della giustizia per effetto dello strumento messo a disposizione con il PNRR.
Prossimamente si darà avvio alla quarta edizione del monitoraggio integrato (rilevazione al 30 giugno 2024) che sarà dedicata al monitoraggio semestrale statistico-organizzativo (sezioni 1 e 2) e al monitoraggio annuale dei processi (sezione 3).
Le articolazioni ministeriali coinvolte nel Monitoraggio integrato sono in ogni caso a disposizione per informazioni e chiarimenti tramite i servizi di supporto offerti dal DOG, mediante il Supporto PNRR, e dal DIT, mediante la Direzione generale di statistica e analisi organizzativa, contattabili attraverso i seguenti indirizzi email: supporto.upp.pnrr@giustizia.it e statistica@giustizia.it.
Ringraziando anticipatamente per la collaborazione, si porgono i più cordiali saluti e si raccomanda la più ampia diffusione in relazione alla presente iniziativa tra il personale di magistratura ed amministrativo.
Il Capo Dipartimento dell’organizzazione giudiziaria, del personale e dei servizi
Gaetano Campo
Il Capo Dipartimento per l’innovazione tecnologica della giustizia
Ettore Sala
Lista degli allegati:
- Presentazione analisi monitoraggio integrato al 31 dicembre 2023 Corti di Appello
- Presentazione analisi monitoraggio integrato al 31 dicembre 2023 Tribunali
- Appendice sezioni 1 e 2 Corti di Appello
- Appendice sezioni 1 e 2 Tribunali
NOTE
1 Assegnazione al fascicolo: gli addetti sono assegnati di volta in volta ad un fascicolo di prima udienza, lavorando con diversi magistrati.
Rotazione: gli addetti svolgono diverse mansioni puntuali e verticali a sostegno del lavoro di tutti i magistrati. Mini pool: gli addetti sono assegnati a un gruppo di magistrati, tra i quali uno svolge la funzione di referente principale per l’addetto.
2 Collegio: gli addetti sono assegnati a turno ai Collegi