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Circolare 18 settembre 2014 - Informatizzazione registro organismi di mediazione ed elenco enti di formazione

18 settembre 2014

Dipartimento per gli affari di giustizia
Ufficio III
Reparto mediazione

IL DIRETTORE GENERALE DELLA GIUSTIZIA CIVILE

Visto il decreto interministeriale del Ministro della Giustizia di concerto con il Ministro dello Sviluppo Economico del 18 ottobre 2010, pubblicato su G.U. 4 novembre 2010 n. 258;

visto il decreto interministeriale 6 luglio 2011 n. 145, recante modifica al decreto del Ministro della giustizia 18 ottobre 2010 n. 180;

ritenuta la necessità di fornire indicazioni sulle modalità informatiche di iscrizione e tenuta del registro degli organismi di mediazione e degli enti di formazione;

adotta la seguente

CIRCOLARE

Come noto, l’art. 3, comma 5, del D.M. del 18 ottobre 2010 stabilisce che la gestione del registro avvenga con modalità informatiche.
L’art. 5, comma 2, D.M. cit., prevede, altresì, che la domanda di iscrizione e i relativi allegati vengano trasmessi al Ministero anche in via telematica.
Al fine di dare attuazione alle predette disposizioni è stato realizzato un sistema informatico che comporterà l’utilizzo della modalità informatica anche per quanto riguarda la richiesta di nuova iscrizione di un organismo di mediazione o di un ente di formazione, ovvero di modifica dei dati già trasmessi.
In una prima fase temporanea si prevede, tuttavia, la coesistenza dei due sistemi (cartaceo e digitale) e, pertanto, appare necessario fornire alcune direttive.

Presentazione di nuove domande di iscrizione

Nelle more dell’informatizzazione del sistema questa amministrazione, al fine di consentire l’istituzione del registro degli organismi di mediazione e degli enti di formazione, ha consentito la ricezione e la lavorazione delle domande di iscrizione esclusivamente in forma cartacea.
Il programma informatico realizzato andrà ad alimentare un nuovo registro degli organismi, un nuovo elenco degli enti di formazione e consentirà anche l’istituzione dell’elenco dei mediatori e dei formatori.
Pertanto, si dispone che, a far data dal 3 novembre 2014, le domande di iscrizione degli organismi di mediazione ed enti di formazione costituti da enti pubblici e privati dovranno essere presentate solo in modalità telematiche al seguente indirizzo https://mediazione.giustizia.it.
Peraltro, allo stato della normativa vigente, stante la mancanza di una norma generale che preveda un obbligo per i soggetti privati che interloquiscono con l’amministrazione di munirsi di firma digitale e considerato che nella domanda di iscrizione, che deve essere redatta dal legale rappresentante dell’organismo e dall’ente, confluiscono molti documenti sottoscritti da persone diverse da quest’ultimo (ad es. autocertificazioni dei mediatori), una volta effettuata l’autenticazione al sistema e compilati tutti i campi, la domanda in originale, corredata dagli allegati, dovrà comunque essere stampata, sottoscritta e inviata al Ministero della Giustizia - Ufficio III Reparto IV Mediazione - via Tronto, 2 cap 00189 Roma.
Eventuali domande presentate solo in modalità cartacea dopo il 3 novembre 2014 non potranno essere valutate da questa amministrazione.
Tale soluzione è aderente al disposto di cui all’art. 5 comma 2 del D.M. 180/2010, il quale prevede che la presentazione delle domande di iscrizione e i relativi allegati vengano trasmessi al Ministero “anche” in via telematica.

