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Decreto 25 gennaio 2007 - Regole procedurali di carattere tecnico operativo per l'attuazione del Decreto del Presidente della Repubblica 14 novembre 2002, n. 313

25 gennaio 2007

INDICE del Decreto 25 gennaio 2007:

Capo I - Principi generali

Art. 1. - Ambito di applicazione
Art. 2. - Definizioni

Capo II - Sistema informativo

Art. 3. - Principi e funzioni
Art. 4. - Politiche di sicurezza
Art. 5. - Ufficio del responsabile centrale dell'accesso al sistema
Art. 6. - Accesso al sistema
Art. 7. - Definizione degli accessi
Art. 8. - Gestione delle utenze
Art. 9. - Modalità di accesso al sistema
Art. 10. - Controllo e verifica degli accessi e delle operazioni svolte
Art. 11. - Uso della firma digitale

Capo III - Disposizioni in materia di iscrizioni ed eliminazioni

Art. 12. - Ufficio centrale
Art. 13. - Ufficio iscrizione
Art. 14. - Disposizioni in materia di iscrizioni
Art. 15. - Iscrizione provvedimenti - Casi particolari
Art. 16. - Correzione di errori materiali
Art. 17. - Collegamento telematico tra il sistema e Banca d'Italia
Art. 18. - Disposizioni transitorie in materia di iscrizione nel casellario giudiziale e nell'anagrafe delle sanzioni amministrative dipendenti da reato
Art. 19. - Disposizioni transitorie in materia di iscrizione nel casellario dei carichi pendenti e nell'anagrafe dei carichi pendenti degli illeciti amministrativi dipendenti da reato
Art. 20. - Eliminazione delle iscrizioni di competenza dell'ufficio centrale
Art. 21. - Eliminazione delle iscrizioni di competenza dell'ufficio iscrizione
Art. 22. - Eliminazione soggetti per i quali risulta comunicato l'avvenuto decesso

Capo IV - Servizi certificativi e visure

Art. 23. - Competenza in materia di rilascio di certificati e visure in materia di casellario giudiziale e di anagrafe delle sanzioni amministrative dipendenti da reato
Art. 24. - Disposizioni transitorie in materia di certificazione del casellario dei carichi pendenti e dell'anagrafe dei carichi pendenti degli illeciti amministrativi dipendenti da reato
Art. 25. - Certificato del casellario giudiziale e dell'anagrafe delle sanzioni amministrative dipendenti da reato acquisito dall'autorità giudiziaria ai sensi degli articoli 21, 30 e 39 del T.U.
Art. 26. - Modalità per la richiesta del certificato del casellario giudiziale e dell'anagrafe delle sanzioni amministrative dipendenti da reato da parte dell'interessato
Art. 27. - Modalità per la richiesta della visura da parte della persona o dell'ente interessato
Art. 28. - Istruzioni per il rilascio dei certificati nel caso di errori ovvero di dati incompleti o mancanti riscontrati dal sistema o segnalati dall'interessato
Art. 29. - Esclusione dai certificati ed eliminazione di iscrizioni per i reati di competenza del giudice di pace commessi prima del 2 gennaio 2002
Art. 30. - Consultazione del sistema da parte delle amministrazioni pubbliche e dei gestori di pubblici servizi ai sensi dell'art. 39 del T.U.

Capo V - Disposizioni finali e abrogazioni

Art. 31. -Comunicazioni relative al cambiamento o alla rettifica dei dati anagrafici - Modalità di gestione
Art. 32. - Modalità per la trasmissione dei dati relativi a decisioni riguardanti cittadini stranieri
Art. 33. - Certificato di emergenza
Art. 34. - Disposizioni particolari relative ai collaboratori di giustizia
Art. 35. - Migrazione
Art. 36. - Procedure per l'utilizzazione del codice fiscale e per l'adozione di un codice identificativo sulla base delle impronte digitali
Art. 37. - Manuale utente
Art. 38. - Distruzione schede cartacee
Art. 39. - Attività di monitoraggio da parte dell'ufficio centrale
Art. 40. - Attivazione polo secondario
Art. 41. - Abrogazioni
Art. 42. - Norma finale

pubblicato nella Gazzetta Ufficiale n. 32 dell'8 febbraio 2007)


Il Direttore Generale della giustizia penale

Visto il decreto del Presidente della Repubblica 14 novembre 2002, n. 313, contenente il T.U. delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di casellario giudiziale, di anagrafe delle sanzioni amministrative dipendenti da reato e dei relativi carichi pendenti;

Letti gli articoli 20, 33, 35, 39, 42, 43 e 46 del citato T.U., dai quali emerge la necessità di disciplinare con ulteriori decreti le modalità tecnico-operative per l'applicazione del medesimo T.U. e per la gestione della fase transitoria;

Considerato il processo che caratterizza l'evoluzione del sistema informativo automatizzato del casellario giudiziale e la non completa operatività dei sistemi di interconnessione tra le diverse articolazioni degli uffici giudiziari e le altre pubbliche amministrazioni;

Visto il decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196 - Codice in materia di protezione dei dati personali;

Sentita la Presidenza del Consiglio dei Ministri - Dipartimento per l'innovazione e le tecnologie;

Sentito il Garante per la protezione dei dati personali;

Decreta:

 Capo I
Principi generali
 

Art. 1.
 Ambito di applicazione
  1. Il presente decreto stabilisce le regole tecniche di funzionamento del sistema informativo automatizzato del casellario giudiziale, del casellario dei carichi pendenti, dell'anagrafe delle sanzioni amministrative dipendenti da reato e dell'anagrafe dei carichi pendenti degli illeciti amministrativi dipendenti da reato.
Art. 2.
 Definizioni
  1. Ai fini dell'applicazione del presente decreto, se non diversamente ed espressamente indicato:

    1. «T.U.» é il testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di casellario giudiziale, di anagrafe delle sanzioni amministrative dipendenti da reato e dei relativi carichi pendenti, di cui al decreto del Presidente della Repubblica 14 novembre 2002, n. 313;
       
    2. «casellario giudiziale» é l'insieme dei dati relativi a provvedimenti giudiziari e amministrativi riferiti a soggetti determinati;
       
    3. «casellario dei carichi pendenti» é l'insieme dei dati relativi a provvedimenti giudiziari riferiti a soggetti determinati che hanno la qualità di imputato;
       
    4. «anagrafe delle sanzioni amministrative dipendenti da reato» é l'insieme dei dati relativi a provvedimenti giudiziari che applicano, agli enti con personalità giuridica e alle società e associazioni anche prive di personalità giuridica, le sanzioni amministrative dipendenti da reato, ai sensi del decreto legislativo 8 giugno 2001, n. 231;
       
    5. «anagrafe dei carichi pendenti degli illeciti amministrativi dipendenti da reato» é l'insieme dei dati relativi a provvedimenti giudiziari riferiti agli enti con personalità giuridica e alle società e associazioni anche prive di personalità giuridica, cui é stato contestato l'illecito amministrativo dipendente da reato, ai sensi del decreto legislativo 8 giugno 2001, n. 231;
       
    6. «ente» é l'ente fornito di personalità giuridica, la società e l'associazione, anche priva di personalità giuridica, ai sensi del decreto legislativo 8 giugno 2001, n. 231;
       
    7. «ufficio iscrizione» é l'ufficio presso l'autorità giudiziaria che ha emesso il provvedimento giudiziario soggetto a iscrizione o a eliminazione, così come definito nel T.U.;
       
    8. «ufficio territoriale» é l'ufficio presso il giudice di pace, così come definito nel T.U.;
       
