Linee Guida sull'attività ispettiva ordinaria sull'attività notarile (agosto 2021)
aggiornamento: 10 agosto 2021
Ministero della Giustizia
Amministrazione degli Archivi notarili
LINEE GUIDA PER LA RAZIONALIZZAZIONE ED OTTIMIZZAZIONE
DELL’ATTIVITÀ ISPETTIVA ORDINARIA SULL’ATTIVITÀ NOTARILE
Sommario
- Premesse e finalità
1.1 Normativa e circolari
- Principi ispiratori e valori fondamentali
2.1 Principio di collaborazione costruttiva
2.2 Imparzialità e parità di trattamento
2.3 Tutela della riservatezza e trattamento dei dati
2.4 Formazione, professionalità e competenza
- La programmazione delle ispezioni
3.1 Il calendario ispettivo
3.2 La preparazione dell’ispezione
3.3 Il team ispettivo
3.4 La durata delle ispezioni
- La verifica ispettiva
4.1 La consegna dei documenti da ispezionare
4.2 Esecuzione dell’ispezione: contenuti e metodologia ispettiva
4.3 Ottimizzazione della verifica ispettiva
4.4 I rapporti nel corso dell’ispezione con il presidente del consiglio notarile
4.5 I rapporti nel corso dell’ispezione con i notai
4.6 La seduta per la sottoscrizione del verbale ispettivo
4.7 Il verbale ispettivo
- Attività conseguenti alle risultanze ispettive
5.1 Esame di documentazione sopravvenuta al perfezionamento del verbale
5.2 Trasmissione del verbale ispettivo ed altre istruzioni di coordinamento
5.3 Redazione della relazione finale annuale sull’attività svolta in sede di ispezione
PREMESSE E FINALITÀ
La Legge Notarile (Legge 16 febbraio 1913, n. 89 e s.m., da ora in poi L.N.) attribuisce ai capi degli archivi notarili distrettuali, unitamente al presidente del consiglio notarile o ad un consigliere da lui delegato (da ora in poi per “organi ispettivi” si intendono il capo dell’archivio e il presidente del consiglio notarile), la funzione di svolgere le ispezioni ordinarie ai repertori, registri e atti dei notai del distretto notarile di competenza e le ispezioni finali nei confronti dei notai cessati o trasferiti ad altro distretto (per l’art. 128 della L.N., “Nell’anno successivo ad ogni biennio, i notai presentano personalmente, o per mezzo di speciale procuratore, i repertori, registri e gli atti rogati nell’ultimo biennio all’archivio notarile distrettuale per l’ispezione”); l’ispezione agli atti del presidente del consiglio notarile distrettuale e dei consiglieri da esso delegati per l'ispezione è svolta dal capo della circoscrizione ispettiva e, nel caso che manchi un titolare dell’Ufficio ispettivo, da un dirigente incaricato (da ora in poi, gli organi ispettivi dell’Amministrazione degli archivi notarili, potranno essere indicati nel testo con il termine “ispettore/i”).
L’attività ispettiva costituisce uno dei principali compiti istituzionali degli Archivi notarili e rappresenta un valido strumento di orientamento per il notariato per perseguire la qualità della prestazione notarile, volto a ridurre potenziali errori o distorsioni nell’esercizio della funzione notarile.
Le presenti Linee guida, che costituiscono una prima esperienza per l’Amministrazione, vengono elaborate per l’esigenza di orientare, coordinare e rendere maggiormente omogenea l’attività ispettiva ordinaria degli Archivi notarili e dei capi delle circoscrizioni ispettive, mediante la definizione di indicazioni procedurali in ordine alle varie attività collegate allo svolgimento delle ispezioni, la diffusione di principi uniformi, allo scopo di garantire la trasparenza dell’azione di controllo e l’espletamento delle ispezioni secondo i principi di imparzialità e di buon andamento sanciti dalla Costituzione.
I contenuti delle Linee guida si ispirano, tra l’altro, oltre che alle normative vigenti, alla Direttiva della Funzione Pubblica sull’attività di ispezione del 2 luglio 2002, alle prescrizioni del Piano Triennale di prevenzione della corruzione e della trasparenza del Ministero della Giustizia 2021-2023 (da ora in poi PTPCT), agli orientamenti dottrinali e giurisprudenziali in materia ispettiva, alle circolari emanate dall’Ufficio Centrale nonchè alle “buone pratiche” adottate dagli Archivi notarili e da altre pubbliche amministrazioni.
Le Linee guida saranno oggetto di aggiornamento periodico e di implementazione, alla luce dell’esperienza applicativa dei soggetti ispezionanti, delle modifiche al contesto interno ed esterno, delle sollecitazioni e delle proposte degli organi vigilanti sull’attività notarile, degli Archivi notarili e degli Enti interessati ad un corretto svolgimento della funzione notarile.
Va poi segnalato che allo stato attuale il controllo ispettivo riguarda di regola atti notarili redatti in originale su supporto cartaceo, e pertanto non asportabili dalla sede dell’Archivio; ne consegue che le ispezioni devono essere svolte con la presenza fisica degli ispettori nella sede dell’ufficio (solo il controllo degli atti notarili originali redatti su supporto informatico è attività remotizzabile). Anche il controllo dei repertori rimarrà non remotizzabile fino a quando tali documenti saranno presentati all’Archivio su supporto cartaceo.
Le Linee guida sono predisposte, infine, per perseguire una maggiore razionalizzazione e semplificazione dell’attività amministrativa, che consenta una riduzione dei tempi e dei costi, anche per far fronte alla notevole riduzione del personale in servizio negli archivi notarili, senza intaccare la qualità e l’efficacia dell’azione ispettiva.
Il conseguimento dei predetti obiettivi dipende non soltanto dalla elevata preparazione giuridica e dalle competenze professionali dei soggetti ispezionanti, ma anche dalla capacità di ridurre i tempi ed i costi dell’aggiornamento professionale, da una maggiore standardizzazione e condivisione dei contenuti dell’attività di controllo, dal potenziamento della fase preispettiva, con l’attivo coordinamento dell’Ufficio Centrale e delle Sovrintendenze (queste ultime, ai sensi dell’art. 4 del D.M. 17 giugno 2016, provvedono, tra l’altro, a svolgere attività di supporto all’Ufficio centrale nel coordinamento delle funzioni di controllo sull’attività notarile e di promozione della diffusione di informazioni e di prassi virtuose nell’ambito della circoscrizione).
TESTO INTEGRALE delle Linee Guida (pdf, 510 Kb)