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Circolare 25 febbraio 2020 - Diffusione licenze Microsoft Office per il personale in servizio presso il Ministero della giustizia e gli Uffici giudiziari

25 febbraio 2020

prot. n. m_dg.DOG 07.25022020.0007048.U

Ministero della Giustizia

Dipartimento dell’Organizzazione Giudiziaria, del Personale e dei Servizi

Direzione Generale per i Sistemi Informativi Automatizzati

Al Sig. Capo di Gabinetto
All 'Organismo indipendente di valutazione della performance
Al Responsabile della protezione dei dati personali
Ai Sigg.ri Capi Dipartimento
Al Sig. Direttore Generale per il coordinamento delle politiche di coesione
Al Sig. Direttore Generale degli Archivi notarili
Al Sig. Primo Presidente della Corte Suprema di Cassazione
Al Sig. Presidente del Tribunale Superiore delle Acque Pubbliche
Al Sig. Procuratore Generale presso la Corte Suprema di Cassazione
Al Sig. Procuratore Nazionale Antimafia e A ntiterrorismo
Ai Sigg. Presidenti delle Corti di Appello
Ai Sigg. Procuratori Generali presso le Corti di Appello
Al Consiglio Superiore della Magistratura A i Sigg. ri Magistrati RID Ai Sigg.ri Dirigenti DOS!A e CISIA

OGGETTO: Diffusione licenze Microsoft Office per il personale in servizio presso il Ministero della Giustizia e gli Uffici giudiziari

Questa Direzione Generale, nella valutazione della necessità di utilizzo di programmi di Office automation nel Ministero della Giustizia e negli Uffici giudiziari, sta razionalizzando le disponibilità attuali e progettando i profili futuri, secondo le evoluzioni in corso dei sistemi informatici.

Le ricorrenti necessità di contenimento della spesa richieste dalla gestione del Bilancio dello Stato e, in particolare, le riduzioni delle disponibilità di spesa corrente, impongono scelte responsabili e la definizione di profili utente sempre più dettagliati e diversificati per evitare qualsiasi spreco di disponibilità acquistate e non effettivamente utilizzate.

Le “Linee guida su acquisizione e riuso di software per le pubbliche amministrazioni ” del 9 maggio 2019, adottate dall ’Agenzia per l’Italia Digitale, secondo le previsioni normative del Codice dell ’Amministrazione Digitale (art. 71 del D. Lgs. n. 82/2005) e le raccomandazioni del Dipartimento per la trasformazione digitale della Presidenza del Consiglio dei Ministri, dettano il quadro di riferimento vincolante anche per il Ministero della Giustizia.

L’attribuzione di licenze di Office automation risponde alle necessità di utilizzo di prodotti standard:

  1. su molteplici supporti forniti dall’Amministrazione (Personal computer desktop, Personal computer portatile, telefono cellulare di servizio);
  2. sull ’unicapostazione di lavoro che l’utente Giustizia utilizza nella sede di lavoro (il Personal computer desktop o il Personal computer portatile, secondo il caso);
  3. su una postazione di lavoro non stabilmente assegnata ad un singolo utente Giustizia, ma in cui possano accedere occasionalmente molteplici utenti.

Come è evidente, alle tipologie dì necessità evidenziate, corrispondono diverse macrocategorie di personale che hanno dotazioni diverse di supporti, per i quali questa Direzione ha già recentemente diffuso le polìtiche dì assegnazione dei Personal computer desktop e Personal computer portatili.

Sono state al momento individuate le seguenti macrocategorie:

  1. magistrati ordinari;
  2. personale esterno in servizio presso gli Uffici di diretta collaborazione del Ministro;
  3. magistrati onorari degli Uffici giudiziari ordinari e della Corte Suprema di Cassazione (Giudice ausiliario dì Cassazione, Giudice ausiliario di Corte d'appello, Giudice onorario di pace, Vice Procuratore onorario);
  4. altre categorie di magistratura onoraria (Componente privato Corte dì appello minorenni, Componente privato Tribunale minorenni. Esperto di sorveglianza, Esperto di Tribunale Acque Pubbliche)
  5. personale dirigenziale della carriera amministrativa e penitenziaria;
  6. personale di Area III dei ruoli amministrativi e personale direttivo del Corpo di Polizia penitenziaria;
  7. personale dì Area II in servizio presso l'Amministrazione centrale e presso gli Uffici giudiziari requirenti, ad esclusione dei conducenti di automezzi;
  8. personale dì Area II in servizio presso gli Uffici giudiziari giudicanti e presso gli Uffici dell'Amministrazione periferica, nonché tutti i conducenti di automezzi, indipendentemente dalla sede di servizio, e Ispettori del Corpo di Polizia penitenziaria:
  9. personale di Area I dei ruoli amministrativi, Sovrintendenti ed Agenti del Corpo di Polizia penitenziaria;
  10. personale esterno dell 'assistenza sistemistica presso gli Uffici amministrativi e giudiziari;
  11. personale in tirocinio presso gli Uffici giudiziari.

Richiedono un 'attenta valutazione, che questa Direzione Generale si riserva di approfondire con gli interlocutori istituzionali deputati, le seguenti categorie, per i risvolti sul Bilancio del Ministero della Giustizia:

  1. personale di polizìa giudiziaria;
  2. personale di altre amministrazioni in servizio presso gli Uffici giudiziari e presso gli Uffici ammnistrativi periferici, in base ad accordi locali;
  3. personale in servizio civile;
  4. personale non appartenente alla pubblica amministrazione che svolge, a vario titolo, attività negli Uffici giudiziari o negli Uffici amministrativi periferici.

