Protocollo di intesa tra Ministero giustizia e Comune Roma su comunicazione deceduti al casellario (SIC) tramite posta certificata (PEC) e firma digitale - 6 aprile 2012
6 aprile 2012
titolo completo: Protocollo di intesa tra il Ministero della giustizia e Roma capitale riguardante la comunicazione dei soggetti deceduti al sistema informativo del Casellario (sic) mediante l’utilizzo della posta elettronica certificata (pec) e della firma digitale
IL MINISTERO DELLA GIUSTIZIA
rappresentato dal Direttore generale della giustizia penale Luigi Frunzio
e ROMA CAPITALE
rappresentata dall’Assessore ai servizi tecnologici Enrico Cavallari
Visto l’art. 15 della l. 7 agosto 1990, n. 241 che prevede la stipula di accordi tra amministrazioni per disciplinare lo svolgimento in collaborazione di attività di interesse comune;
Visto l’art. 50 del decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82 – Codice dell’amministrazione digitale, che disciplina l’accessibilità dei dati di una pubblica amministrazione da parte di altre amministrazioni;
Visto il decreto del Presidente della Repubblica 14 novembre 2002, n. 313 - Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di casellario giudiziale, di anagrafe delle sanzioni amministrative dipendenti da reato e dei relativi carichi pendenti (d’ora in poi T.U.);
Visto il decreto dirigenziale 25 gennaio 2007 del Ministero della Giustizia (pubblicato nella G.U. n. 32 dell’8/2/2007), recante “le regole procedurali di carattere tecnico operativo per l’attuazione del D.P.R. 313/2002”;
Visto l’art. 20, comma 3 del T.U. che dispone che il comune competente comunichi senza ritardo all'ufficio del casellario centrale l’avvenuta morte della persona;
Visto l’art. 20, comma 4 del T.U. che dispone che con decreto dirigenziale del Ministero della giustizia sono stabilite le modalità tecnico operative per consentire la rapida trasmissione, anche telematica, dei provvedimenti e delle informazioni, sentita la Presidenza del Consiglio – Dipartimento per l’innovazione e le tecnologie ed il Garante per la protezione dei dati personali;
Visto l’art. 19, comma 5 del T.U. che assegna al Ministero - Ufficio del casellario centrale della Direzione generale della giustizia penale - la competenza per l’eliminazione dal sistema informativo del casellario (SIC) delle iscrizioni relative alle persone morte;
Considerato che, per dare attuazione alla norma citata, l’Ufficio del casellario centrale ha progettato e realizzato una procedura (denominata “comunicazione deceduti”) che consentirà ai comuni la trasmissione al SIC, tramite P.E.C. (Posta Elettronica certificata), dei dati relativi alle persone decedute;
Considerato che attualmente i comuni inviano con modalità cartacea i dati relativi alle persone decedute agli uffici del casellario nel cui ambito territoriale le persone sono nate, e che la completa operatività della trasmissione telematica delle informazioni di cui all'articolo 20, comma 4 T.U. consentirà di eliminare tale invio cartaceo;
Ritenuto necessario avviare una fase sperimentale che costituisce una misura indispensabile alla verifica dell’affidabilità della procedura;
Considerato che Roma Capitale ha dato ampia disponibilità a collaborare con il Ministero al fine di iniziare la fase sperimentale che consentirà l’avvio in esercizio della stessa a livello nazionale;
CONVENGONO QUANTO SEGUE
Art. 1
Finalità ed obiettivi
Con la presente intesa le Parti intendono avviare un rapporto di collaborazione volto a dare attuazione all’art. 20, comma 3 del D.P.R. 313/2002, che dispone che il comune competente comunichi senza ritardo all'ufficio del casellario centrale l’avvenuta morte della persona.
Obiettivo della presente intesa è quello di gestire sul Sistema Informativo del Casellario le comunicazioni relative ai dati dei soggetti deceduti, comunicati da Roma Capitale, mediante una procedura automatizzata che si avvarrà della Posta Elettronica Certificata (PEC), e di provvedere in conseguenza alla eliminazione delle iscrizioni eventualmente presenti nel SIC.
Art. 2
Adempimenti di Roma Capitale
- Per l’avvio della fase sperimentale è necessaria la registrazione sul SIC delle seguenti informazioni: sede del comune, dati del referente del servizio e indirizzo di PEC che sarà utilizzato per la trasmissione dei dati relativi ai soggetti deceduti.
- Roma Capitale dovrà inviare, con periodicità da stabilire, un file contenente i dati relativi ai deceduti all’indirizzo di PEC del casellario centrale, al quale dovrà essere applicata la firma digitale del referente del servizio. Il file (in formato XML) strutturato secondo gli standard fissati dal Ministero, deve contenere per ciascun soggetto, tra l’altro, obbligatoriamente:
- i dati anagrafici del soggetto deceduto
- il codice fiscale (opzionale per i nati all’estero)
- la paternità (opzionale)
- i dati relativi all’atto di morte
- la data e luogo del decesso
- data e numero di protocollo
- Per l’attivazione della fase sperimentale Roma Capitale dovrà provvedere alla compilazione del modulo (allegato 1) ed alla sua trasmissione all’ufficio del casellario centrale.
Art. 3
Adempimenti del Ministero della giustizia
- Il flusso elaborativo che viene effettuato sul Sistema informativo del casellario è il seguente:
- Il sistema verifica che il comune che ha inviato la richiesta sia registrato e che i dati coincidano con i dati registrati.
- Il sistema verifica la validità della firma digitale.
- Il sistema verifica che il referente del servizio coincida con il referente registrato.
- Il sistema verifica che il file inviato rispetti il tracciato record previsto per questo tipo di richiesta.