    9. «ufficio locale» é l'ufficio presso il tribunale e presso il tribunale per i minorenni, così come definito nel T.U. Nella fase transitoria ed in attesa dell'adozione del regolamento di cui all'art. 7, comma 4 del decreto legislativo 25 luglio 2006, n. 240, ufficio locale é l'ufficio costituito nell'ambito delle procure della Repubblica presso i Tribunali ordinari, già denominato casellario locale;
       
    10. «ufficio centrale» é l'ufficio presso il Ministero della giustizia, così come definito nel T.U.;
       
    11. «sistema» é il sistema informativo automatizzato del casellario giudiziale, del casellario dei carichi pendenti, dell'anagrafe delle sanzioni amministrative dipendenti da reato, dell'anagrafe dei carichi pendenti degli illeciti amministrativi dipendenti da reato;
       
    12. «codice identificativo» é il codice fiscale o il codice individuato ai sensi dell'art. 43 del T.U.;
       
    13. «RUG» (Rete Unitaria della Giustizia) é l'infrastruttura telematica che interconnette tra loro i sistemi informatici interni al Dominio Giustizia;
       
    14. «sistemi fonte» sono i sistemi informatici interni al Dominio Giustizia da cui sono generati i dati per l'iscrizione, l'aggiornamento e l'eliminazione dei provvedimenti nelle predette banche dati centralizzate.
       
    15. «archivio CAI» é l'archivio informatizzato degli assegni bancari e postali e delle carte di pagamento della «Centrale di Allarme Interbancaria» - segmento ASP «Archivio Sanzioni Penali», istituito presso la Banca d'Italia ai sensi dell'art. 36, comma 1, del decreto legislativo 30 dicembre 1999, n. 507;
       
    16. «firma digitale» un particolare tipo di firma elettronica qualificata basata su un sistema di chiavi crittografiche, una pubblica e una privata, correlate tra loro, che consente al titolare tramite la chiave privata e al destinatario tramite la chiave pubblica, rispettivamente, di rendere manifesta e di verificare la provenienza e l'integrità di un documento informatico o di un insieme di documenti informatici (decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82, e successive modificazioni);

       
    17. «Log» per log si intende la registrazione informatica, anche per motivi di sicurezza, delle operazioni che un certo programma informatico sta eseguendo.

Capo II
 Sistema informativo 

Art. 3.
 Principi e funzioni
  1. Il sistema, la cui gestione é demandata all'ufficio centrale, é il supporto alla base di tutte le procedure per le attività degli e tra gli uffici coinvolti concernenti l'iscrizione, l'eliminazione, lo scambio, la trasmissione, la conservazione dei dati e i servizi certificativi, anche nei rapporti con l'utenza e si uniforma ai principi indicati all'art. 41 del T.U.
     
  2. Il sistema raccoglie e conserva in una banca dati centralizzata:

    1. l'insieme dei dati del casellario giudiziale e del casellario dei carichi pendenti, trattando separatamente quelli relativi ai minorenni;
       
    2. l'insieme dei dati relativi all'anagrafe delle sanzioni amministrative dipendenti da reato e all'anagrafe dei carichi pendenti degli illeciti amministrativi dipendenti da reato.
       
  3. I dati raccolti e memorizzati nella banca dati centralizzata di cui al comma 2 sono protetti mediante l'utilizzo di tecniche di cifratura ed idonee procedure di controllo degli accessi.
     
  4. Il sistema conserva a fini statistici, in modo anonimo, i dati eliminati, per le attività di supporto demandate all'ufficio centrale dall'art. 19 del T.U.
     
  5. Il sistema é articolato su due siti, il polo primario e il polo secondario con sede rispettivamente a Roma e a Napoli. I due poli, su cui sono installate tutte le funzionalità e le strutture delle banche dati del sistema, sono speculari a livello di struttura e sono allineati in modalità asincrona, tramite un sistema di replicazione progettato per assicurare la protezione dei dati e l'indipendenza dei due poli. Tale scelta architetturale consente:

    1. un bilanciamento del carico di lavoro tra i due poli attraverso una soluzione che prevede la suddivisione degli accessi sul sistema in funzione del tipo di utente che si connette;
       
    2. la continuità dei servizi erogati dal sistema, in relazione ai diversi scenari di indisponibilità del sistema.
       
  6. Titolare del trattamento dei dati é il Ministero della giustizia - Dipartimento per gli affari di giustizia, nel cui ambito é istituito l'ufficio centrale. 
Art. 4.
 Politiche di sicurezza
  1. Sul sistema sono implementate politiche di sicurezza idonee a:

    1. salvaguardare la riservatezza delle informazioni e delle risorse del sistema, riducendo al minimo il rischio di accessi, volontari o involontari, non autorizzati;

       
    2. salvaguardare la integrità delle informazioni e delle risorse del sistema, riducendo al minimo il rischio che possano avvenire cancellazioni o modifiche delle stesse a seguito di interventi di soggetti non autorizzati o del verificarsi di fenomeni non controllabili (quali il deteriorarsi dei supporti di memorizzazione, il degrado dei dati trasmessi su canali rumorosi, i guasti degli apparati, i problemi ai sistemi di distribuzione dell'energia, gli incendi, gli allagamenti, etc.) e prevedere adeguate procedure di recupero delle informazioni (piani di back-up, etc.);

       
    3. salvaguardare l'esattezza, l'accessibilità e la disponibilità delle informazioni e delle risorse del sistema, riducendo al minimo il rischio che possa essere impedito ai soggetti autorizzati l'accesso alle informazioni a seguito dell'intervento di altri soggetti non autorizzati ovvero del verificarsi di fenomeni non controllabili simili a quelli indicati alla lettera b).

       
  2. Al fine di garantire il rispetto delle indicazioni di cui sopra nella gestione del sistema, l'ufficio centrale adotta un documento programmatico per la sicurezza, coerente con le indicazioni contenute nel decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196, nel quale sono specificate:

    1. la politica di sicurezza proposta, articolata nelle seguenti componenti:

      politica per l'accesso ai servizi;

      elenco del personale abilitato ad operare sul sistema;

      attribuzione delle responsabilità;

      politica per la protezione fisica e logica delle informazioni;

      politica generale relativa all'organizzazione della sicurezza;

      le linee di indirizzo proposte in tema di sicurezza, con specifico riferimento ad analisi dei rischi, amministrazione della sicurezza ed incidenti di sicurezza;

      controllo e analisi dei log;
       
    2. le modalità e i criteri proposti per la gestione della sicurezza, in termini di sicurezza logica, fisica ed organizzativa.
       
  3. L'ufficio centrale adotta idonee politiche e procedure per il salvataggio (backup) dei dati, che deve avvenire con frequenza almeno settimanale, nonché un piano di disaster recovery in cui sono analizzate le situazioni di emergenza ovvero gli scenari di indisponibilità del sistema ed il relativo impatto sui servizi erogati nonché le diverse.
     
  4. procedure operative, organizzative e tecnologiche per la gestione delle relative situazioni. 
Art. 5.
 Ufficio del responsabile centrale dell'accesso al sistema
  1. Presso l'ufficio centrale é attivato, quale sistema di autorizzazione, l'ufficio del responsabile dell'accesso al sistema.
     
  2. L'ufficio del responsabile centrale dell'accesso al sistema é il punto unico di interazione a livello nazionale tra il sistema ed i soggetti abilitati.
     
