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Best practice negli uffici giudiziari
“Le migliori pratiche nel campo della giustizia devono diventare buone abitudini
e poi abitudini normali di tutti”
Angelino Alfano, ministro della Giustizia
Trieste, 7 novembre 2008
La diffusione di pratiche di qualità negli uffici giudiziari italiani è obiettivo dei seguenti progetti di innovazione
Progetto "Diffusione di buone pratiche negli uffici giudiziari"
nell’ambito della programmazione del Fondo Sociale Europeo 2007–2013
Il progetto, promosso con Protocollo d’intesa, insieme al Dipartimento della funzione pubblica, alle Regioni e al Ministero del lavoro, che ha aderito successivamente, è definito interregionale, perché si basa sulla collaborazione tra le regioni e l’amministrazione centrale, e transnazionale perché i risultati possono essere proposti a strutture simili negli altri Paesi europei.
L’obiettivo del progetto è estendere l’esperienza della Procura della Repubblica di Bolzano, che è riuscita a ridurre le proprie spese di gestione e a migliorare l’organizzazione dell’ufficio, utilizzando il finanziamento del Fondo Sociale Europeo.
Lo stesso Fondo sociale europeo, nel periodo 2007–2013, consente il finanziamento del progetto ‘Diffusione di buone pratiche negli uffici giudiziari’.
Le finalità del progetto sono:
- riorganizzare gli uffici giudiziari per ottimizzare i processi interni di gestione e trattamento delle pratiche giudiziarie
- migliorare il rapporto con l’utenza creando, anche con l’utilizzo delle nuove tecnologie, nuovi canali di comunicazione.
Le attività da svolgere sono:
- analisi dei processi di lavoro dell’ufficio giudiziario e revisione dei diversi flussi informativi interni e esterni
- valutazione dei livelli di tecnologia esistenti nell’ufficio per l’implementazione di meccanismi di gestione elettronica di pratiche e richieste dell’utenza
- riorganizzazione dei servizi interni per l’innalzamento dei livelli di controllo gestionale
- riorganizzazione dei servizi per l’utenza volti alla creazione o all’ottimizzazione di sportelli unici (anche virtuali)
- individuazione dei processi automatizzabili con ricorso a nuove tecnologie informatiche (trasferimento delle informazioni, conservazione e scambio documentale tra le diverse strutture e organizzazioni che operano nell’ufficio e per l’ufficio, risposta alle richieste della utenza);
- progettazione di sito web interattivo per la richiesta da parte dell’utenza di certificazioni o documenti sullo stato dei procedimenti.
Il progetto, modificando in concreto i processi produttivi, comporterà una concreta riduzione dei costi ed una nuova percezione dell’ufficio.
I prodotti attesi:
- per il controllo di gestione: ottenimento di una certificazione di qualità ISO 9001 – 2000 o altro tipo di certificazione analoga;
- per il rapporto con l’utenza: creazione di una carta dei servizi e di un sito web interattivo;
- per il miglioramento della percezione dell’ufficio giudiziario da parte di cittadini, dipendenti, operatori della giustizia: creazione di un bilancio sociale.
I progetti candidati al finanziamento delle Regioni
Progetto "Diffusione del modello di autoanalisi e miglioramento del servizio giustizia"
Common Assessment Framework (CAF)
buone pratiche negli uffici giudiziari
CAF è l’acronimo dello strumento gratuito nato dalla cooperazione tra i Dipartimenti della funzione pubblica europei, per assistere le organizzazioni pubbliche nell’utilizzo di tecniche di Quality Management.
In particolare, in Italia, la “Direttiva del 2006 per una pubblica amministrazione di qualità”, impegna le amministrazioni ad intraprendere percorsi di miglioramento continuo delle prestazioni e propone il CAF come un valido strumento per l’autodiagnosi.
Il modello è già stato utilizzato da alcuni uffici giudiziari che si sono proposti per il Premio qualità P.A. 2007–2008.
Nell’ottica di valorizzare l’esperienza di questi uffici, e mettere a fattor comune le sperimentazioni avviate, il Ministero della giustizia e la Funzione Pubblica hanno creato un gruppo di lavoro tecnico con l’obiettivo di personalizzare il modello alle esigenze degli uffici giudiziari e dare chiare istruzioni per l’applicazione dell’autovalutazione.
Progetto "Sperimentazione dell’Ufficio per il processo"
buone pratiche negli uffici giudiziari
Si tratta di un progetto di riorganizzazione degli uffici giudiziari per ottimizzare le risorse e ridurre i tempi del processo, garantendo tutti i compiti e le funzioni di assistenza all’attività giurisdizionale.
Gli obiettivi della riorganizzazione sono:
- la semplificazione delle procedure attraverso l’utilizzo di nuove tecnologie,
- l’attività di ricerca dottrinale e giurisprudenziale,
- i rapporti con le parti in causa e con il pubblico,
- l’organizzazione dei flussi dei processi sopravvenuti,
- la formazione e tenuta dell’archivio informatizzato dei provvedimenti emessi.
La sperimentazione dell’Ufficio per il processo, attivata in accordo con il Consiglio superiore della magistratura, coinvolge in questa prima fase gli uffici che hanno presentato un progetto per la sua realizzazione:
- Tribunale di Cagliari
- Tribunale di Firenze
- Tribunale di Prato
- Tribunale di Roma
La sperimentazione prevede anche l’attivazione di “laboratori locali di analisi e sperimentazione” presso i tribunali, composti da magistrati, dirigenti, funzionari, avvocati, analisti ed esperti di organizzazione.
Si occupano dell’analisi e della realizzazione dei progetti di innovazione un’Unità strategica, una Segreteria tecnica e un gruppo di esperti del Dipartimento della funzione pubblica.