Presentazione di modifiche da parte di un organismo e gli enti già iscritti nel registro e nell’elenco

Sempre a far data dal 3 novembre 2014, in ottemperanza alle norme sopra richiamate, gli organismi e gli enti già iscritti presso il registro e l’elenco potranno presentare gli atti modificativi dei requisiti, dei dati e degli elenchi già comunicati al Ministero ai fini dell’iscrizione, esclusivamente in modalità telematica. Gli organismi e gli enti, per procedere all’inserimento di eventuali modifiche, dovranno preliminarmente effettuare la registrazione sul sistema informatico. Una volta inseriti tutti i dati già comunicati all’amministrazione in via cartacea, potranno inserire la domanda di modifica nel sistema informatico, corredata dagli allegati. All’esito, tale domanda dovrà essere stampata, sottoscritta e inviata al Ministero della Giustizia - Ufficio III Reparto IV Mediazione - via Tronto, 2 cap 00189 Roma.
Le modifiche inviate con modalità diverse, ai sensi dell’art. 3, comma 4, D.M. 180/2010, dopo il 27 febbraio 2015 non potranno essere valutate da questa amministrazione.

Adempimenti previsti per tutti gli organismi di mediazione e gli enti di formazione già iscritti alla data del 02/11/2014.

In ogni caso, tutti gli organismi e gli enti già iscritti alla data del 2 novembre 2014 sono tenuti ad effettuare entro il 27 febbraio 2015 la registrazione al sistema informatico al seguente indirizzo https://mediazione.giustizia.it, al fine di ottenere le credenziali di accesso necessarie all’inserimento di tutti i dati e dei documenti correlati e al fine di interloquire con l’amministrazione in via telematica. I documenti generati dal sistema di identico contenuto a quanto già comunicato all’amministrazione non dovranno essere inoltrati in via cartacea.
Si ribadisce che l’obbligo di adeguarsi a tale nuove modalità di trasmissione dei dati all’amministrazione, anche per gli organismi e gli enti già autorizzati all’esercizio dell’attività dal Ministero, oltre a rispondere ad elementari canoni di efficienza e speditezza dell’azione amministrativa, è sancito dall’art. 5 comma 2 del D.M. 180/2010.
La pregressa iscrizione in modalità esclusivamente cartacea non esime, pertanto, gli organismi e gli enti dall’effettuare la registrazione nel programma informatico al fine di immettere tutti i dati in formato elettronico e consentire a questa amministrazione la rapida elaborazione degli stessi per le finalità connesse ai compiti di tenuta del registro e degli elenchi.
Va, inoltre, evidenziato che all’interno del sistema informatico è stata predisposta una pagina riepilogativa degli affari trattati e degli importi corrisposti agli organismi di mediazione per ciascun anno. Tali dati saranno utilizzati per quantificare il credito di imposta spettante a ciascun cittadino fruitore del servizio di mediazione quando verrà emanato il decreto del Ministro della giustizia che determinerà le risorse a valere sulla quota del “Fondo unico giustizia”.

Tenuta del registro

A far data dal 1° marzo 2015 nella pagina web del sito del Ministero della Giustizia, alla voce Registro organismi di Mediazione ed Elenco enti di formazione, saranno presenti i soli organismi che avranno provveduto ad inoltrare all’amministrazione tutti i dati mediante il sistema informatico. La trasmigrazione dei dati su tale sistema comporterà la visualizzazione di un nuovo registro e di un nuovo elenco che si andranno a popolare via via che gli organismi e gli enti si iscriveranno, ma che si auspica sia completo di tutti gli organismi e gli enti già iscritti.
L’amministrazione, dopo aver validato i dati inseriti dagli organismi e dagli enti che, nel loro stesso interesse, abbiano provveduto agli adempimenti di cui al punto 2 e 3 della presente circolare, provvederà all’inserimento nel nuovo registro e nel nuovo elenco e ad oscurare i dati presenti sul vecchio registro e sul vecchio elenco. Questi ultimi, infatti, sono destinati a scomparire.
Si evidenzia, infine, che solo gli organismi e gli enti che effettueranno la registrazione sul sistema informatico vedranno inseriti i nominativi dei mediatori e formatori, nell’apposito elenco dei mediatori e dei formatori di cui agli artt. 3, comma 3 e 17, comma 3, D.M. 180/2010.

Roma, 18 settembre 2014

IL DIRETTORE GENERALE
Marco Mancinetti