  3. L'ufficio del responsabile dell'accesso al sistema provvede, in conformità alle disposizioni impartite dal dirigente dell'ufficio centrale, sulle richieste di attivazione, modifica e revoca dell'accesso al sistema, nel rispetto dei profili di utenza predeterminati dall'amministrazione nella fase di definizione delle politiche di sicurezza.
     
  4. Per la trasmissione telematica dei dati e di qualsiasi altro messaggio, é utilizzata l'infrastruttura tecnologica messa a disposizione dalla RUG.
     
  5. Per la comunicazione con enti esterni al dominio giustizia é utilizzata l'infrastruttura tecnologica trasmissiva resa disponibile dalla Direzione generale per i sistemi informativi automatizzati del Ministero della giustizia. 
Art. 6.
 Accesso al sistema
  1. L'accesso al sistema degli utenti, nei limiti delle competenze e delle responsabilità assegnate dal T.U. e nel rispetto delle norme di sicurezza e di protezione dei dati personali in vigore, é subordinato all'espletamento di una procedura atta a consentirne l'identificazione e la registrazione da parte del sistema, secondo le modalità indicate di seguito.
     
  2. Gli uffici locali, gli uffici iscrizione, gli uffici che esercitano la giurisdizione penale e quelli del pubblico ministero ai fini dell'acquisizione diretta dei certificati di cui agli articoli 21 e 30 del T.U., che richiedano la registrazione per l'accesso al sistema, comunque nei limiti delle competenze e delle responsabilità assegnate dal T.U., comunicano preliminarmente all'ufficio centrale il nominativo di un referente, che assume la responsabiltà della gestione degli accessi al sistema, con riferimento a tutte le utenze assegnate all'ufficio.
     
  3. Il modulo di registrazione può essere richiesto all'ufficio centrale o acquisito per via telematica dal sistema o dal sito web del casellario.
     
  4. Il modulo di registrazione, compilato in tutte le sue parti e firmato dal referente di cui al comma 2, é inoltrato all'ufficio centrale nei modi e nei termini indicati sul modulo stesso. 
Art. 7.
 Definizione degli accessi
  1. 1. L'ufficio centrale provvede senza ritardo in merito a ciascuna domanda di registrazione.
     
  2. In caso di accoglimento della domanda, per ciascuna delle utenze richieste all'interno della domanda e nel rispetto delle procedure di sicurezza in vigore, l'ufficio centrale ha cura di:

    1. registrare i parametri identificativi;
       
    2. definire i parametri di accesso, in termini di «Nome Utente» e «Parola Chiave»;
       
    3. trasmettere al referente indicato sulla domanda, in busta chiusa sigillata, i suddetti parametri di accesso;
       
    4. attivare l'utenza sul sistema a seguito di conferma dell'avvenuta corretta ricezione della busta di cui alla lettera c).
       
  3. In caso di rigetto della domanda, l'ufficio centrale ne comunica le motivazioni al referente indicato sulla domanda stessa. 
Art. 8.
 Gestione delle utenze
  1. E' istituito il registro delle utenze abilitate all'accesso al sistema, gestito dall'ufficio del responsabile centrale dell'accesso al sistema.
     
  2. In particolare, il registro contiene informazioni riguardo a:

    1. nome e cognome;
       
    2. luogo e data di nascita;
       
    3. codice fiscale;
       
    4. credenziali di autenticazione: nome utente, parola chiave protetta con tecniche di cifratura;
       
    5. ufficio: tipologia e sede;
       
    6. data ed ora di creazione dell'utenza;
       
    7. data ed ora dell'ultima variazione dell'utenza;
       
    8. stato dell'utenza: attivo, non attivo;
       
    9. profilo di autorizzazione.
       
  3. L'identificazione dei soggetti abilitati all'accesso al sistema é basata sull'abbinamento: credenziale di autenticazione - ufficio. 
Art. 9.
Modalità di accesso al sistema
  1. Il sistema provvede all'autenticazione informatica dei soggetti abilitati ed attiva i corrispondenti livelli di visibilità e operatività sulla base dei profili di autorizzazione.

     
  2. Il sistema obbliga l'utente alla modifica della propria parola chiave al primo accesso.

     
  3. In fase di autenticazione, il sistema permette all'utente di effettuare tre tentativi di inserimento del nome utente e della parola chiave; dopo il terzo tentativo di accesso fallito, il sistema disabilita l'utenza. In tal caso l'utente contatta l'ufficio del responsabile centrale dell'accesso al sistema il quale provvede al controllo delle credenziali dell'utente e al ripristino dell'utenza.

     
  4. L'utente che abbia dimenticato la propria parola chiave contatta l'ufficio del responsabile centrale dell'accesso al sistema il quale provvede al controllo delle credenziali dell'utente e all'assegnazione di una nuova parola chiave.

     
  5. La parola chiave é modificata almeno ogni trenta giorni; il sistema obbliga alla variazione al primo accesso successivo alla scadenza dei trenta giorni dall'ultima modifica.

     
  6. Se l'utente non accede al servizio per un periodo superiore a tre mesi, il sistema disabilita l'utenza. In tal caso l'utente rinnova la richiesta di registrazione con le modalità di cui all'art. 6, comma 4.

     
  7. Le credenziali di autenticazione possono consistere anche in un dispositivo di autenticazione in possesso ed uso esclusivo dell'utente del sistema, eventualmente associato ad un codice identificativo o ad una parola chiave, oppure in una caratteristica biometrica dell'incaricato, eventualmente associata ad un codice identificativo o ad una parola chiave.

     
  8. L'utilizzo delle credenziali di autenticazioni di cui al comma 7 é disciplinato, in conformità alla normativa vigente, con provvedimento del direttore generale della giustizia penale, adottato d'intesa con il direttore generale dei sistemi informativi automatizzati. 
Art. 10.
 Controllo e verifica degli accessi e delle operazioni svolte
  1. L'ufficio centrale, nel rispetto delle procedure di sicurezza in vigore, cura la registrazione dei dati necessari a garantire:

    1. la tracciabilità dei collegamenti telematici attuati tra il sistema ed i sistemi informatici interessati, sia interni che esterni al dominio giustizia;
       
    2. l'identificazione di tutti gli utenti che interagiscono con il sistema, ivi compresi gli utenti tecnici, eventualmente appartenenti a ditte esterne incaricate della conduzione e/o manutenzione del sistema;
       
    3. la ricostruzione di tutte le operazioni effettuate, in modo da poterle ricondurre all'operatore che le ha eseguite, anche in relazione alla data, all'ora di esecuzione e ai dati oggetto dell'accesso.
       
  2. Per le finalità di cui al comma 1, sono istituiti i seguenti registri informatizzati:

    1. registro delle attività: consente agli uffici, attraverso l'utilizzo di appositi strumenti di controllo, il costante monitoraggio dei soggetti che compiono le attività di acquisizione dei dati, della data e della tipologia delle stesse;
       
    2. registro dei certificati e delle visure: consente agli uffici, attraverso l'utilizzo di appositi strumenti di controllo, il costante monitoraggio dei soggetti che compiono le attività di certificazione e visura dei dati.
       
  3. L'integrità dei registri di cui al comma 2 é verificata dall'ufficio centrale con frequenza almeno mensile.
     
  4. Le registrazioni contenute nei registri previsti dal presente decreto e nei log del sistema sono conservate per un periodo di dieci anni. 
Art. 11.
 Uso della firma digitale
  1. Gli utenti appartenenti agli uffici non giudiziari abilitati al rilascio di certificati, individuati con separato decreto dirigenziale del Ministero della giustizia previsto dall'art. 35, comma 2, del T.U., oltre ai parametri identificativi di cui all'art. 9, comma 7, devono essere in possesso della firma digitale.
     
