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Trasparenza - Documento di validazione della Relazione sulla Performance


Ministero della Giustizia
Organismo Indipendente di Valutazione

 
L’Organismo Indipendente di Valutazione (OIV) del Ministero della Giustizia, ai sensi dell’art. 14, comma 4, lett. c), del D. Lgs. n. 150/2009 e successive Linee guida sul Piano della Performance, sul Sistema di misurazione e valutazione della performance dei Ministeri, sulla Relazione sulla Performance redatte dal Dipartimento della Funzione Pubblica, ha preso in esame la Relazione sulla performance 2019 approvata con DM 27 giugno 2020.

L’OIV ha svolto il proprio lavoro di validazione sulla base della metodologia definita dalle citate Linee Guida e degli accertamenti che ha ritenuto opportuno svolgere, tenendo anche conto dei risultati e degli elementi emersi dalle attività di redazione della Relazione sul funzionamento complessivo del sistema di valutazione, trasparenza e integrità dei controlli interni, adottata dall’OIV il 30 giugno 2020 e pubblicata sul sito del Ministero della Giustizia.

Il processo di validazione ha, inoltre, tenuto conto dei contenuti della “Relazione sull’amministrazione della Giustizia nell'anno 2019”, redatta dall’amministrazione in occasione dell’inaugurazione dell’Anno Giudiziario 2020. Tale documento, pur non rientrando formalmente tra gli elementi che compongono il ciclo della performance, costituisce indubbiamente la sintesi di un autorevole e compiuto momento di diagnosi delle performance dell’amministrazione.

La documentazione del processo di validazione e le motivate conclusioni raggiunte su ciascuno dei punti esaminati sono contenute nelle carte di lavoro conservate presso la Struttura tecnica permanente di supporto all’OIV.

Tutto ciò premesso l’OIV valida la Relazione sulla Performance 2019 del Ministero della Giustizia, formulando al contempo le seguenti osservazioni.

L'Organismo Indipendente di Valutazione (OIV) del Ministero della Giustizia, ai sensi dell'art. 14, comma 4, lett. c), del D. Lgs. n. 150/2009 e delle Linee Guida n. 1/2017, 2/2017 e 3/2018 predisposte dal Dipartimento della Funzione Pubblica, ha preso in esame la Relazione sulla performance 2019, approvata dal Ministro della Giustizia in data 24 giugno 2019. In merito, si rileva anche per il 2019, il rispetto formale dei termini previsti dalla normativa di riferimento, dando atto all’Amministrazione di aver proceduto con tempestività alla raccolta degli elementi informativi necessari alla predisposizione del documento.

Le seguenti osservazioni sono predisposte dall’OIV a valle dell’analisi condotta sulla “Relazione” adottata con D.M. 24 giugno 2020 e degli allegati costituiti dalle note del Dipartimento dell’organizzazione giudiziaria, del personale e dei servizi del 22 giugno 2020, n. 0099171; del Dipartimento dell’amministrazione penitenziaria del 28 maggio 2020 n. 0183659; del Dipartimento per gli affari di giustizia del 28 maggio 2020, n. 0085637; del Dipartimento per la giustizia minorile e di comunità del 20 maggio 2020, n. 0024661; dell’Ufficio Centrale degli Archivi Notarili del 21 maggio 2020 n. 0012872; dell’Ispettorato Generale del 19 giugno 2020, n. 0006272; della Direzione Generale per il coordinamento delle politiche di coesione del 23 giugno 2020, n. 0001037. Si segnala che i documenti citati presentano un livello di eterogeneità tanto nella struttura quanto nella selezione dei contenuti proposti.

Osservazioni dell’OIV alla validazione della Relazione sulla performance 2019

Le attività propedeutiche alla validazione dei contenuti della Relazione sulla Performance 2019 si sono svolte mediante l’analisi della documentazione trasmessa dal Gabinetto e la ricognizione dei documenti trasmessi dai Dipartimenti nell’ambito dei processi di rendicontazione delle performance organizzative e di valutazione delle performance individuali. Il presente documento espone di seguito, in modo sintetico, il risultato dell’attività che l’OIV ha svolto attenendosi, in particolare, alle “Linee guida per la Relazione annuale sulla performance”, predisposte dal Dipartimento della Funzione Pubblica nel novembre 2018. In applicazione di tali Linee guida, l’OIV ha predisposto direttamente il contenuto del paragrafo 3.4 della Relazione sulla performance 2019 dedicato alla valutazione della performance organizzativa.

