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Le copie degli atti notarili sono rilasciate dal notaio presso il quale l’atto è stato stipulato.
Quando però il notaio ha cessato l'attività, oppure si è trasferito in altro distretto notarile, le copie possono essere rilasciate solo dall'archivio notarile del distretto ove il notaio operava all'epoca della stipula.
Per conoscere presso quale archivio notarile è stato depositato l’atto si può consultare ARCHINOTA.
La copia di un atto depositato presso un archivio notarile può essere richiesta

• recandosi presso la sede dell'archivio
• per  posta ordinaria
• a mezzo fax
• in via telematica

Se il  richiedente vuole richiedere la copia per corrispondenza, a mezzo fax o in via telematica, deve preliminarmente contattare l'Archivio per conoscere il costo della copia, poiché il rilascio è subordinato al pagamento del costo della ricerca dell'atto e della copia e al rimborso delle eventuali spese di spedizione.

Se il richiedente conosce il nome del notaio che ha ricevuto l'atto e gli estremi dell'atto stesso (data e numero di repertorio o di raccolta) può chiedere per telefono o via e-mail - utilizzando l'apposito modello - all'archivio notarile ove l'atto è depositato il costo della copia, precisando:

• se la copia deve essere in bollo o in carta libera (in questo caso deve essere indicato l'uso cui la copia è destinata, uso che preveda il rilascio di copia in esenzione dal bollo)
• le modalità di consegna della copia. La copia può essere ritirata presso l'ufficio ovvero trasmessa per corrispondenza; in quest'ultimo caso l'utente specificherà il tipo di servizio postale che vuole sia utilizzato dall'amministrazione (si consiglia la scelta della raccomandata che offre la certificazione legale dell’avvenuta spedizione).

L'archivio comunica per e-mail al richiedente l'importo dovuto per il rilascio della copia (costo della copia ed eventuali spese di spedizione) e le modalità di pagamento.

Se il richiedente non dispone degli estremi dell'atto può chiedere, sulla base dei dati di cui dispone, per corrispondenza, a mezzo fax o via e-mail (utilizzando l'apposito modello) all'archivio notarile nel quale l'atto è depositato di ricercare l'atto che interessa.
La richiesta in questo caso deve essere accompagnata:

• dal versamento/bonifico bancario o postale sul conto corrente postale dell'archivio notarile della somma di euro 4,01 (costo della ricerca); 
• copia dell'attestazione del versamento/bonifico deve essere trasmessa all'Archivio, anche per e-mail. 

 Anche in questo caso, il richiedente deve precisare se

• la copia deve essere in bollo o in carta libera (in questo caso deve essere indicato l'uso cui la copia è destinata, uso che preveda il rilascio di copia in esenzione dal bollo);
• le modalità di consegna della copia. La copia può essere ritirata presso l'ufficio ovvero deve essere trasmessa per corrispondenza; in quest'ultimo caso l'utente specificherà il tipo di servizio postale che vuole sia utilizzato dall'amministrazione (si consiglia la scelta della raccomandata, che offre la certificazione legale dell'avvenuta spedizione).

L'archivio effettua la ricerca e ne comunica i risultati al richiedente: nel caso in cui trovi l'atto, comunica l'importo dovuto per il rilascio della copia (costo  della copia ed eventuali spese di spedizione) e le modalità di pagamento.
Una volta conosciuto l'importo da pagare, il richiedente deve versare la somma dovuta per il rilascio della copia sul conto corrente postale intestato all'archivio anche mediante bonifico bancario o postale e può inviare per corrispondenza, a mezzo fax o via e-mail (utilizzando l'apposito modello) la richiesta di copia, trasmettendo la copia dell'attestazione del versamento, anche per e-mail.
L'archivio notarile, accertato che il versamento/bonifico è stato eseguito, consegna o trasmette la copia e la quietanza del versamento con le modalità indicate dal richiedente.