  2. La disposizione di cui al comma 1 può essere estesa con il decreto dirigenziale indicato all'art. 30, comma 1, anche agli utenti appartenenti alle pubbliche amministrazioni ed ai gestori di pubblici servizi abilitati alla consultazione diretta del sistema ai sensi dell'art. 39, comma 1, del T.U. 

Capo III
 Disposizioni in materia di iscrizioni ed eliminazioni 

Art. 12.
 Ufficio centrale
  1. I provvedimenti in materia di grazia sono iscritti nel sistema dall'ufficio centrale.
     
  2. L'ufficio centrale iscrive nel sistema i provvedimenti amministrativi di espulsione e i provvedimenti giudiziari che decidono il ricorso avverso i primi, a partire dalla data di adozione del decreto dirigenziale del Ministero della giustizia previsto dall'art. 20, comma 4, del T.U.
     
  3. L'ufficio centrale iscrive nel sistema l'estratto delle decisioni definitive adottate dalla Corte europea dei diritti dell'uomo nei confronti dello Stato italiano, concernenti i provvedimenti giudiziali ed amministrativi definitivi delle autorità nazionali già iscritti. 
Art. 13.
 Ufficio iscrizione
  1. Presso ogni ufficio giudiziario sono costituiti uno o più uffici iscrizione con provvedimento del dirigente che nomina il responsabile e disciplina il funzionamento di ciascun ufficio iscrizione, secondo le competenze e le responsabilità assegnate dal T.U. e dal presente decreto, anche per quanto riguarda l'assegnazione dei profili di abilitazione degli utenti al sistema.
     
  2. Alla comunicazione all'ufficio centrale dei dati relativi agli utenti del sistema nonché dei relativi profili di abilitazione provvede il referente di cui all'art. 6, comma 2.
     
  3. Salvo quanto previsto dall'art. 31, ciascun ufficio iscrizione, costituito nell'ambito dell'ufficio giudiziario secondo le modalità indicate al comma 1, é abilitato in via esclusiva alla modifica o alla rettifica dei dati relativi ai provvedimenti che ha iscritto per estratto nel sistema.
     
  4. E' fatta salva la competenza dell'ufficio locale per i dati relativi ai provvedimenti già presenti nella banca dati del casellario giudiziale, migrati nel nuovo sistema informativo del casellario giudiziale alla data di efficacia del presente decreto.
     
  5. Per i provvedimenti indicati al comma 4 del presente articolo e per quelli iscritti ai sensi del comma 3 dell'art. 18, anche ai fini della eliminazione, l'ufficio locale assume le funzioni dell'ufficio iscrizione.
Disposizioni in materia di iscrizioni
  1. L'ufficio iscrizione iscrive nel sistema i provvedimenti di cui agli articoli 3 e 9 del T.U., previa verifica della completezza dei dati a tal fine necessari.
     
  2. Il sistema adotta tecnologie informatiche finalizzate ad impedire l'inserimento di dati non pertinenti, a prevenire e correggere eventuali errori nella immissione dei dati nonché a segnalare all'ufficio iscrizione gli errori o le anomalie, denominate warning.
     
  3. Terminata l'iscrizione l'ufficio procede alla validazione dei dati relativi al provvedimento che ha iscritto per estratto nel sistema. A tale operazione consegue l'immodificabilità dei dati iscritti e, contestualmente, la disponibilità informatica degli stessi ai fini certificativi.
     
  4. Il sistema consente all'ufficio iscrizione di effettuare la validazione di cui al comma 3 solo in assenza di errori ovvero in presenza di anomalie che l'ufficio dichiara accettate.
     
  5. Il provvedimento iscritto risulta nella fase denominata «in lavorazione» finché non é completata la procedura di verifica e di validazione.
     
  6. Il provvedimento in lavorazione é visibile all'autorità giudiziaria con le modalità indicate nell'art. 25, comma 5, nonché agli uffici iscrizione, ai soli fini del completamento della iscrizione.
     
  7. I dati relativi ai provvedimenti validati possono essere modificati solo a seguito di svalidazione da parte dell'ufficio iscrizione. Il sistema consente la svalidazione del provvedimento solo se ne viene indicata la relativa motivazione.
     
  8. Il sistema autorizza la modifica del dato anagrafico da parte dell'ufficio iscrizione o dell'ufficio locale solo se tra le iscrizioni presenti a carico del soggetto riscontra almeno un provvedimento iscritto dall'ufficio e comunque previa operazione di svalidazione secondo le modalità indicate nel comma 7. La modifica del dato anagrafico comporta la creazione di un nuovo soggetto e il trasferimento a suo carico dei provvedimenti svalidati o che risultano in lavorazione. Della modifica suddetta é data comunicazione agli uffici interessati.
     
  9. Con l'operazione di validazione il sistema attiva la procedura denominata «determinazione delle date di menzionabilita» che, applicando le norme stabilite nel T.U., determina a livello di soggetto, di provvedimento, di reato e di pena accessoria il termine fino al quale il dato é riportato nelle diverse tipologie di certificati ovvero il giorno in cui verrà eliminato dal sistema.
     
  10. L'ufficio iscrizione se nel provvedimento riscontra dati mancanti o incompleti, lo segnala all'autorità competente alla correzione, e in particolare, al giudice penale ai sensi dell'art. 130 del codice di procedura penale, al giudice civile o amministrativo ai sensi dell'art. 288, secondo comma, del codice di procedura civile, all'autorità amministrativa che ha emesso il provvedimento.
     
  11. L'ufficio iscrizione, se riscontra contrasti tra il provvedimento da iscrivere e quelli già iscritti nel sistema, dopo aver verificato che il contrasto non derivi da errori materiali di inserimento dei dati nel sistema ovvero da errori sanabili mediante la procedura di cui al comma precedente, effettua la segnalazione al pubblico ministero competente ai fini della risoluzione delle questioni concernenti l'iscrizione, ai sensi dell'art. 40 del T.U.
     
  12. Al di fuori dei casi previsti dai commi 10 e 11, alla correzione di errori materiali incorsi al momento dell'inserimento dei dati nel sistema e rilevati dopo la validazione provvede senza ritardo l'ufficio iscrizione su disposizione del dirigente o di persona da lui delegata, anche a seguito di segnalazione di terzi.
Iscrizione provvedimenti - Casi particolari
  1. L'ufficio iscrizione che procede all'iscrizione di un provvedimento giudiziario collegato ad altro provvedimento, ove riscontri la mancata iscrizione del provvedimento giudiziario da collegare, provvede:

    1. ad inserire un provvedimento denominato provvisorio ovvero fittizio. Il provvedimento fittizio é inserito solo nei casi in cui il provvedimento mancante non sia iscrivibile ai sensi degli articoli 3 e 9 del T.U. ovvero risulti eliminato dalla banca dati del casellario giudiziale per motivi diversi da quelli indicati all'art. 5, commi 1 e 4 del T.U.;
       
    2. a sollecitare, senza ritardo, l'ufficio iscrizione competente, anche per via telematica e limitatamente ai provvedimenti provvisori;
       
    3. a validare il provvedimento di sua pertinenza appena pervenuta la comunicazione dell'avvenuto inserimento del provvedimento mancante.
       
  2. L'ufficio iscrizione competente provvede, senza ritardo e comunque entro e non oltre dieci giorni dal ricevimento del relativo sollecito, ad iscrivere il provvedimento mancante ovvero a comunicare per via telematica all'ufficio iscrizione che ha effettuato il sollecito i motivi del rifiuto dell'iscrizione.
     
