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Relazione sul funzionamento complessivo del sistema di valutazione, trasparenza e integrità dei controlli interni - Anno 2013

aggiornamento: 6 maggio 2014

Indice

Premessa

  1. Funzionamento complessivo del sistema di misurazione
  2. 1.1 Controlli interni

  3. Performance individuale
  4. Trasparenza ed obblighi di pubblicazione
  5. Standard di qualità
  6. Coinvolgimento degli stakeholder
  7. Aggiornamento del sistema di valutazione 

Premessa

L’OIV predispone una relazione annuale sul funzionamento complessivo del sistema di valutazione, trasparenza ed integrità dei controlli interni sulla base delle disposizioni inserite nell’art. 14 comma 4, lettere a) e g) del d.lgvo 150/09 nonché delle delibere della CIVIT emanate in materia.

In particolare la delibera della CIVIT n. 23 del 2013 relativa a “Linee guida agli adempimenti di monitoraggio degli OIV sul funzionamento complessivo del Sistema di valutazione, trasparenza e integrità dei controlli interni” prevede che la relazione sia un documento snello, chiaro e di facile intelligibilità in cui l’OIV presenta in modo sintetico (non più di 10 pagine) le principali evidenze ed eventuali criticità.

Il contenuto di questo documento si basa sui dati acquisiti dai Dipartimenti e dall’Ufficio Centrale degli Archivi Notarili, oltre che sul materiale pubblicato sul sito istituzionale nella sezione “amministrazione trasparente”.

1. Funzionamento complessivo del sistema di misurazione

Il sistema di misurazione e valutazione della performance adottato dall’amministrazione è stato emanato nel 2011 ed è pubblicato sul sito istituzionale (1).

A seguito della Direttiva del Ministro per l’anno 2013 (2), adottata il 12 dicembre 2012, l’Ufficio di Gabinetto del Ministro ha elaborato il Piano della Performance 2013 - 2015 che è stato emanato con DM 26 aprile 2013 (3). La programmazione degli obiettivi oggetto di valutazione è stata avviata dalla Commissione per la valutazione dei dirigenti di 2° fascia (4) che provvede anche alla verifica dello stato di realizzazione degli stessi al termine del 2013 (5).

Il piano della performance comprende la direttiva annuale, anch’essa pubblicata sul sito istituzionale.

Al paragrafo “Risorse, efficienza ed economicità. I meccanismi di controllo della spesa ed i collegamenti con la programmazione economico-finanziaria e di bilancio”, il piano mette in evidenza le criticità riscontrate nella ricerca dell’integrazione tra il ciclo di gestione della performance ed il ciclo della programmazione finanziaria e di bilancio (6).
Peraltro, il Piano della performance 2013 -2015 è stato oggetto del monitoraggio di primo livello svolto dall’OIV e, successivamente, dall’Anac. I risultati di tale monitoraggio sono confluiti nel “Rapporto individuale sull’avvio del ciclo di gestione della performance per l’annualità 2013” (7).
Con DM 27 giugno 2013 è stato nominato il referente della performance presso l’Ufficio di Gabinetto.
Della situazione dell’amministrazione relativa al 2013, caratterizzata, riguardo ai contenuti e alla forma dei documenti pervenuti dai dipartimenti, da significative differenze che non consentono una trattazione unitaria, si rende conto nella presente relazione riportando, di seguito, la situazione rilevata nelle varie articolazioni ministeriali.
Per il Dipartimento dell’Organizzazione Giudiziaria, “una criticità che si è determinata è stata quella di rendere coerente il Piano della Performance con la programmazione economico – finanziaria e di bilancio. La ragione principale è ascrivibile al mancato coordinamento della scansione temporale dei due cicli di programmazione. Infatti la direttiva annuale del Ministro, che rappresenta il primo passaggio della programmazione strategica ed operativa deve essere emanata “entro dieci giorni dalla pubblicazione della legge di bilancio”, ossia in un momento successivo alla formalizzazione del documento di programmazione finanziaria e di bilancio. Una seconda ragione di non minore importanza è legata al modello di amministrazione giudiziaria adottato nel nostro ordinamento giuridico: l’organizzazione del sistema giudiziario è competenza condivisa tra il Ministro della Giustizia, al quale viene affidata la responsabilità politica di gestire le risorse necessarie per assicurare il corretto funzionamento del sistema giudiziario, e il CSM, che ha il compito istituzionale di tutelare l’indipendenza della magistratura e di governare la carriera dei giudici; ciò irrigidisce un sistema la cui gestione dovrebbe essere affidata a una governance condivisa e determina una prevalenza dell’ attività giudiziaria, indipendente e missione istituzionale del Ministero della Giustizia, sull’ attività amministrativa, servente della prima" (8).
Il Dipartimento per gli Affari di Giustizia evidenzia che “gli obiettivi sono stati declinati, nell’ambito dell’intera struttura organizzativa, in un processo di “formulazione a cascata” ai diversi livelli decisionali a tutto il personale dirigenziale di prima e seconda fascia. La redazione del piano della performance 2013, per la parte di competenza del Dipartimento, è avvenuta ponendo come prioritaria la chiarezza nella modalità in cui gli obiettivi politici del Ministro sono stati tradotti in obiettivi strategici dei dirigenti di 1° e 2° fascia. Inoltre, si è posto in evidenza il legame esistente tra Nota integrativa al bilancio, con i suoi obiettivi e stanziamenti, gli obiettivi strategici adottati ed i costi sostenuti per le principale attività. Anche nello scorso esercizio ci si è avvalsi, per la programmazione dei dirigenti, del portale web interno con il quale sono stati raccolti gli obiettivi di tutte le articolazioni ministeriali, sia a livello centrale che periferico. La scheda inserita su questo portale è stata utilizzata per tutti i livelli degli obiettivi, assicurando in tal modo l’uniformità delle modalità di programmazione tra tutti gli uffici”(9).
Nel Dipartimento dell’Amministrazione penitenziaria sono stati assegnati gli obiettivi a tutti i dirigenti di prima fascia ed al solo personale dirigenziale di seconda fascia (circa l’ 8,6% del totale) e non dirigenziale, appartenente al comparto ministeri (10).
Il Dipartimento della Giustizia Minorile riferisce che “dal 2011 è stata realizzata la piena coerenza tra le informazioni presenti nella “Nota integrativa al bilancio di previsione”, nel “Piano della Performance” e nel Documento di programmazione generale”. Tale ultimo documento “esplicita le strategie, i programmi/obiettivo, le direttive, le linee guida e le risorse a disposizione dell’Amministrazione e la ripartizione di queste tra i centri di spesa”(11).
L’Ufficio Centrale degli Archivi Notarili comunica che, “all’inizio dell’anno 2013, sono stati fissati gli obiettivi per le strutture organizzative dell’Amministrazione gestite dai dirigenti (in attesa che venga attivata la piattaforma del ministero, per gestire gli obiettivi, per l’anno 2013 non sono stati fissati gli obiettivi per gli Archivi notarili distrettuali, non coperti da dirigente)” (12). Lo stesso Ufficio evidenzia che “per l’anno 2013, la pianificazione delle risorse finanziarie ed economiche non è stata utilizzata e rappresentata nel sistema di valutazione delle singole strutture, che però partecipano attivamente, mediante le loro richieste motivate, alla distribuzione delle risorse finanziarie sia ad inizio dell’anno finanziario quanto in fase di programmazione delle esigenze per l’esercizio finanziario successivo”(13).

