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Direttiva del ministro 6 ottobre 2016 - Gestione del patrimonio immobiliare dell’Amministrazione degli archivi notarili

6 ottobre 2016

IL MINISTRO DELLA GIUSTIZIA

VISTO l’articolo 3 del regio decrreto 6 maggio 1929, n. 970, che dispone.” i fabbricati di proprietà degli archivi notarili sono, di regola, destinati, nei limiti del bisogno, ad uso degli stessi enti che risiedono nel luogo ove sono posti tali immobili”;

VISTO l’articolo 3 del regio decreto 22 febbraio 1930, che conferisce al Ministro della giustizia il potere di “disporre che le somme esistenti nel conto corrente Fondo dei Sopravanzi degli archivi notarili siano investite in titoli di Stato o in altri impieghi fruttiferi”;

VISTI gli articoli 4 e 14 del decreto legislativo 30 marzo 2001, n. 154, in base ai quali il Ministro esercita le funzioni di indirizzo politico-amministrativo, definisce obiettivi, priorità, piani e programmi da attuare ed emana le conseguenti direttive generali per l’attività amministrativa e la gestione;

VISTO l’art. 42 del decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82, recante “Codice dell’amministrazione digitale”, che dispone:
“Le pubbliche amministrazioni valutano i termini di rapporto tra costi e benefici il recupero su supporto informatico dei documenti e degli atti cartacei dei quali sia obbligatoria o opportuna la conservazione e provvedono alla predisposizione dei conseguenti piani di sostituzione degli archivi cartacei con archivi informatici, nel rispetto delle regole tecniche adottate ai sensi dell’articolo 71”;

VISTO l’art. 222 quater della legge 23 dicembre 2009, n. 191, introdotto dall’art. 24 del decreto legge 66 del 2014 recante:
“ Disposizioni per la formazione del bilancio annuale e pluriennale dello Stato ( legge finanziaria 2010)”, che impone alle amministrazioni dello Stato di predisporre un piano di razionalizzazione nazionale per assicurare, tra l’altro, il rilascio di immobili condotti in locazione, in modo da garantire risparmi di spesa per locazioni passive;

RITENUTA la necessità di sollevare il Ministero dagli oneri finanziari connessi alle locazioni passive di immobili destinati o da destinare  All’amministrazione della giustizia;

RITENUTA la necessità di assicurare all’Amministrazione degli archivi notarili la disponibilità di locali adeguati all’archiviazione di deposito;

RITENUTA la necessità dello sviluppo di sinergie tra l’Amministrazione degli archivi notarili e l’Amministrazione giudiziaria, con particolare riferimento alla Direzione Generale dei sistemi informativi automatizzati, anche ai fini della dematerializzazione degli atti e dei documenti cartacei;

RITENUTA, pertanto, la necessità di emanare una direttiva sulla gestione del patrimonio immobiliare dell’Amministrazione degli archivi notarili, al fine di individuare gli obiettivi generali della relativa attività, tenendo altresì conto delle particolari esigenze dell’amministrazione giudiziaria;

Emana

la seguente direttiva sulla gestione del patrimonio immobiliare dell’Amministrazione degli archivi notarili.

Premessa

La direttiva, allo scopo di ottenere un miglioramento della qualità dei servizi e della funzionalità degli uffici, a conseguire risparmi di spesa e ad incrementare l’efficienza dell’azione amministrativa attraverso la dematerializzazione di atti e documenti, individua gli obiettivi specifici del centro di responsabilità degli archivi notarili in materia di acquisizione di beni immobili al patrimonio dell’Amministrazione omonima e in merito alla relativa attività gestionale.

Utilizzazione degli immobili

I beni immobili di proprietà dell’Amministrazione degli archivi notarili sono destinati a soddisfare le esigenze delle direzione generale degli archivi notarili e degli archivi notarili distrettuali.

I beni residuali, eccedenti i bisogni dell’Amministrazione proprietaria, sono utilizzati in via prioritaria per far fronte alle necessità dell’amministrazione giudiziaria.

Il Capo del dipartimento dell’organizzazione giudiziaria, del personale e dei servizi, nonché il Capo del Dipartimento della giustizia minorile e di comunità, comunicano alla direzione generale degli archivi notarili le rispettive specifiche esigenze, rappresentando dettagliatamente le necessità da soddisfare.

Il Direttore generale degli archivi notarili, entro tre mesi dalla data del presente atto, elabora e comunica al Direttore Generale dei sistemi informativi automatizzati – ai fini dell’individuazione delle strategie sinergiche da adottare – un piano di progressiva sostituzione degli archivi cartacei di propria competenza con archivi informatici.

L’acquisto di nuovi immobili deve essere finalizzato ad assicurare agli uffici dell’Amministrazione degli archivi notarili una sede adeguata, tenendo conto del progressivo mutamento di esigenze, derivante dalla necessaria dematerializzazione dei documenti da custodire, e sollevando l’amministrazione stessa dagli oneri connessi al pagamento di canoni di locazione.

Nei limiti delle disponibilità di bilancio, l’Amministrazione degli archivi notarili provvede all’acquisizione di immobili che possono essere destinati allo svolgimento delle attività istituzionali dell’amministrazione giudiziaria, ivi compresa la custodia e l’esercizio di sistemi di elaborazione informatica.

Per soddisfare le predette esigenze devono essere avviate, in via prioritaria, ricerche in Roma, ove sussiste l’esigenza di assicurare sinergie operative di cui in motivazione unitamente a quella di conseguire risparmi di spesa per locazioni passive.

Gestione del patrimonio immobiliare

Nella gestione del patrimonio immobiliare devono essere privilegiati gli interventi di manutenzione straordinaria per l’adeguamento degli immobili di proprietà dell’Amministrazione degli archivi notarili e dei relativi impianti alla normativa in materia di tutela della sicurezza e della salute nei luoghi di lavoro nonché per le più generali eigenze di custodia e conservazione dei documenti e delle attrezzature informatiche, nonché messa in sicurezza dei relativi locali di deposito.

Monitoraggio dell’attuazione

Il Direttore generale degli archivi notarili informa, con cadenza mensile, il Capo di Gabinetto e il Capo del Dipartimento per gli affari di giustizia in ordine alle attività intraprese per adempiere alla presente direttiva.

Roma, 6 ottobre 2016

Il ministro
On.le Andrea Orlando