  3. Nel caso di accertata impossibilità di portare a termine la procedura, l'ufficio iscrizione ne dà comunicazione all'ufficio centrale ai sensi dell'art. 19, comma 1, lettera g) del T.U.
     
  4. L'ufficio iscrizione verifica giornalmente, attraverso apposita funzione resa disponibile dal sistema, l'esistenza di comunicazioni o solleciti ai fini degli adempimenti previsti dal presente articolo.
     
  5. L'ufficio centrale procede ad un costante monitoraggio del corretto svolgimento della procedura prevista dal presente articolo.
Art. 16.
Correzione di errori materiali
  1. Nel caso di correzione di errore materiale relativo a un provvedimento già iscritto da altro ufficio iscrizione, si applica la procedura di cui al successivo comma.
     
  2. L'ufficio presso l'autorità giudiziaria che ha emesso il provvedimento di correzione dell'errore materiale ne cura l'iscrizione nel sistema ai sensi dell'art. 3, comma 1, lettera t) del T.U., e ne trasmette l'estratto all'ufficio che ha iscritto il provvedimento oggetto della correzione, affinché proceda senza ritardo alla rettifica dei dati.
     
  3. La rettifica dei dati é preceduta dalla svalidazione del provvedimento, consentita solo a seguito dell'inserimento dei motivi per cui si svalida.
     
  4. La procedura di cui al presente articolo si applica anche nel caso di provvedimenti che decidono sulle questioni concernenti le iscrizioni ai sensi dell'art. 40 del T.U.
Collegamento telematico tra il sistema e Banca d'Italia
  1. I dati di cui all'art. 4, comma 3 del decreto del Ministro della giustizia n. 458 del 7 novembre 2001 sono trasmessi dall'ufficio centrale all'archivio CAI - segmento ASP - della Banca d'Italia mediante un sistema di collegamento telematico.
     
  2. I dati relativi alla pena accessoria del divieto di emettere assegni bancari e postali e quelli relativi alla durata e alla data di scadenza della stessa sono iscritti nel sistema dall'ufficio iscrizione per via telematica, tramite funzioni di immissione dei dati. Il sistema provvede mediante procedure automatizzate a trasmettere i dati all'archivio CAI.
     
  3. I dati relativi alle sanzioni amministrative pecuniarie e accessorie, applicate a norma dell'art. 24 della legge 24 novembre 1981, n. 689, limitatamente agli articoli 1, 2 e 5 della legge n. 386/1990, sono trasmessi all'archivio CAI, mediante funzioni di immissione dei dati dall'ufficio centrale secondo le modalità finora osservate.
Disposizioni transitorie in materia di iscrizione nel casellario giudiziale e nell'anagrafe delle sanzioni amministrative dipendenti da reato
  1. In via transitoria, in attesa della realizzazione delle funzioni di interconnessione telematica con i sistemi fonte, i provvedimenti di cui agli articoli 3 e 9 del T.U. sono iscritti nel sistema dall'ufficio iscrizione competente, per via telematica, mediante funzioni di immissione dei dati.
     
  2. Competente per l'iscrizione dei provvedimenti di cui agli articoli 3 e 9 del T.U., esclusi quelli di competenza dell'ufficio centrale, é l'ufficio presso l'autorità giudiziaria che ha emesso la sentenza divenuta irrevocabile, il decreto penale divenuto esecutivo, il provvedimento che sia eseguibile anche durante il termine per proporre impugnazione o l'ordinanza, divenuta irrevocabile, con la quale sia stato dichiarato inammissibile l'appello.
     
  3. In via transitoria, in considerazione della non completa operatività del sistema di interconnessione tra le diverse articolazioni degli uffici giudiziari e le altre pubbliche amministrazioni ed in attesa dell'integrazione tra i sistemi SIES (Sistema Integrato Esecuzione e Sorveglianza) e Casellario, si dispone, in deroga alle disposizioni di cui ai commi 1, 2 e 4 che per l'inserimento dei dati nel sistema:

    1. gli uffici iscrizione presso le autorità giudiziarie militari e quelli del giudice di pace non connessi alla RUG trasmettano senza ritardo, anche avvalendosi di mezzi tecnici idonei, l'estratto del provvedimento da iscrivere all'ufficio locale nel cui ambito territoriale é nata la persona cui é riferita l'iscrizione;
       
    2. gli uffici iscrizione presso gli uffici e i tribunali di sorveglianza trasmettano senza ritardo, anche avvalendosi di mezzi tecnici idonei, l'estratto del provvedimento da iscrivere all'ufficio locale nel cui ambito territoriale é nata la persona cui é riferita l'iscrizione. E' fatta salva l'applicazione della disposizione di cui al comma 1 per i provvedimenti emessi dal tribunale per i minorenni e dal magistrato di sorveglianza per i minorenni nell'esercizio delle funzioni indicate all'art. 79, comma 2 della legge 26 luglio 1975, n. 354;
       
    3. gli uffici iscrizione presso le autorità giudiziarie requirenti trasmettano senza ritardo, anche avvalendosi di mezzi tecnici idonei, l'estratto del provvedimento da iscrivere all'ufficio locale presso il Tribunale coincidente con la sede dell'autorità giudiziaria che ha emesso il provvedimento;
       
    4. nell'ipotesi di cui alle lettere a), b) e c) del presente comma, l'estratto del provvedimento da iscrivere sia trasmesso senza ritardo, anche avvalendosi di mezzi tecnici idonei, all'ufficio locale presso il Tribunale di Roma, per le persone nate all'estero, o delle quali non é stato accertato il luogo di nascita nel territorio dello Stato.
       
  4. In via transitoria, in attesa della realizzazione del nuovo sistema informativo della Corte di cassazione e delle relative funzioni di interconnessione telematica con gli altri sistemi fonte e con il casellario, la competenza per l'iscrizione del provvedimento divenuto irrevocabile a seguito della pronuncia della Corte di cassazione é individuata secondo le modalità finora osservate.
     
  5. I provvedimenti di cui agli articoli 3 e 9 del T.U. sono iscritti nel sistema dall'ufficio competente, senza ritardo e, comunque, entro dieci giorni dalla data in cui il provvedimento é divenuto definitivo ovvero, nel caso di provvedimenti non definitivi, dalla data in cui il provvedimento é pubblicato nelle forme di legge.
Disposizioni transitorie in materia di iscrizione nel casellario dei carichi pendenti e nell'anagrafe dei carichi pendenti degli illeciti amministrativi dipendenti da reato
  1. L'iscrizione nel sistema dei dati relativi ai provvedimenti di cui agli articoli 6 e 12 del T.U., di competenza dell'ufficio iscrizione, e la relativa certificazione su base nazionale é assicurata dal momento dell'acquisizione delle relative informazioni a seguito dell'operatività delle funzioni di interconnessione telematica con i sistemi fonte.
Eliminazione delle iscrizioni di competenza dell'ufficio centrale
  1. L'ufficio centrale elimina dal sistema tutte le iscrizioni esistenti incompatibili con quelle previste dal T.U.
     
  2. Salvo quanto previsto dall'art. 21, l'ufficio centrale elimina fisicamente dal sistema, mediante procedure automatizzate:

    1. le iscrizioni relative a persone che hanno compiuto l'ottantesimo anno di età;
       
    2. le iscrizioni dei provvedimenti giudiziari relativi a minori ai sensi dell'art. 5, comma 4 del T.U.
       