1.1.Controlli interni

In materia di controlli interni, l’attività di predisposizione dei documenti previsti dal 150/09 è stata svolta anche con il supporto degli uffici di controllo di gestione istituiti nei dipartimenti e nell’ufficio centrale degli archivi notarili.
Tali uffici svolgono anche le successive attività di monitoraggio degli obiettivi con cadenza semestrale, utilizzando un portale web, ed è in fase di ultimazione la predisposizione di un apposito strumento informatico per la gestione dei dati utili al controllo di gestione, che consentirà di effettuare le rilevazioni tramite procedure automatizzate.
A partire dal 2013, ai fini della valutazione dei dirigenti di prima fascia, gli uffici del controllo di gestione dei dipartimenti sono stati coinvolti dall’Organismo indipendente di valutazione nell’attività di ricognizione dei dati dei report di gestione di rispettiva competenza ad integrazione di quelli già disponibili per la valutazione dei dirigenti di 2° fascia che sono stati raccolti dalla apposita Commissione (14).
In particolare, presso l’Ufficio Centrale degli archivi notarili, “il servizio di controllo di gestione ha raccolto i dati (i report di gestione) trasmessi dai dirigenti per l’anno 2012, effettuando controlli con i dati presenti in altre banche dati (in particolare sono stati controllati i “prodotti” dichiarati: copie, atti ispezionati, etc.); è stato effettuato il monitoraggio di tutti gli obiettivi assegnati nel 2012. Con i dati disponibili (atti ispezionati e atti da verificare, rimasti in arretrato), il servizio di controllo di gestione ha collaborato con il Direttore Generale per la fissazione delle proposte di obiettivi per l’intera amministrazione e per quelli dei singoli dirigenti, per l’anno 2013” (15).
È inoltre da segnalare che il Gabinetto del Ministro, con la nota 5216 del 10 febbraio 2014, indirizzata ai capi dei dipartimenti, quali titolari dei centri di responsabilità, ed avente per tema “Programmazione delle attività per l’anno 2014, sistema di monitoraggio e controllo di gestione”, ha dato ulteriore impulso all’attività in questione affinché “partendo dagli obiettivi indicati nella Nota integrativa a bilancio 2014 – 2016, si proceda nella declinazione di obiettivi operativi dei quali dovranno essere specificate le azioni, le risorse e gli indicatori necessari per le attività di monitoraggio e di rendicontazione imposte dalla normativa vigente”. 

