Circolare 30 ottobre 2014 - Esecuzione delle ispezioni alla struttura predisposta e gestita dal Consiglio nazionale del notariato
30 ottobre 2014
Ministero della Giustizia
Ufficio Centrale degli Archivi Notarili
Circ. n. 12/14
Prot. n. 2915
Pos 268/ag
Ai Capi degli Archivi
Notarili Distrettuali
LORO SEDI
Ai Capi delle Circoscrizioni
Ispettive degli Archivi Notarili
LORO SEDI
Oggetto: Esecuzione delle ispezioni di cui agli articoli da 127 a 134 della legge n. 89 del 1913 alla struttura predisposta e gestita dal Consiglio nazionale del notariato (art. 6, comma V, del d.l. 18 ottobre 2012, n. 179, convertito, con modificazioni, in legge 17 dicembre 2012, n. 221).
I) Accesso alla Struttura del Consiglio nazionale del notariato per l’esecuzione delle ispezioni
Facendo seguito alla Circolare n. 6 del 30 giugno 2014, si comunica che è consentito a decorrere dal 3 novembre 2014 l’accesso alla Struttura predisposta e gestita dal Consiglio nazionale del notariato per l’esecuzione delle ispezioni sugli atti notarili informatici, che di seguito sarà denominata per brevità “Struttura del Consiglio nazionale” o “Struttura”.
Per l’anno 2014, le SS.LL., con le modalità precisate nella predetta circolare, comunicheranno con congruo anticipo ai notai interessati e alla Struttura la data, concordata con il Presidente del Consiglio notarile, in cui gli atti da ispezionare dovranno essere resi accessibili. Nel caso in cui il numero dei notai che hanno ricevuto atti nel 2013 sia significativo, per il distretto notarile di competenza, si provvederà a scaglionare le date di accesso in diverse scadenze, in modo da facilitare le attività della Struttura del Consiglio Nazionale.
Si è predisposto un modello standard in formato excel - pubblicato sul sito intranet dell’Amministrazione - per la comunicazione alla Struttura delle informazioni necessarie per l’accesso, file da allegare ad una nota protocollata e sottoscritta da inviare a mezzo PEC.
Al fine di ridurre al minimo gli adempimenti e le comunicazioni, dovrà operarsi una unica comunicazione annuale alla Struttura (anche per l’anno in corso) per tutti notai che hanno segnalato atti notarili informatici da ispezionare, fatte salve eventuali successive comunicazioni conseguenti a modifiche del calendario ispettivo.
In merito all’ispezione deve richiamarsi il disposto del quinto comma dell’art. 6 del d.l. 18 ottobre 2012, n. 179, convertito, con modificazioni, in legge 17 dicembre 2012, n. 221, che prevede che: “Fino all'emanazione dei decreti di cui all'articolo 68-bis della legge 16 febbraio 1913, n. 89, il notaio, per la conservazione degli atti di cui agli articoli 61 e 72, terzo comma della stessa legge n. 89 del 1913, se informatici, si avvale della struttura predisposta e gestita dal Consiglio nazionale del notariato …. . Ai fini dell'esecuzione delle ispezioni di cui agli articoli da 127 a 134 della legge n. 89 del 1913 …, la struttura di cui al presente comma fornisce all'amministrazione degli archivi notarili apposite credenziali di accesso.”
Dalle predette disposizioni si ricava che le ispezioni devono essere effettuate esclusivamente mediante l’accesso ai documenti informatici conservati dalla Struttura e non mediante il controllo di documenti forniti dal notaio con altre modalità.
II) Modalità di svolgimento delle ispezioni
Le modalità di accesso alla Struttura, mediante il collegamento all’indirizzo internet https://webrun.notariato.it/, e le funzionalità rese disponibili, sono illustrate nelle istruzioni contenute nel “Manuale utente” predisposto dal Consiglio Nazionale del notariato e da Notartel S.p.A., pubblicato sul sito intranet dell’Amministrazione. In tale manuale sono indicati requisiti minimi del sistema.
Il sistema consente al notaio di poter continuare a rilasciare copia degli atti anche durante lo svolgimento dell’ispezione e di apportare eventuali nuove annotazioni; il sistema però segnala agli organi ispezionanti le eventuali annotazioni apportate dopo la data di inizio dell’ispezione.
