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Trasparenza - Documento di validazione della Relazione sulla Performance

aggiornamento: 31 luglio 2017

Ministero della Giustizia
Organismo Indipendente di Valutazione

 

L’Organismo Indipendente di Valutazione (OIV) del Ministero della Giustizia, ai sensi dell’art. 14, comma 4, lett. c), del D. Lgs. n. 150/2009 e successive Delibere CiVIT n. 4/2012 e n. 5/2012, ha preso in esame la Relazione sulla performance 2016 approvata dall’Amministrazione con DM 24 giugno 2017 ed inviata all’Organismo Indipendente di Valutazione, in data 26 giugno 2017, con nota m_dg.Gab.26/06/2017.0026237.U.

L’OIV ha svolto il proprio lavoro di validazione sulla base della metodologia definita dalle citate Delibere e degli accertamenti che ha ritenuto opportuno svolgere, tenendo anche conto dei risultati e degli elementi emersi dalle attività di redazione de:

  • Il Rapporto di performance 2017, redatto ai sensi dell’art. 3, commi 68 e 69, della legge 24 dicembre 2007, n. 244 e successive integrazioni, contenente gli esiti del monitoraggio degli obiettivi strategici e strutturali contenuti nel Note Integrative al Rendiconto generale per l’anno 2016, trasmesso all’Ufficio di Gabinetto in data 13 luglio c.a.;
  • La relazione sul funzionamento complessivo del sistema di valutazione, trasparenza e integrità dei controlli interni, adottata in data 13 luglio c.a.

Il processo di validazione ha inoltre tenuto conto dei contenuti della “Relazione sull’amministrazione della Giustizia nell'anno 2016”, redatta dal Ministero in occasione dell’inaugurazione dell’Anno Giudiziario 2017. Tale documento, pur non rientrando formalmente tra gli elementi che compongono il ciclo della performance, costituisce indubbiamente la sintesi di un autorevole e compiuto momento di diagnosi delle performance realizzate.

La documentazione del processo di validazione e le motivate conclusioni raggiunte su ciascuno dei punti esaminati sono contenute nelle carte di lavoro conservate presso la Struttura tecnica permanente di supporto all’OIV.

Tutto ciò premesso l’OIV valida la Relazione sulla Performance 2016 del Ministero della Giustizia.

Le “Motivazioni alla validazione” sono di seguito riportate.

Roma, 17 luglio 2017

Il Presidente
Davide Galli

Ministero della Giustizia
Organismo Indipendente di Valutazione

Motivazioni alla validazione da parte dell’OIV della Relazione sulla Performance 2016

Luglio 2017

Introduzione

L'Organismo Indipendente di Valutazione (OIV) del Ministero della Giustizia, ai sensi dell'art. 14, comma 4, lett. c), del D. Lgs. n. 150/2009 e successive Delibere CiVIT n. 4/2012 e n. 5/2012, ha preso in esame la Relazione sulla performance 2016, elaborata dal Referente della performance del Ministero della Giustizia il 21 giugno 2017 e approvata dal Ministro della Giustizia in data 24 giugno 2017. In merito si rileva anzitutto il rispetto formale dei termini previsti dalla normativa di riferimento, dando atto all’Amministrazione di aver proceduto con tempestività alla raccolta degli elementi informativi necessari alla predisposizione del documento.

Le attività propedeutiche alla validazione dei contenuti della Relazione sulla Performance 2016 si sono svolte mediante l’analisi della documentazione trasmessa dal Gabinetto e la ricognizione dei documenti trasmessi dai Dipartimenti nell’ambito dei processi di rendicontazione delle performance organizzative e di valutazione delle performance individuali. Il presente documento espone di seguito, in modo sintetico, il risultato dell’attività che l’OIV ha svolto attenendosi, in particolare, alle “Linee guida per la validazione da parte degli OIV della Relazione sulla performance”, oggetto della Delibera CiVIT n. 6/2012, aggiornata il 4 luglio 2013.