  3. Dell'avvenuta eliminazione non é data comunicazione all'ufficio che ha effettuato l'iscrizione.
     
  4. Il sistema conserva ai sensi dell'art. 3, comma 4, solo a fini statistici, in modo anonimo, i dati eliminati.
Eliminazione delle iscrizioni di competenza dell'ufficio iscrizione
  1. L'ufficio iscrizione elimina dal sistema le iscrizioni di tutti i provvedimenti, esclusi quelli di competenza dell'ufficio centrale.
     
  2. A tal fine, il sistema, mediante procedure automatizzate, rende disponibile per ciascun ufficio iscrizione l'elenco dei provvedimenti da eliminare, ad eccezione di quelli di competenza dell'ufficio centrale.
     
  3. L'elenco é consultabile dall'ufficio iscrizione in tempo reale attraverso le procedure rese disponibili sul sistema.
     
  4. L'ufficio iscrizione, verificata la correttezza della segnalazione, provvede ad eliminare fisicamente le iscrizioni dal sistema. A seguito di tale procedura sono eliminati automaticamente anche tutti i provvedimenti collegati. Il sistema conserva ai sensi dell'art. 3, comma 4, solo a fini statistici, in modo anonimo, i dati eliminati.
     
  5. L'ufficio iscrizione competente all'eliminazione é individuato ai sensi dell'art. 15, comma 2 del T.U., fatto salvo quanto disposto dall'art. 13, comma 5, del presente decreto.
Eliminazione soggetti per i quali risulta comunicato l'avvenuto decesso
  1. Sino alla completa operatività della trasmissione telematica delle informazioni di cui all'art. 20, comma 4 del T.U., i Comuni continuano a comunicare l'avvenuta morte delle persone all'ufficio locale, nel cui ambito territoriale le persone sono nate.
     
  2. Per le persone nate all'estero, o delle quali non si é potuto accertare il luogo di nascita nel territorio dello Stato, l'ufficio locale competente é quello presso il Tribunale di Roma.
     
  3. Pervenuta la comunicazione dell'avvenuta morte, l'ufficio locale competente inserisce nel sistema, senza ritardo, i dati relativi al decesso. Il sistema attiva la procedura denominata «eliminazione logica» al fine di inibire sia la certificazione che l'inserimento di provvedimenti relativi al medesimo soggetto. Il sistema provvede ogni quindici giorni alla eliminazione fisica dei provvedimenti, con esclusione dei dati anagrafici.
     
  4. Il dato anagrafico é eliminato definitivamente dal sistema decorsi cinque anni dalla data dell'avvenuto decesso o comunque al compimento dell'ottantesimo anno di età.

Capo IV
 Servizi certificativi e visure

Art. 23.
 Competenza in materia di rilascio di certificati e visure in materia di casellario giudiziale e di anagrafe delle sanzioni amministrative dipendenti da reato

  1. In via transitoria, fermo restando quanto previsto dall'art. 30, comma 2, per i certificati di cui agli articoli 28 e 32 del T.U., i servizi certificativi in materia di casellario giudiziale e di anagrafe delle sanzioni amministrative dipendenti da reato sono assicurati dai soli uffici locali, ai quali sono affidati:

    1. in materia di casellario giudiziale il rilascio dei:

      certificati richiesti dall'interessato ex articoli 23, 24, 25 e 26 del T.U.;

      certificati richiesti dal difensore ex art. 22 del T.U.;

      certificati per uso elettorale ex art. 29 del T.U.;

      certificati richiesti ex art. 21 del T.U., limitatamente agli uffici che esercitano la giurisdizione penale e di quelli del pubblico ministero non collegati alla RUG, e fatto salvo quanto previsto dall'art. 25, comma 10;

      certificati di cui all'art. 37 del T.U.;
       
    2. in materia di anagrafe delle sanzioni amministrative dipendenti da reato il rilascio dei: certificati richiesti dall'ente interessato ex art. 31 del T.U.;

      certificati richiesti ex art. 30 del T.U., limitatamente agli uffici che esercitano la giurisdizione penale e di quelli del pubblico ministero non collegati alla RUG, e fatto salvo quanto previsto dall'art. 25, comma 10.
       
  2. In via transitoria ed in attesa dell'acquisizione dei dati pregressi, nei certificati di cui alla lettera b) del comma 1 sono riportati con apposita avvertenza i provvedimenti giudiziari indicati nell'art. 9 del T.U. divenuti definitivi a partire dalla data di efficacia del presente decreto.
     
  3. In via transitoria, sono competenti a consentire la visura di cui all'art. 33 del T.U. i soli uffici locali.
     
  4. Con separato decreto dirigenziale sono stabilite le regole tecniche di funzionamento relative ai servizi certificativi degli uffici territoriali e la relativa data di attivazione, nel rispetto di criteri di gradualità e tenuto conto dello stato di avanzamento del progetto per la realizzazione di punti di accesso per i servizi ai cittadini presso gli uffici del giudice di pace.
     
  5. Con separato decreto dirigenziale sono stabilite le regole tecniche di funzionamento relative ai servizi certificativi degli uffici locali presso i tribunali per i minorenni e la relativa data di attivazione.
     
Art. 24.
 Disposizioni transitorie in materia di certificazione del casellario dei carichi pendenti  dell'anagrafe dei carichi pendenti degli illeciti amministrativi dipendenti da reato
  1. In via transitoria, in attesa della realizzazione delle funzioni di interconnessione telematica con i sistemi fonte, la certificazione dei carichi pendenti in materia di casellario e di illeciti amministrativi dipendenti da reato é assicurata, su base locale, dagli uffici delle procure della Repubblica presso i tribunali in conformità alle disposizioni del pubblico ministero secondo le modalità finora osservate.
     
Art. 25.
Certificato del casellario giudiziale e dell'anagrafe delle sanzioni amministrative dipendenti a reato acquisito dall'autorità giudiziaria ai sensi degli articoli 21, 30 e 39 del T.U.
  1. La consultazione del sistema ai sensi dell'art. 39 del T.U. per l'acquisizione dei certificati di cui agli articoli 21 e 30 da parte degli uffici che esercitano la giurisdizione penale e di quelli del pubblico ministero, purché collegati alla RUG, é assicurata dal sistema, in via transitoria, in attesa della realizzazione delle funzioni di interconnessione telematica con i sistemi fonte, limitatamente al certificato del casellario giudiziale e dell'anagrafe delle sanzioni amministrative dipendenti da reato, secondo le modalità tecnico-operative di seguito indicate.
     
  2. Le certificazioni di cui al comma 1 sono acquisite attraverso la stampa delle iscrizioni estratte direttamente dal sistema al nome di un determinato soggetto o ente e sottoscritte dal responsabile del servizio designato in ciascun ufficio giudiziario dal dirigente.
     
  3. La produzione del certificato é subordinata all'inserimento del numero e dell'anno del registro generale in dotazione all'ufficio giudiziario presso il quale é incardinata la fase o lo stato del procedimento/processo che riguarda l'intestatario del certificato.
     
  4. Le certificazioni di cui al comma 1 recano, tra l'altro, l'indicazione dell'autorità giudiziaria richiedente, il numero progressivo del certificato, l'elenco totale delle iscrizioni ovvero l'attestazione NULLA, l'indicazione della data e dell'ora dell'estrazione, la dicitura «Il responsabile del servizio certificativo», al di sotto della quale il responsabile appone la firma.
     
  5. Nei certificati di cui agli articoli 21 e 30 del T.U. sono riportati, senza efficacia certificativa e con apposita avvertenza, anche i provvedimenti che risultano nel sistema ancora in fase di lavorazione e i provvedimenti provvisori.
     
