Ministero della Giustizia

Dipartimento per gli affari di giustizia
Direzione Generale degli Affari Interni - Ufficio I
Reparto I - Servizi relativi alla Giustizia Civile

m_dg_DAG.23.05.2025.0100433.U

Al sig. Presidente della Corte d’appello di Catanzaro

Oggetto: Rilascio di copie di atti penali in ipotesi di patrocinio a spese dello Stato- Rif. Prot. DAG n. 42245 del 20 febbraio 2025

1. Con nota prot. n.2741U del 26 febbraio u.s. la S.V. ha trasmesso il quesito del Tribunale di Cosenza[1] volto a chiarire se “ai fini del rilascio in forma gratuita delle copie degli atti processuali penali in ipotesi di patrocinio a spese dello Stato, le dichiarazioni che le copie sono necessarie per l’esercizio della difesa, ai sensi dell’art. 107 d.P.R. n. 115 del 2002, debba essere effettuata da chiunque le richieda e, quindi anche da parte dei difensori oppure soltanto dalla parte ammessa al patrocinio”

Correlativamente il Tribunale di Cosenza ha altresì rappresentato che:

• l’art. 107, comma 2, del d.P.R. n. 115 del 2002 stabilisce che “sono spese gratuite le copie degli atti processuali, quando sono necessarie per l’esercizio della difesa”;
• sulla base della lettera della norma, la gratuità del rilascio è subordinata alla specificazione che occorrono per l’esercizio della difesa”;
• in occasione dell’ispezione ordinaria del luglio 2024 ha ricevuto l’indicazione che nel modulo di rilascio delle copie fosse specificato dall’istante che le stesse “occorrono per l’esercizio della difesa”.

Ciò premesso l’ufficio, in ottemperanza alla prescrizione dell’Ispettorato generale[2], ha invitato i difensori, in occasione della domanda di rilascio di copie ai sensi dell’art. 107d.P.R. n. 115 del 2002, a precisare la motivazione sul modulo compilato.

La S.V. in ottemperanza a quanto stabilito dalla circolare del 14 aprile 2016 prot. DAG n. 67455U, [3]ha espresso il proprio parere rappresentando che:

• è necessaria l’attestazione sulle finalità del rilascio di copie ove richiesto dalle parti private (potendo l’istanza essere determinata da diverse ragioni)
• quando essa promani dal difensore la richiesta di attestazione delle finalità di rilascio si appalesa eccessivo omissis la detta attestazione dovrebbe considerarsi tacita per tutte le richieste provenienti dai difensori in relazione ai procedimenti pendenti, nei quali i medesimi risultano difensori;
• nel caso in cui il procedimento risulti definito con attestazione di irrevocabilità della sentenza, il difensore dovrebbe specificare le motivazioni della richiesta ai sensi dell’art. 107 d.P.R. n. 115 del 2002 apparendo possibile una richiesta per finalità diverse da quelle meramente difensive.

2. Tale il merito della questione si precisa quanto segue.

L’allora Direzione generale della giustizia civile, con nota prot. DAG n. QUES. 228/05 F.I. 016.001.008-10, in risposta a richiesta di chiarimenti in merito alla gratuità del rilascio delle copie degli atti processuali in favore della parte ammessa a patrocinio a spese dello Stato ed al suo difensore nel processo penale, aveva rappresentato quanto di seguito indicato: “Anche in considerazione della previsione di cui all'articolo 116 c.p.p., secondo cui per il rilascio di copia degli atti nel processo penale è necessaria l'autorizzazione dell'autorità giudiziaria (eccetto nei casi di cui all'articolo 43, disp. att. c.p.p., in cui il diritto per ottenere copia è espressamente riconosciuto alla richiedente) si è del parere che la gratuità di cui al richiamato art. 107 sia funzionale al pieno esercizio del diritto di difesa per la parte ammessa al patrocinio omissis, pertanto, il cancelliere è tenuto a rilasciare gratuitamente le copie richieste dal difensore, tutte le volte in cui l'interessato- che se ne assume la responsabilità-dichiari che l'atto richiesto è necessario per l'esercizio della difesa ( pag.2)

Il principio sopra riportato è stato ribadito anche in successive note di risposta a quesiti quali la prot. DAG n. 164624U del 20 agosto 2018[4] e la prot. DAG n. 164262U del 21 agosto 2019[5].

In sintesi, ed in risposta alle delucidazioni domandate si ribadisce l’obbligatorietà dell’osservanza della disposizione impartita con la nota prot.n. DAG n. QUES. 228/05 F.I. 016.001.008-10 significando altresì che la dichiarazione, che l’atto è domandato per l’esercizio del diritto di difesa, dovrà essere resa dall’interessato indipendentemente dalla qualifica rivestita (parte o difensore).

Da ultimo, questa Direzione generale concorda con la modalità operativa suggerita dalla S.V. per il rilascio di copie dopo che il procedimento sia stato definito con attestazione di irrevocabilità della sentenza.

Infatti, nella, già menzionata, nota prot. DAG n.164624U del 20 agosto 2018, è scritto “il legislatore del Testo unico sulle spese di giustizia ha voluto indubbiamente garantire nel più ampio modo possibile il diritto di difesa nel processo penale, senza porre limiti al rilascio delle copie ritenute necessarie dal difensore per l'effettivo esercizio di tale diritto; tuttavia, il diritto al rilascio gratuito di copia degli atti, proprio per la sua finalità di consentire la difesa in un procedimento penale, non può estendersi oltre tale limite per cui è onere del difensore che richiede la copia, dopo l'esaurimento dei gradi ordinari di giudizio, indicare la ragione della richiesta”

Nei termini indicati va quindi data risposta al quesito in oggetto; si invita la S.V. a diramare la presente nota agli uffici dei rispettivi distretti.

Cordialità

Roma, 23 maggio 2025

Il Direttore generale
Giovanni Mimmo

[1] Prot.n. 610 del 4 febbraio 2025

[2] Come si legge a pag. 2 della nota prot. n. 610 del 4 febbraio 2025

[3] Modalità di formulazione dei quesiti in materia di servizi di cancelleria e di spese

[4] In risposta a quesito della Corte d’appello di Bari prot.n. 3983 del 20 marzo 2018

[5] In risposta a quesito della Corte di appello di Salerno prot.n. 8285U del 12 settembre 2018