Si rappresenta che, allo stato, l’OIV si è avvalso della metodologia generale definita dalla disciplina di riferimento. Le attività hanno dunque tenuto in considerazione i tre ambiti di validazione definiti nelle richiamate Delibere CiVIT. Il primo ambito riguarda la conformità (compliance) della Relazione alle disposizioni del decreto e alle indicazioni contenute nelle Delibere CiVIT di riferimento (in particolare la n. 5/2012). Il secondo ambito è relativo alla comprensibilità della Relazione da valutare in particolare nella prospettiva di cittadini e portatori di interesse e con l’obiettivo di favorire il controllo sociale diffuso sulle attività e i risultati dell’amministrazione. Il terzo ambito di validazione riguarda la verifica dell’attendibilità dei dati contenuti nella Relazione.

Le “Motivazioni” articolano i contenuti in coerenza con i due momenti salienti del processo di validazione. Anzitutto sono quindi esposte le considerazioni maturate durante il processo attraverso il quale l’OIV ha verificato la struttura e i contenuti della Relazione. Di seguito la formulazione del giudizio di sintesi, tradotto in termini di “validato o non validato”, per ciascuna delle aree oggetto di verifica è esposta in una apposita tabella. Il documento si chiude con considerazioni generali sul ciclo della performance 2016.

Esiti per oggetto di verifica

L’analisi condotta dall’OIV ha avuto come oggetto, oltre alla “Relazione” trasmessa con nota del 26 giugno 2017, anche gli allegati costituiti dalle note del Dipartimento dell’organizzazione giudiziaria, del Dipartimento degli affari di giustizia, del Dipartimento dell’amministrazione penitenziaria, del Dipartimento della giustizia minorile nonché dell’Ufficio Centrale degli archivi notarili, del Responsabile della prevenzione della corruzione e della trasparenza la cui analisi è risultata indispensabile ai fini della presente validazione. Si segnala in merito che i documenti citati, contraddistinti da un adeguato livello di approfondimento, non sempre contengono gli Allegati 2, 3 e 4 secondo il modello previsto dall’aggiornamento della delibera CiVIT n. 5/2012.  
Di seguito si presenta una sintesi degli esiti del processo di validazione svolto sulla Relazione 2016. I contenuti sono articolati per oggetto di verifica.

1. Presentazione e indice

La presentazione e l’indice della Relazione rispettano le indicazioni contenute nella delibera CiVIT n. 5/2012. In considerazione degli elementi proposti la presente area di verifica è validata.

2. Sintesi delle informazioni di interesse per i cittadini e gli altri stakeholder esterni

Il paragrafo, nel suo insieme, contiene una descrizione sintetica dell’articolazione strutturale dell’Amministrazione e una presentazione delle principali informazioni e dei risultati. Sono presenti alcune carenze informative riguardanti in particolare la caratterizzazione del contesto esterno di riferimento e, soprattutto, l’identificazione di criticità e opportunità. In particolare, con riferimento al tema delle “opportunità” le indicazioni fornite risultano generiche e poco circostanziate, mentre rispetto al tema delle “criticità” non sempre è evidenziato l’aspetto funzionale per comprendere come e in che misura esse abbiano inciso sul mancato o parziale raggiungimento degli obbiettivi programmati. Di seguito si propongono le considerazioni relative agli specifici oggetti di verifica.

2.1 Il contesto esterno di riferimento

In questo paragrafo viene evidenziata l’estensione del contesto esterno nel quale opera il Ministero della Giustizia che per sua competenza ricomprendere “le posizioni, gli interessi e le aspettative di chiunque sia portatore di interessi tutelabili innanzi ad una autorità giudiziaria”. La funzione descritta determina già di per sé un contesto esterno di riferimento di vastissima portata che comprendere organi costituzionali o di rilievo costituzionale, organi di controllo, organi giudiziari, amministrazione centrali, Università, ordini professionali, rappresentanze sindacali e di categoria e, in definitiva, la generalità dei cittadini.
L’indicazione proposta nella Relazione sostituisce ogni ulteriore informazione di dettaglio circa le modalità e il quadro entro il quale si è svolta l’attività del Ministero nel 2016. Sono in altri termini descritti in modo molto sintetico tanto il contesto esterno inteso come condizioni e criticità con le quali l’Amministrazione si è dovuta confrontare, tanto l’insieme degli altri “attori” con competenze ed interessi connessi e collegati al sistema giustizia, con particolare attenzione alle interrelazioni con stakeholder esterni, con i quali l’Amministrazione si sia rapportata e confrontata, specie in occasione di specifici progetti o azioni (Regioni ed Enti locali, Ordini professionali, Associazioni, cittadini ecc.).
La presente area di verifica è dunque validata pur segnalando che in termini di comprensibilità sono possibili interventi di miglioramento. In particolare, sarebbe utile che il testo fosse strutturato in modo da rivolgersi in modo chiaro ai cittadini e agli utenti, ponendo in particolare evidenza gli eventi di contesto esterno più rilevanti, intervenuti nel corso dell’anno, e i relativi effetti sull’azione dell’amministrazione.