  6. In conformità ai principi contenuti negli articoli 41 e seguenti del T.U., é assicurata la tenuta, presso ogni ufficio giudiziario, del registro informatizzato di cui all'art. 10, comma 2, lettera b).
     
  7. Il registro di cui al comma precedente é consultabile da parte di tutti gli utenti dell'ufficio giudiziario abilitati ad accedere al sistema per l'acquisizione dei certificati di cui al comma 1.
     
  8. In considerazione delle particolari esigenze di segretezza che caratterizzano le attività di indagine, negli uffici giudiziari requirenti abilitato alla consultazione del registro di cui al comma 6 é solo l'utente responsabile, a ciò designato dal dirigente.
     
  9. L'acquisizione diretta dal sistema di tutte le iscrizioni esistenti riferite a soggetti minori degli anni 18 é riservata esclusivamente agli organi giudiziari di cui all'art. 2 del decreto del Presidente della Repubblica 22 settembre 1988, n. 448.
     
  10. In via transitoria e fatto salvo quanto stabilito all'art. 23, comma 1, per gli uffici non collegati alla RUG, per un periodo di un anno dalla data di efficacia del presente decreto, il direttore generale della giustizia penale può, su richiesta motivata del dirigente, autorizzare l'acquisizione dei certificati di cui agli articoli 21 e 30 del T.U. per il tramite degli uffici locali.

Art. 26.
 Modalità per la richiesta del certificato del casellario giudiziale e dell'anagrafe delle sanzioni amministrative dipendenti da reato da parte dell'interessato

  1. La persona o l'ente interessato ha diritto di ottenere i certificati di cui agli articoli 24, 25, 26, 29 e 31 del T.U., senza motivare la richiesta, presso qualsiasi ufficio locale.
     
  2. I certificati di cui al comma 1 sono prodotti attraverso la stampa delle iscrizioni estratte direttamente dal sistema al nome di un determinato soggetto o ente e sottoscritte dal responsabile del servizio designato in ciascun ufficio giudiziario dal dirigente.
     
  3. La richiesta é redatta in forma scritta e conservata agli atti dell'ufficio, per anni cinque, esclusivamente ai fini dell'applicazione della disciplina di cui al presente decreto.
     
  4. L'identità dell'interessato é verificata mediante esibizione o allegazione di copia di un documento di riconoscimento. La persona che agisce per conto dell'interessato esibisce o allega copia della procura, ovvero una delega sottoscritta in presenza di un incaricato o sottoscritta e presentata unitamente a copia fotostatica non autenticata di un documento di riconoscimento dell'interessato. Se l'interessato é un ente, la richiesta é avanzata dalla persona fisica legittimata in base ai rispettivi statuti od ordinamenti.
     
  5. I certificati di cui al comma 1 recano, tra l'altro, l'indicazione dell'ufficio locale, il numero progressivo del certificato, l'elenco delle iscrizioni menzionabili ovvero l'attestazione NULLA, l'indicazione della data e dell'ora dell'estrazione, la dicitura «Il responsabile del servizio certificativo», al di sotto della quale il responsabile appone la firma.
     
  6. Con separato decreto dirigenziale sono stabilite le regole procedurali di carattere tecnico operativo per consentire agli interessati di effettuare le richieste di rilascio dei certificati di cui al comma 1 per via telematica secondo quanto previsto dall'art. 38, comma 2 del decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445, e successive modificazioni. 
Art. 27.
 Modalità per la richiesta della visura da parte della persona o dell'ente interessato
  1. La visura delle iscrizioni nel casellario giudiziale da parte della persona interessata continua ad essere regolata dalle disposizioni di cui al decreto dirigenziale 1° agosto 2005.
     
  2. Le disposizioni di cui al decreto dirigenziale indicato al comma 1 si applicano, ove compatibili, anche alla visura delle iscrizioni nell'anagrafe delle sanzioni amministrative dipendenti da reato da parte dell'ente interessato. In tal caso, la richiesta é avanzata dalla persona fisica legittimata in base ai rispettivi statuti od ordinamenti.
     
  3. Per persona o ente interessato si intende il soggetto cui si riferiscono le iscrizioni presenti nel sistema. 
Art. 28.
 Istruzioni per il rilascio dei certificati nel caso di errori ovvero di dati incompleti o mancanti riscontrati dal sistema o segnalati dall'interessato
  1. Se nel certificato prodotto dal sistema sono rilevati errori ovvero dati incompleti o mancanti, il responsabile dell'ufficio locale ne rilascia attestazione all'interessato, secondo le indicazioni riportate nel modello approvato dal direttore generale della giustizia penale, su proposta del direttore del casellario centrale, e segnala per iscritto la questione all'ufficio competente ai sensi degli articoli 12 e seguenti, che senza ritardo adotta gli interventi o promuove le iniziative necessarie per la soluzione del problema, e ne comunica gli esiti all'ufficio locale.
     
  2. Se l'errore non consente la stampa del certificato, il responsabile dell'ufficio locale ne rilascia attestazione all'interessato, secondo le indicazioni riportate nel modello approvato dal direttore generale della giustizia penale, su proposta del direttore dell'ufficio centrale, e segnala la questione all'ufficio centrale, che senza ritardo adotta gli interventi o promuove le iniziative necessarie per la soluzione del problema, e ne comunica gli esiti all'ufficio locale.
     
  3. Il responsabile dell'ufficio locale al termine della procedura di correzione o integrazione dei dati informa l'interessato della disponibilità del certificato.
     
  4. La procedura di cui ai commi precedenti é osservata, in quanto applicabile, anche nel caso in cui la presenza di errori ovvero di dati incompleti o mancanti é rilevata dall'ufficio giudiziario che procede alla consultazione diretta del sistema. L'Ufficio competente ai sensi degli articoli 12 e seguenti adotta senza ritardo gli interventi o promuove le iniziative necessarie per la soluzione del problema e ne comunica gli esiti all'ufficio giudiziario segnalante.
Esclusione dai certificati ed eliminazione di iscrizioni per i reati di competenza del giudice di pace commessi prima del 2 gennaio 2002
  1. Le iscrizioni relative ai reati di cui all'art. 4, commi 1 e 2 del decreto legislativo 28 agosto 2000, n. 274, commessi prima del 2 gennaio 2002, non sono riportate nei certificati di cui agli articoli 24, 25 e 27 del T.U., e sono eliminate secondo le previsioni dell'art. 5, comma 2, lettere e), f), g) ed h), del T.U., limitatamente alle sentenze passate in giudicato dopo la data di pubblicazione del suddetto decreto legislativo.
Consultazione del sistema da parte delle amministrazioni pubbliche e dei gestori di pubblici servizi ai sensi dell'art. 39 del T.U.
  1. La consultazione del sistema da parte delle amministrazioni pubbliche e dei gestori di pubblici servizi ai sensi dell'art. 39 del T.U., consentita dalle vigenti disposizioni legislative o regolamentari, é effettuata, per via telematica ed a fronte di richieste specifiche e puntuali, mediante tempestiva attestazione o certificazione.
     
  2. Con separato decreto dirigenziale sono individuate le modalità tecnico operative per consentire la consultazione del sistema da parte delle amministrazioni pubbliche e dei gestori di pubblici servizi ai sensi dell'art. 39 del T.U., tenuto conto anche di quanto previsto dall'art. 54, comma 3 del decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196.
     