2. Performance individuale

Nel richiamare l’art. 5, comma 11, del DL 95/2012 convertito dalla legge 135/2012 si illustra, di seguito, la situazione rilevata per le diverse qualifiche del personale.
È tuttora in corso la procedura di valutazione dei direttori generali per l’anno 2011 avviata da questo Organismo indipendente di valutazione nel corso del 2013 in attesa che venisse effettuata, da parte della competente Commissione, la valutazione dei dirigenti di seconda fascia, il cui esito, in base all’attuale sistema approvato con DM 10 gennaio 2011, fornisce gli elementi per la valutazione dei dirigenti di prima fascia.
La citata Commissione per la valutazione dei dirigenti ha sottoposto il 10 aprile 2014 al Ministro della Giustizia la proposta di valutazione per l’anno 2011, che è stata recepita con il DM 17 aprile 2014.
Risultano in corso le procedure di valutazione dei dirigenti di 2° fascia per gli anni 2012 e 2013, mentre sono state avviate le attività propedeutiche alla valutazione relativa al 2014 (16).
Si segnala, al riguardo, che, con DM 10 aprile 2014, è stata soppressa la Commissione per la valutazione dei dirigenti, le cui competenze in materia di valutazione dell’attività svolta dagli incaricati di funzioni dirigenziali sono state assunte dall’OIV. La citata Commissione dovrà concludere le procedure di valutazione relative agli anni 2012 e 2013 entro il 1 ottobre del corrente anno.
Rimanendo nell’ambito della valutazione, si osserva che il Dipartimento dell’Organizzazione Giudiziaria pone in evidenza, per quanto riguarda la performance del personale non dirigenziale, la permanente “necessità di una preliminare verifica della sussistenza dei fondi destinati al funzionamento dei premi previsti dal decreto legislativo 150 del 2009 dato che, già per l’anno 2012, non si sono rilevate le economie attraverso le quali assicurare l’erogazione di tali premi. Tale verifica sarà inserita nella relazione sulla performance per l’anno 2013" (17).
Il Dipartimento per gli Affari di Giustizia segnala che “anche nel 2013, gli obiettivi individuali sono stati assegnati esclusivamente al personale dirigenziale di prima e seconda fascia" (18).
Il Dipartimento dell’Amministrazione penitenziaria ha avviato, in via sperimentale, a maggio 2013 la valutazione del personale non dirigenziale attesi i tempi di avvio non rispondenti alla vigente normativa (19), mentre Il Dipartimento della Giustizia Minorile informa che al personale non dirigenziale non sono stati assegnati in maniera formale gli obiettivi (20).
L’Ufficio Centrale degli Archivi Notarili, infine, comunica che “per il personale non dirigenziale si è invitato i responsabili delle unità organizzative di effettuare le valutazioni per gli anni 2011 e 2012 utilizzando le nuove schede di valutazione predisposte dall’OIV, anche se il giudizio è stato poi riportato ed espresso con i punteggi delle schede approvate per il FUA 2010. A tal proposito si segnala che l’espressione dei giudizi, per le singole voci contenute della scheda,in termini si/no, crea una eccessiva rigidità nei giudizi che andrebbe superata con l’introduzione di una graduazione più ampia dei giudizi, così da consentire di formulare un giudizio più aderente ai comportamenti del singolo dipendente” (21).
Occorre, inoltre, segnalare che non risulta tuttora accertata la sussistenza dei fondi destinati al finanziamento dei premi previsti dal decreto legislativo 150 del 2009 facendo presente che nel 2011 e nel 2012 non sono state rilevate economie che consentissero l’erogazione di tali premi.
Si rappresenta, infine, che il 14 novembre 2013 è stato stipulato l’accordo sull’utilizzazione del fondo unico di amministrazione per gli anni 2011 e 2012 (vistato il 18 novembre 2013 dall’Ufficio Centrale del Bilancio), che prevede che la componente relativa alla remunerazione dell’apporto individuale del personale sia basato sul sistema di valutazione (22)

