Ministero della Giustizia

Circolare 28 ottobre 2015 - Autenticazione di atti sottoscritti dai detenuti

28 ottobre 2015

Circolare 3664/6114
pu - 0362076-28/10/2015

Ministero della Giustizia
DIPARTIMENTO DELL'AMMINISTRAZIONE PENITENZIARIA
UFFICIO DEL CAPO DIPARTIMENTO

A tutti i Provveditori regionali
dell'Amministrazione penitenziaria
A tutti i Direttori degli istituti penitenziari
LORO SEDI
e p.c. Ai Direttori Generali
SEDE

Oggetto: Autenticazione di atti sottoscritti dai detenuti.

Nel condividere il contenuto del parere in data 29 aprile 2015 (protocollo n.153490/2015) redatto dal Direttore dell’Ufficio Studi di questo Dipartimento e indirizzato al Provveditore regionale della Lombardia, trasmetto le seguenti indicazioni alle quali le SSLL vorranno attenersi nel ricevere le richieste dei detenuti di autenticare le sottoscrizioni apposte nelle loro scritture, istanze e dichiarazioni.

1.
La materia delle autenticazioni è regolata in via generale dal codice civile.
Secondo l'art 2702 la sottoscrizione se è riconosciuta è elemento essenziale della scrittura privata (cioè di qualsiasi documento che contiene una dichiarazione di volontà o di scienza) perché fa piena prova della sua provenienza dal privato che l’ha sottoscritta. Ai sensi dell’art. 2703 la sottoscrizione della scrittura privata si ha per riconosciuta se è autenticata.

L'autenticazione consiste nell'attestazione da parte di un notaio o di altro pubblico ufficiale che la sottoscrizione è avvenuta in sua presenza previo accertamento della identità di chi l'ha apposta.

L'art. 2703 precisa che è legittimato ad autenticare, oltre al notaio, soltanto un pubblico ufficiale a ciò autorizzato.

Nel nostro ordinamento giuridico le possibili forme di autenticazione sono tre.

1. L'autentica formale, disciplinata dalle leggi del notariato, è riservata ai notai e riguarda tutte le scritture private aventi contenuto negoziale, cioè dichiarazioni di volontà dirette a produrre effetti giuridici (ad esempio vendita, procura a vendere, costituzione di usufrutto, cancellazione di ipoteca…).
2. L'autentica amministrativa, disciplinata dall'art. 21 secondo comma d.p.r. 28.12.2000 n.445, è semplificata rispetto all'autentica formale e trova applicazione, nei casi previsti dalla legge, per le istanze e dichiarazioni da produrre a organi pubblici. I soggetti legittimati all'autentica amministrativa, indicati nell'elencazione tassativa dell'art. 21, sono, oltre al notaio, il cancelliere, il segretario comunale o altro dipendente incaricato dal sindaco.
3. L'autentica cosiddetta "minore” è estremamente semplificata perché consiste nell'attestazione da parte del notaio o di altro pubblico ufficiale, sulla base di conoscenze personali, della verità della firma apposta su un documento non in loro presenza (con una delle formule "vera la firma di..."; “tale è la firma di..."; "visto per la verità della firma di...”). L'autentica minore è applicabile soltanto a dichiarazioni che non importino l'assunzione di obblighi. Essa costituisce una prassi basata su varie disposizioni legislative (ad esempio in materia di concorsi banditi dalla pubblica amministrazione, girate di azioni di società).

A seguito del dpr n. 445/2000 che ha semplificato la documentazione amministrativa non è sempre necessaria l'attività di autenticazione per dare autenticità ad una scrittura privata e quindi per darle valore di prova.

In effetti il primo comma dell'art. 21 e il terzo comma dell'art. 38 del predetto decreto dispongono che le istanze e le dichiarazioni da produrre agli organi della pubblica amministrazione o agli incaricati di pubblici servizi possono essere sottoscritte dall'interessato in presenza del dipendente addetto oppure sottoscritte dall'interessato e presentate agli organi pubblici unitamente a copia fotostatica del documento di identità del sottoscrittore.

Con queste modalità è garantita in entrambi i casi l'autenticità della sottoscrizione senza che ne sia prevista l'autenticazione.