2.2 L’Amministrazione

In questo paragrafo l’Amministrazione risulta descritta in termini di organizzazione, articolazione territoriale e tipologia di funzioni svolte, attraverso una sequenza di informazioni sufficientemente comprensibili anche ad un lettore non esperto. Il quadro delle attività e delle competenze risulta definito in modo sintetico nella Relazione, con maggiori informazioni di dettaglio negli allegati.
Si evidenzia che non sono presenti nel paragrafo quadri sintetici dei dati qualitativi e quantitativi che caratterizzano l’Amministrazione anche se nel paragrafo successivo, dedicato ai risultati raggiunti, sono forniti una serie di dati qualitativi e quantitativi che caratterizzano l’Amministrazione, fornendo più dettagliate informazioni, ad esempio sull’andamento dei servizi resi e sullo stato di compiti svolti in settori cruciali quali, ad esempio, le funzioni amministrative correlate alle funzioni giurisdizionali, la cooperazione internazionale, l’attuazione delle politiche in materia penitenziaria e nel settore della giustizia minorile.
La presente area di verifica è dunque validata malgrado, tenuto conto del complesso dei documenti proposti, non appaia del tutto raggiunto l’obiettivo di fornire al lettore informazioni rilevanti per l’interpretazione dei risultati raggiunti attraverso l’elencazione di dati relativi al personale suddiviso per le diverse tipologie, alle risorse finanziarie assegnate, alle articolazioni territoriali esistenti, ai servizi resi e al numero di utenti serviti.

2.3 I risultati raggiunti

La trattazione propone ad un livello descrittivo i principali risultati raggiunti dall’Amministrazione nell’esercizio delle sue funzioni. Tra i contenuti vengono illustrati gli esiti dell’attività strettamente giurisdizionale, gli interventi di carattere organizzativo messi in atto da alcune articolazioni organizzative, quali la revisione delle piante organiche del personale di magistratura, le procedure concorsuali e di riqualificazione del personale amministrativo e una serie di interventi in materia di amministrazione penitenziaria e di giustizia minorile. Nel complesso il paragrafo restituisce una buona sintesi dei risultati raggiunti rinviando per successivi approfondimento ai documenti allegati.

In considerazione delle osservazioni proposte la presente area di verifica è validata. Come già per gli altri paragrafi, si evidenzia che il criterio di sintesi delle informazioni potrebbe essere basato maggiormente sulla selezione delle informazioni utili ai cittadini e agli altri stakeholder esterni e sulla scelta di un registro che renda più immediato l’apprezzamento dei risultati raggiunti. In termini di fruibilità infatti, l’ottenimento di informazioni e dati da parte di cittadini ed altri stakeholder è di fatto affidato alla lettura delle diverse sezioni della Relazione nonché degli allegati. Utile in tal senso potrebbe essere anche l’esposizione in questa sede dei trend storici per le attività di maggiore rilevanza di cui l’Amministrazione da evidenzia nelle sezioni del proprio sito web.

2.4 Le criticità e le opportunità

Il paragrafo evidenzia in modo adeguato e trasparente le carenze delle attività di programmazione sia a livello strutturale (mancanza di un sistema informativo unico di raccolta dei dati di gestione; mancanza di una attività standardizzata di monitoraggio dei Programmi annuali elaborati dagli uffici giudiziari ex art. 4 del D.Lgs. 240 del 2006) che in termini di processo (assenza di reale coordinamento tra pianificazione strategico-operativa e programmazione economico-finanziaria; frammentazione degli obiettivi strategici ed operativi in numerosissimi progetti di II livello).