Il sistema permette la visualizzazione dei singoli documenti (atto ed eventuali allegati) e di scaricare il documento sul proprio computer (download).
E’ evidente che quest’ultima attività è consentita esclusivamente al soggetto autorizzato all’accesso e solo per il tempo necessario al controllo ispettivo e che i file, una volta concluso il controllo, devono essere immediatamente cancellati. Inoltre, considerata la facilità di duplicazione dei documenti elettronici, si raccomanda che l’accesso ai computer utilizzati per tale attività avvenga solo con procedure di autenticazione e che gli stessi siano dotati di sistemi antivirus, in modo da evitare accessi abusivi.
Per la visualizzazione del contenuto dei documenti, come indicato nella parte finale del “Manuale utente”, è necessario disporre della versione aggiornata del software Java, la cui installazione viene attivata automaticamente la prima volta in cui ci si connette. Al termine dell’installazione occorre chiudere e riaprire il browser (quali Internet Explorer, Mozilla Firefox, Chrome) al fine di rendere operativa l’installazione.
In caso si verifichino delle problematiche, potrebbe rendersi necessario disinstallare versioni precedenti di Java già installate. In tal caso si suggerisce di procedere come segue:
- Aprire Programmi e funzionalità facendo clic sul pulsante Start, scegliendo Pannello di controllo, Programmi e quindi Programmi e funzionalità .
- Selezionare il programma Java nell'elenco e quindi fare clic su Disinstalla e confermare l'operazione.
La visualizzazione potrebbe presentare problematiche per documenti di grande dimensione; in questi casi appare opportuno procedere a scaricare il documento sul computer dell’ufficio.
Scaricando il documento sul proprio computer (download) è inoltre possibile effettuare la verifica delle firme digitali.
La verifica delle firme digitali e la successiva estrazione degli oggetti firmati può essere effettuata con qualsiasi software in grado di elaborare file firmati in modo conforme alla Deliberazione CNIPA 21 maggio 2009, n. 45. In proposito si segnala che nel sito dell’Agenzia per l’Italia Digitale AGID http://www.agid.gov.it/ , nella Sezione Focus alla voce Identità digitali – Firme elettroniche, sono indicati i principali programmi di verifica con collegamenti ai siti dei produttori che rendono disponibili applicazioni accessibili dal web e che quindi non richiedono la previa installazione del software sul PC.
III) Verbale ispettivo
Nel caso in cui occorra per l’anno in corso integrare un precedente verbale ispettivo, si procederà alla redazione di un verbale integrativo (sul sito intranet verrà proposto un modello di verbale integrativo, che dovrà essere redatto in duplice originale e trasmesso secondo le modalità previste per i verbali ispettivi).
Nei verbali ispettivi si segnalerà, nel caso in cui vengano ispezionati anche atti informatici, il numero complessivo degli atti conservati, oggetto dell’ispezione, e si specificherà poi sia il numero di quelli conservati su supporto cartaceo, sia quello degli atti informatici.
Va considerato, inoltre, che allo stato attuale i notai utilizzano per la conservazione degli atti un’unica numerazione progressiva (art. 61, secondo comma, L.N.) sia per quelli redatti su supporto cartaceo quanto per quelli conservati nella Struttura del Consiglio Nazionale.
In merito, sembra opportuno prevedere che nel caso in cui il numero degli atti da ispezionare sia esiguo, vengano indicati i numeri di raccolta dei singoli atti informatici ispezionati nel corpo del verbale ispettivo; nel caso in cui gli atti informatici siano numerosi, si potrà stampare l’elenco degli stessi direttamente dal portale, allegandolo al verbale ispettivo.
A seguito del predetto incontro di settembre, sono stati individuati referenti delle Sovrintendenze che offriranno la loro collaborazione a tutti gli archivi nell’affrontare le prime esperienze. L’elenco dei referenti, ai quali rivolgersi per eventuali problematiche e per un confronto, verrà pubblicato sul sito intranet dell’Amministrazione.
Il Servizio Primo di questo Ufficio Centrale e gli Archivi notarili distrettuali sede di Sovrintendenza sono a disposizione per prestare la loro collaborazione per un corretto svolgimento delle attività di controllo.
Roma,30 ottobre 2014
IL DIRETTORE GENERALE
Cons. Alessandro Giordano