3. Trasparenza ed obblighi di pubblicazione

L’attività di questo ambito è stata oggetto del decreto legislativo n. 33 del 2013, recante il “Riordino della disciplina riguardante gli obblighi di pubblicità, trasparenza e diffusione di informazioni da parte delle pubbliche amministrazioni”.
Con DM 28 marzo 2013 è stato nominato il Responsabile della prevenzione della corruzione. Le attività svolte in materia sono riassunte nella Relazione 2013 sui risultati dell’attività ai sensi dell’art. 1, comma 14, della legge 190/2012 pubblicata sul sito istituzionale (23).
Con DM 27 giugno 2013 è stato nominato il Responsabile della trasparenza, presso l’Ufficio di Gabinetto.
Nel corso dell’anno questo Organismo ha provveduto al monitoraggio previsto dalla delibera 71 del 2013 dell’ANAC, attestando l’assolvimento al 30 settembre 2013 degli specifici obblighi di pubblicazione (24).
In tale contesto, il Dipartimento dell’Organizzazione Giudiziaria comunica che “con riferimento al Programma triennale della Trasparenza nell’anno in corso si è proceduto all’aggiornamento delle informazioni in esso contenute seguendo la struttura definita dalla CIVIT nella delibera 105/2010, dove sono indicati i dati che devono essere pubblicati sul sito istituzionale dell’amministrazione” (25).
Il Dipartimento degli Affari di Giustizia evidenzia che “dall’entrata in vigore del d.lgs. 33/2013 in materia di trasparenza, si è provveduto ad aggiornare le pubblicazioni riguardanti il Dipartimento, si è inoltre intrapresa una attività volta ad informare i direttori degli uffici, detentori delle informazioni, del complesso normativo sulla trasparenza, organizzando un sistema condiviso di raccolta delle informazioni anche in funzione delle esigenze di tempestiva nella pubblicazione” (26).
L’Ufficio Centrale degli Archivi Notarili ha fornito al Responsabile della Trasparenza il monitoraggio sullo stato di attuazione del programma triennale per la trasparenza ed ha provveduto all’aggiornamento e all’implementazione delle informazioni previste dal decreto legislativo 14 marzo 2013 n. 33 (27).
Il Dipartimento dell’Amministrazione penitenziaria ed il Dipartimento per la Giustizia Minorile non hanno formulato osservazioni specifiche alle rispettive attività svolte nel settore della trasparenza.
Per completezza di informazione, si ritiene opportuno riportare il seguente estratto del Programma triennale per la trasparenza e l’integrità 2014 – 2016 emanato con DM 28 gennaio 2014:
“Il Responsabile della Trasparenza cura regolarmente l’elaborazione e l’aggiornamento del Programma triennale, promuovendo il coinvolgimento delle strutture interne dell’amministrazione ed il loro coordinato operare per il perseguimento degli scopi del programma medesimo.
Negli ultimi anni e negli ultimi mesi, questa Amministrazione ha avviato (e in molti casi completato) tantissime iniziative - sia di riorganizzazione interna che di modifica dei sistemi di raccolta ed elaborazione di dati - volte a dare attuazione al difficile, articolato e complesso “sistema normativo della trasparenza”.
Tra tutti, vanno certamente evidenziati i più rilevanti, nuovi adempimenti, che si aggiungono a quelli già disposti nel Programma del 2011 e nell’aggiornamento del 2012 (la cui consultazione resta disponibile sul sito):