L'autentica amministrativa rimane necessaria invece nel caso di istanze e dichiarazioni presentate a privati oppure nel caso di istanze e dichiarazioni presentate ad organi pubblici e finalizzate alla riscossione di benefici economici da parte dei terzi (ad esempio deleghe per ritiro dì pensioni, apertura di un conto in banca ecc...).

L'autentica è pure necessaria per le sottoscrizioni da parte di stranieri extracomunitari non regolarmente soggiornanti in Italia.

2.
Alle modalità semplificate di sottoscrizioni e trasmissioni (di cui alle indicate norme degli artt. 21 e 38 del dpr 445/2000) i detenuti possono fare ricorso, nel controllo e con la cooperazione della direzione del carcere, nei casi in cui devono produrre istanze e dichiarazioni agli organi pubblici.

Per le altre istanze e dichiarazioni che vanno presentate dai detenuti a soggetti privati o a organi pubblici al fine della riscossione di benefici economici è invece prescritta (ai sensi del secondo comma dell'art. 21), secondo le indicate regole generali, l'autenticazione delle sottoscrizioni che come si è detto può essere redatta esclusivamente da un notaio, cancelliere, segretario comunale, dipendente comunale appositamente incaricato dal sindaco.

Il direttore dell'istituto penitenziario non rientra fra i soggetti indicati nel predetto articolo 21 secondo comma e se ne deve trarre la conclusione che egli, anche se è un pubblico ufficiale, non è legittimato ad autenticare scritture private dei detenuti.

Le stesse esclusioni sono contenute nell'art. 39 del codice di procedura penale in cui è scritto che l'autenticazione della sottoscrizione di atti per i quali lo stesso codice prevede tale formalità, può essere redatta da vari soggetti fra i quali non è compreso il direttore di istituto penitenziario.

In definitiva solo il notaio e le altre figure tassativamente indicate nelle esaminate norme (ad esempio impiegati comunali incaricati dal sindaco) hanno il potere di autenticare atti negli istituti penitenziari.

Ma va pure detto, e così si risponde più direttamente al quesito posto dal Direttore di Milano Opera, che sia per il fatto che i detenuti possono rivolgersi all'esterno con notevole difficoltà sia per la particolare posizione dei direttori dei penitenziari, investiti di ampie sfere di competenza nei confronti dei detenuti e consapevoli delle esigenze di questi ultimi, si sono create nel tempo le condizioni di fatto in base alle quali i direttori stessi autenticano dichiarazioni e istanze di detenuti nella forma dell'autentica minore.

E così è invalsa la prassi secondo la quale direttori di istituti di pena, pur non essendo legittimati, autenticano le firme apposte nelle deleghe di detenuti a riscuotere la pensione INPS oppure nelle domande di separazione consensuale o di divorzio e nei relativi mandati all'avvocato oppure ancora nelle richieste di detenuti stranieri volte ad ottenere il permesso di soggiorno.

In questi e in altri casi simili, relativi a dichiarazioni e istanze che non fanno assumere specificatamente è direttamente obblighi, i direttori di istituti penitenziari, che conoscono personalmente i detenuti, possono valutare l'opportunità di applicare la cosiddetta "autentica minore" attestando la verità di sottoscrizioni di detenuti mediante l'uso di una delle sopra indicate formule (“vera la firma di..."; "visto per la verità della firma di...").

3.
Traendo le conclusioni da quanto si è detto, i detenuti:

1. Per le scritture aventi contenuto negoziale devono rivolgersi a un notaio che si avvale dell’autentica formale;
2. Per le scritture da presentare a soggetti non pubblici devono rivolgersi al notaio o ai pubblici ufficiali individuati all'art. 21 secondo comma dpr 445/2000, i quali si avvalgono della semplificata autentica amministrativa;
3. Per le altre scritture da produrre ad organi pubblici, le quali ovviamente non possono essere sottoscritte in presenza di un dipendente incaricato, devono sottoscriverle e trasmetterle agli stessi organi (anche per via telematica o via fax) insieme a una copia fotostatica non autenticata del documento di identità, ai sensi degli artt. 21 primo comma e 38 terzo comma dpr 445/2000;
4. Per tutte le scritture senza assunzione di obblighi possono chiedere l'autenticazione della loro firma al direttore, il quale valuterà l'applicabilità o meno dell'autentica "minore".

Il Capo del Dipartimento
Santi Consolo