L’analisi proposta rileva la complessità delle articolazioni e delle funzioni svolte dal Ministero, ma non esplicita del tutto in quale proporzione queste criticità abbiano influenzato il livello di raggiungimento degli obiettivi programmati. Non vengono, altresì, indicate le azioni già adottate nel nuovo Piano della performance 2017-2019 al fine di superare le criticità riscontrate, se non nel riferimento all’allineamento dell’avvio della pianificazione.
Si segnala che il paragrafo non riporta in modo autonomo considerazioni in merito alle criticità relative ai risultati che sono stati programmati nel Piano della performance 2016-2018 ma che non sono stati raggiunti o che sono stati oggetto di una ripianificazione a livello strategico. Poco immediata appare anche l’identificazione delle opportunità determinatesi in termini di obiettivi e risultati maggiormente sfidanti e rilevanti per la collettività. Si registra una sostanziale sovrapposizione dei contenuti del paragrafo rispetto al successivo 6.2 Punti di forza e di debolezza del ciclo della performance.
Il paragrafo proposto nella Relazione 2016 non corrisponde del tutto alle indicazioni delle richiamate Linee guida, tuttavia la diffusa presenza nelle ulteriori sezioni della Relazione e dei suoi allegati di osservazioni sugli elementi di criticità relativi al raggiungimento dei risultati consente comunque di procedere alla validazione dei rispettivi contenuti.

3. Obiettivi: risultati raggiunti e scostamenti

La sezione nel suo insieme esprime un buon grado di sintesi nella descrizione dei livelli di raggiungimento degli obiettivi strategici e degli obiettivi operativi. Si rilevano minori dettagli informativi riguardanti la rappresentazione dell’albero della performance. Con riferimento agli obiettivi individuali le informazioni risultano generiche e parziali. Si rappresenta, infine, l’assenza di un analisi del trend storico estesa a tutte le attività di maggiore rilevanza. Di seguito sono proposte osservazioni di maggiori dettaglio in relazione alla verifica degli elementi ora richiamati.

3.1 Albero della performance

Il documento riporta il medesimo schema di albero della performance già descritto nel Sistema di misurazione e valutazione del Ministero, nel Piano della performance 2016-2018 e nella Relazione sulla performance del 2015. I quattro livelli in cui si articolano le attività di programmazione e controllo sono descritti in termini generici e risultano impliciti riferimenti agli obietti programmati per il 2016. Gli elementi richiamati consentono di validare i contenuti della presente area di verifica.

Al fine di incrementare il complessivo livello di comprensibilità del paragrafo si evidenzia come il contenuto proposto non contenga una rappresentazione visuale sintetica e complessiva della performance dell’Amministrazione, non fornisca indicazione dei risultati raggiunti per ciascun obiettivo programmato e non evidenzi il grado di conseguimento dell’obiettivo con il riferimento al target programmato. I tre elementi ora richiamati costituiscono altrettanti aspetti per un  possibile miglioramento.

3.2 Obiettivi strategici

In primo luogo si segnala che il paragrafo 3.2 riporta informazioni relative tanto a livello strategico quanto al livello operativo della programmazione, consentendo in tal modo una visione unitaria dei risultati raggiunti e delle relazioni logiche tra obiettivi strategici e progetti operativi.

La Relazione riporta le 12 priorità politiche oggetto dell’atto di Indirizzo del Ministro per il 2016 emanato il 21 settembre 2015, recepite nella Direttiva generale sull’attività amministrativa e gestionale per l’anno 2016, emanata il 10 giugno 2016. L’attuazione delle richiamate priorità è descritta mediante l’illustrazione dei risultati di maggiore interesse rappresentati per le diverse articolazioni ministeriali. Per la rilevazione del grado di raggiungimento dei numerosi obiettivi operativi, il documento rinvia ai contributi allegati che, seppur con approcci metodologici differenziati, riportano informazioni dettagliate su attività e risultati.

Malgrado la ricchezza dei contenuti proposti, non risulta di immediata evidenza la corrispondenza tra il quadro di programmazione contenuto nel Piano della performance 2016-2018 e i contenuti di rendicontazione descritti nella Relazione. Inoltre non risulta presente l’”Allegato 2” che, riportando in forma di tabella riepilogativa gli obiettivi strategici, renderebbe più fruibile il documento.

