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venerdì 21 ottobre 2005

FRANCO M. PIANTELLI, responsabile del SECIN

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L'amministrazione della Giustizia è impegnata nell'introduzione e perfezionamento degli strumenti della programmazione, della pianificazione delle risorse e del controllo di gestione. Si tratta di definire un modello condiviso da chi svolge l'azione amministrativa sia a livello centrale che a livello territoriale.

L'11 ottobre scorso, alla presenza del ministro Castelli, è iniziato il corso di formazione 2005-2006, che ha l'obiettivo di rafforzare il comportamento orientato al risultato. Il capo dell'ufficio Servizio controllo interno (Secin), Franco M. Piantelli, che ha aperto i lavori, spiega in che cosa è cambiata l'organizzazione della Giustizia e quali sono le prossime mete.
 
L'inaugurazione del corso di formazione sul Controllo di Gestione e sulla Gestione per Obiettivi è stato un evento speciale; rappresenta infatti il portato del comune impegno dei quattro Dipartimenti e della Direzione Generale per gli Archivi Notarili volto a diffondere presso tutte le articolazioni territoriali del Sistema Giustizia la cultura del risultato e la tecnica di gestione per obiettivi.

Una analoga iniziativa avviata dai medesimi soggetti era stata intrapresa e conclusa lo scorso anno quando, con lo stesso spirito collaborativo, era stato affrontato il tema della comunicazione e della condivisione della missione istituzionale del Ministero fra tutti i sottosistemi che lo compongono.

Si tratta di promuovere il sentimento di appartenenza di tutti ad un unico sistema, e di dare un significativo segnale di svolta per le diverse strutture dedicate alla formazione del personale dirigenziale: non solo formazione caratterizzata prevalentemente dall'intento di affinare le competenze specifiche degli operatori, quanto piuttosto dalla assoluta necessità di sviluppare il potenziale manageriale dei dirigenti di tutte le funzioni del Sistema Giustizia.

Si tratta di imparare ad individuare l'origine di quella parte dei processi di erogazione dei diversi servizi che il nostro sistema è deputato a presidiare e che generano risultati negativi nell'economia generale del mondo della giustizia, ad individuare le possibili soluzioni alternative, a definire e programmare i percorsi da seguire per rimuovere quelle cause, ad utilizzare al meglio le risorse disponibili, specie in situazioni di grande criticità come l'attuale, mobilitando soprattutto l'energia delle persone chiamate a cimentarsi con questa sfida continua, riconoscendone il valore; ad esercitare un controllo periodico e sistematico sull'andamento delle attività avviate per rilevarne gli scostamenti rispetto agli enunciati di partenza, di riprogrammare e di promuovere nuovi progetti in funzione dei risultati finali conseguiti in precedenza.

Questo è quanto intendo dire, quando parlo di gestire l'Organizzazione con criteri manageriali.
Questa modalità gestionale ha caratterizzato la vita amministrativa degli Uffici Centrali del Ministero negli ultimi quattro anni. Una modalità inconsueta per l'ambiente di riferimento.

Infatti il sistema gestionale prevalente era ancorato ad una concezione dell'Organizzazione ormai superata, orientata maggiormente alla tecnostruttura e alla ritualità dei comportamenti interni piuttosto che essere proiettata al servizio, all'efficienza, all'economicità.
Eppure ciascun Dipartimento del Ministero, unitamente all' Ufficio Centrale degli Archivi Notarili, ha saputo rispondere a questa proposta in maniera superba.
Dal 2002 ad oggi sono stati definiti ed avviati a compimento ben 348 Piani Esecutivi d'Azione allo scopo di concretizzare la strategia generale del Ministro riassunta nei dieci obiettivi strategici ribaditi ciascun anno nella Direttiva annuale.

In particolare, nel periodo di riferimento, il Dipartimento Amministrazione Penitenziaria ha definito e gestito 105 PEA, 40 il DGM, 139 il DOG, 37 il DAG, 6 l'UCAN.
A tutti questi vanno aggiunti ulteriori 21 Programmi Interdipartimentali. Uno di questi, sulla formazione, lo si é inaugurato proprio con il corso, e ringrazio di cuore gli uomini e le altissime cariche istituzionali che essi incarnano per aver voluto, assieme al Signor Ministro, suggellare questo particolarissimo evento e il lavoro di tutti coloro che si sono adoperati per renderlo possibile.