- Il sistema salva il file su file system che verrà conservato per 5 anni e i dati di ciascun record su una tabella.
Se i controlli NON sono superati: - Il sistema risponde a Roma Capitale con una e-mail di avviso dell’errore riscontrato.
Se i controlli SONO superati: - Il sistema provvede ad inviare a Roma Capitale una e-mail di conferma dell’avvenuto caricamento corretto dei dati, riportando il numero dei soggetti caricati ed inviando anche un file con i nominativi errati.
- Al termine dell’elaborazione, ai sensi dell’art. 22 del decreto dirigenziale 25/1/2007 del Ministero della Giustizia, il SIC attiva, per i soggetti presenti nella banca dati, la procedura denominata “eliminazione logica”, al fine di inibire sia la certificazione che l'inserimento di provvedimenti relativi al medesimo soggetto. Il sistema provvede ogni quindici giorni alla eliminazione fisica dei provvedimenti, con esclusione dei dati anagrafici. Il dato anagrafico è eliminato definitivamente dal sistema decorsi cinque anni dalla data dell’avvenuto decesso o comunqueal compimento dell'ottantesimo anno di età. Per ciascun soggetto presente sul Sic saranno registrati i dati relativi all’atto di morte, la data e il luogo del decesso, la data ed il numero di protocollo. A tal fine è creato il Registro dei deceduti mediante il quale l’ufficio del casellario di Roma e quello centrale possono monitorare e consultare i soggetti eliminati per morte e verificare con apposita ricerca le segnalazioni su eventuali omonimi e/o sinonimi.
Art. 4
Titolarità dei dati
L’ufficio del casellario centrale, che garantisce la gestione unitaria e certificata della base dei dati del Sistema informativo del casellario e dei flussi di aggiornamento delle informazioni, ha la facoltà di variare i contenuti della base informativa e le modalità d’interscambio in relazione alle sue esigenze.
Art. 5
Tutela dei dati personali
- Nell'ambito del trattamento dei dati personali connessi all'esecuzione delle attività previste dal presente atto, il Ministero della giustizia e Roma Capitale, in qualità di titolari autonomi, si impegnano reciprocamente ad osservare e a far osservare ai propri dipendenti, incaricati e collaboratori il segreto rispetto a tutti i dati personali dei quali avranno conoscenza nello svolgimento del servizio, e a non diffondere a terzi alcuna informazione o documentazione acquisita.
- Le persone incaricate del trattamento saranno individuate dal titolare ed opereranno sotto la sua diretta autorità, attenendosi alle istruzioni dallo stesso impartite. La ricezione dei dati è consentita solo alle persone fisiche designate quali incaricati del trattamento. In particolare Roma Capitale provvede alla registrazione dei dati necessari a garantire:
-
- l’identificazione di tutti gli utenti che interagiscono con la procedura, ivi compresi gli utenti tecnici, eventualmente appartenenti a ditte esterne incaricate della conduzione e/o manutenzione del sistema;
- la ricostruzione di tutte le operazioni effettuate, in modo da poterle ricondurre all’operatore che le ha eseguite, anche in relazione alla data, all’ora di esecuzione e ai dati oggetto della trasmissione.
- Le parti concordano che i files contenenti i soggetti deceduti inviati da Roma Capitale saranno conservati per 5 anni.
Art 6
Comitato guida, comitato operativo, gruppi di lavoro
- Al fine di assicurare lo svolgimento delle funzioni di indirizzo e governo delle attività oggetto del presente protocollo di intesa, le Parti concordano di costituire un comitato operativo.
- Al fine di procedere organicamente allo sviluppo del progetto, le Parti stabiliscono che verranno se necessari di volta in volta costituiti gruppi di lavoro
- Il comitato operativo potrà avvalersi del supporto di risorse esterne, anche non dipendenti dall'Amministrazione, attraverso l’adozione delle procedure previste dalla legge per l’acquisizione di tali eventuali professionalità.
Art. 7
Piano delle attività
- Il piano delle attività stabilisce gli obiettivi e gli elementi necessari per assicurare una corretta esecuzione dei servizi e delle attività oggetto dell'intesa e per verificarne la rispondenza con i risultati attesi.
- Il piano delle attività definisce, altresì, i tempi di realizzazione dei singoli obiettivi e gli impegni delle risorse coinvolte.
- Il comitato operativo e i gruppi di lavoro, al fine di realizzare l'obiettivo primario dell'intesa, si impegnano a condividere, approvare e rispettare il piano delle attività che potrà essere modificato in considerazione di esigenze sopravvenute ovvero di valutazione di opportunità, tali da determinare l'ampliamento o la riduzione degli obiettivi o, comunque, una ridefinizione degli stessi.
Art. 8
Modalità di collaborazione tra le Parti
- Il Ministero della giustizia metterà a disposizione la documentazione necessaria al corretto svolgimento delle attività, nonché garantirà la disponibilità e il coinvolgimento di risorse necessarie alla raccolta delle informazioni fondamentali allo svolgimento del progetto nelle sue singole fasi.
- Sarà altresì previsto un servizio di assistenza dal lunedì al venerdì dalle 8 alle 18 ed il sabato dalle 8 alle 14, chiamando il numero 06/97996200.
- Roma Capitale metterà a disposizione le risorse con le competenze necessarie al corretto svolgimento delle attività.
Art. 9
Durata della convenzione
La presente intesa resterà in vigore fino alla pubblicazione del decreto dirigenziale di cui all’art. 20 comma 4 del T.U. del casellario.
Roma, 6 aprile 2012
per il Ministero della Giustizia
Il Direttore Generale della Giustizia Penale
Luigi Frunzio
per Roma Capitale
L’Assessore ai servizi tecnologici
Enrico Cavallari