  • è stata creata l’area “Amministrazione trasparente” e ne sono stati riorganizzati tutti i contenuti in funzione di quanto previsto dal d.lgs. n. 33 del 2013, con ridefinizione della pagina “Home”;
  • è stato disposto un sistema di continuo monitoraggio ed aggiornamento di tutti i dati riguardanti i curricula, retribuzioni e indirizzi dei dirigenti, nonché delle posizioni dirigenziali vacanti, con indicazione del decreto di conferimento dell’incarico e delle dichiarazioni sulla insussistenza di cause di inconferibilità o incompatibilità;
  • è stata aggiornata la tabella degli Uffici di diretta collaborazione con i dati riguardanti curricula, retribuzioni, D.M. di conferimento dell’incarico e dichiarazioni sulla insussistenza di cause di inconferibilità o incompatibilità;
  • sono state curate le nuove pubblicazioni per gli organi di indirizzo politico con indicazione di compensi, missioni, dichiarazione di eventuali altri incarichi in corso, indicazione della situazione reddituale e patrimoniale, dichiarazione dei redditi;
  • sono stati aggiornati i dati relativi agli incarichi direttivi, sia centrali che periferici, con CV e gli altri dati previsti dalla legge;
  • è stata curata trimestralmente la pubblicazione degli aggiornamenti sui tassi di assenza del personale (artt. 16 ss. d.lgs. n. 33 del 2013);
  • sono state aggiornate le pubblicazioni relative agli incarichi conferiti ed autorizzati ai dipendenti;
  • sono stati definiti accordi con le direzioni del personale affinché le pubblicazioni relative a graduatorie o implicanti esposizione di dati personali siano effettuate a scadenza, come previsto dal d.lgs. 196 del 2003 e dalle linee guida del Garante della Privacy del 2 marzo 2011;
  • sono stati pubblicati i moduli per l’esercizio dell’accesso civico e per l’esercizio del “potere sostitutivo” (art. 5 d.lgs. n. 33 del 2013);
  • sono stati pubblicati i nominativi dei titolari del “potere sostitutivo” ed è stata creata la pagina “Come fare per” - “Titolari del potere sostitutivo”;
  • si è proceduto nello studio sull’usabilità del sito web dell’amministrazione, con l’obiettivo di raccogliere informazioni e suggerimenti utili a migliorarne la leggibilità;
  • sono stati apportati numerosi correttivi all’organizzazione delle informazioni presenti sul sito web istituzionale, al fine di soddisfare – non solo formalmente ma anche nella sostanza – gli indicatori generali contenuti nello schema denominato “la bussola della trasparenza - strumenti per l’ analisi ed il monitoraggio dei siti web” elaborato dal Ministero per la Pubblica Amministrazione e la Semplificazione;
  • sono state pubblicate le statistiche trimestrali d’uso del sito web, sì da consentire la migliore e più tempestiva verifica dei risultati complessivi in termini di utilità ed accessibilità dei dati pubblicati da parte del pubblico degli utenti. Si vedano gli RSS alla pagina http://www.giustizia.it/giustizia/it/mg 14 8.wp e accessi alla pagina raggiungibili attraverso il percorso Home » Strumenti » Amministrazione trasparente » Altri contenuti - Statistiche accessi al sito;
  • è stata creata la pagina prevista dall’art. 13, comma 1, lett. d) del d.lgs. 33 del 2013 ai fini della pubblicazione dell’elenco dei numeri di telefono nonché delle caselle di posta elettronica istituzionali e delle caselle di posta elettronica certificata dedicate, (sia degli uffici centrali che periferici), cui il cittadino possa rivolgersi per qualsiasi richiesta inerente i compiti istituzionali;
  • è stato pubblicato il Piano della performance 2013-2015;
  • è stata pubblicata la Relazione sulla performance 2012;
  • è stato pubblicato il Documento di validazione della Relazione sulla performance;
  • è stata pubblicata l’attestazione dell’OIV prevista dall’art. 14, comma 4, lett. g), del d.lgs. n. 150 del 2009;
  • è stata pubblicata la Relazione 2013 del Responsabile Prevenzione della corruzione sui risultati dell’attività ai sensi dell’art. 1, co. 14, l. 190 del 2012;
  • è stata pubblicata la Direttiva del Ministro per l’anno 2014;
  • è imminente la pubblicazione di un nuovo schema di organigramma, con i riferimenti agli Uffici periferici;
  • è stata creata la nuova pagina web per gli obblighi di pubblicazione inerenti gli oneri informativi per cittadini ed imprese. Sono state impartite, con richiesta del 19.12.2013, le opportune disposizioni organizzative al fine di dare adempimento alle prescrizioni di legge e di regolamento in materia di oneri informativi e per la pubblicazione dello scadenzario di cui all’art. 12, comma 1 bis d.lgs. n. 33 del 2013, come definite con DPCM dell’8.11.2013;
  • sono attivi i sistemi di iscrizione e registrazione on-line ai concorsi banditi dall’amministrazione (per quelli a magistrato ordinario, a notaio e per quelli nel Corpo di Polizia Penitenziaria). Per la prima volta la domanda per il concorso in magistratura bandito nel 2013 è stata compilata on line;
  • sono state adempiute le pubblicazioni previste dall’art. 1, comma 32 l. 190 del 2012 in relazione ai contratti stipulati dall’Amministrazione, centrale e periferica per l’anno 2013, in conformità con quanto stabilito dalla Deliberazione dell’AVCP n. 26 del 22.5.2013;
  • sono state adempiute le pubblicazioni previste dall’art. 29 d.lgs. n. 33 del 2013 in ordine ai dati relativi al bilancio di previsione 2013 e quello consuntivo per l’anno 2012 (il consuntivo dell’anno 2013 sarà disponibile solo a partire da giugno 2014, ossia quando verranno forniti dalla Ragioneria generale i dati ufficiali di chiusura che vengono recepiti nella legge del rendiconto generale dello Stato ad ottobre/novembre di ciascun anno), con allegate rappresentazioni grafiche e con il piano degli indicatori e dei risultati attesi di bilancio;
  • è stato pubblicato il conto annuale del personale e delle relative spese sostenute ex art. 16 d.lgs. n. 33 del 2013, con relative rappresentazioni grafiche;
  • sono state adempiute le pubblicazioni previste dall’art. 30 d.lgs. n. 33 del 2013 in relazione agli immobili ed ai canoni di locazione per l’anno 2013;
  • sono stati adempiuti gli obblighi di pubblicazione concernenti i dati relativi ai controlli sull’organizzazione e sull’attività dell’amministrazione ex art. 31 d.lgs. n 33 del 2013;
  • è stata pubblicata la Relazione sull’amministrazione della giustizia – anno 2013”.