Un numero così rilevante di attività portate a compimento rappresenta esso stesso un successo eclatante il cui merito va ascritto all'impegno convinto dei Capi Dipartimento e dei rispettivi Direttori Generali, dei loro Dirigenti e di tutti coloro che con loro collaborano ogni giorno.
Ma non è solo il numero dei PEA l'indicatore di riferimento che ci consente di essere soddisfatti per quanto fino a qui compiuto, quanto piuttosto la qualità dei risultati ottenuti in così breve lasso di tempo.

Penso ai nuovi sistemi di fonoregistrazione del dibattimento in modalità digitale, al processo telematico, ai nuovi sistemi per l'intercettazione telefonica, al Registro Generale Informatico, alla convenzione con l'Amministrazione Postale per le notifiche degli atti giudiziari e all'estinzione del debito nei confronti della stessa, ai sistemi di multivideoconferenza, alla convenzione con l'Unione delle Camere di Commercio per incrementare ulteriormente il livello occupazionale dei detenuti, al recupero di spazi da utilizzare all'interno degli istituti di pena per migliorare le condizioni esistenziali della popolazione carceraria, all'incremento degli agenti della Polizia Penitenziaria insieme ad una più razionale loro distribuzione presso gli Istituti delle varie parti d'Italia, a tutti gli investimenti di edilizia penitenziaria e giudiziaria, alla razionalizzazione degli interventi dell'esecuzione penale esterna, alla ridefinizione e riclassificazione delle spese di giustizia, alla tempestività di risposta alle sentenze emesse dalla corte Europea nei confronti del nostro Paese, alla progettazione e realizzazione, in meno di un anno , del Centro Studi Europei sulla Devianza Minorile a Nisida, al Sistema Italgiureweb e al Sistema Informativo della Corte Suprema e della Procura Generale presso la Corte di Cassazione.
Potrei continuare così per almeno altre 320 volte.

La gestione per obiettivi comporta altre implicazioni d'ordine organizzativo. Implicazioni alle quali in tutto o in parte abbiamo dato già una risposta.
Stiamo concludendo infatti la rivisitazione della mappa delle funzioni ministeriali per renderle più confacenti non solo alla loro missione istituzionale ma anche all'esigenza di una loro migliore operatività e trasparenza dotando infine il Ministero di un ente di coordinamento che, organo collegiale con funzioni consultive, sia di sostegno al processo decisionale del Ministro e riconduca ad unità il complesso dei sottosistemi che lo compongono. La proposta, a questo riguardo, è al vaglio del Signor Ministro.
Sta per avviarsi una nuova modalità di gestire la contabilità del Ministero: dal 2006 la contabilità economica, più appropriata alla Gestione per Obiettivi e all'esercizio del Controllo di Gestione, affiancherà quella finanziaria.

È stato adottato un sistema di valutazione sia per i dirigenti di seconda fascia che per i dirigenti generali; il nuovo stile gestionale presuppone la valorizzazione dei responsabili di risultato non solo perché ottengano i riconoscimenti previsti dal rapporto di lavoro ma perché è interesse dell'Organizzazione rilevare il potenziale di tutti i suoi uomini di punta per poter loro affidare funzioni sempre più delicate.
Sta muovendo i primi passi anche la customer satisfaction, quella particolare attività di ricerca presso i fruitori e i beneficiari dei risultati raggiunti dagli operatori, volta a rilevarne il livello di soddisfazione percepito.

E' presto per dire se saremo in grado di consolidare nel tempo anche questo percorso. Tuttavia a noi sembra una strada obbligata perché se non ascolteremo il punto di vista dei nostri utenti, difficilmente potremo dire di essere assolutamente certi di aver ben operato.
Infine il Controllo di Gestione. L'insieme delle funzioni che vi fanno riferimento sono state affidate ad appositi Uffici costituiti presso ciascun Dipartimento a decorrere dal 2003.

Essi svolgono almeno tre tipi di azione: la prima consiste nel fornire il supporto tecnico ai Dirigenti Generali nella fase di progettazione di un Programma Esecutivo verificando la congruenza delle risorse assegnategli. La seconda nel rilevare periodicamente, secondo indicatori predefiniti e in rapporto alle diverse fasi di lavoro, l'andamento del programma e i suoi eventuali scostamenti. Infine nel predisporre un rapporto sull'insieme dei PEA annuali e pluriennali da sottoporre al Capo Dipartimento e al SECIN.