Le licenze al momento disponìbili sono:

  1. licenze Microsoft Office 365 ProPlus;
  2. licenze Microsoft Office 365 E1;
  3. licenze Microsoft Office Professional Plus.

Nella ridefinizione progettuale dei profili necessari si terrà altresì conto dì:

  1. Licenze Microsoft Office standard;

 

Schema delle caratteristiche dei diversi prodotti
prodotto Tipo licenza Modalità di assegnazione Modalità di installazione Funzionalità
Office 365 ProPlus Subscription Per utente. Ogni utente è abilitato all'uso su 5 dispositivi PC desktop o PC portatili + 5 telefoni cellulari + 5 tablet DGSIA abilita gli utenti e comunica l'abilitazione. L’utente abilitato accede al sito http: portal.office.com e scarica le applicazioni. In alternativa l’utente abilitato potrà aprire un ticket all 'assistenza per richiedere l'installazione Applicazioni desktop principali di Office, ovvero Outlook, Word, Excel, PowerPoint, Access (solo PC), Publisher (solo PC), e archiviazione nel cloud con OneDrìve.
Office 365 E1 Subscription Per utente su qualunque dispositivo DOSIA abilita gii utenti e comunica l’abilitazione. L 'utente abilitato accede al sito http: portal.office.com e scarica le applicazioni. In alternativa l ’utente abilitato potrà aprire un ticket all 'assistenza per richiedere l'installazione Servizi e versioni online e per dispositivi mobili delle applicazioni, tra cui Sharepoint Online, Planner, Teams, OneDrive, Flow per Office365, PowerApps per Office365.
Office Professional Plus Licenza d’uso on-premises in acquisto a tempo indeterminato relativa al prodotto e alla software assurance del prodotto Per dispositivo Diffusione e aggiornamento a cura dell Amministrazione Applicazioni desktop principali di Office, ovvero Outlook, Word, Excel, PowerPoint, Access (solo PC), Publisher (solo PC).
Office standard Licenza d’uso on-premises in acquisto a tempo indeterminato relativa al prodotto e alla software assurance del prodotto Per dispositivo è in corso il censimento dei potenziali utenti per determinare l’acquisizione Applicazioni di Office, quali Outlook, Word, Excel, PowerPoint e Publisher (solo PC).

 

Per migliore comprensione si precisa che:

  • licenze di tipo Subscription (Software as a service):
    • alla scadenza del contratto di fornitura del servizio online, l’Amministrazione non dispone di alcuna licenza d'uso del software oggetto del servizio online:
    • le funzionalità sono costantemente aggiornate;
  • licenze d’uso on-premises in acquisto a tempo indeterminato:
    • alla scadenza del contratto dì fornitura di licenze, VAmministrazione dispone della licenza d’uso in acquisto del prodotto, aggiornato alla data della conclusione del contratto;
    • la software assurance comprende l’aggiornamento evolutivo del prodotto (aggiornamento del prodotto alla nuova versione, che aggiunge funzionalità) e la fruizione dei relativi servizi.

Date le disponibilità presenti, le licenze personali e per singola postazione, verranno assegnate secondo il seguente criterio:

  • Licenze Office 365 Pro Plus + Office 365 EI (Licenze personali) - Magistrati ordinari; Personale esterno in servizio presso gli Uffici di diretta collaborazione del Ministro; Capi e Vice Capi degli Uffici di diretta collaborazione del Ministro; Capi e Vice Capi Dipartimento; Direttori Generali
     
  • Office 365 ProPlus (Licenze personali) - Personale dirigenziale della carriera amministrativa e penitenziaria; Personale di Area III dei ruoli amministrativi e personale direttivo del Corpo di Polizia penitenziaria; Personale di Area II in servizio presso l’Amministrazione centrale e presso gli Uffici  giudiziari requirenti, ad esclusione dei conducenti di automezzi; Personale esterno dell’assistenza sistemistica presso gli Uffici amministrativi e giudiziari
     
  • Office Professional Plus (Licenze su singola postazione) - Magistrati onorari degli Uffici giudiziari ordinari e della Corte Suprema di Cassazione (Giudice ausiliario di Cassazione, Giudice ausiliario di Corte d'appello, Giudice onorario di pace, Vice Procuratore onorario); Personale di Area II in servizio presso gli Uffici giudiziari giudicanti e presso gli Uffici dell'Amministrazione periferica, nonché tutti i conducenti di automezzi, indipendentemente dalla sede di servizio, e Ispettori del Corpo di Polizia penitenziaria;

II seguente personale, non dotato di assegnazione di PC desktop o PC portatile da parte dell’Amministrazione, utilizzerà postazioni condivise nella disponibilità dell'Ufficio in cui presta servizio e sulle quali sarà installato Office Professional Plus;

  1. altre categorie di magistratura onoraria (Componente privato Corte di appello minorenni, Componente privato Tribunale minorenni. Esperto di sorveglianza, Esperto di Tribunale Acque Pubbliche);
  2. personale di Area 1 dei ruoli amministrativi, Sovrintendenti ed Agenti del Corpo di Polizia penitenziaria;
  3. personale in tirocinio presso gli Uffici Giudiziari.

Si richiede agli Uffici giudiziari distrettuali di diffondere la presente nota a tutti gli Uffici del Distretto di competenza.

Roma, 25 febbraio 2020

Il Direttore generale
Alessandra Cataldi