4. Standard di qualità

Per quanto riguarda gli standard di qualità, il Dipartimento dell’Organizzazione Giudiziaria riferisce che “è stata portata avanti, in coordinamento con il Gabinetto del Ministro, una iniziale attività di mappatura dei servizi offerti al cittadino dagli uffici del Dipartimento con l’individuazione delle dimensioni per rappresentare la qualità dei servizi e la misurazione del livello di qualità dei servizi erogati” (28).
Il Dipartimento degli Affari di Giustizia comunica che “nel corso del 2013 si sono tenuti con la CIVIT appositi tavoli tecnici dedicati a singole questioni fra le quali quello dei tempi medi di pagamento relativi agli acquisiti di beni, servizi e forniture e del correlativo “indicatore di tempestività dei pagamenti All’esito di questi lavori il dipartimento degli affari di giustizia ha definito standard di qualità di alcune delle attività svolte. Per alcuni di questi servizi l’ANAC, ex CIVIT, formulò suggerimenti che furono recepiti nel corso dello scorso esercizio, ad oggi si è in attesa delle determinazioni finali dell’Autorità indipendente. Per la biblioteca centrale giuridica è in vigore la “Carta dei Servizi” che prevede, tra l’altro, un sondaggio periodico sul grado di soddisfazione dell’utenza. Proprio quest’ultimo elemento ha determinato la firma di una Convenzione, con l’Università degli studi “Roma3”, che permetterà di avvalersi del contributo di laureandi scelti tenendo in debita considerazione le peculiarità del servizio pubblico” (29).
Il Dipartimento dell’Amministrazione Penitenziaria ha definito standard di qualità adottando soluzioni organizzative per la gestione dei reclami (30).
Il Dipartimento della Giustizia Minorile riferisce che “tutti gli Uffici centrali e i Servizi periferici si sono dotati di una “carta dei servizi” (31).
L’Ufficio Centrale degli Archivi Notarili informa di aver proseguito nel 2013 le attività già avviate con la CIVIT nel 2012 e che “nel corso del 2014 si rifisseranno gli standard sulla base della sperimentazione effettuata che si è conclusa all’inizio del 2013 e delle nuove schede, per come modificate, a seguito delle osservazioni della CIVIT, nel 2013”(32).

5. Coinvolgimento degli stakeholder

Su tale aspetto soltanto il Dipartimento della Giustizia Minorile ha fornito indicazioni comunicando che il “coinvolgimento degli stakeholder, così come inteso genericamente, esso appare alquanto difficile. La “mission” della giustizia minorile è, infatti, quella di “attuare i provvedimenti dell’autorità giudiziaria penale minorile ”emessi nei confronti di minorenni o giovani adulti. Il coinvolgimento degli stakeholder avviene comunque per alcune attività interistituzionali operate dagli uffici decentrati ed inseriti, ai fini della valutazione, come “clienti esterni” degli stessi (33).
Occorre, tuttavia, evidenziare che la rilevazione dei clienti esterni, nell’ambito dell’attività di valutazione dei dirigenti di seconda fascia, viene svolta presso tutti i dipartimenti.

6. Aggiornamento del sistema di valutazione

Già nella Relazione sul funzionamento complessivo del sistema per l’anno 2012 l’OIV ha rappresentato la necessità di una rivisitazione del sistema di misurazione e valutazione “alla luce degli interventi normativi successivi all’approvazione del Sistema medesimo e tenuto conto delle delibere della Civit che hanno, in parte, ridefinito il ruolo dell’OIV”.
In tale direzione interviene il DM 10 aprile 2014, che, oltre ad assegnare all’Organismo Indipendente di Valutazione le competenze in materia di valutazione dell’attività svolta dagli incaricati di funzioni dirigenziali, precedentemente svolte dalla Commissione per la valutazione dei dirigenti, avvia un coerente percorso di aggiornamento del Sistema di misurazione e valutazione.
Lo stesso decreto, evidenziando l’unicità del sistema di misurazione, richiama la necessità di avvalersi per la valutazione dei dirigenti, compresi quelli di seconda fascia, dei dati del controllo di gestione esercitato secondo i criteri e le modalità previste dall’articolo 4 del decreto legislativo n. 286 del 1999.
Circa l’attività di aggiornamento e miglioramento del sistema di misurazione si ritiene opportuno rinviare, a conferma di quanto rappresentato da questo OIV, alla delibera della CIVIT n. 1/2012 relativa a “Linee guida relative al miglioramento dei Sistemi di misurazione e valutazione della performance e dei Piani della performance” dove, al paragrafo 3.2, “si richiama l’attenzione dell’amministrazione sul fatto che la gestione, la modifica, il funzionamento del Sistema sono di competenza dell’amministrazione che dovrà prevedere al suo interno adeguate forme di coinvolgimento e condivisione onde assicurare il massimo livello di consapevolezza e partecipazione. Quindi, il ruolo dell’OIV deve focalizzarsi sulla verifica dell’efficacia del Sistema e del suo corretto funzionamento, nonché sul suggerimento di eventuali interventi migliorativi”.