  3. In attesa dell'adozione del decreto dirigenziale di cui al comma 2, continua ad applicarsi in via transitoria il decreto dirigenziale emanato in data 11 febbraio 2004, anche ai fini dell'acquisizione dei certificati di cui agli articoli 28 e 32 del T.U. e della procedura di certificazione denominata «massiva».
     
  4. Nel decreto dirigenziale emanato in data 11 febbraio 2004 le parole: «L'ufficio locale del casellario cura che su ogni richiesta siano apposti il numero di protocollo e la data di arrivo della stessa nella sede giudiziaria.» sono sostituite dalle parole: «L'ufficio locale del casellario cura che nella richiesta di certificato effettuata sul sistema siano indicati il numero e la data del protocollo.».
Capo V
Disposizioni finali e abrogazioni
 
Comunicazioni relative al cambiamento o alla rettifica dei dati anagrafici - Modalità di gestione
  1. Alla variazione dei dati memorizzati nel sistema, a seguito del cambiamento o della rettifica dei dati anagrafici, provvede senza ritardo, su comunicazione da parte dei comuni, l'ufficio locale nel cui ambito territoriale é nata la persona cui é riferita l'iscrizione ovvero l'ufficio locale presso il Tribunale di Roma, per le persone nate all'estero, o delle quali non é stato accertato il luogo di nascita nel territorio dello Stato.
     
  2. A seguito della variazione effettuata ai sensi del comma 1 tutti i provvedimenti già iscritti al nome del soggetto originario sono riferiti al nuovo soggetto. Il sistema gestisce un'anagrafica di richiamo in cui l'ufficio locale riporta i dati anagrafici originari ed annota gli estremi del provvedimento che ne ha disposto il cambiamento o la rettifica.
Modalità per la trasmissione dei dati relativi a decisioni riguardanti cittadini stranieri
  1. In applicazione di convenzioni internazionali o per ragioni di reciprocità e, in quest'ultimo caso, nei limiti ed alle condizioni di legge, l'ufficio centrale fornisce alle competenti autorità straniere, su supporto cartaceo o magnetico, i dati relativi a decisioni riguardanti cittadini stranieri, estratti dal sistema con cadenza mensile.
     
  2. L'estratto riporta i dati indicati nel modello approvato dal direttore generale della giustizia penale, su proposta del direttore dell'ufficio centrale.
Certificato di emergenza
  1. Nel caso di totale o parziale non operatività del sistema, l'ufficio centrale attiva le procedure di cui all'art. 4, comma 4, per garantire la continuità dei servizi certificativi.
Disposizioni particolari relative ai collaboratori di giustizia
  1. . Nel caso di cambiamento delle generalità di un collaboratore di giustizia, continuano ad essere applicate le modalità finora osservate che prevedono, a seguito di comunicazione del servizio centrale di protezione e con modalità idonee a garantire la segretezza delle informazioni, l'iscrizione nel sistema a cura dell'ufficio locale di Roma delle risultanze del casellario giudiziale, riferendole alle nuove generalità.
Migrazione
  1. Con l'avvio in esercizio del nuovo sistema é dismesso il precedente sistema informativo del casellario giudiziale, d'ora in poi «sistema dismesso».
     
  2. I dati relativi ai soggetti e ai provvedimenti presenti nel sistema dismesso sono trasferiti nel nuovo sistema mediante una procedura informatizzata denominata migrazione. Per i dati migrati resta fermo quanto stabilito all'art. 13, comma 4.
     
  3. Non sono oggetto di trasferimento i dati relativi ai soggetti che hanno compiuto l'ottantesimo anno di età e i provvedimenti da eliminare ai sensi dell'art. 5 del T.U., salvo quanto disposto per le finalità statistiche agli articoli 20, comma 4 e art. 21, comma 4 del presente decreto. L'ufficio centrale comunica i dati non migrati, ai fini del controllo della corretta eliminazione, all'ufficio locale nel cui ambito territoriale é nata la persona cui é riferita l'iscrizione ovvero all'ufficio locale presso il Tribunale di Roma, per le persone nate all'estero, o delle quali non é stato accertato il luogo di nascita nel territorio dello Stato.
     
  4. Ai sensi dell'art. 22, commi 3 e 4, sono migrati i soli dati anagrafici relativamente ai soggetti di cui risulta annotata nel sistema dismesso la notizia dell'avvenuta morte.
     
  5. I dati relativi agli uffici e agli utenti presenti nel sistema dismesso sono trasferiti sul nuovo sistema con gli stessi profili di autorizzazione, salvo eventuali richieste di variazioni all'ufficio centrale da parte degli uffici interessati.
     
  6. I provvedimenti che contengono errori o trasferiti con errori non sono certificabili e sono comunicati a cura dell'ufficio centrale per la correzione all'ufficio locale nel cui ambito territoriale é nata la persona cui é riferita l'iscrizione ovvero all'ufficio locale presso il Tribunale di Roma, per le persone nate all'estero, o delle quali non é stato accertato il luogo di nascita nel territorio dello Stato.

Art. 36.
 Procedure per l'utilizzazione del codice fiscale e per l'adozione di un codice identificativo sulla base delle impronte digitali

  1. Con separato decreto sono disciplinate, ai sensi dell'art. 46 del T.U., le procedure per l'utilizzazione del codice fiscale e per l'adozione di un codice identificativo basato sul sistema per l'identificazione automatica delle impronte digitali operante presso il casellario centrale d'identità del servizio di polizia scientifica del Ministero dell'interno. 
Art. 37.
 Manuale utente 
  1. E' istituito un manuale utente, disponibile sul sistema, a supporto delle attività previste dal presente decreto.
Art. 38.
 Distruzione schede cartacee
  1. Le schede cartacee di cui alla previgente disciplina in materia di casellario giudiziale sono conservate per dodici mesi dalla data di efficacia del presente decreto, osservate le cautele necessarie per impedire l'accesso ai dati in esse contenuti da parte di soggetti non autorizzati.
     
  2. Effettuati gli opportuni controlli a campione dei dati migrati nel nuovo sistema mediante la procedura informatizzata indicata all'art. 35, si procede alla distruzione delle schede cartacee di cui al comma 1 secondo le modalità individuate con separato decreto dirigenziale del Ministero della giustizia
Attività di monitoraggio da parte dell'ufficio centrale
  1. L'ufficio centrale provvede periodicamente e attraverso appositi strumenti di controllo al costante monitoraggio dei tempi di iscrizione dei dati nel sistema, al fine di individuare gli scostamenti rispetto alla tempistica indicata dall'art. 18, comma 5, e promuovere le misure necessarie per prevenire e rimuovere eventuali irregolarità.
Attivazione polo secondario
  1. Al fine di consentire, nella fase iniziale di avvio del sistema, una puntuale verifica del corretto funzionamento delle attività di replicazione e protezione dei dati, il polo secondario di cui all'art. 3, comma 3, é attivato nella sede del sito primario e trasferito nella sede di Napoli entro novanta giorni dalla data di efficacia del presente decreto.
Abrogazioni
  1. Dalla data di efficacia del presente decreto sono abrogati i decreti dirigenziali emanati in data 1° aprile 2003 e pubblicati sul Bollettino ufficiale del Ministero della giustizia n. 8 del 30 aprile 2003.
Norma finale
  1. Il presente decreto é pubblicato nella Gazzetta Ufficiale della Repubblica italiana.
     
  2. Le disposizioni del presente decreto hanno efficacia dalla data di avvio in esercizio del nuovo sistema informativo del casellario giudiziale, di cui sarà dato avviso nella Gazzetta Ufficiale della Repubblica italiana.