L’attività di monitoraggio continuo del funzionamento complessivo del sistema della valutazione, della trasparenza e integrità dei controlli interni di cui alla lett. a), comma 4, dell’art. 14 del D.Lgs. n. 150/2009, svolta in corso d’anno, ha fornito un importante contributo all’istruttoria relativa alla procedura di validazione, così come le verifiche sull’attendibilità dei dati caricati dalle unità organizzative sull’applicativo informatico a supporto del ciclo della performance (condotte ai sensi del comma 4-ter del predetto articolo 14). Le presenti osservazioni sono, dunque, sviluppate anche a partire dagli elementi inseriti nella “Relazione sul funzionamento complessivo del sistema di valutazione, trasparenza e integrità dei controlli interni - Anno 2019”, adottata dall’OIV il 30 giugno 2020 e pubblicata sul sito del Ministero della Giustizia.

L’approccio metodologico adottato dall’OIV ha tenuto conto della complessità dimensionale e organizzativa dell’Amministrazione, dell’effettiva reperibilità delle informazioni necessarie e del principio di ragionevolezza per ciò che riguarda l’ampiezza e la profondità di analisi strumentali al processo di validazione.

Quale utile premessa alle successive osservazioni si rileva che anche il ciclo della performance 2019, come già i precedenti, si contraddistingue per la presenza di elementi di disomogeneità nei contenuti e nelle metodologie di programmazione, monitoraggio e rendicontazione adottate dalle diverse articolazioni organizzative dell’Amministrazione. Come già accaduto nei precedenti cicli, le eterogeneità organizzative dei Dipartimenti del Ministero della Giustizia si sono tradotte in dinamiche e contenuti di misurazione e valutazione non del tutto allineati, sia a livello temporale che in termini qualitativi. Permane una certa difficoltà nel formalizzare in modo sintetico ed efficace i risultati raggiunti dall’Amministrazione, anche a causa dell’assenza di sistemi unitari di programmazione e controllo di gestione. Con riferimento alla dimensione strategica della programmazione, che si sostanzia nella identificazione delle priorità politiche e dei connessi obiettivi specifici triennali e annuali contenuti nel Piano della Performance 2019-2021, l’OIV ha proseguito nel 2019 l’attività di monitoraggio strategico periodico, assumendo a riferimento gli obiettivi definiti in fase di programmazione economica (Note Integrative al Bilancio di previsione) e ripresi nella Direttiva annuale. Tale attività ha contribuito alla definizione dei contenuti della Relazione sulla performance 2019 dedicati alla valutazione della performance organizzativa, predisposti dall’OIV.
In merito alla coerenza fra contenuti della Relazione 2019 e contenuti del Piano della performance 2019, alla coerenza fra la valutazione della performance organizzativa complessiva effettuata dall’OIV e le valutazioni degli obiettivi di performance organizzativa riportate dall’amministrazione nella Relazione 2019 ed alla presenza nella Relazione 2019 dei risultati relativi a tutti gli obiettivi (sia di performance organizzativa che individuale) inseriti nel Piano, l’OIV non rileva particolari criticità. In merito si segnala che nel corso dell’anno possono essere intervenute delle variazioni dei contenuti di programmazione di cui tuttavia non si dà evidenza diretta nei documenti di programmazione. Tali variazioni restano implicite nei contenuti della Relazione e dei relativi contenuti. Sempre con riferimento alla coerenza tra contenuti del Piano e della Relazione, si richiamo di seguito gli elementi di criticità che il Dipartimento della Funzione Pubblica, ufficio per la Valutazione della Performance, ha evidenziato nell’analisi del Piano 2019-2021: sviluppare meglio e in maniera più dettagliata l’analisi delle risorse;     prevedere un’analisi del contesto esterno, con particolare riferimento ad una più accurata individuazione degli stakeholder; prevedere una più puntuale individuazione degli indicatori, baseline e relativi target. Tali criticità, riferite al Piano della performance 2019, permangono in generale anche con riferimento ai contenuti della Relazione 2019.

In merito all’analisi delle risorse, si evidenzia che la Relazione sulla performance 2019 riporta in modo completo il quadro delle risorse impiegate dalle diverse articolazioni organizzative nel corso dell’anno, meno chiaro risulta il legame tra la dinamica di assorbimento delle risorse e la dinamica delle attività. Inoltre, le risorse non sono associate agli obiettivi, se non a livello di obiettivi specifici triennali. Più in generale, una possibile area di miglioramento dei contenuti della Relazione riguarda l’analisi degli scostamenti riscontrati fra risultati programmati e risultati effettivamente conseguiti, con indicazione della relativa motivazione. La Relazione, nel complesso, consente di apprezzare le aree di risultato il cui raggiungimento è concretamente avvenuto e quelle per le quali ci sono stati ritardi o risultati parziali.