Con la definitiva e consolidata adozione di tutti questi strumenti, possiamo affermare che a distanza di quattro anni il modus operandi del Ministero della Giustizia è profondamente cambiato; il rispetto delle procedure e dei compiti continua necessariamente ad essere elemento di rilievo per le attività di gestione ma, insieme e a fianco ad esso, s'è fatto strada uno stile nuovo che diviene sempre più la caratteristica distintiva di tutta la dirigenza.
I capi dipartimento e i dirigenti generali sono testimoni ed attori ad un tempo di una modalità gestionale del tutto nuova che presuppone un livello di managerialità non comune.

Occorrono grande sensibilità, senso di responsabilità, capacità di programmare, dinamismo, apertura al nuovo, propensione al rischio per poter gestire una realtà complessa e articolata quale è il Ministero della Giustizia.
Una realtà complicata non solo perché la sua missione comprende ambiti di responsabilità differenziata e di estrema delicatezza, ma anche perché la sua competenza si estende in maniera capillare su tutto il territorio nazionale e, sempre di più, europeo.

Alla luce dei risultati conseguiti, riteniamo indispensabile esportare la Gestione per Obiettivi ed il Controllo di Gestione oltre i confini degli Uffici Centrali del Ministero.
Perché questi due pilastri dell'Amministrazione si radichino profondamente nell'anima del Dicastero è necessario che essi sia estesi a tutta l'articolazione ministeriale, alle Corti d'Appello e alle Procure Generali, ai Provveditorati Regionali dell'Amministrazione Penitenziaria, ai Centri di Giustizia Minorile; infine alle loro strutture territoriali di base, ovvero ai Tribunali, alle Procure, alle Strutture Penitenziarie.
Insomma, c'è un mondo intero che sta cambiando in meglio e non perché si voglia cambiare tout court. Quel che è stato fatto, sembra a noi rispondere meglio alla necessità di servire il Paese e di garantirgli giustizia e sicurezza con maggiore efficienza e tempestività.
E' per questo motivo principalmente che i Capi Dipartimento, secondo le indicazioni contenute dalla direttiva del Ministro per l'anno 2005, hanno diramato agli enti territoriali di competenza le linee di indirizzo cui fare riferimento perché i dirigenti titolari di quelle posizioni definissero dei Piani Operativi Territoriali (P.O.T.), simili per struttura, natura e finalità ai PEA, per conseguire risultati programmati e utili a migliorare il sistema di erogazione dei servizi con il concorso e la partecipazione diretta dei destinatari.
In particolare al DOG hanno risposto tutte le Corti d'Appello e le Procure Generali proponendo 57 POT orientati a ridurre il debito giudiziario e a contenere i costi di gestione.

Il DAP ha invitato i Provveditori ad impegnarsi sul tema dell'efficienza dei sistemi tecnologici di sorveglianza e sullo sviluppo dei rapporti con le locali CCIA e i destinatari hanno definito la realizzazione di 39 POT.
I centri di giustizia minorile hanno messo a punto 14 POT in esito alle linee di indirizzo del capo dipartimento.

Gli Uffici territoriali dell'UCAN ne hanno definiti 5.
L'insieme dei POT, per l'anno in corso, ammonta a 115 iniziative.

Nel contempo ciascun Dipartimento ha provveduto ad individuare presso le strutture operative territoriali di primo livello i referenti per l'esercizio del Controllo di Gestione, anch'essi oggi qui come destinatari del corso che stiamo inaugurando.

A conclusione, voglio dedicare una riflessione al ruolo manageriale in questo contesto, ricordando che la legge delega sulla riforma dell'ordinamento giudiziario, da poco approvata, prevede la definitiva attribuzione di responsabilità gestionali al dirigente amministrativo oltre a prevedere nuove strutture territoriale deputate a svolgere funzioni di supporto all'attività giurisdizionale.
Molti di coloro che partecipano al corso di formazione saranno chiamati a confrontarsi con questa non facile sfida e a dimostrare sul campo che le scelte strategiche operate dal Parlamento e dal Ministro al riguardo non sono state vane.

Il sistema formazione, da sempre impegnato sul versante della crescita professionale della dirigenza, muove così un ulteriore decisivo passo in questa direzione, cui certo ne seguiranno altri.
Sono altresì convinto che l'intera organizzazione ministeriale attraverso le sue massime espressioni organizzative non mancherà di dare il necessario supporto materiale e morale a sostegno del lavoro che aspetta alla dirigenza. Così come non verranno meno i riconoscimenti del valore che i managers sapranno esprimere da parte di chi vi confida per svolgere l'attività giurisdizionale con maggiore serenità e con minori preoccupazioni.
Franco M. Piantelli
Capo del SECIN
 
 
21 ottobre 2005