Considerata l’imprescindibile integrazione tra obiettivi individuati nel Piano e contenuti del Programma triennale per la trasparenza e l’integrità, la Relazione 2016 riporta diffusamente informazioni riguardanti i risultati in tema di trasparenza e integrità, e valutazioni sintetiche sull’efficacia dell’attuazione del Programma triennale di prevenzione della corruzione e trasparenza.
Tenuto conto della complessità dell’Amministrazione e della qualità dei contenuti proposti in termini di descrizione dei risultati raggiunti, la presente area di verifica è validata

3.3 Obiettivi e piani operativi

Nella Relazione 2016 il presente paragrafo confluisce nel precedente. Ai fini della presente validazione valgono le considerazioni proposte in riferimento al paragrafo 3.2 Obiettivi strategici.

3.4 Obiettivi individuali

L’attribuzione di obiettivi individuali nell’ambito del Sistema di misurazione e valutazione del Ministero della Giustizia risulta connessa logicamente tanto al ciclo di programmazione e controllo quanto al processo di valutazione della performance individuale. Tale aspetto non risulta del tutto esposto nei documenti che compongono la Relazione 2016. Rileva in particolare l’assenza di informazioni sintetiche sul grado di raggiungimento degli obiettivi individuali e, in particolare, sul grado di differenziazione dei giudizi, in modo tale da rappresentare adeguatamente i risultati del processo di valutazione della performance individuale. Tali informazioni sono comunque reperibili nella Relazione sul funzionamento complessivo del sistema di valutazione e dei controlli interni. In considerazione degli elementi richiamati, la presente area di verifica è validata.

4. Risorse, efficienza ed economicità

La Relazione 2016 riporta informazioni di carattere generale sulle condizioni di efficienza raggiunte dall’Amministrazione e rimanda, per la fruizione dei dati di carattere economico-finanziario, alle tabelle predisposte da ciascuna articolazione ministeriale. Complessivamente le informazioni fornite descrivono il quadro delle risorse impiegate. Non sono evidenziate in modo sintetico gli eventuali risparmi realizzati sulle spese autorizzate in sede di previsione e non vengono esplicitate le informazioni volte a documentare il calcolo degli eventuali risparmi sui costi derivanti dai diversi processi di ristrutturazione, riorganizzazione e innovazione. Le informazioni sono, comunque, presenti negli allegati alla Relazione, seppur non strutturate in maniera omogenea tra i diversi Dipartimenti.
In considerazione degli elementi richiamati la presente area di verifica è validata. Si segnala l’utilità che in futuro le modalità di presentazione di una dimensione così rilevante siano migliorate al fine di rendere comprensibili le informazioni di carattere economico-finanziario anche a soggetti portatori di interesse ma privi di specifiche competenze in tema.

5. Pari opportunità e bilancio di genere

Il capitolo riporta informazioni idonee a ricostruire il percorso svolto dall’Amministrazione in tale ambito. Nonostante non siano state prodotte iniziative specifiche da parte del CUG, nella Relazione vengono illustrate alcune informazioni idonee a comporre complessivamente un bilancio di genere dell’amministrazione, fotografando la presenza femminile all’interno dei diversi dipartimenti e i rapporti all’interno delle diverse categorie (magistrati/dirigenti/personale amministrativo non dirigenziale/personale della polizia penitenziaria, ecc.). Si segnala l’assenza dell’”Allegato 1. Prospetto relativo alle pari opportunità e al bilancio di genere”, previsto nelle richiamate Linee guida.

Con riferimento al benessere organizzativo, viene menzionato l’impegno profuso in tale direzione dal Dipartimento dell’amministrazione penitenziaria che, in collaborazione con l’OIV, ha svolto una indagine in tale ambito nel 2015. Sebbene sia riscontrabile una sensibilità circa gli aspetti richiamati, la valutazione delle azioni poste in essere risulta da sviluppare ulteriormente.
In considerazione degli elementi complessivamente richiamati la presente area di verifica è validata

6. Il processo di redazione della relazione sulla performance

Nel capitolo vengono indicati tutti gli elementi costituenti il processo di redazione della Relazione realizzato conformemente a quanto indicato dalla Delibera CiVIT n. 5/2012.