Il Presidente dell’OIV
Antonio Paoluzzi

Note

  1. V. link: http://www.giustizia.it/giustizia/it/mg_1_12_1.wp?previsiousPage=mg_18&contentId=SPS635811
  2. V. link: http://www.giustizia.it/giustizia/it/contentview.wp?previsiousPage=mg_1_29_6_0&contentId=ART915723
  3. V. link: http://www.giustizia.it/giustizia/it/mg_1_29_6_0.wp?previsiousPage=mg_1_29_6
  4. Rif. nota 546 del 7 marzo 2013 della Commissione per la valutazione dei dirigenti con oggetto “Valutazione dei dirigenti di seconda fascia del Ministero della Giustizia per l’anno 2013. Compilazione della scheda degli obiettivi per l’anno 2013. Modalità e termini”.
  5. Rif. nota 302 del 21 febbraio 2014 della Commissione per la valutazione dei dirigenti con oggetto “Valutazione dei dirigenti di seconda fascia del Ministero della Giustizia. Compilazione e trasmissione della scheda degli obiettivi e del report di gestione per l’anno 2013. Compilazione della scheda degli obiettivi per l’anno 2014. Modalità e termini”.
  6. Si riporta un estratto del paragrafo “Risorse, efficienza ed economicità. I meccanismi di controllo della spesa ed i collegamenti con la programmazione economico finanziaria del bilancio” del Piano della performance 2013 -2015 “Va tuttavia evidenziato che la piena integrazione tra i due cicli di programmazione è tuttora ben lungi dall’essere un risultato facilmente conseguibile, a causa di una serie di fattori di diversa matrice. Il primo fattore, per così dire strutturale, è legato all’innegabile diversità delle finalità e della struttura dei due strumenti di programmazione, i quali hanno per di più – a termini di legge - un contenuto in larga parte “aperto” (particolarmente per quel che riguarda le Note Integrative al bilancio di previsione) che non rende affatto agevole la ricerca della loro auspicata uniformità. Il secondo, invece, attiene alla negativa congiuntura economica del Paese, che ormai da anni impone frequenti interventi correttivi di finanza pubblica anche al di fuori dei tradizionali strumenti di programmazione, con il risultato di rendere di fatto impossibile (e quindi sostanzialmente inutile) la verifica degli effetti che la frequente e drastica riduzione delle risorse economiche disponibili può arrecare nel percorso di avvicinamento agli obiettivi. Le conseguenze di una tale situazione sono che i diversi settori dell’amministrazione risultano di fatto indotti ad elaborare per lo più obiettivi “a costo zero” (per i quali, dunque, non occorre alcun collegamento con la programmazione di bilancio), e che taluni altri obiettivi – al sopraggiungere delle temute riduzioni di risorse – vengano giustamente abbandonati piuttosto che essere inutilmente rimodulati o ridimensionati. Per finire, un’altra ragione (forse la più incisiva) del frequente disallineamento tra i due cicli della programmazione è legata al mancato coordinamento della loro scansione temporale. Le Note Integrative, infatti, ai sensi dell’art. 21 della L. 196/2009 devono essere allegate al disegno di legge di bilancio di previsione - da approvarsi entro il 31 dicembre di ogni anno; del tutto asimmetricamente, però, la direttiva annuale del Ministro - che costituisce il primo anello della sequenza procedimentale della programmazione strategica ed operativa - ai sensi del combinato disposto degli artt. 8 D.Lgs 286/1999 - 14 D.Lgs 165/2001 deve essere emanata “entro dieci giorni dalla pubblicazione della legge di bilancio”, ossia in un momento successivo alla formalizzazione del documento di programmazione finanziaria e di bilancio. Ne consegue che diviene ontologicamente impossibile realizzare l’auspicato processo di integrazione di quest’ultima con la programmazione strategica ed operativa, e che anzi tale processo debba seguire nei fatti il percorso inverso. A tale disallineamento potrà porsi rimedio solo anticipando convenientemente, in futuro, l’avvio del ciclo di gestione della performance, esponendosi però al rischio di non poter raccogliere tutti i dati e le informazioni occorrenti per la più completa e organica elaborazione dei relativi documenti”.
  7. Tale documento è disponibile sul sito dell’ANAC al seguente link: http://www.anticorruzione.it/wp-content/uploads/Rapporto-Ministero-Giustizia-2013.pdf
  8. Rif. nota 44200 del 17 aprile 2014 del Dipartimento dell’Organizzazione Giudiziaria avente oggetto “Relazione sul funzionamento complessivo del sistema di valutazione, trasparenza e integrità dei controlli interni”.
  9. Rif. nota 49894 del 2 aprile 2014 del Dipartimento per gli Affari di Giustizia relativa a “Relazione sul funzionamento complessivo del sistema di valutazione, trasparenza ed integrità dei controlli interni per l’anno 2013”.
  10. Rif. nota 140022 del 15 aprile 2014 del Dipartimento dell’Amministrazione penitenziaria relativa a “Relazione degli OIV sul funzionamento complessivo del sistema di valutazione, trasparenza e integrità dei controlli interni – Anno 2013”.