Per quanto concerne indicatori, baseline e target, la Relazione e i relativi allegati contengono un numero consistente di indicatori, tanto di impatto, quanto di risultato, anche se, nel complesso, le modalità di rilevazione e di presentazione sono eterogenee e frammentate. In relazione alle modalità di misurazione del grado di raggiungimento degli obiettivi, tramite l’uso di indicatori, l’OIV ha verificato il corretto utilizzo del metodo di calcolo previsto, in particolare, per gli indicatori connessi gli obiettivi specifici. Si sottolinea, inoltre, che i dati utilizzati per la compilazione della Relazione 2019 sono riferibili, nella quasi totalità dei casi, a sole fonti interne. Al fine di incrementare il livello complessivo di affidabilità delle fonti si segnala l’opportunità che l’Amministrazione ricorra anche ad indicatori condivisi con i propri stakeholder e/o basati su fonti esterne.

In relazione alla verifica che nella misurazione e valutazione delle performance si sia tenuto conto degli obiettivi connessi all’anticorruzione a alla trasparenza, la Relazione 2019 propone alcuni contenuti nell’ambito dei risultati conseguiti dei Dipartimenti, tuttavia non fornisce un quadro unitario dei risultati raggiunti rinviando in tal senso alla sezione del sito web dell’Amministrazione: Home » Strumenti » Amministrazione trasparente » Altri contenuti - Prevenzione della Corruzione, che contiene la Relazione del Responsabile della corruzione – 2019 sui risultati dell’attività ai sensi dell’art. 1 c14 della l. 190/2012.

In merito alla conformità della Relazione 2019 alle disposizioni normative vigenti e alle richiamate Linee Guida, il documento predisposto dal Ministero della Giustizia non presenza criticità formali. I contenuti minimi richiesti (sintesi dei principali risultati raggiunti; analisi del contesto e delle risorse; misurazione e valutazione della performance organizzativa; misurazione e valutazione della performance individuale) sono esposti, nel testo e negli allegati, in modo coerente alla struttura organizzativa. In merito alla fruibilità del documento, occorre evidenziare come l’esposizione degli argomenti appare essere ancora molto tecnica. Prevalgono, nel testo e negli allegati, un linguaggio specialistico e una selezione di obiettivi a rilevanza interna. Tali caratteristiche rispondono solo parzialmente all’esigenza di una divulgazione più ampia delle performance che risulti comprensibile ai cittadini in genere e alle tante e diverse categorie di utenti dell’Amministrazione.

Anche con riferimento al 2019, come già negli scorsi anni, l’analisi del contesto non risulta sviluppata tenendo conto del quadro degli stakeholder dell’Amministrazione ma piuttosto tenendo conto delle caratteristiche e dell’assetto di ciascuna delle articolazioni organizzative. L’analisi del contesto, inoltre, alterna elementi di estremo dettaglio con indicazioni di carattere generale. Il contenuto di tale analisi è frammentato nel documento e riferimento, in prevalenza, a atti e eventi interni all’Amministrazione. In tal senso, sarebbe auspicabile un maggior livello di confronto con l’esterno e con alcuni tra gli stakeholder più rilevanti.

In merito al coinvolgimento degli utenti al fine di valutare attività e servizi svolti dall’Amministrazione, si segnala che la Relazione non dà particolare evidenza di tali attività, fatto salvo i contenuti di rendicontazione relativi ad alcuni obiettivi e quanto riferito dall’OIV in relazione alla valutazione della performance individuale dei dirigenti.

Una particolare osservazione merita il contenuto relativo alla misurazione e valutazione della performance individuale. Si evidenzia che, come già negli scorsi anni, non essendosi ancora concluso il ciclo di valutazione della performance individuale 2019, la Relazione non può contenere informazioni sintetiche sul grado di raggiungimento degli obiettivi individuali e, in particolare, sul grado di differenziazione delle valutazioni. Tali informazioni saranno reperibili nella Relazione sul funzionamento complessivo del sistema di valutazione e dei controlli interni 2020, redatta a cura dell’OIV.

In definitiva, la Relazione sulla performance 2019 del Ministero della Giustizia, costituisce un documento completo, articolato ma di scarsa fruibilità e prevalentemente orientato all’interno. Tali caratteristiche derivano, tra l’altro, dalla scelta di dare conto del livello di raggiungimento degli obiettivi delle molteplici strutture in cui si articolano i quattro Dipartimenti dell’Amministrazione dedicando a ciascuno di essi uno specifico contenuto a discapito di una lettura più trasversale, con contenuti dedicati alle diverse tipologie di stakeholder.

L’esito del processo di validazione rientra nella terza tipologia prevista dalle Linee Guida n. 3/2018 del Dipartimento della Funzione Pubblica (validazione con osservazioni). Di conseguenza, l’OIV avrà cura di verificare che l’amministrazione recepisca adeguatamente le suddette osservazioni e ne darà conto nella prossima Relazione sul funzionamento del Sistema. Inoltre, come previsto dalle suddette Linee Guida, si procederà alle comunicazioni di cui all’articolo 14, comma 4, lettera b) del D.Lgs. n. 150/2009.

Roma, 30 giugno 2020

Il Presidente
Davide Galli

aggiornamento: 30 giugno 2020