6.1 Fasi, soggetti, tempi e responsabilità

La compilazione della sezione è adeguata sia con riferimento alla dichiarazione di conformità alla disciplina in materia che alla menzione della partecipazione di tutte le articolazioni Ministeriali al processo di redazione avviato dal Capo di Gabinetto il 20 aprile 2017. La presente area di verifica è dunque validata.

6.2 Punti di forza e di debolezza del ciclo di gestione della performance

Il paragrafo riporta in maniera trasparente e puntuale considerazioni in merito al ciclo della performance, alla tempistica e alle criticità in essere. Sebbene non sia presente l’”Allegato 3. Tabella documenti del ciclo di gestione della performance”, che potrebbe facilitare al lettore un approfondimento dei contenuti, il testo contiene opportuni riferimenti. Per le ragioni esposte la presente area di verifica è validata.

Sezione di sintesi della validazione

Si riporta di seguito una sezione di sintesi delle motivazione alla validazione. Le ultime due colonne rilevano la distribuzione percentuale del contenuto tra i diversi paragrafi all’interno della Relazione sulla performance 2016 (prima colonna) e dei documenti allegati (seconda colonna). La percentuale è calcolata in termini di numero di pagine dedicate al paragrafo rispetto al numero complessivo di pagine di cui si compongono i documenti analizzati. La Relazione 2016 si compone di 97 pagine. Gli allegati analizzati ai fini della presente validazione comprendono 230 pagine. Nel complesso il quadro delle informazioni contenute nei documenti si concentra sull’esposizione dei risultati raggiunti e del livello di raggiungimento degli obiettivi strategici e operativi.

 

Tabella relativa alla validazione
Paragrafi relazione Sottoparagrafi Oggetto di verifica Conclusioni raggiunte Validazione Distribuzione del contenuto
percentuale
rispetto all'intero documento
percentuale
rispetto agli allegati
1 - Presentazione e indice     Il contenuto proposto è validato SI 2,10% 2,00%
2 - Sintesi delle informazioni di interesse per i cittadini e gli altri stakeholder esterni 2.1 Il contesto esterno di riferimento Il contenuto proposto è validato.
Si auspica un incremento del livello di comprensibilità.
SI 1,10% 2,00%
2.2 L'Amministrazione Il contenuto proposto è validato.
Il livello di compliance è parziale.
Si auspica un incremento del livello di comprensibilità.
SI 3,20% 10,30%
2.3 I risultati raggiunti Il contenuto proposto è validato.
Si auspica un incremento del livello di comprensibilità.
SI 9,50% 25,40%
2.4 Le criticità e le opportunità Il contenuto proposto è validato.
Il livello di compliance è parziale.
Si auspica inoltre un incremento del livello di comprensibilità
SI 6,30% 1,20%
3 - Obiettivi: risultati raggiunti e scostamenti 3.1 Albero della performance Il contenuto proposto è validato.
Il livello di compliance è parziale.
Si auspica inoltre un incremento del livello di comprensibilità
SI 2,10% 2,00%
3.2 Obiettivi strategici Il contenuto proposto è validato. SI 62,10% 43,30%
3.3 Obiettivi e piani operativi
3.4 Obiettivi individuali Il contenuto proposto è validato.
Il livello di compliance è parziale.
Si auspica inoltre un incremento del livello di comprensibilità
SI 1,10% 0,40%
4 - Risorse, efficienza ed economicità     Il contenuto proposto è validato.
Si auspica un incremento del livello di comprensibilità
SI 2,10% 6,70%
5 - Pari opportunità e bilancio di genere     Il contenuto proposto è validato SI 4,20% 5,60%
6 - Il processo di redazione della relazione sulla performance 6.1 Fasi, soggetti, tempi e responsabilità Il contenuto proposto è validato SI 1,10% 1,20%
6.2 Punti di forza e di debolezza del ciclo di gestione della performance Il contenuto proposto è validato SI 5,30% 0,00%

 

Considerazioni generali

Al fine della corretta utilizzazione della metodologia prevista dalla Delibera CiVIT n. 6/2012, nella formulazione del giudizio di validazione, l’OIV ha preso in considerazione anche elementi già inseriti nella propria “Relazione sul funzionamento complessivo del sistema di valutazione, trasparenza e integrità dei controlli interni - Anno 2016”, datata 13 luglio 2017 e pubblicata sul sito del Ministero della Giustizia.