  11. Rif. nota 11996 del 2 aprile 2014 del Dipartimento Giustizia Minorile “Relazione sul funzionamento complessivo del sistema di valutazione trasparenza e integrità dei controlli interni. Anno 2013”.
  12. Rif. nota 1029 del 14 aprile 2014 dell’Ufficio Centrale Archivi Notarili con oggetto “Relazione dell’OIV sul funzionamento complessivo del Sistema di valutazione, trasparenza e integrità dei controlli interni – Anno 2013”.
  13. V. nota 11.
  14. Rif. nota 302 del 21 febbraio 2014 della Commissione per la valutazione dei dirigenti relativa a “Valutazione dei dirigenti di seconda fascia del Ministero della Giustizia. Compilazione e trasmissione della scheda degli obiettivi e del report di gestione per l’anno 2013. Compilazione della scheda degli obiettivi per l’anno 2014. Modalità e termini”.
  15. Rif. nota 1029 del 14 aprile 2014 dell’Ufficio Centrale Archivio Notarili con oggetto “Relazione dell’OIV sul funzionamento complessivo del Sistema di valutazione, trasparenza e integrità dei controlli interni – Anno 2013”.
  16. Rif. nota 302 del 21 febbraio 2014 della Commissione per la valutazione dei dirigenti avente per oggetto “Valutazione dei dirigenti di seconda fascia del Ministero della Giustizia. Compilazione e trasmissione della scheda degli obiettivi e del report di gestione per l’anno 2013. Compilazione della scheda degli obiettivi per l’anno 2014. Modalità e termini”.
  17. Rif. nota 44200 del 17 aprile 2014 del Dipartimento dell’Organizzazione Giudiziaria avente oggetto “Relazione sul funzionamento complessivo del sistema di valutazione, trasparenza e integrità dei controlli interni”.
  18. Rif. nota 49894 del 2 aprile 2014 del Dipartimento per gli Affari di Giustizia relativa a “Relazione sul funzionamento complessivo del sistema di valutazione, trasparenza ed integrità dei controlli interni per l’anno 2013”.
  19. Rif. nota 140022 del 15 aprile 2014 del Dipartimento dell’Amministrazione penitenziaria relativa a “Relazione degli OIV sul funzionamento complessivo del sistema di valutazione, trasparenza e integrità dei controlli interni – Anno 2013”.
  20. Rif. email del 23 aprile 2014 del Dipartimento per la Giustizia Minorile con oggetto “Allegato 1 delibera 23”(protocollo OIV 1511 del 23 aprile 2014).
  21. Rif. Nota 1029 del 14 aprile 2014 dell’Ufficio Centrale degli Archivi Notarili riguardante “Relazione degli OIV sul funzionamento complessivo del sistema di valutazione, trasparenza e integrità dei controlli interni – Anno 2013”.
  22. L’accordo relative al FUA 2011 e 2012 è pubblicato sul sito istituzionale al seguente link: http://www.giustizia.it/giustizia/it/mg_1_23_1.wp?previsiousPage=mg_1_23&contentId=CON966412
  23. V. link: http://www.giustizia.it/giustizia/it/mg_1_29_21_1.wp
  24. V. link: http://www.giustizia.it/giustizia/it/mg_1_29_1_5.wp
  25. Rif. nota 44200 del 17 aprile 2014 del Dipartimento dell’Organizzazione Giudiziaria avente oggetto “Relazione sul funzionamento complessivo del sistema di valutazione, trasparenza e integrità dei controlli interni”.
  26. Rif. nota 49894 del 2 aprile 2014 del Dipartimento per gli Affari di Giustizia relativa a “Relazione sul funzionamento complessivo del sistema di valutazione, trasparenza ed integrità dei controlli interni per l’anno 2013”.
  27. Rif. nota 1029 del 14 aprile 2014 dell’UCAN “Relazione dell’OIV sul funzionamento complessivo del Sistema di valutazione, trasparenza e integrità dei controlli interni – Anno 2013”.
  28. Rif. nota 44200 del 17 aprile 2014 del Dipartimento dell’Organizzazione Giudiziaria avente oggetto “Relazione sul funzionamento complessivo del sistema di valutazione, trasparenza e integrità dei controlli interni”.
  29. Rif. nota 49894 del 2 aprile 2014 del Dipartimento per gli Affari di Giustizia relativa a “Relazione sul funzionamento complessivo del sistema di valutazione, trasparenza ed integrità dei controlli interni per l’anno 2013”.
  30. Rif. nota 140022 del 15 aprile 2014 del Dipartimento dell’Amministrazione penitenziaria relativa a “Relazione degli OIV sul funzionamento complessivo del sistema di valutazione, trasparenza e integrità dei controlli interni – Anno 2013”.
  31. Rif. nota 11996 del 2 aprile 2014 del Dipartimento Giustizia Minorile “Relazione sul funzionamento complessivo del sistema di valutazione trasparenza e integrità dei controlli interni. Anno 2013”.
  32. Rif. nota 1029 del 14 aprile 2014 dell’UCAN “Relazione dell’OIV sul funzionamento complessivo del Sistema di valutazione, trasparenza e integrità dei controlli interni – Anno 2013”.
  33. Rif. nota 11996 del 2 aprile 2014 del Dipartimento Giustizia Minorile “Relazione sul funzionamento complessivo del sistema di valutazione trasparenza e integrità dei controlli interni. Anno 2013”.