L’approccio metodologico adottato dall’OIV ha tenuto conto della complessità dimensionale e organizzativa dell’Amministrazione, dell’effettiva reperibilità delle informazioni necessarie e del principio di ragionevolezza per ciò che riguarda l’ampiezza e la profondità di analisi strumentali al processo di validazione.

In questa sede è utile rilevare alcuni elementi di criticità che hanno inciso sul ciclo della performance 2016 ribadendo che tutte le relative attività sono avvenute nel sostanziale rispetto della vigente normativa.
In riferimento ai momenti che hanno scandito la definizione dei contenti di pianificazione e programmazione per l’anno 2016, si pone evidenza sul fatto che l’Atto di indirizzo del Signor Ministro, come già nel 2015, è stato adottato in congruo anticipo, il 21 settembre 2015. La successiva fase di pianificazione ha subito alcuni ritardi: la Direttiva generale per l’attività amministrativa e la gestione per l’anno 2016 (di seguito Direttiva Annuale) è stata adottata il 10 maggio e il Piano della performance 2016-2018 è stato adottato il 28 luglio.

Le attività di monitoraggio infra-annuale nel 2016 non hanno trovato compiuta attuazione. Tale elemento è riconducibile al verificarsi di tre circostanze: il già richiamato ritardo nell’adozione dei documenti di programmazione, l’assenza di un adeguato sistema di rilevazione periodica dello stato di avanzamento dei piani e dei programmi definiti dall’Amministrazione ed infine, la sopravvenuta scadenza, nel mese di luglio, dell’incarico di componente unico dell’OIV, successivamente conferito nel mese di novembre.

Coerentemente con le logiche che informano il ciclo della performance, l’OIV ha condotto la ricognizione del livello di raggiungimento dei risultati, funzionale all’attività di valutazione di propria competenza. Particolare attenzione è stata rivolta alla verifica della concordanza tra obiettivi assegnati e interventi descritti nelle schede progetto, redatte dai dirigenti di livello non generale per l’anno 2016, appartenenti all’Amministrazione centrale e agli uffici decentrati. Ulteriore attenzione è stata posta sull’analisi dell’adeguatezza degli indicatori proposti per la misurazione del livello di raggiungimento dei risultati attesi. Tale monitoraggio ha riguardato altresì gli obiettivi assegnati alla responsabilità dei Dirigenti di livello generale. Si segnala che, come previsto dal Sistema vigente, tale attività è stata svolta limitatamente alle articolazioni organizzative la cui responsabilità è affidata a personale dirigenziale di livello generale e non generale per il quale trova attuazione la disciplina contenuta nel D.Lgs. 150/09 (dirigenti area 1, magistrati fuori ruolo) e si è conclusa nei primi mesi del 2017.

L’analisi degli esiti della verifica dell’effettivo raggiungimento degli obiettivi assegnati alle diverse articolazioni organizzative e territoriali, nonché dei rispettivi report sui dati di gestione, ha consentito di raccogliere elementi utili per un’efficace e compiuta diagnosi del funzionamento complessivo del sistema e ha fornito riscontri in merito all’attendibilità dei dati contenuti nella Relazione sulla performance 2016, in particolare con riferimento al Dipartimento per l’organizzazione giudiziaria, il personale e i servizio e il Dipartimento per gli affari di giustizia. Per il Dipartimento dell’amministrazione penitenziaria e per il Dipartimento della giustizia minorile e di comunità, si segnala che tale analisi non ha avuto luogo per le articolazioni organizzative assegnate alla responsabilità di personale appartenente alla carriera dirigenziale penitenziaria disciplinata dalla Legge n. 63/2006. L’elemento ora evidenziato costituisce un’area di possibile miglioramento del processo di validazione di cui l’OIV terrà conto nell’aggiornare la metodologia per i prossimi cicli.

Con la presente validazione l’OIV riconosce, nelle condizioni date, la concreta realizzazione del ciclo della performance 2016, previsto dall’art. 4 del D.Lgs. n. 150 del 2009, attraverso il quale gli indirizzi politici hanno trovato attuazione nell’insieme degli obiettivi assegnati alle diverse strutture.

Roma, 18 luglio 2017

Il Presidente dell’Organismo Indipendente di Valutazione
Davide Galli